Co agencje rządowe muszą wiedzieć o archiwizacji mediów społecznościowych

Jest zarządzanie mediami społecznościowymi, a następnie zarządzanie mediami społecznościowymi dla agencji rządowych. W końcu kto inny może powiedzieć, że jego posty liczą się jako dane publiczne zgodnie z ustawą o wolności informacji (FOIA)?

Aby zachować zgodność z prawem, organizacje rządowe muszą wdrożyć dokładne praktyki archiwizacji mediów społecznościowych. Nie jest to najbardziej ekscytująca praca, ale ma kluczowe znaczenie dla ochrony agencji przed przyszłym ryzykiem. Istnieje wiele narzędzi mediów społecznościowych, które pomagają agencjom rządowym zarządzać tym procesem, ale przed dokonaniem wyboru należy poznać unikalne podejście swojego stanu do przechowywania danych w mediach społecznościowych.

W tym artykule omawiamy podstawy archiwizacji w mediach społecznościowych, abyś mógł podjąć jak najbardziej świadomą decyzję.

Uwaga: informacje zawarte w tym artykule nie stanowią i nie mają stanowić formalnej porady prawnej. Przed przeczytaniem dalszej części prosimy o zapoznanie się z naszym pełnym zastrzeżeniem.

• Na czym polega archiwizacja mediów społecznościowych?
• Dlaczego archiwizacja mediów społecznościowych jest ważna dla jednostek samorządu terytorialnego?
• Jak i kiedy archiwizować treści w mediach społecznościowych
• Najlepsze praktyki w zakresie archiwizacji mediów społecznościowych
• Narzędzia do archiwizacji mediów społecznościowych ułatwiające ten proces

Na czym polega archiwizacja mediów społecznościowych?

Archiwizacja mediów społecznościowych to praktyka polegająca na tworzeniu kopii zapasowych treści udostępnianych przez organizację i z nią, aby można było do niej odwołać się w późniejszym terminie. Te kopie zapasowe są przechowywane lokalnie przez organizację, dzięki czemu zachowują zgodność z przepisami dotyczącymi rejestrów publicznych.

W przeciwieństwie do tradycyjnych rejestrów publicznych, zapisy w mediach społecznościowych są natychmiast widoczne publicznie po utworzeniu przez Twoją agencję i Twoich wyborców. Uzasadnione (tj. niebędące spamem) komentarze, odpowiedzi, wzmianki i DM mogą być liczone jako informacje publiczne po opublikowaniu ich w Twoich profilach społecznościowych.

Wiele – choć nie wszystkie – stanów wydało szczegółowe wytyczne dotyczące publicznych rejestrów w mediach społecznościowych i ich przechowywania. Najbardziej aktualne wytyczne dotyczące praktyk archiwizacji w mediach społecznościowych znajdziesz na stronie internetowej swojego Departamentu Stanu.

Dlaczego archiwizacja mediów społecznościowych jest ważna dla jednostek samorządu terytorialnego?

Archiwizowanie treści w mediach społecznościowych jest praktyką kluczową dla zachowania przejrzystości. Bez wdrożonego procesu prowadzenia dokumentacji specyficznego dla mediów społecznościowych Twoja organizacja może nie być w stanie spełnić żądań FOIA dotyczących tych informacji.

FOIA mogła zostać uchwalona w 1966 r., ale jej zastosowania są na tyle szerokie, że można je zastosować do współczesnej technologii poprzez definicję terminu „rekord”. Zgodnie z FOIA za zapis uważa się każdy zapis utworzony lub uzyskany przez agencję lub znajdujący się pod kontrolą agencji w momencie złożenia wniosku. Obejmuje to książki, artykuły, zdjęcia, filmy i oczywiście treści w mediach społecznościowych.

W mediach społecznościowych obejmuje to coś więcej niż tylko treść samego postu. Komentarze, odpowiedzi i polubienia również liczą się jako uzyskane rekordy, które również muszą być archiwizowane w ramach FOIA. Nawet proste aktualizacje, takie jak ten post ze strony miasta Las Vegas na Facebooku, podlegają praktykom archiwizacji w mediach społecznościowych.

Agencje rządowe są odpowiedzialne za skonfigurowanie własnych procesów archiwizacji mediów społecznościowych. Platformy zachowują treści z mediów społecznościowych, ale tylko przez określony czas. Sieci społecznościowe – takie jak Facebook, X (dawniej znany jako Twitter), Instagram czy LinkedIn – to firmy prywatne. Nie są związani FOIA, dlatego nie ma potrzeby przechowywania treści użytkownika przez czas nieokreślony. Kiedy ta treść zniknie, prawdopodobnie zniknie na dobre.

Jak i kiedy archiwizować treści w mediach społecznościowych

Media społecznościowe są uważane za dane publiczne w całych Stanach Zjednoczonych, ale w niektórych stanach obowiązują wyjątkowe przepisy dotyczące przechowywania danych publicznych, które mają wpływ na sposób i czas archiwizowania treści społecznościowych.

Jeśli w Twoim stanie nie obowiązują szczegółowe przepisy dotyczące sposobu archiwizacji w mediach społecznościowych, Krajowa Administracja Archiwów i Akt oferuje wytyczne dotyczące prawidłowego postępowania. Metody te obejmują:

• Korzystanie z kanałów RSS, agregatorów lub metod ręcznych do przechwytywania treści.
• Korzystanie z narzędzi wbudowanych w niektóre platformy mediów społecznościowych w celu eksportowania treści.
• Używanie interfejsów programowania aplikacji specyficznych dla platformy (znanych również jako interfejsy API) do pobierania treści.

Jeśli Twoja agencja regularnie korzysta z mediów społecznościowych na wielu platformach, warto zastosować podejście API. Brzmi to skomplikowanie, ale te narzędzia i usługi innych firm upraszczają czasochłonny, ręczny wysiłek polegający na agregowaniu i organizowaniu treści wychodzących i przychodzących.

Aspekt „kiedy” archiwizacji w mediach społecznościowych w dużej mierze zależy od wybranej metody. Jeśli planujesz ręczne archiwizowanie treści, warto to robić co tydzień lub nawet codziennie, aby uniknąć nadmiernego przytłaczania pracy. Jeśli jednak archiwizujesz za pomocą narzędzia, możesz archiwizować kwartalnie.

Najlepsze praktyki w zakresie archiwizacji mediów społecznościowych

Pomysł nagrywania i zachowywania każdego postu, komentarza i interakcji w mediach społecznościowych Twojej agencji może wydawać się zniechęcający, ale nie panikuj. Skorzystaj z tych najlepszych praktyk, aby zachować zgodność i nie dać się zaskoczyć.

Zdefiniuj role i obowiązki w zakresie zarządzania dokumentacją

Powierzenie archiwizacji mediów społecznościowych każdemu, bez czynienia tego zadaniem kogokolwiek, naraża Twoją agencję na duże ryzyko. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku organizacji, które zarządzają kilkoma profilami na różnych platformach. Im więcej informacji udostępnisz w mediach społecznościowych, tym łatwiej o zaginięcie rekordu.

Uniknij takiego losu, definiując role i obowiązki w zakresie archiwizacji wraz z kluczowymi interesariuszami mediów społecznościowych. Współpracujcie, aby zidentyfikować następujące kwestie:

• Kto będzie osobą odpowiedzialną za archiwizację w mediach społecznościowych? Osoba ta jest odpowiedzialna za opracowanie i utrzymanie aktualnych procesów prowadzenia dokumentacji w odniesieniu do mediów społecznościowych. Są także odpowiedzialni za wykonywanie lub delegowanie obowiązków związanych z archiwizacją zgodnie z ustalonym rytmem organizacji.
• Jak często należy archiwizować posty? Jak wspomniano wcześniej, zależy to w dużej mierze od preferowanej metody archiwizacji.
• Gdzie będą przechowywane zarchiwizowane treści i kto będzie miał do nich dostęp? Otwarte pliki we współdzielonym magazynie powodują, że agencje są odpowiedzialne za wszelkie złe osoby, które mogą manipulować zarchiwizowanymi treściami. Aby zachować bezpieczeństwo, wyznacz miejsce, w którym można bezpiecznie przechowywać zapisy (i ich kopie zapasowe).

Wcześnie i często wzmacniaj to, co liczy się jako dokument publiczny

Kiedy ludzie myślą o „FOIA”, wyobrażają sobie dokumenty, zdjęcia i e-maile. Z drugiej strony posty w mediach społecznościowych zwykle nie są najważniejsze. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że każdy członek personelu w Twojej organizacji rozumie prawdziwą definicję rejestru publicznego i to, gdzie w grę wchodzą media społecznościowe.

Podczas szkoleń personelu i sesji wprowadzających należy uwzględnić informacje na temat rodzajów treści uznawanych za dane publiczne w Twoim stanie. Zaktualizuj swoje zasady dotyczące mediów społecznościowych, aby uwzględnić wyraźne nakazy i zakazy dotyczące zgodności z mediami społecznościowymi. Czasami może się to wydawać nadmiernym komunikowaniem, ale jeśli chodzi o sektor publiczny, zawsze lepiej jest zachować ostrożność niż żałować.

Regularnie przeglądaj swoje zasady dotyczące mediów społecznościowych

Sieci mediów społecznościowych często się zmieniają, a zmiany te mogą wyglądać dowolnie – od nowych warunków korzystania z usług po nowe funkcje. Wszystkie te aktualizacje mogą skutkować zmianami w podejściu Twojej organizacji do procesu archiwizacji w mediach społecznościowych. Dlatego konieczne jest regularne sprawdzanie zasad dotyczących mediów społecznościowych.

Dobra polityka dotycząca mediów społecznościowych obejmuje wiele tematów, w tym wytyczne dotyczące kont osobistych, zasady stowarzyszania organizacji i wytyczne prawne. Tematy te nie są statyczne, dlatego najlepiej jest do nich wracać regularnie lub w przypadku istotnej zmiany platformy.

Narzędzia do archiwizacji mediów społecznościowych ułatwiające ten proces

Teraz, gdy znasz już kilka najlepszych praktyk, do których możesz się odwołać, możesz wypróbować niektóre narzędzia. Poniższe platformy pomogą Ci zarządzać wymaganiami dotyczącymi zgodności bez utraty wydajności.

1. Rozkwitnij społecznie

Sprout Social ujednolica planowanie, raportowanie, słuchanie i archiwizację mediów społecznościowych w jedno scentralizowane narzędzie, wspierając usprawnione przepływy pracy dla agencji rządowych. W przypadku żądania nagrania marketerzy mogą wyświetlić określone posty, korzystając z narzędzia wyszukiwania w sekcji Publikowanie . Odpowiednie komentarze i odpowiedzi można znaleźć za pomocą narzędzia wyszukiwania w Smart Inbox.

Agencje rządowe mogą również korzystać z funkcji eksportu skrzynki odbiorczej Sprout do szybkiego eksportowania postów, wiadomości i recenzji ze inteligentnej skrzynki odbiorczej do pliku CSV w celu prowadzenia dokumentacji. Eksporty te zapewniają przejrzystą dokumentację szczegółowych metadanych, w tym typu i sygnatur czasowych wiadomości, użytkownika Sprout, który wysłał lub edytował każdą wiadomość, oraz bezpośrednie linki do wiadomości w oryginalnej sieci.

Poproś o demonstrację

3. ArchiwumSpołeczne

ArchiveSocial to rozwiązanie do archiwizacji mediów społecznościowych obsługiwane przez CivicPlus. To narzędzie wspiera marketerów w agencjach rządowych w przechowywaniu danych w czasie rzeczywistym zgodnie z przepisami dotyczącymi rejestrów publicznych. Podczas gdy CivicPlus oferuje portfolio rozwiązań dla organizacji sektora publicznego, ArchiveSocial jest rozwiązaniem punktowym skupiającym się wyłącznie na archiwizacji.

3. Zamrażacz stron

Pagefreezer to kolejne rozwiązanie do cyfrowej archiwizacji w czasie rzeczywistym, które wspiera prawidłowe przechowywanie aktywności w Internecie i mediach społecznościowych. Narzędzie umożliwia organizacjom dowolnej wielkości trwałe przechowywanie treści cyfrowych w mediach społecznościowych i poza nimi, a następnie uzyskiwanie dostępu do tych archiwów i odtwarzanie ich tak, jakby były nadal dostępne. Chociaż Pagefreezer oferuje więcej niż tylko archiwizację w mediach społecznościowych, nie oferuje żadnych możliwości planowania, raportowania ani słuchania w mediach społecznościowych.

Usprawnij swoje podejście do archiwizacji mediów społecznościowych dzięki Sprout

Dzięki Sprout Social agencje rządowe mogą skonsolidować zarządzanie mediami społecznościowymi i archiwizację w ramach jednej pozycji budżetowej, zachowując przy tym solidny poziom zgodności.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Sprout pomaga agencjom rządowym w tworzeniu silniejszych relacji ze swoimi wyborcami dzięki sile mediów społecznościowych, umów się na demonstrację już dziś.

Zastrzeżenie

Informacje zawarte w tym artykule nie stanowią i nie mają stanowić formalnej porady prawnej; wszelkie informacje, treści, punkty i materiały służą celom informacyjnym. Informacje zawarte na tej stronie mogą nie stanowić najbardziej aktualnych informacji prawnych lub innych. Uwzględnienie jakichkolwiek wytycznych zawartych w tym artykule nie gwarantuje zmniejszenia ryzyka prawnego. Czytelnicy tego artykułu powinni skontaktować się ze swoim zespołem prawnym lub prawnikiem w celu uzyskania porady dotyczącej jakiejkolwiek konkretnej kwestii prawnej i powinni powstrzymać się od działania na podstawie informacji na temat tego artykułu bez uprzedniego zasięgnięcia niezależnej porady prawnej. Korzystanie i dostęp do tego artykułu lub jakichkolwiek łączy lub zasobów zawartych w witrynie nie tworzy relacji prawnik-klient pomiędzy czytelnikiem, użytkownikiem lub przeglądarką a jakimkolwiek współautorem lub współpracującymi kancelariami prawnymi. Poglądy wyrażone przez wszystkich autorów tego artykułu są ich własnymi i nie odzwierciedlają poglądów Sprout Social. Wszelka odpowiedzialność w związku z działaniami podjętymi lub niepodjętymi w oparciu o treść tego artykułu zostaje niniejszym wyraźnie zrzekana się.