5 wskazówek, jak zorganizować udaną wirtualną konferencję lub wydarzenie

Z pandemią COVID-19 ograniczającą podróże i zatłoczonymi spotkaniami osobistymi, wirtualne konferencje i wydarzenia zastąpiły swoje osobiste odpowiedniki. Zamiast tych zakłóceń spowalniających planowanie, wydaje się, że jest więcej wydarzeń niż kiedykolwiek, między seminariami internetowymi a wydarzeniami inauguracyjnymi i konferencjami branżowymi.

Ze względu na to, jak powszechne są obecnie te wirtualne wydarzenia, przygotowanie i ustalona strategia są kluczem do wyróżnienia się z tłumu. Wydarzenia wirtualne nie są nową koncepcją. Firmy oferujące bezpośredni dostęp do konsumentów często wprowadzają na rynek wyłącznie produkty cyfrowe, a funkcje mediów społecznościowych tylko je ułatwiają.

Jeśli po raz pierwszy organizujesz wirtualną konferencję lub wydarzenie, uzbrój się w te wskazówki, aby odnieść sukces.

Rodzaje wirtualnych konferencji i wydarzeń

Wiele wydarzeń osobistych można przekształcić w doświadczenia cyfrowe, o ile wcześniej zaplanujesz je. Konferencje branżowe, które są obfite w prezentacje i prelegenci, działają w środowisku wirtualnym, ale będziesz musiał również zastanowić się, jak zwykły element sieciowy podczas osobistego wydarzenia będzie działał wirtualnie. Ludzie chodzą na tego typu wydarzenia częściowo w celu przeprowadzenia improwizowanych rozmów i pojawiających się wydarzeń w sieci satelitarnej.

Poza konferencjami branżowymi widzieliśmy wiele przykładów wirtualnych wydarzeń, w tym festiwale, koncerty, premiery produktów, spotkania firmowe, a nawet happy hours. Dostępna jest wirtualna alternatywa dla prawie każdego rodzaju wydarzenia.

1. Budżet, budżet, budżet

To, że teraz jest to wirtualne wydarzenie, nie oznacza, że ​​możesz wyrzucić swój budżet. Tak, będziesz mógł zaoszczędzić na drukowaniu, osobistej pomocy technicznej, rezerwacji miejsca i oznakowaniu, ale nie zrezygnuj całkowicie z marketingu. Wydarzenia wirtualne mają niższe koszty ogólne niż te osobiste, ale im więcej masz aktywności i frekwencji, tym więcej musisz przeznaczyć na budżet, zwłaszcza na technologię wspierającą.

Zastąpienie miejsca wydarzenia to oprogramowanie lub aplikacja, której będziesz używać do organizacji wydarzenia. Liczba uczestników, zarówno prelegentów, jak i uczestników, oraz pożądany poziom interakcji określą rodzaj platformy zarządzania, z której będziesz korzystać. Niektóre wydarzenia miały miejsce w całości na Instagramie na żywo, podczas gdy inne to nagrane wcześniej filmy, które są publikowane w zaplanowanych godzinach.

Sponsorowanie jest główną częścią planowania wydarzeń, więc jeśli nadal chcesz wysyłać łupy lub organizować wirtualne happy hours, pamiętaj, aby dostosować swój plan sponsorski do potrzeb wirtualnego wydarzenia. Ten osobisty sklep, który miał być na imprezie? Może to być teraz internetowy sklep dropship ze specjalnymi ofertami lub ofertami dla uczestników..

Inne pozycje budżetowe, które musisz wziąć pod uwagę, a które są związane z wydarzeniami wirtualnymi, to: intensywna promocja w mediach społecznościowych, napisy na żywo, moderacja komentarzy oraz hosting filmów i dokumentów po zakończeniu wydarzenia. Mniejsze wydarzenia, takie jak webinaria i całodniowe transmisje na żywo, nie będą ich wszystkich potrzebować, więc sprawdź, co należy traktować priorytetowo i co możesz ograniczyć w swoim budżecie.

2. Miksuj transmisje na żywo i nagrane filmy

Decydowanie o swoim harmonogramie i kierowanie się na prelekcje, których nie chcesz przegapić, to ważne elementy konferencji. Zaletą wirtualnego wydarzenia jest to, że zazwyczaj możesz oglądać wykłady, które przegapiłeś. Ale jaki jest sens uczestniczyć, jeśli będziesz mógł po prostu oglądać później? Wzmocnij swoje wydarzenia i uczyń je bardziej atrakcyjnymi dla uczestników na żywo dzięki zabawnym transmisjom na żywo, wirtualnym pokojom podgrup lub czatom dyskusyjnym i innym interaktywnym materiałom.

Nagrane filmy pozwalają głośnikom oderwać się od wszelkich problemów technologicznych, a także umożliwiają edycję w razie potrzeby. Pod koniec każdej z ich sesji prelegenci mogą dołączyć do wideo na żywo lub na czacie, aby odpowiadać na pytania, tak jak w przypadku wydarzenia osobistego.

Kalifornijska Akademia Nauk organizowała cotygodniowe wydarzenie NightLive. Każde wydarzenie miało swój temat i obejmował odpowiednich prelegentów i demonstracje. Podczas pandemii muzeum przekształciło te cotygodniowe wydarzenia w Virtual NightLife i NightSchool, które są wydarzeniami transmitowanymi na żywo, które odzwierciedlają ich osobiste. Posiadanie ich na Facebook Live zachęca do komentarzy, a także zapisuje wideo do obejrzenia dla przyszłych uczestników.

Transmisje na żywo, czy to na Facebooku na żywo, Instagramie, czy na innej platformie streamingowej, są o wiele bardziej interaktywne dla wszystkich i stanowią wartość dodaną, jeśli uczestnicy muszą zapłacić za uczestnictwo.

Mieszanie dwóch rodzajów filmów w jednym wydarzeniu sprawia, że ​​jest to zabawne i niezapomniane, przezwyciężając czynnik nieaktualności, który mogą mieć ściśle nagrane filmy.

3. Przygotuj głośniki

W przypadku całkowicie wirtualnego wydarzenia upewnij się, że Twoi mówcy są w pełni przygotowani. Na większych imprezach należy przeprowadzić testy szybkości Internetu, poziomu komfortu z technologią i kontrolą mikrofonu. Transmisja na żywo i korzystanie z dowolnej platformy wydarzenia może być nowym doświadczeniem dla prelegentów, więc najlepiej przygotować ich na to, co mogą napotkać. Czy będą musieli sami moderować komentarze? Czy muszą udostępniać swój ekran do prezentacji slajdów?

Niektóre typowe scenariusze, na które należy się przygotować, obejmują:

• Znalezienie najlepszego fizycznego środowiska dla głośnika, aby zminimalizować zakłócenia i zapewnić czysty dźwięk. Przetestuj, przećwicz i przygotuj sprzęt, aby upewnić się, że wszyscy mówcy będą nadawać na mniej więcej tym samym poziomie dźwięku, aby uniknąć niespodziewanych zmian głośności dla widzów.
• Jeśli udostępniasz ekran lub transmisję na żywo, wskazówki dotyczące tego, co wyłączyć na komputerze, na przykład wstrzymać wszystkie powiadomienia.
• Komentować czy nie komentować? Najlepiej byłoby mieć oddzielną osobę, która moderuje komentarze, aby mówca mógł skupić się na swojej rozmowie. Tak czy inaczej, upewnij się, że zapoznali się z kodeksem postępowania wydarzenia i sposobem postępowania z obraźliwymi komentatorami
• Problemy technologiczne. Co się stanie, jeśli technologia głośnika zawiedzie ich lub oprogramowanie zepsuje się lub ich slajdy nie będą działać? Przygotuj plany tworzenia kopii zapasowych na wszystkie te możliwe problemy.

Wreszcie, prelegenci są kolejnym źródłem promocji Twojego wydarzenia. Chcesz, aby zareklamowali swoje wystąpienie, aby ich obecna publiczność poczuła, że ​​warto wziąć udział w wydarzeniu. Aby ułatwić to prelegentom, przygotuj kilka materiałów promocyjnych w idealnych rozmiarach dla mediów społecznościowych i sugerowanych podpisów. W ten sposób wszystko, co muszą zrobić, to zaplanować treść i wkleić podpisy.

4. Ustal oczekiwania wobec uczestników

Niezależnie od tego, czy jest to duża konferencja branżowa, czy transmisja na żywo z pojedynczym tematem, musisz skutecznie komunikować, czego powinni oczekiwać uczestnicy. Śmierdzi odkładanie czasu na udział w wydarzeniu tylko po to, by zdać sobie sprawę, że temat jest zbyt szeroki lub przeznaczony dla innej publiczności. Jasno określ, czym jest wydarzenie i dla kogo jest przeznaczone. Czym wyróżnia się na tle wszystkich innych wirtualnych wydarzeń?

Jeśli konwertujesz wydarzenie osobiste na wirtualne, powinieneś porozmawiać o tym, jak główne funkcje będą wyglądać online. Jak wygląda przyjęcie powitalne i część z głównym prelegentem dla uczestników? Jak każde wydarzenie, opublikuj harmonogram. Daj im znać, czy jest nagrane, czy są dostępne komentarze, czy prezentacja zostanie zapisana i jak będzie wyglądać interakcja. Czy filmy uczestników będą włączone czy wyłączone? Czy hashtagi są dostępne, aby możliwe było tweetowanie na żywo lub dodatkowe czaty na Twitterze?

Comic-Con, wydarzenie, które historycznie przyciągnęło ponad 130 000 uczestników, stało się w 2020 roku całkowicie wirtualne. Aby odtworzyć osobiste doświadczenie, wydarzenie zaplanowało konkursy, mnóstwo wykładów, salę wystawową online, imprezy z zegarkami i wiele więcej.

Ułatw uczestnikom tworzenie harmonogramu wydarzeń i korzystaj z odpowiednich linków, do których mogą się udać, gdy nadejdzie pora uczestnictwa. Jeśli używana jest platforma eventowa, wyślij przewodniki, jak z niej korzystać i czy konieczne jest pobranie. Należy również wziąć pod uwagę funkcje ułatwień dostępu, takie jak napisy na żywo i tłumaczenia. Dzięki wirtualnemu wydarzeniu masz możliwość poszerzenia swojej bazy frekwencji i skutecznego generowania większej liczby potencjalnych leadów i znaczącego zaangażowania. Ci, którzy nie mogli przyjechać na wydarzenie, mogą teraz wziąć udział w wirtualnym.

Na koniec odłóż na bok czas sieciowy, zwłaszcza jeśli jest to konferencja branżowa, która zwykle ma ten składnik. Hostowane przez sponsora happy hours, szybkie rozmowy jeden na jednego i tematyczne pokoje podgrup to sposoby na zachęcanie do nawiązywania kontaktów. W przypadku dowolnej platformy, na której zdecydujesz się zorganizować wydarzenie, zachęć uczestników do pełnego wypełnienia swojego profilu, aby mogli łatwiej kontaktować się z kolegami z branży.

5. Zaplanuj promocję: przed, w trakcie i po

Marketing, zwłaszcza w mediach społecznościowych, będzie dużą częścią twojego przygotowania. Płacenie za reklamy w mediach społecznościowych jest koniecznością w przypadku wydarzeń cyfrowych, ale nie zapomnij o stronach docelowych wydarzeń i wysyłanych biuletynach. Wydarzenia takie jak Sprout Sessions Digital 2020 mają pełny harmonogram promocyjny, który rozpoczyna się przed wydarzeniem. Wysiłek nie kończy się również w dniu wydarzenia – wydarzenia wirtualne zapewniają mnóstwo okazji do zmiany przeznaczenia transmisji na żywo i treści cyfrowych przez kilka tygodni po fakcie.

Na szczęście wirtualne wydarzenia ułatwiają śledzenie zwrotu z inwestycji. Dzięki nasłuchiwaniu w mediach społecznościowych, raportom analizy słów kluczowych i tagów oraz analizom reklam cyfrowych, musisz wiedzieć, jak dobrze działa Twoja kampania.

MozCon, wydarzenie osobiste, stało się cyfrowe w 2020 roku. Strona docelowa jasno określa, czego uczestnicy mogą oczekiwać od aspektu wirtualnego. Co więcej, ich promocja po wydarzeniu obejmuje płatny pakiet wideo, który możesz kupić, jeśli przegapiłeś uczestnictwo.

Organizowanie wirtualnych wydarzeń z sesjami wideo oznacza, że ​​masz teraz dostęp do skarbnicy treści. Zmień przeznaczenie treści na inne formaty, takie jak odcinki podcastów, grafiki z cytatami i długie artykuły.

Po zakończeniu wydarzenia podziękuj wszystkim zaangażowanym i skorzystaj z ankiet uzupełniających, aby zrozumieć, nad czym możesz popracować następnym razem. Te wyniki ankiety mogą również stać się referencjami dla przyszłorocznej promocji wydarzenia.

Wniosek

Planowanie i przygotowanie to filary organizacji udanej wirtualnej konferencji lub wydarzenia. Gdy wszyscy zaangażowani – mówcy, uczestnicy, moderatorzy – wiedzą, czego się spodziewać i jak uczestniczyć, zapewnia to znacznie płynniejsze wrażenia. Wirtualne wydarzenia mają tę zaletę, że są tańsze, szersza frekwencja i łatwa do śledzenia analityka, ale nie oznacza to, że powinieneś oszczędzać na innych niezbędnych elementach.

Z roku na rok dziedzina wirtualnych wydarzeń staje się coraz bardziej zatłoczona, więc musisz skutecznie komunikować, dlaczego to właśnie Ty chcesz wziąć udział, a nie inne. Dodatkowe funkcje, takie jak transmisje na żywo i pytania i odpowiedzi na żywo, zwiększą udział uczestników.

Chcesz zorganizować własną wirtualną konferencję lub wydarzenie, ale potrzebujesz inspiracji? Skorzystaj z social listeningu, aby zobaczyć, jakie luki tematyczne można wypełnić.