Udane wydarzenia zaczynają się od społeczności

Co mają wspólnego zespoły eventowe i zespoły społecznościowe? Obaj są wezwani do „działania swojej magii”. Ale dla obu zespołów ta postrzegana magia to działanie zakorzenione w strategii, danych i doświadczeniu użytkownika.

Posłuchaj poniżej i czytaj dalej, aby usłyszeć, jak kierownik ds. wydarzeń w firmie Sprout, Alysha Daytner i starszy kierownik ds. mediów społecznościowych, Rachael Samuels, opowiadają o tym, jak współpracują, aby tworzyć wyjątkowe doświadczenia.

Alysha: Uwielbiam to, że rozmawiamy o tym szczegółowo, ponieważ nasza współpraca jest bardzo organiczna. Mimo że oba nasze zespoły mogą być wielkimi współpracownikami zakulisowymi, wiele się dzieje! Wydarzenia nie mogłyby tworzyć doświadczeń bez Twojej wiedzy.

Rachel: Tak? Wasz zespół sprowadza nas od samego początku, a to jest ważne dla obu stron tego równania.

Alysha: Kiedy budujemy wydarzenie, budujemy je dla określonej publiczności. To jest coś, co Twój zespół robi tak dobrze, dlatego zawsze prosimy o Twój wkład, ale może to być onieśmielające miejsce na początek. W jaki sposób potwierdzasz swoje instynkty dotyczące tego, czego chce publiczność?

Rachel: Na szczęście Sprout to ułatwia. Jako profesjonaliści w mediach społecznościowych jesteśmy stale dostrojeni do naszych odbiorców… nie tylko dzięki codziennemu zarządzaniu naszymi kanałami, ale także dzięki słuchaniu , aby odkrywać rozmowy prowadzone przez naszych odbiorców w czasie rzeczywistym. Możemy zagłębiać się w określone tematy, rozumieć sentymenty i ujawniać rzeczy, które możemy przegapić, polegając wyłącznie na instynkcie.

Alysha: W ten sposób na przykład wiemy, kiedy nasza publiczność odczuwa zmęczenie wydarzeniami cyfrowymi, a to pomaga nam dokonywać wyborów, takich jak projektowanie krótszych sesji lub krótszych wydarzeń.

Rachel: Jestem tu na krótsze sesje!

Alysha: Ale jest to również niesamowity impuls do rozwoju naszego programu. Podejmujemy mądrzejsze, bardziej strategiczne decyzje dotyczące rodzajów sesji, które tworzymy (na przykład prelegenta w porównaniu z bardziej szczegółowymi warsztatami), gdy przyglądamy się potrzebom i pragnieniom naszych odbiorców, korzystając z danych społecznościowych.

Alysha: Porozmawiajmy o promocji. Opieramy się na różnych kanałach, aby promować nasze doświadczenia, w tym oczywiście w mediach społecznościowych. W jaki sposób zespoły wydarzeń mogą być doskonałymi partnerami z zespołami społecznościowymi, jeśli chodzi o budowanie emocji przed wydarzeniem?

Rachel: Ponieważ strategia społeczna ma tak wiele danych wejściowych, im wcześniej mamy informacje o zdarzeniu, tym lepiej.

Alysha: Zgadza się – nigdy bym cię nie poluzowała na tydzień przed wydarzeniem i nie poprosiłabym cię, żebyś „działał swoją magią”.

Rachel: W imieniu wszystkich specjalistów od mediów społecznościowych doceniam to! Wszystko, od szczegółów logistycznych wydarzenia po kluczowe komunikaty dla odbiorców docelowych, pomaga nam podejmować decyzje, których kanałów i strategii użyć. Zespoły eventowe mogą również pomóc zespołom społecznościowym, dzieląc się własną wizją promocji, co daje nam punkt wyjścia. OK, moja kolej na zadanie pytania…

Alysha: …Tak, proszę!

Rachel: O co zespoły społecznościowe mogą poprosić zespoły eventowe? Wiemy, że wszyscy macie dużo do zrobienia, jeśli chodzi o produkcję wydarzenia. Jak możemy być rozważnymi partnerami, podczas gdy Ty poruszasz się po wszystkim, od promocji, przez głośniki, po branding… po zabójcze playlisty, które tworzysz?

Alysha: Listy odtwarzania! Prawdziwa zaleta pracy! Przy okazji, bardzo mi się podoba, że ​​o to pytasz. Wiem, że po prostu zaufałem twojej ekspertyzie, nie znając szczegółów tego, czego potrzebujesz. Bądź ze mną szczery: powiedz mi, że musisz zrozumieć wizję wydarzenia lub że potrzebujesz zdjęć lub cytatów w określonych terminach… i podziel się wpływem na swoją pracę, jeśli ci ich nie dostarczę. Tu nie ma „magii”!

Rachael: Robimy to naszym nowym mottem.

Alysha: Wiesz, że wchodzę.

Alysha: Mówiąc o terminach — zespoły wydarzeń (mówię to za siebie) muszą pamiętać, że zespoły społecznościowe potrzebują powiadomienia, jeśli wydarzenie wymaga transmisji na żywo.

Rachel: Sto procent. Uważamy się za część zespołu produkcyjnego, więc zapoznanie nas z dokumentami dotyczącymi przebiegu imprezy, kluczowymi wiadomościami i oczekiwaniami ma kluczowe znaczenie dla relacji z dnia wydarzenia.

Alysha: Czekaj, masz na myśli, że nie czekasz tylko z otwartymi historiami na Instagramie, gotowymi do tworzenia treści?

Rachael: To znaczy…jesteśmy…ale jak w każdej dziedzinie pracy, im więcej planowania i strategii za tym założymy, tym lepiej.

Alysha: Zawsze mówię „Nienawidzę niespodzianek, o których nie wiem”. To wydaje się istotne.

Rachel: Czekaj , czy Alysha: To jest ta współpraca, o której mówię! Rozumiesz!

Rachael: Ostatnia rzecz, która wiąże się z niespodziankami… ułożenie planu, w jaki sposób nasze zespoły będą się komunikować podczas wydarzenia na żywo, zwłaszcza gdy jesteśmy w różnych fizycznych miejscach, to kolejny sposób, w jaki możemy być silnymi partnerami.

Alysha: To świetny punkt. Jeśli coś się zmieni, cały zespół produkcyjny — w tym społecznościowy — potrzebuje jasnego komunikatu o tym, co się zmieniło i jak się po nim poruszać. Może to być wszystko, od usterki technicznej (mój koszmar) po zarządzanie wątkami na Twitterze, które startują.

Alysha: Podsumowując, nasze zespoły pracują lepiej, gdy pracują razem. Współpraca na wczesnym etapie, wykorzystywanie danych do podejmowania decyzji, jasne określenie, czego każda strona potrzebuje, aby odnieść sukces, a komunikacja pomaga nam wszystkim!

Rachael: Szkoda, że ​​nie możemy przybić piątki przez ekran!

Alysha: Dzięki za rozmowę. Jestem podekscytowany, kiedy mogę podzielić się więcej na temat następnego wydarzenia, które przygotowujemy.

Rachel: To samo. Dziękuję Ci!

Chcesz uzyskać więcej informacji o tym, jak social listening może pomóc zmaksymalizować wydatki marketingowe? Przeczytaj nasz przewodnik po ROI słuchania w mediach społecznościowych.