Narzędzia mediów społecznościowych dla administracji: czego potrzebuje Twój zespół, aby odnieść sukces

Media społecznościowe są jak spotkania w ratuszu, które odbywają się 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu — w czasie rzeczywistym rozprzestrzeniają się wiadomości, pojawiają się kryzysy i pojawiają się ważne pytania. To bezpośrednia linia do mieszkańców i wyborców, którzy oczekują od ciebie aktywności i gotowości do zaangażowania się w najważniejsze dla nich tematy.

Nie jest już anomalią obserwowanie, jak konta sektora publicznego stają się wirusowe. Jednak zarządzanie obecnością agencji rządowej w mediach społecznościowych wiąże się z wyjątkowym zestawem wyzwań. Złożone wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zarządzania platformą. Personel, który równoważy wiele obowiązków poza społecznymi. Stale ewoluujące strategie, które mogą zmienić się z dnia na dzień.

Wybór odpowiednich narzędzi mediów społecznościowych dla agencji rządowych i innych organizacji sektora publicznego jest niepodlegającą negocjacjom częścią proaktywnego docierania do obywateli i angażowania ich, oszczędzania cennego czasu zespołu, tworzenia wewnętrznej widoczności i ostatecznie lepszego służenia społeczności. Skorzystaj z kryteriów udostępnionych w tym artykule, aby pomóc swojemu zespołowi wykorzystać pełną moc mediów społecznościowych.

4 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę, oceniając narzędzia mediów społecznościowych dla podmiotów rządowych

Inwestycja w intuicyjną platformę do zarządzania mediami społecznościowymi jest niezbędnym krokiem w kierunku budowania silnych relacji z wyborcami. Jednak wiele agencji używa tylko natywnych narzędzi do zarządzania swoimi kontami, pozostawiając niewykorzystane cenne informacje i możliwości nawiązywania kontaktów. Według ArchiveSocial mniej niż połowa podmiotów sektora publicznego korzysta z oprogramowania do zarządzania lub realizacji swojej strategii w mediach społecznościowych. Raport ujawnił również, że agencje, które nie są w stanie centralnie zarządzać całą swoją obecnością, są najszybciej rosnącą przeszkodą w sukcesie w mediach społecznościowych.

Jednak nie wszystkie platformy do zarządzania mediami społecznościowymi są sobie równe. Oceniając narzędzia społecznościowe, które pomogą Twojej agencji zaistnieć w mediach społecznościowych, poszukaj narzędzia, które:

1. Przywraca czas twojej drużynie

Podobnie jak w wielu branżach, zarządzanie rządowymi mediami społecznościowymi to więcej niż 40 godzin pracy tygodniowo, zwłaszcza gdy pracownicy żonglują innymi dyscyplinami, takimi jak komunikacja, PR, marketing cyfrowy, treści i inne. To nie tylko naraża zespoły na wypalenie, ale uniemożliwia agencjom maksymalizację obecności w mediach społecznościowych i tworzenie silniejszych relacji z obywatelami i społecznościami.

Korzystając ze scentralizowanej platformy, takiej jak Sprout Social, możesz szybko dostarczać treści społecznościowe, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na zaangażowaniu wyborców i udoskonalaniu strategii kreatywnej. Niedawno zlecone badanie Total Economic Impact przeprowadzone przez Forrester Consulting wykazało, że narzędzia Sprout pomogły złożonej organizacji reprezentującej klientów, z którymi przeprowadzono wywiady, w uzyskaniu 973 000 USD oszczędności w zakresie produktywności i wydajności zespołu mediów społecznościowych w ciągu trzech lat oraz 55% wzrostu w trzecim roku.

Oto kilka najważniejszych informacji o Sprout, które pomagają zespołom efektywniej współpracować:

• Wspólny kalendarz: zaplanuj swoją strategię i utrzymuj nadzór z centralnego centrum, zamiast oddzielnych aplikacji lub arkuszy kalkulacyjnych. Organizuj posty w profilach, sieciach i kampaniach za pomocą wizualizowanego kalendarza, aby wspierać długoterminową strategię. Na przykład możesz zaplanować swoje posty na nadchodzący tydzień i miesiąc, aby upewnić się, że Twoje treści są zgodne z priorytetowymi wydarzeniami społeczności.
• Publikowanie i planowanie: Usprawnij współpracę między pracownikami i zwiększ produktywność dzięki narzędziom do planowania kampanii, zautomatyzowanym przepływom pracy oraz narzędziom do planowania i monitorowania. Automatycznie publikuj swoje treści w czasie, w którym jest największe prawdopodobieństwo dotarcia do wyborców i otrzymuj aktualizacje zaangażowania w czasie rzeczywistym.
• Przepływy pracy zatwierdzania wiadomości: dzięki funkcjom zatwierdzania wewnętrznego i zewnętrznego możesz mieć pewność, że treść jest zawsze zatwierdzana i zgodna z wytycznymi dotyczącymi komunikacji Twojej agencji — a wszystko to na platformie Sprout.

2. Daje ci kontrolę nad zarządzaniem kryzysowym

Niezależnie od tego, czy chodzi o ważne wydarzenia lokalne, sytuacje kryzysowe związane z bezpieczeństwem publicznym, czy inne, kryzysy są nieuniknioną częścią rządowych działań w mediach społecznościowych. Zespoły muszą być w stanie szybko dostosować publikowanie, reagować na gwałtowny wzrost liczby wiadomości przychodzących i działać proaktywnie, aby uniknąć rozprzestrzeniania się dezinformacji.

Bądź na bieżąco z dyskusjami w mediach społecznościowych, które zyskują popularność w Twoim okręgu wyborczym, aby zapobiec przekształceniu się drobnych zagrożeń w kryzysy na dużą skalę. Oceniając narzędzia mediów społecznościowych do użytku przez rząd, poszukaj potężnych rozwiązań do słuchania w mediach społecznościowych i angażowania odbiorców, które wykonają za Ciebie ciężką pracę.

Platforma Sprout pozwala zatrzymać kryzys na jego torach. Oferujemy zestaw narzędzi, które pomogą Ci udoskonalić strategię reagowania na sytuacje kryzysowe — od łatwego monitorowania przychodzących wiadomości po skupienie się na kluczowych rozmowach toczących się online.

• Wstrzymaj całą zawartość: w obliczu kryzysu ta funkcja umożliwia wstrzymanie wszystkich wiadomości wychodzących jednym kliknięciem — co oszczędza czas i zapewnia, że ​​cały zespół pracuje na tej samej stronie.
• Ostrzeżenia o gwałtownym wzroście wiadomości: jeśli liczba wiadomości gwałtownie wzrośnie, może to wskazywać na zbliżający się kryzys. Alerty te automatycznie wysyłają powiadomienia e-mail lub powiadomienia push na telefon komórkowy, gdy wiadomości przychodzące przekraczają średnią godzinową, dzięki czemu Twój zespół nie musi ręcznie monitorować Twojej skrzynki odbiorczej 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
• Słuchanie społecznościowe: technologia oparta na sztucznej inteligencji (AI) firmy Sprout może pomóc w uzyskaniu krytycznych informacji na temat kluczowych osób publicznych, trendów w dezinformacji i obaw wyborców. Platforma przeszukuje miliony punktów danych w mediach społecznościowych w ciągu kilku sekund, pomagając uzyskać dostęp i podzielić się praktycznymi ustaleniami z przywódcami i prominentnymi osobistościami rządowymi, z którymi współpracujesz.

3. Wspiera silniejsze, bardziej znaczące zaangażowanie obywateli

Twoją podstawową misją jest służenie swojej społeczności — co obejmuje obsługę jej w wybranym przez nich kanale: mediach społecznościowych. Aby to zrobić, musisz zrozumieć ich preferencje, obawy i potrzeby komunikacyjne oraz być elastycznym i autentycznym, gdy się z Tobą skontaktują. Zwiększ zaangażowanie obywateli, korzystając z narzędzi mediów społecznościowych, które dostarczają Twojemu zespołowi cennych informacji na temat odbiorców i umożliwiają szybką, proaktywną komunikację.

Dzięki platformie Sprout możesz przekroczyć oczekiwania swoich wyborców i dostarczać bardziej dostosowane doświadczenia w mediach społecznościowych, jednocześnie oszczędzając czas swojego zespołu. Według badania Total Economic Impact, w przypadku złożonej organizacji, specjaliści ds. obsługi klienta zaoszczędzili czas równy 142 000 USD w ciągu trzech lat, wykorzystując Sprout do odpowiadania na przychodzące wiadomości i zapytania.

Te narzędzia Sprout zostały zaprojektowane, aby pomóc Ci w budowaniu więzi z obywatelami:

• Inteligentna skrzynka odbiorcza: połącz swoje kanały społecznościowe w jeden strumień, aby móc monitorować przychodzące wiadomości, prowadzić rozmowy i szybko odpowiadać odbiorcom. Tagując i filtrując wiadomości, możesz nadać priorytet tym, co najważniejsze, i odkryć wyjątkowe możliwości zaangażowania. Wbudowane powiadomienia o wykryciu kolizji zapewniają bezproblemową współpracę, dzięki czemu możesz zobaczyć, kto odpowiedział na wiadomość, i zapobiec powielaniu pracy

• Słowa kluczowe marki: często ludzie mówią o Twojej agencji w mediach społecznościowych, nie oznaczając Cię bezpośrednio. Jeśli nie szukasz aktywnie tych wiadomości, możesz przegapić ważne rozmowy. Słowa kluczowe marki to niestandardowe wyszukiwania na Twitterze, które są stale uruchamiane i wyświetlają wyniki w Twojej inteligentnej skrzynce odbiorczej, dzięki czemu możesz przeglądać te bardzo trafne posty i odpowiadać na nie tak łatwo, jak na każdą inną wiadomość. Możesz także ustawić alerty na podstawie słów kluczowych o wysokim priorytecie lub kryzysowych, dzięki czemu zawsze będziesz o krok do przodu.
• Niestandardowe listy VIP: w Inteligentnej skrzynce odbiorczej możesz dodać etykietę VIP obok awatara użytkowników Twittera, Facebooka, Instagrama i LinkedIn, którzy przesłali Ci wiadomość. Ta funkcja pomaga śledzić korespondencję z kluczowymi osobami w twoim okręgu wyborczym, takimi jak reporterzy, wybrani urzędnicy i liderzy biznesowi.
• Słuchanie: Oprócz pomocy w zarządzaniu kryzysem, rozwiązanie do słuchania społecznościowego Sprout pomaga nadążać za odpowiednimi trendami rozmów i wpływowymi liderami społeczności. Narzędzia gromadzą szczere opinie na temat wyników Twojej agencji w mediach społecznościowych i nie tylko. Dzięki tym spostrzeżeniom będziesz mógł tworzyć bardziej znaczące treści i przekazywać wiedzę decydentom.

4. Zmienia postrzeganie tego, co może zrobić społeczność

W sektorze publicznym pojęcie społeczne jest nadal w dużej mierze niezrozumiane. Wielu trzyma się uporczywego przekonania, że ​​wyrządza więcej szkody niż pożytku, podczas gdy inni postrzegają to jako dziki zachód dezinformacji. Odpowiednie narzędzie pomoże Twojemu zespołowi ds. komunikacji oszacować wpływ Twoich działań społecznych i zmienić sposób, w jaki interesariusze Twojej agencji postrzegają media społecznościowe (nawet jeśli nie są obeznani z mediami społecznościowymi).

Korzystanie z platformy do zarządzania mediami społecznościowymi ułatwia tworzenie przejrzystych raportów pokazujących, w jaki sposób Twoja strategia społecznościowa przekłada się na cele agencji. Na przykład dzięki narzędziom analitycznym Sprout możesz wyeliminować czasochłonne ręczne procesy gromadzenia danych na rzecz zautomatyzowanych, gotowych do prezentacji raportów. Badanie Total Economic Impact wykazało, że firma Sprout wyeliminowała ręczną agregację danych w celu przygotowania miesięcznych raportów o 75%, co przyniosło oszczędności w wysokości 39 000 USD w ciągu trzech lat.

Korzystając ze Sprouta, możesz automatycznie generować:

• Raporty tagów: Uzyskaj dostęp do przeglądu wiadomości przychodzących i wychodzących z tagami, aby łatwo analizować skuteczność, liczbę i wzorce wydajności kampanii.
• Raporty skuteczności postów: Analizuj skuteczność postów w wielu kanałach, aby zrozumieć, jakie komunikaty i formaty rezonują z Twoimi wyborcami i dlaczego.
• Raporty wydajności profili: Uzyskaj dostęp do ogólnego przeglądu wyników we wszystkich połączonych profilach, aby szybko ocenić rozwój społecznościowy i korelację tego wzrostu z kluczowymi inicjatywami.

Znajdź odpowiednie narzędzia mediów społecznościowych do przepływu pracy w swojej agencji

Oceniając narzędzia mediów społecznościowych dla swojej agencji rządowej, parafrazując JFK, nie wahaj się zapytać, co te narzędzia zrobią dla ciebie. Dzięki odpowiedniej platformie do zarządzania mediami społecznościowymi możesz wydajniej wykonywać swoją pracę, proaktywnie ograniczać kryzysy, poświęcać więcej czasu na zaangażowanie obywateli i pewnie demonstrować wartość mediów społecznościowych w swojej agencji.

Aby uzyskać pełniejsze spojrzenie na wartość, jaką zapewniają media społecznościowe, pobierz badanie Całkowity wpływ ekonomiczny Sprout Social i dowiedz się, w jaki sposób Sprout zapewnił zwrot z inwestycji w wysokości 233% w ciągu trzech lat.