Mapowanie interesariuszy 101: Szybki przewodnik po mapach interesariuszy

Interesariusze to osoby lub organizacje wewnętrzne lub zewnętrzne w stosunku do projektu, które są żywotnie zainteresowane jego sukcesem. Zainteresowanie to może mieć pozytywny lub negatywny wpływ na realizację projektu. Dlatego tak ważne jest poznanie swoich interesariuszy.

Więcej niż tylko możliwość określenia, kim są interesariusze w projekcie, musisz nimi zarządzać. To duże zadanie. Skąd wiesz, kto czego potrzebuje, komunikując się z nim podczas projektu? To jest początek zarządzania interesariuszami i zaczyna się od mapowania interesariuszy.

Co to jest mapa interesariuszy?

Mapa interesariuszy to wizualna, czterokwadrantowa macierz wpływów i zainteresowań, używana do identyfikacji interesariuszy i kategoryzacji ich pod względem ich wpływu i zainteresowania projektem.

Powiązane: Bezpłatny szablon mapy interesariuszy dla programu Excel

Oś y określa poziom zainteresowania, od najwyższego na górze do najniższego na dole — co oznacza, jak duży wpływ na interesariuszy ma wynik projektu. Oś x siatki mierzy poziom wpływu interesariuszy lub jak bardzo interesariusz może wpłynąć na projekt, od niskiego (lewa strona) do wysokiego (prawa strona).

Interesariusze są następnie wykreślani na tej mapie w zależności od tego, w jaki sposób przypadają na te dwie metryki.

Mapa interesariuszy jest pierwszym krokiem w kierunku zarządzania interesariuszami, ponieważ określa relację interesariuszy z projektem. Będzie informować o prawie każdej decyzji podjętej przez kierownika projektu w odniesieniu do swoich interesariuszy, w tym o częstotliwości ich spotkań i ilości informacji, które otrzymują na temat projektu.

Znaczenie mapowania interesariuszy

Mapowanie interesariuszy jest ważne, ponieważ interesariusze są ważni dla powodzenia projektu. Interesariuszy jest zazwyczaj wielu, co oznacza wiele i zróżnicowane oczekiwania. Bez mapowania interesariuszy w odniesieniu do ich wpływu i zainteresowania projektem, będziesz miał trudności z komunikowaniem się z nimi i uszczęśliwianiem ich.

Ale to także ulica dwukierunkowa. Dobra komunikacja z interesariuszami daje kierownikom projektów bardzo potrzebny wgląd w projekt, co pomaga im na niezliczone sposoby. Pomaga złagodzić ryzyko i odkryć prawdziwe cele interesariusza dla projektu.

Innymi słowy, mapowanie interesariuszy jest początkiem skutecznego planu komunikacji. Projekty nie mogą się powieść, jeśli komunikacja jest niewielka lub nie ma jej wcale. Im lepsza komunikacja, tym płynniej będzie przebiegał projekt i tym łatwiej będzie zrozumieć pragnienia Twoich interesariuszy.

Mapowanie interesariuszy to także sposób na zarządzanie oczekiwaniami. Wyznaczając swoich interesariuszy, wiesz, jak stoją w stosunku do projektu. Dlatego w trakcie realizacji projektu kierownik projektu może stopniowo radzić sobie z tymi oczekiwaniami, dostosowując je do projektu, aby wszyscy byli zadowoleni z rezultatów.

Przykład mapy interesariuszy

Aby dać Ci przykład i możliwość stworzenia własnej mapy interesariuszy, pobierz nasz szablon mapy interesariuszy. Zawiera zarys i wszystko, co musisz zrobić, to dodać szczegóły. Nasz szablon mapy interesariuszy pokazano poniżej:

Istnieją cztery sposoby zarządzania komunikacją z interesariuszami: Zarządzaj nimi ściśle, utrzymuj ich satysfakcję, informuj ich na bieżąco lub po prostu ich monitoruj.

• Jeśli interesariusz ma duży wpływ na projekt, ale nie jest tak bardzo zainteresowany, powinien być zadowolony, co oznacza, że ​​potrzebuje regularnych aktualizacji, a ich opinie są ważne.
• Interesariusz, który ma zarówno duży wpływ, jak i zainteresowanie, musi być ściśle zarządzany. Oznacza to spotykanie się z nimi bardziej niż z grupą, która znajduje się w kategorii „zadowoleni”, a ich opinie mają również kluczowe znaczenie dla podejmowania decyzji.
• Ci, którzy mają mniejsze wpływy i są bardziej zainteresowani, są zazwyczaj twoją bazą klientów. Potrzebują również aktualizacji postępów, ale nie z częstotliwością grup „zarządzaj ściśle” i „zadbaj o zadowolenie”. Ci, którym brakuje zarówno wpływu, jak i zainteresowania, potrzebują oczywiście monitorowania, ale prawdopodobnie muszą być tylko poinformowani o dużych krokach w projekcie.

Jak stworzyć mapę interesariuszy

Kiedy będziesz gotowy do stworzenia mapy interesariuszy i rozpoczęcia procesu mapowania interesariuszy, wykonaj następujące cztery kroki:

1. Zidentyfikuj interesariuszy

W projekcie może być wielu interesariuszy. Lista, którą wymyślisz, będzie zależeć od Twojej organizacji, wpływu projektu i jego celów. Oznacza to, że być może będziesz musiał korygować listę w trakcie trwania projektu.

2. Analizuj interesariuszy

Następny krok wymaga analizy. Pomaga to dowiedzieć się, jak istotne są one dla projektu, a także jaką perspektywę niosą. Aby to zrobić, zdefiniuj, jakiego rodzaju są interesariuszami, ile mogą wnieść do projektu i jaka jest ich zasadność w tym zakresie. Czy chcą się zaangażować? Jaki mają wpływ i zaangażowanie w projekt?

Powiązane: Szablon analizy interesariuszy

3. Mapa interesariuszy

To wtedy tworzysz swoje pudełko i dzielisz je na cztery, przy czym oś y mierzy poziom wpływu od niskiego (na dole) do wysokiego (na górze). Na osi X mapujesz poziom zainteresowania, od niskiego (po lewej) do wysokiego (po prawej). Korzystając z listy interesariuszy i przeprowadzonej analizy, wykreśl je zgodnie z dwiema osiami.

4. Nadaj priorytet interesariuszom

Teraz, gdy masz już listę, przeanalizowanie i naniesienie swoich interesariuszy na mapę, możesz zacząć opracowywać plan, w jaki sposób będziesz współpracować z interesariuszami w trakcie projektu. W zależności od tego, gdzie wylądują na mapie, albo będziesz nimi ściśle zarządzać, aby po prostu je monitorować. To jest początek twojego planu komunikacji z interesariuszami i ogólnego zarządzania interesariuszami.

Najlepsze praktyki mapowania interesariuszy

Pomaga, jeśli możesz uzyskać jak najwięcej informacji o wszystkich swoich interesariuszach. Chcesz wiedzieć, kim są i jak lubią się komunikować. Niektórzy mogą po prostu poprosić Cię o przesłanie im wiadomości SMS, inni chcą prezentacji osobistych, a niektórzy mogą preferować rozmowę telefoniczną. Poznaj preferowaną metodę komunikacji i ustal częstotliwość, która jest dla nich odpowiednia.

Bądź inkluzywny

Innym aspektem mapowania interesariuszy jest zrozumienie różnorodności kulturowej lub językowej między nimi. Jeśli nie mówią w Twoim ojczystym języku, będzie to wymagało dostosowania wiadomości. Ważne jest, aby być otwartym i wiedzieć, co jest dobre dla jednego interesariusza, może być złe dla innego.

Komunikuj się wyraźnie

Treść Twojej komunikacji musi być jasna. Chcesz uniknąć żargonu i po prostu przedstawić fakty. Bądź przejrzysty, kiedy się komunikujesz i zawsze zwracaj uwagę na to, co jest pewne, a co nie. Bądź otwarty na opinie swoich interesariuszy i wiedz, jak mogą wpłynąć na Twoje decyzje.

Bądź otwarty i uczciwy

Nigdy nie powstrzymuj się od informacji, zwłaszcza złych wiadomości. Im szybciej wyjdziesz na jaw, tym szybciej będziesz w stanie sprostać oczekiwaniom interesariuszy i poradzić sobie z wszelkimi obawami, jakie mogą mieć.

Pozostań dostępny

Wreszcie, utrzymuj otwarte linie komunikacyjne. Pozostań w kontakcie ze swoimi interesariuszami, ale także daj im kanał, przez który mogą się z Tobą skontaktować, jeśli zajdzie taka potrzeba. Kiedy to robią, słuchaj tego, co mają do powiedzenia, kontaktuj się z nimi, zadawaj własne pytania. Komunikacja to wymiana informacji.

Jak ProjectManager pomaga zarządzać interesariuszami

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które wspiera komunikację w czasie rzeczywistym za pomocą raportów, które rejestrują postępy, aby pomóc informować wszystkich zaangażowanych w projekt. Nasze funkcje ułatwiają aktualizowanie Twoich interesariuszy.

Interesariusze chcą wiedzieć, jak zamierzasz zrealizować projekt. Menedżerowie projektów ciężko pracują, aby zbudować realny harmonogram na naszym internetowym wykresie Gantta, który organizuje zadania, zarządza zależnościami i wyznacza kamienie milowe. Harmonogram można udostępniać zainteresowanym stronom, aby były na bieżąco.

Zapewnij interesariuszom dane w czasie rzeczywistym

Kiedy poznają twój plan, będą chcieli zobaczyć, jak przebiega jego realizacja. Możesz udostępnić pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który pokazuje ogólny widok metryk projektu, takich jak postęp zadań, pozostały czas pracy, koszty i inne.

W razie potrzeby podaj interesariuszom szczegóły projektu

Aby dokładniej przyjrzeć się postępom i wydajności, udostępniamy raportowanie jednym kliknięciem. Generuj raporty o stanie, kosztach projektu i wiele więcej za jednym naciśnięciem klawisza. Następnie wydrukuj lub udostępnij raport zainteresowanym stronom, a wszystkie raporty można filtrować, aby wyświetlać tylko te dane, które ich interesują.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane narzędzie, które porządkuje zadania, zespoły i interesariuszy. Otrzymujesz funkcje, które pozwalają zespołom współpracować i równoważyć obciążenie pracą w celu zwiększenia produktywności. Interesariusze mogą natychmiast zobaczyć swoje postępy i otrzymywać informacje na wysokim poziomie lub bardziej szczegółowo. Zadbaj o zadowolenie swoich interesariuszy, lepiej planując, monitorując i raportując już dziś, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.