Co to jest zestawienie pracy? Definicja i przykłady

Bez względu na branżę, w której działasz, jedyną stałą w całym cyklu życia projektu są dokumenty. Zawsze jest mnóstwo dokumentów do stworzenia, zatwierdzenia, zarchiwizowania i wreszcie zarchiwizowania. Wszystkie te dokumenty dotyczące zarządzania projektami są ważne, ale zestawienie prac (SOW) jest z pewnością jednym z najważniejszych, ponieważ jest sporządzane na początku projektu i przedstawia wszystko, co jest potrzebne do realizacji projektu.

Korzystanie ze skutecznych narzędzi do planowania projektu oraz dokładnego i dobrze napisanego zestawienia prac (SOW) pozwoli Ci skutecznie poprowadzić projekt do mety zgodnie z harmonogramem i budżetem.

Co to jest zestawienie pracy (SOW) w zarządzaniu projektami?

Zestawienie pracy (SOW) jest prawnie wiążącym dokumentem, który rejestruje i definiuje wszystkie aspekty zarządzania pracą w Twoim projekcie. Zanotujesz działania, rezultaty i harmonogram projektu. Jest to niezwykle szczegółowa umowa o pracę, która określa warunki uzgodnione między stronami i kładzie podwaliny pod plan projektu.

Zestawienie prac (SOW) jest jednym z pierwszych dokumentów, które stworzysz, aby ułożyć cały krajobraz projektu przed zaplanowaniem i wykonaniem. Ze względu na dużą ilość wymaganych szczegółów perspektywa napisania może być zniechęcająca. Dlatego podzielmy go na bardziej strawne części. Twoje zestawienie pracy będzie znacznie bardziej szczegółowe niż oszacowanie pracy, które jest prostszym dokumentem, który określa pracę, która zostanie wykonana i związane z nią koszty.

Powiązane: Bezpłatny szablon zestawienia zadań dla programu Word

Jaki jest cel oświadczenia o pracy (SOW)?

Jak już wspomniano, zestawienie prac jest szczegółowym omówieniem zakresu projektu. Jest to również sposób na udostępnienie wymagań projektowych, kryteriów akceptacji i warunków płatności osobom, które pracują nad projektem, niezależnie od tego, czy współpracują, czy mają umowę na pracę nad projektem. Obejmuje to interesariuszy, takich jak dostawcy i wykonawcy, którzy ubiegają się o pracę nad projektem.

Jest to również pomocne dla kierowników projektów, ponieważ zapewnia strukturę, na której można budować plan projektu. Zestawienie pracy pomoże również uniknąć konfliktów w projekcie. Dzięki szczegółom i przejrzystości SOW pomaga utrzymać wszystkich zaangażowanych w projekt na tej samej stronie i działa, aby zminimalizować zamieszanie.

Przy tworzeniu harmonogramu pomocne jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami. Może to być niezwykle pomocne w organizowaniu zadań i zasobów, ponieważ na tym etapie projektu bardzo ważne jest sporządzenie dokładnego harmonogramu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może również pomóc w tworzeniu struktury podziału pracy (WBS), aby powiększyć zakres projektu i zidentyfikować działania, elementy dostarczane i kamienie milowe projektu.

Zestawienie przykładów pracy

Zakres prac można podzielić na kategorie. Istnieją trzy główne typy, które można zasadniczo zdefiniować w następujący sposób.

• Projekt/Szczegóły : Podczas pisania tego SOW to, co robisz, to przekazanie dostawcy, jak chcesz, aby praca została wykonana. Jakie są wymagania kupującego, które będą kontrolować proces dostawcy? Możesz użyć szablonu zbierania wymagań, aby upewnić się, że zebrałeś je wszystkie. Te wymagania projektowe mogą obejmować zakres od kryteriów akceptacji jakości i warunków płatności do pomiaru materiałów. W tym SOW to kupujący jest odpowiedzialny za wykonanie, ponieważ to on kieruje przebiegiem projektu.
• Poziom wysiłku/czas i materiały/stawka jednostkowa: Jest to prawie uniwersalna wersja i może mieć zastosowanie do większości projektów. Definiuje poziom wysiłku, a także materiały i koszt jednostkowy. Znajduje zastosowanie w umowach krótkoterminowych.
• Performance Based: Jest to preferowany SOW kierowników projektów, ponieważ koncentruje się na celu projektu, zasobach i oczekiwanym poziomie jakości produktów. Nie wyjaśnia jednak, jak ma się odbywać praca. Pozwala to na dużą autonomię w dotarciu do wyniku bez konieczności stosowania określonego procesu.

Niezależnie od tego, jaki rodzaj dokumentu SOW wybierzesz, będziesz chciał użyć oprogramowania do zarządzania projektami, aby usprawnić ten proces. ProjectManager może organizować wszystkie informacje, które zbierasz w naszym widoku listy. Ale nasze narzędzie nie tylko tworzy wymyślną listę rzeczy do zrobienia, jak inne aplikacje. Nasze oprogramowanie w czasie rzeczywistym śledzi Twoje postępy, a lista pokazuje procent wykonania każdego zadania. Możesz przydzielić pracę swojemu zespołowi, ustawić priorytet, dodać niestandardowe tagi i wiele więcej. Przekonaj się sam, korzystając z naszego bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego już dziś.

Jak napisać zestawienie prac projektowych (SOW)

Zestawienie prac jest prawnie wiążącą umową pomiędzy klientem a sprzedawcą, która opisuje warunki realizacji zakresu prac projektu. W SOW jest wiele informacji do opisania. Możesz to zrobić samodzielnie, jeśli chcesz, ale skorzystanie z narzędzi do zarządzania projektami, aby upewnić się, że nic nie zostało pominięte, okaże się pomocne. Masz tylko jedną szansę na stworzenie dokumentu SOW i chcesz, aby było to zrobione dobrze.

Oto przegląd kroków, które należy wykonać, aby napisać oświadczenie o pracy:

1. Utwórz krótkie wprowadzenie do swojego projektu.
2. Określ cel swojego projektu.
3. Zdefiniuj zakres swojego projektu.
4. Utwórz strukturę podziału pracy, aby zidentyfikować zadania projektowe, kamienie milowe i elementy dostarczane.
5. Stwórz harmonogram projektu dla swoich zadań, kamieni milowych i rezultatów
6. Zdefiniuj wymagania projektowe i kryteria akceptacji
7. Określ warunki płatności.

W poniższej sekcji omówimy każdy ze składników SOW zaangażowanych w ten proces.

Jeśli chodzi o pisanie oświadczenia o pracy, będziesz chciał być konkretny. Chcesz doprecyzować terminy używane, aby były powszechnie rozumiane. Ponadto jasno określ, kto co będzie robił iw jakim czasie te zadania muszą zostać wykonane. Dzięki temu unikniesz zamieszania w dalszej części projektu, kiedy nie możesz sobie pozwolić na nieporozumienia lub spory.

Oprócz jasnego pisania, w SOW należy uwzględnić elementy wizualne. Pomoże to skupić obiektyw na różnych aspektach projektu. Uwzględnienie wizualizacji, czy to wykresów, wykresów lub innych ilustracji, które pomogą ci wyjaśnić projekt, sprawią, że SOW będzie bardziej przyswajalny.

Po całej pracy, którą wykonałeś, aby uszczegółowić szczegóły projektu, nie chcesz zaniedbywać ostatniego, kluczowego kroku — podpisania pracy. Nie możesz kontynuować, jeśli nie masz do tego uprawnień. A dokładniej, możesz, ale może to kosztować powodzenie projektu. Dlatego upewnij się, że władze podpisały oświadczenie o pracy.

Co powinno być zawarte w zestawieniu prac (SOW)?

W zestawieniu prac jest tyle części, ile jest w projekcie, dlatego zaleca się korzystanie z systemu informacyjnego zarządzania projektami, aby pomóc w zarządzaniu wszystkimi jego składnikami. Jeśli zaczniesz od skupienia się na częściach, możesz pracować nad całością. Aby w pełni zrozumieć SOW, najpierw zwróć uwagę na główne aspekty projektu, którego dotyczy.

1. Wstęp

Rozpocznij od wyjaśnienia, jakie prace są wykonywane i ogólnych informacji o projekcie. Kto jest zaangażowany w projekt? Podaj te strony. Doprowadzi to do stałej oferty, wiążącej ceny produktów lub usług zakupionych w ramach projektu oraz bardziej formalnej umowy, która będzie bardziej uszczegółowiona.

2. Oświadczenie o celu

Zacznij od wielkiego pytania: dlaczego inicjujesz ten projekt? Jaki jest cel projektu? Utwórz deklarację celu, aby rozpocząć tę sekcję i udzielić dokładnej odpowiedzi na te pytania, takie jak cele projektu, rezultaty i zwrot z inwestycji.

3. Zakres prac

Jakie prace należy wykonać w projekcie? Zanotuj to w zakresie prac, w tym jaki sprzęt i oprogramowanie będą niezbędne. W jaki sposób wykonasz pracę zdefiniowaną w zakresie Twojego projektu? Obejmuje to wyniki, zaangażowany czas, a nawet ogólne kroki, jakie trzeba podjąć, aby to osiągnąć. Musisz utworzyć instrukcję zakresu projektu, aby przechwycić wszystkie informacje o zakresie projektu.

4. Gdzie będzie wykonywana praca?

Zatrudniony przez Ciebie zespół będzie musiał gdzieś pracować. Projekt może być specyficzny dla lokalizacji, w centralnym obiekcie lub w niektórych, jeśli nie wszyscy członkowie zespołu mogą pracować zdalnie. Tak czy inaczej, tutaj chcesz to szczegółowo opisać i gdzie będzie znajdować się używany sprzęt i oprogramowanie.

5. Zadania

Podejmij te ogólne kroki nakreślone w zakresie pracy i podziel je na bardziej szczegółowe zadania. Bądź konkretny i nie pomijaj żadnych działań, które są wymagane do uzyskania rezultatów i osiągnięcia celów projektu. Jeśli chcesz, podziel zadania na kamienie milowe lub fazy. Pomocny może być szablon struktury podziału pracy.

6. Kamienie milowe

Zdefiniuj ilość czasu, która ma zostać zaplanowana na ukończenie projektu, od daty rozpoczęcia do proponowanej daty zakończenia. Wyszczególnij rozliczane godziny w tygodniu i miesiącu oraz cokolwiek innego, co wiąże się z harmonogramem projektu. Ponownie liczy się specyficzność. Na przykład, jeśli istnieje maksymalna liczba godzin podlegających rozliczeniu dla dostawców i/lub umów, zanotuj to tutaj.

Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby monitorować swoje postępy i mieć pewność, że osiągasz swoje cele. ProjectManager ma wbudowany w narzędzie pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, w przeciwieństwie do innych programów, które pozwalają tworzyć własne. Mamy nie tylko wbudowany pulpit nawigacyjny, ale wykonujemy wszystkie obliczenia i wyświetlamy dane w czytelnych wykresach i wykresach. Bądź na bieżąco z nie tylko kamieniami milowymi, ale także rozbieżnościami w projekcie, kosztami i nie tylko.

7. Artykuły

Jakie są rezultaty projektu? Wymień je i wyjaśnij, co i kiedy jest należne. Opisz je szczegółowo, takie jak ilość, rozmiar, kolor i cokolwiek może być istotne.

8. Harmonogram

Dołącz szczegółową listę terminów, w których należy wykonać elementy projektu, poczynając od tego, który dostawca zostanie wybrany do osiągnięcia tego celu, początek, jaki jest okres realizacji, etap przeglądu, rozwój, wdrożenie, testowanie, zamknięcie projektu itp.

9. Standardy i testy

Jeśli istnieją jakiekolwiek branżowe kryteria akceptacji lub standardy jakości, których należy przestrzegać, wymień je tutaj. Ponadto, jeśli będzie testowany produkt, wymień, kto będzie zaangażowany w ten proces testowania akceptacyjnego, jaki sprzęt jest potrzebny i inne zasoby.

10. Zdefiniuj sukces projektu

Zwróć uwagę, czego sponsor i/lub interesariusze projektu oczekują od pomyślnego zakończenia projektu.

11. Wymagania projektowe

Wymień wszelkie inne urządzenia, które są potrzebne do ukończenia projektu i czy istnieje wymagany stopień lub certyfikat wymagany od członków zespołu. Zwróć również uwagę, czy będą istniały podróże lub inne wymagania projektowe, które nie zostały jeszcze uwzględnione.

12. Warunki płatności

Jeśli budżet projektu został utworzony, możesz wymienić płatności związane z projektem oraz sposób ich dostarczenia, z góry, w czasie lub po zakończeniu. Na przykład możesz zapłacić po ukończeniu kamienia milowego lub według ustalonego harmonogramu, w zależności od tego, co jest bardziej wykonalne finansowo.

13. Inne

Będą inne części projektu, które nie pasują do powyższych kategorii i to jest miejsce, w którym możesz je dodać, aby wszystko było zakryte. Na przykład, czy istnieją problemy z bezpieczeństwem, ograniczenia dotyczące sprzętu lub oprogramowania, opłaty za podróż, wsparcie po projekcie itp.?

14. Zamknięcie

To określi, w jaki sposób materiały zostaną zaakceptowane oraz kto dostarczy, dokona przeglądu i podpisze materiały. Zajmuje się również ostatecznymi obowiązkami administracyjnymi, upewniając się, że wszystko jest podpisane, zamknięte i zarchiwizowane.

Szablon zestawienia prac

Kiedy piszesz zestawienie pracy, pomocne może być użycie szablonu zestawienia pracy ze względu na wszystkie różne aspekty projektu, które musi on uchwycić. Większość szablonów zawiera takie elementy, jak słowniczek terminów definiujących, do czego odwołujesz się w Zakresie Prac. Będzie dla Ciebie miejsce na napisanie oświadczenia o celu oraz informacji administracyjnych.

Jeśli podoba Ci się nasz szablon oświadczenia o pracy, możesz wypróbować nasze bezpłatne szablony do zarządzania projektami, aby zarządzać swoimi projektami.

Dokumenty związane z zakresem prac

Zakres prac jest jednym z wielu dokumentów dotyczących zarządzania projektami, których będziesz potrzebować do zarządzania swoimi projektami. Oto niektóre, które są ściśle związane z oświadczeniem o pracy.

Umowa ramowa o świadczenie usług

Główna umowa o świadczenie usług to umowa, która definiuje warunki, które będą regulować przyszłe transakcje i umowy między dwiema stronami. Umowa ramowa o świadczenie usług zawiera podstawowe warunki, od których można odstąpić w przyszłych umowach prawnych.

Możesz użyć głównej umowy serwisowej, aby nawiązać relację z klientem lub dostawcą, a następnie użyć SOW dla każdego projektu.

Karta Projektu

Karta projektu zawiera przegląd Twojego projektu. Obejmuje między innymi cele projektu, interesariuszy, cele, zakres projektu. Jest to bardzo pomocny dokument, który pomoże Ci napisać SOW.

Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracy to narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia kierownikom projektów podział zakresu projektu na zadania, elementy dostarczane, kamienie milowe i fazy projektu. To wizualna reprezentacja całej pracy potrzebnej do projektu.

Prośba o propozycję

Zapytanie ofertowe (RFP) służy do wyszukiwania dostawców i wykonawców, którzy mogą dostarczyć do projektu produkty i usługi. RFP zawiera przegląd projektu, aby dać stronom przetargowym jasny opis tego, co jest od nich potrzebne. Gdy klient wybierze dostawcę, kolejnym krokiem jest przekazanie mu zestawienia prac z bardziej szczegółowymi informacjami o zakresie prac.

ProjectManager może poprawić Twoje zestawienie pracy

ProjectManager posiada zestaw narzędzi do zarządzania projektami, które mogą pomóc w przygotowaniu zestawienia pracy, które dokładnie przedstawia nadchodzący projekt. Na początek możesz użyć naszego wykresu Gantta, aby zacząć wymieniać wszystkie zadania, które możesz wymyślić dla projektu.

Gantt online ma podstawy wizualnej osi czasu, możliwość łączenia zależności w celu uniknięcia wąskich gardeł i wyznaczania kamieni milowych. Przypisz koszty do zadań i zobacz planowane koszty projektu lub poszczególnych etapów. Ale możesz użyć widoku arkusza, aby zobaczyć tylko siatkę, przefiltrować ścieżkę krytyczną, aby wiedzieć, jakie zadania można pominąć, jeśli to konieczne, i ustawić linię bazową po zakończeniu harmonogramu i budżetu. Oznacza to, że będziesz w stanie śledzić w czasie rzeczywistym, czy jesteś na dobrej drodze i czy nie przekraczasz budżetu. ProjectManager ma potrzebne narzędzia i zapewnia większą funkcjonalność niż konkurencja. Wypróbuj bezpłatnie dzięki naszej 30-dniowej wersji próbnej.

Jak widać, korzystanie z naszego oprogramowania do wykresów Gantta może znacznie pomóc w sporządzeniu dokładnego zestawienia pracy dla Twojego projektu. Dokładność ma duże znaczenie dla interesariuszy, gdy przychodzi czas na wykonanie zleconej pracy.

Zestawienie pracy jest podstawowym dokumentem każdego projektu. Po utworzeniu i zatwierdzeniu będziesz musiał stworzyć plan i go wdrożyć. I tu właśnie pojawia się ProjectManager. Nasze oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami dostarcza dane w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci zarządzać i śledzić rozliczenia pracy. Weź go na próbę i zobacz, jak może Ci pomóc dzięki 30-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.