7 kluczy do zachowania produktywności, gdy codzienna rutyna zostaje zdetonowana

Miałem rytm.

Miałem rutynę.

Przez większość czasu miałem nawet wystarczająco dużo czasu.

W ciągu kilku wspaniałych dni miałem więcej niż wystarczająco dużo czasu. (Nie, naprawdę. To było wspaniałe.)

Ale potem urodziła się moja córka. W końcu moja żona wróciła do pracy. I ku naszemu rozczarowaniu, nie pojawiły się żadne akceptowalne opcje opieki dziennej lub niani.

Nagle stałem się pełnoetatowym opiekunem mojej córeczki w ciągu dnia, wciąż jednocześnie pełniąc funkcję wiceprezesa ds. Marketingu w pełnym wymiarze czasu pracy z domu.

Aha, i na domiar złego, kiedy mama nie była już w pobliżu, aby pracować ze swoją czarodziejką Mama Nap, moja córka zdecydowała, że ​​nie będzie już drzemać w swoim łóżeczku. Nie, wystarczyłoby tylko godzinne spacery z wózkiem spacerowym na zewnątrz w teksańskim letnim upale. Tak …

A więc co się stanie, gdy Twój skrupulatnie opracowany harmonogram dnia zostanie zniszczony przez serię okoliczności (choć naprawdę uroczych), których nie planowałeś w pełni?

Cóż, przynajmniej z mojego doświadczenia, jeśli chcesz mieć jakąkolwiek nadzieję na przeżycie, bardzo szybko nauczysz się kilku ważnych lekcji.

Ale krótka uwaga, zanim przejdziemy do tych lekcji…

Oto mały, brudny sekret tego postu

Nie popełnij błędu myśląc, że reszta tego wpisu dotyczy Ciebie tylko, jeśli jesteś nowym rodzicem. Albo przechodzenie przez inną szaloną zmianę w życiu. Albo generalnie jesteś niezorganizowanym bałaganem.

1. Nie zawsze możesz dokładnie zaplanować, kiedy życie rzuci Ci kilka krzywych z rzędu. Ale obiecuję ci, że posiadanie siedmiu kluczy, które wyjaśnię poniżej, w głębi twojego umysłu, pomoże ci być trochę lepiej przygotowanym, jeśli (bardziej jak kiedy ) to się stanie.
2. Naprawdę nie musisz nawet czekać, aż życie zwariuje, aby zastosować się do poniższych rad, ponieważ większość z nich dotyczy ogólnie produktywności. Mam na myśli, czy zdarza się, że w twoim życiu ustalanie priorytetów i skupianie się przyniesie efekt przeciwny do zamierzonego? Nie.

Więc czytaj dalej.

Jeśli w obecnej sytuacji życiowej czujesz się jak kurczak z odciętą głową, mam plan, który pomoże Ci odzyskać odrobinę zdrowia psychicznego. (Z pewnością mi to pomogło.)

A jeśli Twoja obecna sytuacja życiowa jest miękka w Downy, każdy pojedynczy klawisz, który przeczytasz poniżej, nadal będzie służył jako przydatne przypomnienie, jak możesz stać się jeszcze bardziej produktywny… oraz jak dostosować się i zareagować w przyszłości, jeśli nastąpi poważna zmiana.

Okay, teraz przejdźmy do lekcji, które podzieliłem na siedem kluczy, aby z powodzeniem poruszać się po tych potencjalnie niepewnych wodach powodujących zmiany harmonogramu.

Strzelać! Właśnie zobaczyłem, jak moja córka zmienia pozycję w łóżeczku. Nie mamy dużo czasu…

1. Komunikuj się

Kiedy zdałem sobie sprawę, że mój osobisty harmonogram pracy ulegnie drastycznej zmianie, wiedziałem, że zmieni to to, co będę mógł zrobić.

Na przykład prowadziłem wiele webinarów w ciągu ostatnich 18 miesięcy, często dwie sesje w tygodniu. Ale jak mam znaleźć niezawodne bloki 90 minut w normalnych godzinach pracy, aby skupić się na webinarium z pełzającym dzieckiem?

Doprowadziło to do kilku rozmów - z moimi przełożonymi i innymi osobami, których role zostałyby naruszone z powodu mojej niezdolności do prowadzenia webinarów.

Takie rozmowy mogą czasami wydawać się niezręczne, ponieważ nigdy nie lubimy przyznać, że możemy dłużej robić coś, na co liczyliśmy. Ale o wiele lepiej jest mieć je od razu, aby można było sporządzić nowe plany, zamiast czekać, a potem zmuszać wszystkich do pracy.

Na szczęście wszelkie obawy, które miałem, szybko zostały rozwiane.

Moi przełożeni zrozumieli i byli gotowi współpracować z moim szalonym harmonogramem, a znakomici koledzy z zespołu, tacy jak Chris Garrett i Will DeWitt, byli gotowi wkroczyć i zająć się planowaniem, organizacją i prowadzeniem webinarów podczas mojej nieobecności.

Czy ta lekcja dotyczy Ciebie, jeśli jesteś jednym biznesem, powiedzmy samotnym przedsiębiorcą cyfrowym? Absolutnie.

Ale w twoim przypadku możesz komunikować się z publicznością zamiast z zespołem w pracy. Jeśli Twoja codzienna rutyna zostanie zmieniona do tego stopnia, że ​​zmieni się Twój harmonogram treści, poinformuj o tym swoich odbiorców.

Oczekiwania są wszystkim. Ustaw odpowiednie, aby ludzie wiedzieli, czego się spodziewać, a Ty masz szansę je przewyższyć. Pamiętaj: zawsze lepiej jest składać obietnice zaniżone i przekroczyć, zamiast na odwrót.

2. Ustal priorytety

Po komunikowaniu się z zainteresowanymi stronami nadszedł czas, aby usiąść i trochę szczerze porozmawiać ze sobą.

Ponieważ jeśli zamierzasz przejść od czegoś, co wydawało się nieprzerwanym oceanem czasu, do tego, co teraz będzie wyglądać jak kilka małych rozrzuconych kałuż czasu, musisz się cholernie upewnić, że maksymalizujesz te kałuże!

Oznacza to, że priorytet ma kluczowe znaczenie.

Co jest dla Ciebie najważniejsze… a co nie?

Jednym ze sposobów jest podzielenie swoich obowiązków na cztery ćwiartki:

• Pilne i ważne
• Nie pilne i ważne
• Pilne i nieważne
• Nie pilne i nieważne

Upewnij się, że wiesz, co jest pilne i ważne, aby nie prześlizgnęło się przez pęknięcia.

Upewnij się również, że masz czas na niepilne, ale ważne czynności, które łatwo odepchnąć w obliczu kryzysu czasowego.

A potem będziesz w stanie zidentyfikować pilne, ale nieważne rzeczy, a także rzeczy nie pilne i nieważne, abyś mógł odpowiednio określić priorytet tego, co po prostu jest odkładane i ignorowane.

Nie możesz zrobić wszystkiego, ale możesz upewnić się, że robisz to, co najważniejsze.

Najważniejsze jest to, że jeśli masz mniej czasu, masz mniejszy margines błędu, jeśli chodzi o to, co jest zrobione, a co nie, ponieważ są szanse, że nie będziesz w stanie wykonać tej samej ilości rzeczy.

Przejście do trybu nadrzędnego priorytetu zmusza Cię do wyjaśnienia, co jest ważne, a co nie. A mądrość, jaką uzyskasz dzięki temu, można zastosować, gdy harmonogram wróci do normy, co może przenieść planowanie i produktywność na poziom superbohatera.

3. Zdecyduj

Następnym kluczem jest skorzystanie z tego, czego nauczyłeś się podczas ustalania priorytetów i zdecydowanie, co zrobisz, delegujesz, a co zwolnisz.

Często może być najważniejszym kluczem do zapewnienia, że ​​wszystko, w co jesteś zaangażowany, będzie dalej nucić, jakby Twój harmonogram nigdy się nie zmienił.

Wróćmy do czterech kwadrantów pilności i ważności powyżej i spójrzmy na nie przez pryzmat tego, co należy zrobić, delegować lub odrzucić.

1. Pilne i ważne: deleguj, jeśli masz kogoś, kto może się tym zająć, w przeciwnym razie zrób to sam.
2. Nie pilne i ważne: zrób to sam. Jest szansa, że ​​Twoja zdolność do osiągania sukcesów w tych działaniach jest tym, co zapewnia Ci pozycję, w której się znajdujesz, i co może zbudować najbardziej długoterminową wartość dla Ciebie i Twojej firmy.
3. Pilne i nieważne: oddeleguj kogoś, kto jest w stanie sobie z tym poradzić (zwłaszcza jeśli mógł się czegoś nauczyć z doświadczenia) lub rozważ całkowite zwolnienie.
4. Nie pilne i nieważne: odrzuć. Nie masz czasu na takie rzeczy!

Pozwólcie, że przedstawię ważne zastrzeżenie…

Twój osobisty wybuch harmonogramu nie jest licencją na delegowanie (lub odrzucanie) wszystkiego. Dlatego nie przytłaczaj członków swojego zespołu, wysyłając lawinę nowych prac. Staraj się być strategiczny.

Delegowanie to zarówno okazja do zaoszczędzenia czasu, jak i szansa na zapewnienie ludziom bardziej ekologicznym lub nowszym od Ciebie cennego doświadczenia.

Tam, gdzie to możliwe, staraj się dopasować to, co delegujesz, do tego, co zachęci do rozwoju osoby lub osób, którym delegujesz. I pamiętaj, aby umieścić nowe obowiązki w ten sposób, kiedy je wyjaśniasz.

Ponieważ sam przeszedłem przez ten proces, miałem ogromne szczęście, że ludzie tacy jak Will DeWitt i Loryn Thompson byli gotowi, chętni i podekscytowani podejmowaniem nowych obowiązków. Są chętni do nauki i rozwoju, a także niezwykle zdolni.

Posiadanie takich ludzi w zespole z pewnością znacznie ułatwia delegowanie. A kiedy możesz być mądry i strategiczny w odniesieniu do tego, co delegujesz, a co zwalniasz, możesz być bardziej skoncentrowany na tym, co zamierzasz zrobić.

4. Zidentyfikuj

Teraz, gdy już wiesz, co zamierzasz zrobić, delegować i zwolnić, czas zacząć organizować, kiedy zamierzasz faktycznie załatwić sprawę.

Zanim usiądziesz i zaczniesz szaleńczo walić w klawiaturę, jakbyś był Brucem Wszechmogącym, najlepiej jest się zorganizować.

Tak, zorganizowanie się zajmie trochę czasu.

I tak, w tej chwili brakuje ci czasu.

Możesz więc pomyśleć:

„Nie mam czasu bawić się kalendarzem i listą rzeczy do zrobienia. Muszę iść do pracy, człowieku! ”

Ale to jest krok wstecz, który pomoże ci zrobić dwa, trzy, cztery kroki naprzód w miarę upływu dni. To mniej czasu, a więcej inwestycji - i to się opłaci.

Następnie zajmiemy się planowaniem tego, co będziesz robić w każdym z bloków czasowych. To klucz nr 5. Jest jednak krok, który musi nastąpić wcześniej: faktycznie zidentyfikuj bloki czasowe, które masz do dyspozycji.

Takie postępowanie bardzo pomaga.

Jednym z największych wyzwań, jakie napotkałem, przechodząc od przeważnie nieprzerwanego dnia pracy w normalnych godzinach pracy do rozproszonych sesji roboczych o dowolnej porze dnia, kiedy mogłem je dopasować, było to, jak zdezorganizowane było to wszystko.

Ale rozpoznanie stałych bloków czasowych, które miałem - na które mogłem liczyć - pomogło mi się zrelaksować i znaleźć porządek w chaosie.

• Wiedziałem, że mogę wstać wcześnie i pracować w ciszy i spokoju przez 90 minut.
• Wiedziałem, że mogę dostać dwa 60-90-minutowe bloki w ciągu dnia, podczas gdy moja córka drzemie, kiedy w końcu zrozumiałem, jak sprawić, by drzemała w łóżeczku, a nie w wózku. (Mógłbym nawet wstępnie zaplanować rozmowy lub nagrania podcastów w tych oknach, ponieważ były one w pewnym stopniu standardowe na co dzień).
• Wiedziałem, że mogę sprawdzić pocztę e-mail i wykonać kilka szybkich pilnych / ważnych zadań na lunchu, gdy moja żona była w domu, a potem pół godziny po powrocie do domu po pracy.
• Wiedziałem, że po obiedzie dostanę tyle czasu, ile potrzebuję… chociaż starałem się tego nie nadużywać i nie spać zbyt późno, ponieważ wracając do pierwszego punktu powyżej, chciałem też wstać wcześnie.
• I wreszcie wiedziałem, że zasadniczo mogę pracować w pełnym wymiarze godzin plus dodatkowe w weekendy.

Stały się one blokami czasu, które mogłem umieścić w swoim kalendarzu. Musiałem tylko wypełnić zadania, które wykonałem podczas każdego z nich.

Ten proces naprawdę pomógł zakotwiczyć mój dzień i uchronić mnie przed uczuciem przytłoczenia.

5. Plan

To powiedziawszy, nadal nieuchronnie czuję się przytłoczony.

Ale kiedy zidentyfikowałem, co powoduje to uczucie, łatwiej było je przezwyciężyć.

Oto, co sobie uświadomiłem…

Za każdym razem, gdy czułem się przytłoczony, dzieje się tak dlatego, że pozwoliłem minąć blokowi czasu, nie osiągając czegoś konkretnego i ważnego. Potem przekazywałbym dodatkową pracę na następny blok czasowy lub na weekend (ugh), co doprowadziłoby mnie do poczucia, że ​​mam zbyt wiele do zrobienia i nie mogę tego wszystkiego zrobić.

Rozwiązanie jest zawsze proste: poświęć trochę czasu na zaplanowanie, co zrobię z każdym blokiem czasowym, tak że gdy tylko się zacznie, mogę po prostu zacząć pracować, zamiast próbować wymyślić, co mam zamiar zrobić.

To może wydawać się dodatkowym krokiem.

Nie możesz po prostu poświęcić kilku minut na rozpoczęcie każdego bloku, przejrzeć listę rzeczy do zrobienia, wybrać najważniejszą pozycję i zabrać się do pracy?

Być może. Może to zadziała dla Ciebie. Po prostu wiem, że to nie dla mnie.

Chęć sprawdzenia poczty e-mail, sprawdzenia Twittera lub otwarcia Feedly jest zawsze silna, gdy opadam przed komputer. FoMO to piekielny narkotyk. I podczas gdy wcześniej miałem trochę wolnego czasu w ciągu dnia na spadanie do króliczej nory, teraz nie mam.

Jeśli dokładnie wiem, nad czym będę pracować, siadając przy komputerze, zabieram się do pracy. To gwarantuje, że robię znaczące postępy w sprawach, które mają znaczenie.

Wtedy, i tylko wtedy, jeśli skończę i będę miał dodatkowy czas na końcu bloku czasowego, mogę szybko sprawdzić e-mail / media społecznościowe / wiadomości. W tym momencie nie muszę się martwić, że stracę zbyt wiele czasu na potencjalne królicze nory, ponieważ odhaczyłem już ważną rzecz ... i ponieważ czołgające się / płaczące / przytulające się córeczki są najlepszym antidotum na każdą głupią króliczą norę .

6. Skupienie

Jak widać, każdy klawisz opiera się na poprzednich.

Pierwsze pięć kluczy - komunikowanie się, ustalanie priorytetów, podejmowanie decyzji, identyfikacja i planowanie - wszystkie prowadzi w jednym, bardzo konkretnym kierunku, który pozwala skupić się na wykonaniu ważnej pracy, nawet gdy harmonogram jest chaotyczny.

Każdy z tych kluczy jest bez znaczenia, jeśli nie jesteś wystarczająco zdyscyplinowany, aby się skupić.

Zrób więc wszystko, co musisz zrobić, aby upewnić się, że twoja uwaga pozostaje skupiona w kierunku, w którym powinna być w blokach czasowych.

Jak wspomniałem, najpierw zidentyfikowanie konkretnej czynności, nad którą będę pracować w każdym bloku czasowym, pomaga mi się skupić.

Oto kilka innych, bardziej subtelnych technik, które również pomogły:

• Usuwanie ikony aplikacji Twitter ze stacji dokującej na komputerze Mac
• Umieszczam telefon w innym pokoju
• Wyłączanie Slacka lub przynajmniej usypianie powiadomień
• Noszę słuchawki i gram muzykę, jeśli nie piszę (ponieważ nie mogę pisać z muzyką)
• Wychodzenie z domu, jeśli nocne lub weekendowe rozrywki są zbyt duże

To tylko kilka technik, które się sprawdziły.

Pomogło mi to, że starałem się być wobec siebie brutalnie szczery. I chociaż czuję się głupio, gdy muszę ukrywać przed sobą ikonę Twittera, wiem, że będę to sprawdzać rzadziej bez tego wizualnego wskazówki, które rzuca się w oczy, gdy patrzę na ekran. Więc to jest tego warte.

Nie mam teraz minut ani sekund do stracenia. Muszę chronić swoją koncentrację.

Więc jeśli kiedykolwiek znajdziesz się w sytuacji niszczenia harmonogramu, tak jak ja, bądź ze sobą brutalnie szczery.

Jakie zmiany możesz wprowadzić, nawet bardzo małe, które wyeliminują potencjalne czynniki rozpraszające i pomogą Ci się skupić?

Bez skupienia nigdy nie zrobisz wystarczająco dużo.

7. Bądź miły

Wreszcie, nie zapomnij być miłym… zwłaszcza dla siebie.

Zrozum, że nie jesteś ani Supermanem, ani Wonder Woman. Nie możesz zrobić wszystkiego.

Ustaw sobie realistyczne oczekiwania, a potem możesz pracować nad ich przekroczeniem. Pewność, jaką uzyskasz w ten sposób, zwiększy Twoją produktywność.

Zrozum również, że przejścia mogą zająć trochę czasu.

Kiedy jesteś przyzwyczajony do ośmiogodzinnego nieprzerwanego czasu pracy w dni robocze, który jest rozdrabniany i rozrzucany w ciągu tygodnia, będziesz mieć okres dostosowawczy. Więc kiedy nieuchronnie potkniesz się trochę i początkowo walczysz, aby dopasować się do poprzednich poziomów wydajności, miej trochę współczucia dla siebie.

I bądź uprzejmy dla tych, na których wpływa również dostosowanie harmonogramu - co prowadzi nas z powrotem do punktu 1 powyżej. Komunikacja jest tak ważna i jest to niezbędna forma życzliwości, szczególnie w takiej sytuacji.

O wiele lepiej jest być z góry, jeśli chodzi o zmianę tego, z czym sobie poradzisz, a nawet spadek produktywności, aby inni mogli to zaplanować i przygotować się na to. W ten sposób wszyscy zaangażowani i dotknięci mogą sobie z tym poradzić w najlepszy możliwy sposób, zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej.

Czy kiedykolwiek miałeś do czynienia z sytuacją zmieniającą harmonogram, podobną do tej, którą tutaj opisałem? Jak sobie z tym poradziłeś? Jakie inne klucze do skutecznego poruszania się po zmianie zostały przez Ciebie odkryte?

Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach poniżej.