Komitet Sterujący: definicja, role i wskazówki dotyczące spotkań

Otrzymałeś zadanie poprowadzenia projektu i stworzenia planu projektu tylko po to, by dowiedzieć się, że zostanie on sprawdzony przez komitet sterujący. A może nie masz obecnie komitetu sterującego dla swojej firmy, ale jesteś zainteresowany jego utworzeniem. Jeśli nie masz pewności, czym jest komitet sterujący lub czym się zajmuje, nie panikuj.

Przyjrzyjmy się, czym jest komitet sterujący, jaki ma związek z zarządzaniem projektami i czym zajmują się komitety sterujące. Dowiesz się również o rolach w komitecie sterującym, o tym, jak przeprowadzić spotkanie komitetu sterującego i jak może pomóc oprogramowanie do zarządzania projektami.

Czym jest Komitet Sterujący?

Komitet sterujący to rada doradcza, która zarządza firmą, kampanią lub czymkolwiek pomiędzy. Cokolwiek komisja jest odpowiedzialna za kierowanie, określa, kim są jej członkowie. Innymi słowy, komitety sterujące składają się z ekspertów, autorytetów i starszych interesariuszy.

Główna troska komitetu sterującego skupia się na kierunku, zakresie, budżecie, harmonogramie i metodach stosowanych przez organizację. Komitety sterujące będą się od czasu do czasu spotykać i omawiać te tematy, aby zobaczyć, gdzie są i gdzie chcą być w przyszłości. W razie potrzeby resetują również wszelkie tematy, aby pozostać na dobrej drodze.

Oprogramowanie do zarządzania projektami łączy projekty i komitety sterujące w celu uzyskania lepszej analizy i lepszych wyników. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które ma pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które dostarczają dane na żywo na temat metryk projektu. Nie wymaga konfiguracji i śledzi wszystko, od kosztów, przez obciążenie i kondycję, po zadania, zapewniając ogólny wgląd w postęp i wydajność projektu. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Definicja Komitetu Sterującego Projektu

Definicja komitetu sterującego projektem nie różni się znacząco od definicji komitetu sterującego, ale składa się z menedżerów, których zadaniem jest nadzorowanie i wspieranie projektu. Odbywa się to z wyższego poziomu niż codzienne działania tego projektu, ale z perspektywy menedżerskiej.

Jeśli chodzi o to, kto jest wybierany do komisji, zwykle zależy to od ich udziału w projekcie. Ci interesariusze mogą obejmować klientów, wykonawców, a nawet inne działy w organizacji, na które projekt będzie miał największy wpływ.

Ludzie w komitecie sterującym nie zawsze pracują nad projektem; ta rola należy do kierownika projektu i jego zespołu. Komitet sterujący składa się z większej liczby kierowników wyższego szczebla, ale ponieważ nie są oni zaznajomieni ze szczegółami projektu, muszą mieć jasną komunikację, aby móc wykonywać swoją pracę.

Czym zajmuje się Komitet Sterujący?

Jak sama nazwa wskazuje, komitet sterujący ma jedno zadanie: kierować projektem. Tak jak kierujesz samochodem, komitet sterujący jest narzędziem, które utrzymuje Cię na drodze i porusza się we właściwym kierunku. Są tam, aby podejmować ważne decyzje, takie jak sposób prowadzenia procesów przez firmę lub sposób współpracy zespołów.

Cofnijmy się i pomyślmy o funkcjach komitetu sterującego. Do czego ma uprawnienia i jak sprawuje nadzór nad projektem? To prowadzi nas do określenia celu komitetu sterującego.

1. Wesprzyj projekt

Trudno jest zarządzać zespołem, a jeszcze trudniej, gdy zarządzasz wielofunkcyjnymi zespołami projektowymi. Oczywiście kierownik projektu to osoba odpowiedzialna za codzienne zarządzanie zespołem, ale gdy potrzebuje pomocy, jest tam komitet sterujący. Często członkowie komitetu sterującego pochodzą z szefów różnych działów, które mają zespoły zaangażowane w projekt i mogą mieć z nimi większy wpływ lub lepsze relacje.

2. Podejmuj decyzje

Pokrótce wspomnieliśmy o tym, jak komitet sterujący może pomóc w kierowaniu projektem i podejmowaniu ważnych decyzji. Czasami decyzje te obejmują rozwiązywanie konfliktów lub rozwiązywanie problemów, ale często są to decyzje większe niż indywidualny projekt. Są chwile, w których należy dokonać wyboru w zakresie nowych modeli biznesowych lub sposobu obsługi procesów biznesowych. Nie są one częścią obowiązków kierownika projektu, a komitet sterujący ma na celu bardziej odpowiednie reagowanie na te decyzje.

3. Rozwiąż problemy

Menedżerowie projektów to zazwyczaj ci, którzy wkraczają w przypadku konfliktu lub wąskiego gardła. Mogą wygładzić różnice między stronami lub odpowiednio przesunąć zasoby. Ale mogą pojawić się problemy, których kierownik projektu i jego zespół nie są w stanie rozwiązać samodzielnie. Komitet sterujący jest po to, aby wspierać projekt i można go wezwać w razie potrzeby w celu rozwiązania tych problemów.

Powiązane: Darmowy szablon śledzenia problemów dla programu Excel

4. Zatwierdź budżet projektu

Kierownik projektu tworzy budżet i rozmawia z ekspertami i ich zespołami w celu ustalenia ilości środków niezbędnych do wykonania wszystkich zadań w wymaganym terminie. Kierownik projektu następnie przedstawia budżet projektu komitetowi sterującemu, który uzyskuje ostateczną akceptację. Dodatkowo, jeśli kierownik projektu chce zwiększyć budżet w trakcie realizacji projektu, za jego zatwierdzenie odpowiada komitet sterujący.

5. Uzyskaj aktualizacje statusu

Aby spełnić swój cel, komitet sterujący musi wiedzieć, co się dzieje w projekcie. Nie oznacza to, że muszą znać szczegóły projektu, ale muszą być regularnie aktualizowane o jego status. Kierownikiem projektu jest zwykle osoba z zespołu projektowego, która przedstawia aktualizację statusu interesariuszom.

6. Zachęć kierownika projektu

Kierownik projektu jest najbardziej prawdopodobnym członkiem zespołu, który będzie współpracował z komitetem sterującym, ponieważ muszą mieć dobre relacje, aby zapewnić powodzenie projektu. Oznacza to, że czasami komitet sterujący ma plecy kierownika projektu, jeśli potrzebuje zachęty lub jeśli kierownik projektu potrzebuje życzliwego ucha, aby się wyładować.

Role w Komitecie Sterującym

Komitet sterujący żyje lub umiera dzięki produktywnemu zaangażowaniu jego członków — każdy jest ważny i musi w nim uczestniczyć. Role mogą się różnić w zależności od komitetu sterującego, organizacji i projektu, ale ogólnie istnieją pewne wspólne role wśród wszystkich komitetów sterujących.

• Business Manager: Ta osoba jest odpowiedzialna za kierownika projektu i właściciela uzasadnienia biznesowego. Patrzą na projekt przez pryzmat biznesu i określają, czy spełnia on cele i interesy biznesowe, a także czy koszty są uzasadnione korzyściami płynącymi z projektu.
• Senior Users: Ta część komitetu sterującego reprezentuje grupę, dla której realizowany jest projekt. Pomyśl o nich jako o końcowych użytkownikach produktu lub usługi. Zapewnia to zgodność wyników projektu z wymaganiami użytkownika.
• Starszy dostawca: Ta rola zapewnia siłę roboczą, budżet i usługi dla projektu. Upewniają się, że projekt, produkt i inne standardy są spełnione. Ich odpowiedzialnością jest wykonalność produktu lub usługi w ramach ograniczeń budżetu i planu projektu. Ta rola może być kimś z działu IT lub nawet zewnętrznym interesariuszem.

Jak poprowadzić posiedzenie Komitetu Sterującego

Spotkanie komitetu sterującego obejmuje różne szczegóły w porównaniu z innymi rodzajami spotkań, ale pod względem sposobu ich prowadzenia zasady są podobne. Na każdym spotkaniu nie chcesz iść bez programu, ponieważ program oznacza, że ​​nie marnujesz niczyjego czasu.

W ten sposób nie chcesz ugrzęznąć w szczegółach. Komitet sterujący ma inny pogląd na projekt niż zespół projektowy i nie musi wiedzieć o każdym zadaniu i czy jest zgodne z harmonogramem. Ponownie, odpowiedzialność ta spada na kierownika projektu. Zamiast tego komitet sterujący służy szerszemu obrazowi i pomaga kierownikowi projektu w podejmowaniu decyzji wykraczających poza zakres jego pracy.

Ktoś powinien robić notatki podczas spotkania, które obejmują ogólnie to, co było omawiane i wszelkie decyzje, które zostały podjęte podczas spotkania. Przed przerwą przejrzyj te notatki i upewnij się, że wszyscy obecni podpiszą się na nich, aby uniknąć problemów w przyszłości.

Jeśli prowadzisz spotkanie, ostatnia myśl: poznaj ludzi, z którymi pracujesz. Zrozumienie osobowości każdego członka komisji pomoże ci lepiej komunikować się z nimi i zarządzać nimi podczas spotkania. Wiedza o tym, z kim pracujesz, jest zawsze sposobem na bardziej produktywną pracę.

Jak ProjectManager pomaga Komitetom Sterującym

Niezależnie od tego, czy kierujesz zobowiązaniami, czy raportami do jednego, potrzebujesz narzędzi, które mogą dostarczać dane w czasie rzeczywistym, aby wiedzieć, co dzieje się w projekcie i podejmować bardziej wnikliwe decyzje, aby zapewnić jego sukces. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które posiada funkcje umożliwiające zarządzanie projektami i aktualizowanie komitetu sterującego.

Uzyskaj szczegółowe raporty jednym kliknięciem

Przedstawiając się komitetowi sterującemu, musisz wymyślić metryki projektu, nie gubiąc się w chwastach. Nasze funkcje raportowania jednym kliknięciem umożliwiają generowanie raportów o statusie projektów i statusie portfela lub bardziej szczegółowych raportów dotyczących czasu, kosztów i nie tylko. Wszystkie raporty można filtrować, aby pokazać tylko to, co chce zobaczyć komitet sterujący. Ponadto można je łatwo udostępnić jako pliki PDF lub wydrukować, jeśli jest to preferowane.

Udostępniaj plany na interaktywnych wykresach Gantta

Chociaż komitet sterujący nie chce zagłębiać się w szczegóły, chce zobaczyć plan projektu. Możesz organizować zadania, łączyć zależności i tworzyć kamienie milowe na wykresie Gantta, jednocześnie filtrując ścieżkę krytyczną i ustawiając linię bazową do śledzenia wariancji projektu. Udostępniaj wykresy Gantta zespołowi projektowemu i komitetowi sterującemu, aby na bieżąco informować wszystkich o postępach. Jeśli komitet sterujący jest odpowiedzialny za więcej niż jeden projekt, istnieje mapa drogowa, która może dać im przegląd całego portfolio.

Oczywiście komitet sterujący chce, aby projekt zakończył się sukcesem, podobnie jak ProjectManager. Dlatego dostępne są funkcje zarządzania zadaniami i zarządzania zasobami, które pozwalają zespołom pracować na pełnych obrotach. Nasze oprogramowanie, współpracujące do samego rdzenia, łączy zespoły hybrydowe i umożliwia im udostępnianie plików i współpracę, a wszystko to w celu stworzenia bardziej produktywnego środowiska pracy. Komitetowi sterującemu to się spodoba.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które łączy zespoły hybrydowe, bez względu na to, gdzie, jak i kiedy pracują. Dane w czasie rzeczywistym zapewniają jedno źródło prawdy, dzięki czemu każdy zawsze pracuje na najbardziej aktualnych informacjach. Nasze oprogramowanie, oparte na opartej na współpracy platformie, pomaga w planowaniu, monitorowaniu i śledzeniu postępów i wydajności w czasie rzeczywistym. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.