Pozyskiwanie funduszy non-profit: jak zdobyć sponsorów na wydarzenie

Zanim dowiesz się, jak pozyskać sponsorów na wydarzenie, pierwsze pytanie, które musisz sobie zadać, to: „Jakie wydarzenie organizuję?”

Istnieją dwa główne rodzaje wydarzeń non-profit. Pierwszym z nich jest tak zwany „przyjaciel”, ponieważ celem nie jest zbieranie pieniędzy — możesz nawet odkryć po fakcie, że straciłeś pieniądze w krótkim okresie. Impreza przyjaciół ma na celu nawiązanie relacji w społeczności z długofalowym celem znalezienia darczyńców dla Twojej organizacji non-profit lub budowania relacji.

Drugim rodzajem wydarzenia (i którego organizacją jest większość zespołów deweloperskich) jest zbiórka pieniędzy. Celem tych wydarzeń jest zebranie kapitału na wsparcie programów i kosztów administracyjnych związanych z realizacją misji Twojej organizacji.

Aby zbiórki funduszy odniosły sukces, ważne jest, aby zapewnić finansowanie od lokalnych firm i osób prywatnych. Będziesz także potrzebował planu, zanim będziesz mógł określić, w jaki sposób pozyskać sponsorów na wydarzenie. Prośba o sponsorowanie wydarzeń charytatywnych może być wyzwaniem, ale możesz zwiększyć swoje szanse, przestrzegając następujących kroków:

• Ustal swój plan wydarzenia
• Utwórz opcje propozycji
• Zidentyfikuj potencjalnych sponsorów wydarzenia
• Honorowych sponsorów na wydarzeniu
• Kontynuacja później

Po omówieniu tych kroków omówimy pięć krótkich wskazówek, których możesz użyć, prosząc o sponsorowanie wydarzenia, w tym jak zachęcić lokalne firmy do sponsorowania wydarzenia.

Ale najpierw spójrzmy na kilka często zadawanych pytań, aby przedstawić podstawowe zestawienie sponsorów wydarzeń.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące pozyskiwania sponsorów na wydarzenie

Zanim przejdziemy do tego, jak pozyskać sponsorów na wydarzenie, upewnijmy się, że jesteśmy na tej samej stronie na temat roli sponsorowania wydarzenia. Oto kilka najczęściej zadawanych pytań dotyczących sponsorów wydarzeń non-profit.

Kim jest sponsor wydarzenia?

Sponsor to każda osoba lub firma, która dostarcza coś za darmo (pieniądze, usługi, produkty) w celu zwiększenia wartości Twojego wydarzenia.

Sponsorzy są kluczem do Twojego wydarzenia, ponieważ dodają zachęty, które przyciągną ludzi do Twojego wydarzenia.

Dlaczego sponsorzy są ważni dla sukcesu Twojej zbiórki pieniędzy?

Oprócz wartości dodanej do wydarzenia sponsorzy zapewniają również korzyści marketingowe i promocyjne. Na przykład, jeśli lokalna restauracja zapewnia jedzenie na Twoje wydarzenie, powinna również reklamować Twoje wydarzenie w swoim miejscu prowadzenia działalności.

Zbieranie funduszy i możliwości sponsorowania to świetne partnerstwa biznesowe. Większość firm, zwłaszcza większych, lokalnych, ma na to coroczny budżet. Więc im wcześniej zaczniesz wydobywać darmowe rzeczy, takie jak torby z gadżetami i darowizny żywności, tym lepiej.

Wykaż się kreatywnością w kwestii tego, do kogo docierasz i pamiętaj, że wszystko, co dodaje wartości Twojemu wydarzeniu, jest tego warte.

Kiedy należy skontaktować się z potencjalnymi sponsorami?

Zwykle około czterech miesięcy. Planuj z wyprzedzeniem, aby sponsorzy mieli wystarczająco dużo czasu na przejrzenie wszelkich niezbędnych zezwoleń.

Chcesz także uniknąć konkurowania z innymi lokalnymi organizacjami o sponsorów. Im wcześniej zaczniesz kopać dla sponsorów, tym lepiej. W dalszej części tego artykułu omówimy bardziej szczegółowo moment proszenia o sponsorowanie wydarzeń charytatywnych.

Kogo możesz pozyskać do sponsorowania swojego wydarzenia?

Krótka odpowiedź brzmi: każdy i każdy. Zacznij od lokalnych firm i zapytaj rejestrujących się, czy ich firmy chcą się zaangażować. Skontaktuj się również z lokalnymi restauracjami po karty podarunkowe lub darowizny żywności.

Upewnij się, że pytasz znajomych, współpracowników, a następnie pytasz ich sieci i tak dalej.

Jak możesz przekonać sponsorów, aby powiedzieli „tak”?

Pozyskiwanie sponsorów może być stresujące, zwłaszcza gdy sprawy nie toczą się tak szybko, jak chcesz. Pamiętaj, aby dobrze się bawić, być kreatywnym i kierować się do miejsc, w których osobiście lubisz być. Jeśli jesteś lojalnym klientem lokalnej firmy, chętniej Cię wesprą.

Jednym z kluczy do uzyskania odpowiedzi „tak” jest wymyślenie kreatywnych sposobów dotarcia do potencjalnych darczyńców. Pomoże Ci to wyróżnić się spośród innych organizacji, które proszą o sponsorowanie.

Pierwszy kontakt jest zawsze ważny, więc nie wysyłaj zwykłego e-maila na wszystkie adresy e-mail „info@”, które znajdziesz na stronach internetowych. Zanurz się głębiej i podejmij osobiste podejście do nawiązania kontaktu.

Odwiedź ulubiony lokalny sklep, który wspierasz, i zapytaj, czy przekazuje darowizny lub sponsoruje lokalne wydarzenia. Staraj się odwiedzać firmę poza godzinami pracy, aby poświęcić ci pełną uwagę.

Upewnij się, że kontaktujesz się wcześnie i często. I nie rozczaruj się, jeśli coś nie dzieje się tak szybko, jak chcesz. Po prostu daj sobie dużo czasu na realizację swoich celów sponsorskich.

A o tym, o czym mówi ten artykuł, jest zachęcanie sponsorów do powiedzenia „tak”. Czytaj dalej, aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących tworzenia skutecznej strategii sponsorowania wydarzeń.

Zanim poprosisz o sponsorów, ustal swój plan wydarzenia

Zespoły programistyczne non-profit mogą działać na autopilocie, organizując te same wydarzenia co roku bez korekt. Jednak takie podejście nie pomoże Ci rozwinąć bazy wsparcia ani zachęcić lokalnych firm do sponsorowania Twojego wydarzenia. Najlepiej spojrzeć na każde wydarzenie ze świeżej perspektywy i z nowym planem.

Powinieneś być w stanie bezpośrednio powiązać działalność i tematykę swojego wydarzenia z misją Twojej organizacji. Na przykład możesz pomyśleć, że zarobisz dużo pieniędzy na koktajlu, ale to nie zadziała, jeśli Twoja organizacja pomaga ludziom z problemami uzależnień.

Zacznij od stworzenia przekazu i zaprojektowania wokół niego logo i nazwy. Twój plan wydarzenia powinien również zawierać harmonogramy dla określonych celów, dzięki czemu będziesz znać terminy drukowania zaproszeń, dodawania nazwisk sponsorów do plakatów lub dokonywania wpłat na miejsca.

Deleguj zadania do swojego zespołu pracowników i wolontariuszy, aby było jasne, kto jest za co odpowiedzialny. Rozważ utworzenie internetowego arkusza kalkulacyjnego, który będzie można łatwo aktualizować, aby nikt przypadkowo nie zwrócił się do firmy, o którą już poprosiłeś o darowiznę.

Jeśli wolontariusz często robi zakupy w sklepie, poproś go, aby zwrócił się bezpośrednio do właściciela lub kierownika. Zapewni to, że Twoja wiadomość nie zgubi się z pracownikiem, który może ją źle zrozumieć lub zapomnieć.

Chociaż wszyscy są odpowiedzialni za rozpowszechnianie informacji i pozyskiwanie wsparcia, będą potrzebować planu gry, aby zrozumieć, jak zdobyć sponsorów na wydarzenie. Dlatego każdy plan wydarzenia wymaga również menu poziomów darowizn.

Poziomy darowizn dla sponsorów wydarzeń

Zastanawiasz się, jak zachęcić lokalne firmy do sponsorowania Twojego wydarzenia? Pomyśl o tworzeniu poziomów, aby nawet mniejsze firmy mogły uczestniczyć.

Kiedy poprosisz właścicieli firm w Twojej społeczności o wsparcie Twojej misji, są szanse, że wszyscy będą mieli to samo pytanie: Co z tego dla mnie? Upewnij się, że Twój zespół jest przygotowany do udzielenia przekonującej odpowiedzi.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest utworzenie tak zwanych poziomów darowizn. Są to różne poziomy dawania, które odpowiadają pewnym profitom lub nagrodom. Załóżmy, że organizujesz uroczystą galę. Twoje poziomy darowizn mogą być:

• Darowizna w wysokości 500 $ daje dwa darmowe bilety na wydarzenie i wpis w programie
• 1000 $ darowizny otrzymuje powyższe, plus ogłoszenie podziękowania podczas wydarzenia
• Darowizna w wysokości 5000 $ obejmuje sześć biletów, ogłoszenie, wykaz i post w mediach społecznościowych
• Darowizna w wysokości 10 000 USD otrzymuje wszystko, co otrzymuje darowizna w wysokości 5000 USD, plus nagroda podczas wydarzenia
• Darowizna w wysokości 50 000 USD otrzymuje wszystko, co otrzyma darowizna w wysokości 10 000 USD, a także prawa do nazwy wydarzenia

Pamiętaj, aby dostosować swoje poziomy w oparciu o historię darczyńców, możliwości, które możesz zapewnić, oraz rodzaj wydarzenia. Na przykład, jeśli organizujesz nieformalny wyścig w lokalnym parku, poziomy darowizn powinny być bardziej przystępne.

Spróbuj ograniczyć poziomy do nie więcej niż czterech lub pięciu opcji. Potencjalny kibic może łatwo poczuć się przytłoczony zbyt wieloma poziomami — a potem zdecydować się nie wspierać cię wcale. W przypadku największych poziomów dawania możesz ograniczyć liczbę sponsorów, aby stworzyć poczucie ekskluzywności.

Wiele lokalnych firm będzie wykorzystywać darowizny na cele charytatywne jako narzędzie pomocy. Upewnij się, że znasz zasięg swoich platform społecznościowych, abyś mógł zademonstrować zasięg partnerstwa marketingowego w lokalnej społeczności.

Zidentyfikuj potencjalnych sponsorów wydarzenia

Sponsor wydarzenia to każdy, niezależnie od tego, czy jest to osoba fizyczna, czy firma, która jest chętna do dostarczenia towarów, usług lub darowizny pieniężnej na wsparcie wydarzenia. Decydując, do kogo zwrócić się po sponsoring, zacznij od analizy pozycji w budżecie wydarzenia, który powinieneś również uwzględnić w swoim planie wydarzenia. Czy chciałbyś napełnić torbę z upominkami dla każdego uczestnika?

A może lepiej byłoby oszczędzać zasoby, zlecając firmie cateringowej pokrycie kosztów żywności? Potrzebujesz pomocy z kosztami marketingu? Być może lokalna kancelaria prawna będzie chciała przez kilka miesięcy przekazać darowiznę na użytkowanie billboardu.

Ważne jest również, aby zastanowić się, jakie firmy mają historię wspierania spraw takich jak Twoja. Łatwiej jest skontaktować się z potencjalnym sponsorem wydarzenia, jeśli wiesz, że zależy mu na pracy, którą wykonujesz, chociaż prawdopodobnie nadal będziesz musiał go przekonać, opowiadając historię swojej organizacji.

Honorowych sponsorów na wydarzeniu

Podczas gdy poziomy darowizn pomogą wyjaśnić, co sponsor wydarzenia otrzyma w zamian za darowiznę, odniesiesz większy sukces w określaniu, jak pozyskać sponsorów na wydarzenie, jeśli jesteś kreatywny. To, że twoim celem jest zbieranie pieniędzy, nie oznacza, że ​​nie możesz również pielęgnować relacji, które mogą prowadzić do jeszcze większych zadań w przyszłości.

Na przykład, jeśli planujesz robić zdjęcia osobom przychodzącym na Twoje wydarzenie, możesz stworzyć tło z nazwiskami i logotypami Twoich najlepszych sponsorów wydarzenia. Jeśli planujesz podarować torbę wielokrotnego użytku wypełnioną smakołykami, możesz wydrukować na torbie imię i nazwisko sponsora wydarzenia.

Media społecznościowe to doskonały sposób na uhonorowanie sponsorów wydarzenia. Opublikuj krótkie filmy wideo od swojego prezesa z podziękowaniami dla nowych sponsorów, a także krótkie wywiady ze sponsorami, aby wyjaśnić, dlaczego Twoja sprawa jest dla nich ważna. Publiczne wyrażanie wdzięczności każdemu sponsorowi sprawi, że będzie on bardziej skłonny do dalszego wspierania Twojej organizacji non-profit w przyszłości.

Kontynuacja później

Jeśli nie nawiążesz kontaktu ze sponsorami po wydarzeniu, następnym razem będzie ci trudniej się z nimi skontaktować. Planuj z wyprzedzeniem, segmentując swoją listę e-mailową, aby móc tworzyć spersonalizowane wiadomości dla właścicieli firm i osób, które wspierały Twoje wydarzenie.

Natychmiast po wydarzeniu poinformuj darczyńców, ile zebrałeś, co to oznacza dla społeczności. Oznacz je na zdjęciach w mediach społecznościowych, aby ich znajomi mogli zobaczyć utworzone przez Ciebie partnerstwo.

Możesz także angażować swoich nowych zwolenników przez cały rok, prosząc ich o śledzenie Cię w mediach społecznościowych i zapraszając ich na wirtualne wydarzenia. Z czasem zwiększy to zaangażowanie Twojej puli darczyńców i przyciągnie nowych sponsorów na przyszłe wydarzenia.

Jak zdobyć sponsorów na wydarzenie w 5 krokach

Szukasz szybkiego przewodnika, jak zdobyć sponsorów wydarzenia? Prosząc o sponsorowanie wydarzeń charytatywnych lub non-profit, masz pięć krótkich wskazówek, o których warto pamiętać. Postępuj zgodnie z nimi, aby zwiększyć swoje szanse na zdobycie sponsora wydarzenia non-profit.

1. Poproś wcześnie o sponsorowanie wydarzenia

Powinieneś rozpocząć realizację swojego planu wydarzenia co najmniej cztery miesiące przed wydarzeniem. Pomaga to złagodzić stres po Twojej stronie i daje czas Twoim sponsorom na odpowiednie zaplanowanie swoich budżetów.

2. Spersonalizuj swoją prośbę dla każdego potencjalnego sponsora wydarzenia

Chociaż wstępne ogłoszenia i zaproszenia „zapisz datę” powinny być wysyłane za pośrednictwem dedykowanej kampanii e-mailowej, osobisty kontakt jest niezbędny w kontaktach z lokalnymi firmami. Zapytaj osobiście lub wyślij spersonalizowaną wiadomość e-mail z wyjaśnieniem, w jaki sposób firma odbiorcy skorzysta na wsparciu Twojego wydarzenia.

3. Kontynuacja

Ludzie są zajęci. Dopóki nie dadzą ci wyraźnego „nie”, pytaj. Czasami proces trwa dłużej niż byś chciał, więc bądź cierpliwy!

4. Świętuj swoich sponsorów

Bądź zorganizowany, abyś mógł spełnić swoje obietnice w ramach swoich poziomów darowizn, i pamiętaj o ogłaszaniu wsparcia darczyńców w mediach społecznościowych w odpowiednim czasie.

5. Bądź kreatywny, prosząc o sponsorowanie wydarzeń

Myśl nieszablonowo dla potencjalnych nowych sponsorów wydarzeń. Tylko dlatego, że osoba lub firma nie wspierała Twojej organizacji w przeszłości, nie oznacza, że ​​nie powinieneś się do nich zwracać. Przeprowadź burzę mózgów i oddeleguj osobę ze swojego zespołu, która Twoim zdaniem byłaby najlepszym punktem kontaktowym.

Poprawić obecność swojej organizacji non-profit w internecie

Każdy właściciel indywidualny lub firma rozważająca sponsorowanie wydarzeń prawdopodobnie przejdzie do trybu online, aby dołożyć należytej staranności. Upewnij się, że Twoja organizacja ma silną obecność w Internecie, w tym witrynę przyjazną dla urządzeń mobilnych i aktualne wykazy.

Aby upewnić się, że pokryłeś swoje podstawy, zapoznaj się z bezpłatnym przewodnikiem Constant Contact po marketingu non-profit, który może pomóc Ci wypozycjonować Cię na najbardziej udaną zbiórkę pieniędzy.