Wzmocnij swój proces poczty e-mail i usprawnij współpracę dzięki bezpłatnemu szablonowi Trello przepływu pracy e-mail firmy Litmus

Jeśli pracujesz w e-mail marketingu, wiesz, że uzyskanie świetnego e-maila na zewnątrz nie jest łatwe. Od copywritingu po projektowanie, kodowanie, uzyskiwanie informacji zwrotnych od zespołu i analizowanie wyników po wysłaniu, proces ten obejmuje wiele kroków i interesariuszy. Trzymanie się tego wszystkiego może wydawać się zadaniem niewykonalnym.

Jak więc zachować zdrowy rozsądek w procesie tworzenia wiadomości e-mail — jednocześnie upewniając się, że każda wysyłana wiadomość e-mail jest skonfigurowana tak, aby zapewniać najlepsze możliwe wyniki?

Jest jedna tajemnica utrzymywania ruchomych elementów razem, aby ukształtować dobrze naoliwioną maszynę do e-mail marketingu: budowanie kuloodpornego przepływu pracy z bezproblemową współpracą między zespołami. Połączyliśmy siły z naszymi przyjaciółmi z Trello, aby zebrać wszystko, czego nauczyliśmy się o idealnym procesie e-mailowym, w szablonie Trello, który możesz skopiować i stworzyć własny — i ostatecznie sprawić, by obieg poczty e-mail był bardziej płynny.

Pobierz szablon →

Zobaczysz, że szablon przepływu pracy wiadomości e-mail jest zorganizowany według kolumn reprezentujących różne etapy przepływu pracy wiadomości e-mail. Podczas pracy nad kampanią Twój projekt będzie przesuwał się od lewej ( Nowe żądania ) aż do prawej, aż do etapów Wysłane i Zgłoszenia . Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo każdemu etapowi procesu.

Nowe prośby

Ta kolumna to miejsce, w którym możesz zbierać żądania kampanii od swojego zespołu, a także śledzić wszystkie projekty, którymi chcesz się zająć. Pomyśl o tym jako o zaległych pomysłach i zadaniach zespołu e-mailowego.

Zarządzaj żądaniami kampanii + popraw współpracę z formularzami

Jeśli Twój zespół wysyła kampanie do wielu różnych zespołów i interesariuszy, może być trudno nadążać za prośbami. Korzystanie z formularza jako punktu kompleksowej obsługi do zarządzania wnioskami pomaga usprawnić proces i ułatwia zbieranie kluczowych informacji o celu, czasie i odbiorcach każdej kampanii.

W tym szablonie używamy dodatku Typeform do zbierania żądań e-mail i przesyłania kluczowych informacji bezpośrednio do kolumny Nowe żądania na naszej tablicy Trello. Automatycznie generuje tabelę z kluczowymi faktami dotyczącymi kampanii:

W tym przykładzie wybraliśmy Typeform, ale możesz swobodnie używać swojego ulubionego narzędzia ankietowego do obsługi zgłoszeń.

Po przejrzeniu nowego żądania (i uzyskaniu odpowiedzi na wszelkie pytania) możesz przenieść kampanię do następnego etapu przepływu pracy.

Zaakceptowano/w kolejce

Po zebraniu wszystkich kluczowych informacji o celach i szczegółach kampanii możesz przenieść je do kolumny Zaakceptowane . Gdy kampania dotrze do tego etapu przepływu pracy, podajemy jej termin. Zalecamy ustawienie daty wysłania (lub daty uruchomienia w przypadku wyzwolonych lub transakcyjnych wiadomości e-mail) jako terminu. Czemu? Jeśli używasz dodatku Kalendarz , możesz zobaczyć wszystkie nadchodzące (i przeszłe) kampanie w jednym widoku kalendarza. Tworzenie kalendarza e-mail nigdy nie było łatwiejsze!

Używaj etykiet do śledzenia różnych typów kampanii, które wysyłasz

Jeśli wysyłasz wiele różnych rodzajów wiadomości e-mail — możesz obsługiwać różne grupy klientów, działy lub produkty — etykiety mogą być skutecznym sposobem na kontrolowanie tego, jakie kampanie służą do jakich celów biznesowych. Dostosuj etykiety do potrzeb swojego zespołu .

W Litmus staramy się zachować równowagę między promocjami treści a aktualizacjami produktów, a etykiety Trello ułatwiają nam rozpoznanie, czy jeden tydzień jest zbyt ciężki w jednym lub drugim.

W trakcie

Gdy Twój zespół rozpocznie pracę nad kampanią, zostanie ona przeniesiona do kolumny W toku .

Tutaj możesz śledzić wszystkie zadania, które należy wykonać, aby utworzyć kampanię. W tym przykładzie podzieliliśmy zadania na copywriting, projektowanie, rozwój i testowanie/QA. Wybierz logikę, która działa dla Twojego zespołu.

Możesz także użyć Trello do śledzenia wszystkich dokumentów, łączy i plików należących do każdej kampanii. Możesz na przykład dołączyć dokument Google do krótkiego e-maila lub kopii e-maila ( dostępne jest w tym narzędzie wspomagające ), dołączyć link do podglądu na żywo lub dołączyć kod HTML e-maila.

Utwórz listę kontrolną, aby upewnić się, że Twój e-mail jest zoptymalizowany i wyłapujesz błędy przed wysłaniem

Od e-maili, które nie są poprawnie renderowane, po uszkodzone linki i obrazy, które po prostu się nie ładują, w wiadomości e-mail może się nie udać wiele — a każdy błąd wpłynie na skuteczność kampanii. Dlatego dokładna kontrola jakości wiadomości e-mail jest kluczowa, a lista kontrolna może w tym pomóc.

Przejrzenie obszernej listy kontrolnej wymaga czasu, ale bardzo ważne jest, aby każda wysyłana wiadomość e-mail była wolna od błędów. Dlatego nigdy nie pomijaj tego etapu procesu. Nasz szablon zawiera najważniejsze kontrole jakości poczty e-mail, ale możesz dodać inne, które są specyficzne dla Twojego zespołu i Twoich e-maili.

Czy chcesz przyspieszyć ten etap obiegu poczty e-mail? Narzędzia takie jak Litmus Checklist mogą pomóc zautomatyzować najbardziej czasochłonne zadania oraz poprawić dostarczanie i skuteczność wiadomości e-mail.

Łap problemy przed wysłaniem z Litmus Litmus Checklist daje Ci możliwość bezpośredniego sprawdzenia najważniejszych elementów, które wpływają na wydajność poczty e-mail. Wyświetlaj podgląd poczty e-mail w popularnych aplikacjach i urządzeniach, sprawdzaj, czy łącza, obrazy i śledzenie działają, a za każdym razem twórz niesamowite wrażenia z poczty e-mail. Dowiedz się więcej →

Oczekiwanie na ostateczne zatwierdzenie

Teraz nadszedł czas, aby uzyskać ostateczną informację zwrotną i podpisać się od wszystkich interesariuszy. Dodatek do zatwierdzania w Trello pozwala ustawić recenzentów dla każdego projektu, ułatwiając marketerom śledzenie, kto już zaakceptował kampanię, a kto nie.

Czy Twoi recenzenci mają informacje zwrotne na temat Twojej kampanii z ostatniej chwili? Możesz śledzić opinie w Trello — po prostu poproś recenzentów o komentarz na karcie. Możesz też użyć Litmus Proof, aby umożliwić wszystkim zainteresowanym pozostawienie komentarzy i sugestii bezpośrednio w wiadomości e-mail. Dzięki Litmus Proof przyspieszenie procesu zatwierdzania i zwiększenie współpracy nigdy nie było prostsze.

Usprawnij proces sprawdzania wiadomości e-mail dzięki Litmus Proof Dzięki Proof jako scentralizowanemu narzędziu do zbierania opinii możesz usprawnić współpracę, uzyskać lepszą widoczność i skrócić cykle recenzji. Dowiedz się więcej →

Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu wiadomości e-mail możesz przenieść ją do kolumny Gotowe do wysłania. A gdy już klikniesz przycisk wysyłania, możesz przenieść kampanię do opcji Wysłane — to świetny sposób na śledzenie wszystkich e-maili, które udało się Twojemu zespołowi wykonać.

Twoja praca nie kończy się, gdy klikniesz wyślij: Raportowanie

Kiedy Twój zespół jest zajęty, Twoje zaległości są pełne, a Ty nie możesz dotrzymać kolejnego terminu, łatwo zapomnieć o analityce poczty e-mail. Ale jedynym sposobem na ulepszenie przyszłych kampanii jest dokładne przyjrzenie się, co działa, a co nie. Dlatego musisz sprawić, by raportowanie e-mailowe stanowiło kluczową część przepływu pracy z pocztą e-mail — a przypomnienia w Trello mogą pomóc Ci być na bieżąco z zadaniami raportowania.

Potrzebujesz przypomnienia o sfinalizowaniu miesięcznego raportu e-mailowego? Możesz użyć power-up Butler, aby automatycznie ustawić powtarzające się zadanie. Na przykład ustaw Butlera, aby przypominał Ci o tym zadaniu w pierwszy poniedziałek każdego miesiąca.

Potrzebujesz miejsca do zbierania inspiracji e-mailowych lub śledzenia ważnych dokumentów? Możesz to zrobić również w Trello.

Oprócz omówienia kluczowych etapów przepływu pracy z pocztą e-mail, możesz również użyć tablicy Trello jako punktu kompleksowej obsługi do zbierania pomysłów ( w naszym szablonie zobaczysz kolumnę Inspiracje ) lub do śledzenia kluczowych dokumentów, takich jak Twoja strategia e-mailowa, przewodnik po stylu, najlepsze praktyki w zakresie wewnętrznego marketingu e-mailowego i nie tylko. Potrzebujesz miejsca do przechowywania notatek z cotygodniowych spotkań? Miejsce, w którym możesz udokumentować najbardziej przydatne zasoby branżowe dla Twojego zespołu? Dzięki elastyczności Trello możesz to wszystko zrobić. Po prostu dodaj dodatkowe kolumny według własnego uznania.

Stwórz własny szablon

Każdy zespół pocztowy jest inny, a każdy zespół pocztowy ma swoje własne, unikalne procesy. Ten szablon jest doskonałym punktem wyjścia do ustalenia i udokumentowania przepływu pracy dla Twojego zespołu. Dostosuj go, aby odzwierciedlał unikalne potrzeby swojego zespołu i zacznij wysyłać skuteczniejsze wiadomości e-mail.

Stwórz własny przepływ pracy e-mail w Trello →

Czy masz jakieś wskazówki dla zaawansowanych użytkowników Trello, które pomogą Ci usprawnić przepływ pracy z pocztą e-mail? Chętnie ich wysłuchamy! Daj nam znać w komentarzach poniżej.