Jak korzystać z automatyzacji zadań: przykłady i narzędzia

Co to jest automatyzacja zadań?

Automatyzacja zadań ma miejsce, gdy oprogramowanie kończy pracę. Jest to proces, w którym zadanie jest przenoszone przez cały proces w celu usprawnienia tego procesu i zmniejszenia ilości pracy ręcznej wymaganej do wykonania pracy.

Firmy będą stosować automatyzację zadań, aby przyspieszyć lub uprościć przepływy pracy i procesy biznesowe. Usuwa również aspekt pracowitości, który może powodować wypalenie i obniżyć morale. Dzięki automatyzacji zadań członkowie zespołu mogą skupić się na ważniejszych pracach. Tworzy również wartość dla ich organizacji, pozwalając zespołom skoncentrować się na innowacjach.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może zautomatyzować pracę, aby dać Ci więcej czasu na skupienie się na zadaniach. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które dostosowuje przepływy pracy i umożliwia zatwierdzanie zadań w celu kontrolowania procesów biznesowych. Ustaw tyle wyzwalaczy, aby tworzyć akcje, ile potrzebujesz i upewnij się, że status zadania może zmienić tylko osoba, którą upoważnisz.

Co to jest automatyzacja przepływu pracy?

Automatyzacja przepływu pracy ma miejsce, gdy oprogramowanie wykonuje proces w oparciu o określone wyzwalacze, które powodują określone działania. Mogą to być zadania, dane lub pliki, które są automatycznie przenoszone z jednego statusu do następnego, w zależności od wcześniej zdefiniowanych reguł.

Automatyzacja przepływów pracy jest ważna, ponieważ poprawia wydajność, zwiększa produktywność i zapewnia większą dokładność pracy. Ułatwia kontrolę pracy, zapewnia wyższy poziom odpowiedzialności i poprawia satysfakcję z pracy, usuwając wiele żmudnych czynności wymaganych w pracy.

Przykłady automatyzacji zadań

Poświęćmy chwilę, aby przyjrzeć się, co automatyzacja zadań może zrobić w rzeczywistej sytuacji. Oto kilka przykładów automatyzacji zadań.

• Zarządzanie procesami biznesowymi: Oprogramowanie takie jak ProjectManager może zautomatyzować przepływy pracy i ustawić zatwierdzanie zadań, dzięki czemu tylko osoby posiadające uprawnienia mogą zmienić status zadania z „do zrobienia” na „wykonane”.
• Marketing e-mailowy: Dostosuj e-maile, aby wyjść na urodziny klientów lub inne ważne daty, aby budować silniejsze relacje.
• Zasoby ludzkie: Możesz zautomatyzować płace, aby zwolnić dział HR do wykonywania innych zadań.
• Zadania administracyjne: Płatności rachunków można koordynować za pomocą aplikacji bankowych, aby upewnić się, że dostawcy, dostawcy itp. są opłacani na czas.
• Posty w mediach społecznościowych: Istnieją aplikacje, które pomogą Ci zaplanować posty w mediach społecznościowych na różnych platformach.

To tylko niektóre z prac, które automatyzacja zadań może usprawnić. Jest ich znacznie więcej. Jednak automatyzacja zadań wymaga narzędzi do automatyzacji zadań. Przyjrzyjmy się kilku lepszym na rynku.

3 najlepsze narzędzia do automatyzacji zadań

Automatyzacja zadań jest dobra dla biznesu. Jeśli szukasz narzędzia, które pomoże Ci osiągnąć swoje cele, a nie ma ono automatyzacji zadań, prawdopodobnie będziesz szukać dalej. Zrobiliśmy dla Ciebie kilka badań i mamy na rynku kilka lepszych narzędzi do automatyzacji zadań.

1. Kierownik Projektu

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które umożliwia dostosowywanie przepływów pracy i automatyzację zatwierdzania zadań. Możesz zbudować zautomatyzowane przepływy pracy dla swoich zadań i sprawić, by projekt posuwał się do przodu, zamiast wykonywać zajętą ​​pracę.

To intuicyjne oprogramowanie nie wymaga doświadczenia w kodowaniu. Konfiguracja jest łatwa dzięki rozwijanym menu, które umożliwiają skonfigurowanie tylu wyzwalaczy i akcji, ile potrzebujesz do zarządzania przepływem pracy. Usprawnienie procesów biznesowych zwiększy Twoją produktywność.

Możesz skonfigurować zatwierdzanie zadań, aby mogły to zrobić tylko te osoby, które uznasz za upoważnione do zmiany statusu zadania. Automatyzacja zadań ProjectManagera działa bezproblemowo ze śledzeniem w czasie rzeczywistym i informuje Cię na bieżąco za pomocą alertów e-mail i powiadomień w aplikacji.

2. Zapier

Zapier to oprogramowanie, które łączy Twoje aplikacje i automatyzuje przepływy pracy. Jest łatwy w użyciu zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Oprogramowanie eliminuje powtarzalne zadania, konfigurując automatyzację. Łączy się z często używanymi aplikacjami, takimi jak Dropbox, Dysk Google, Slack i inne.

3. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate to oprogramowanie, które usprawnia zadania i bezproblemowo współpracuje z innymi produktami firmy Microsoft, takimi jak Outlook. Możesz zmniejszyć liczbę powtarzających się zadań i zbudować bezpieczne przepływy pracy, aby skupić się na innych, ważniejszych zadaniach.

Kodowanie nie jest wymagane. Dostępna jest również funkcja pulpitu, która jest narzędziem do automatyzacji procesów robotycznych. Będzie rejestrować etapy przepływu pracy, które można następnie edytować lub wykorzystać do zautomatyzowania procesu.

Jak korzystać z automatyzacji zadań w zarządzaniu projektami

Technologia może być wykorzystana, aby zrobić więcej. Jeśli masz opóźnienia w wykonywaniu swoich zadań, Jennifer Bridges, PMP, pokaże Ci, jak automatyzacja zadań może pomóc.

Oto zrzut ekranu tablicy w celach informacyjnych.

W recenzji – jak korzystać z automatyzacji zadań, aby zrobić więcej

Jennifer powiedziała, że ​​kocha technologię i była podekscytowana możliwością pokazania, w jaki sposób narzędzia mogą zwiększyć produktywność zarządzania projektami.

W tym samouczku wideo skupiła się na jednej funkcji technologii, automatyzacji zadań. Najpierw wyjaśniła, że ​​automatyzacja to technika polegająca na automatycznym działaniu aparatu, procesu lub systemu. Innymi słowy, automatyzacja to sprytny sposób na zrobienie więcej przy mniejszym nakładzie czasu, pieniędzy i wysiłku.

Prawdopodobnie używałeś części tej automatyzacji, takich jak oprogramowanie, aplikacje, sztuczna inteligencja (AI), technologia gier, platformy mobilne, czytniki kart lub kody QR. Mogą robić takie rzeczy, jak śledzenie przebiegu, skanowanie rachunków, mapowanie wycieczek, zamawianie i dostarczanie żywności oraz śledzenie postępów w projekcie.

To tylko kilka przykładów i znowu jest ich tak wiele. A to tylko niektóre z nich, które mają na celu wywołanie pomysłów, jak wykorzystać automatyzację zadań, aby zrobić więcej. Jeśli więc potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci w automatyzacji zadań, zarejestruj się w naszym oprogramowaniu już teraz w ProjectManager.

ProjectManager usprawnia Twoje procesy dzięki automatyzacji

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które automatyzuje i dostosowuje przepływ pracy, aby dać Ci więcej czasu na to, co ważne. Pokazaliśmy Ci, jak skonfigurować wyzwalacze, które skutkują działaniami, a nawet konfigurować zatwierdzanie zadań. Możesz zrobić tyle, ile chcesz i kontrolować swoje procesy biznesowe, jednocześnie uwalniając swój zespół, aby mógł skoncentrować się na tym, co ważne.

Wiele widoków projektu

Nasze liczne widoki projektów oznaczają, że możesz pracować tak, jak chcesz. Menedżerowie lubią planować na wykresach Gantta, zespoły często preferują listy zadań lub tablice kanban. Wszystkie te dane są udostępniane w czasie rzeczywistym, więc istnieje jedno źródło prawdy i wszyscy są zawsze na tej samej stronie.

Śledź postępy w czasie rzeczywistym

Automatyzacja jest ważna, ale tak samo jest upewnienie się, że osiągasz kamienie milowe, które wyznaczyłeś w swoim planie. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym zbiera dane na żywo i automatycznie przekształca je w łatwe do odczytania wykresy i wykresy, dzięki czemu możesz monitorować sześć wskaźników projektu. Nie wymaga konfiguracji. To tak, jakbyś miał raport o stanie na wyciągnięcie ręki.

Raporty można filtrować i łatwo udostępniać

Zanurz się jeszcze głębiej w swoje dane dzięki naszym raportom dostępnym jednym kliknięciem. Wszystkie nasze raporty można filtrować, co pozwala na skupienie się na tym, co chcesz wiedzieć. Raporty można również łatwo udostępniać, wystarczy dodać plik PDF do wiadomości e-mail lub je wydrukować. Można je wysyłać do interesariuszy, aby na bieżąco informować ich o postępach.

Możemy zrobić o wiele więcej, aby usprawnić Twoje procesy biznesowe. Nasze powiadomienia e-mail i alerty w aplikacji informują Cię na bieżąco o wszelkich zgłoszonych komentarzach lub aktualizacjach czegoś w projekcie. Pozwól ProjectManagerowi wykonać zajętą ​​pracę, abyś mógł lepiej wykonywać swoją pracę. Zacznij już dziś za darmo.