Co to jest mapowanie zależności zadań w zarządzaniu projektami?

Nie wszystkie zadania są takie same. Niektóre można wykonać po kolei, podczas gdy innych nie można rozpocząć, dopóki inne się nie zakończą lub nie rozpoczną. Nazywa się to zależnością od zadań. Mapowanie zależności między zadaniami to technika, dzięki której te zależności między zadaniami są jasne i unika się kosztownych opóźnień.

Zanim omówimy mapowanie zależności zadań, najpierw zrozumiemy, co oznacza zależność w zarządzaniu projektami i zdefiniujmy cztery różne typy zależności zadań. Gdy to będzie jasne, wyjaśnimy mapę zależności i wyjaśnimy, dlaczego jest ona tak ważna dla projektów.

Czym są zależności w zarządzaniu projektami?

Zależność ma miejsce, gdy coś wymaga czegoś innego, aby mogło być zrobione lub prosperować. W najbardziej ogólnym sensie my, ludzie, jesteśmy zależni od żywności, wody i powietrza, aby przetrwać. Jednak jeśli chodzi o zarządzanie projektami, kiedy mówimy o zależnościach, zwykle mamy na myśli zależności między zadaniami.

Zadania to małe pakiety pracy, które razem dostarczają końcowy produkt lub usługę projektu. Są sposobem na podzielenie większej pracy na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu elementy. Ale jak zauważyliśmy, nie wszystkie zadania są takie same. Tak jak do układania puzzli potrzeba wielu kawałków o różnych rozmiarach, tak w zarządzaniu projektami istnieją różne zadania, które łącznie dostarczają projekt.

Niektóre projekty podążają prostą ścieżką, jedno zadanie podąża za drugim. Zależności zadań występują, gdy zadania nie są tak łatwe do wykonania. Na przykład nie możesz pomalować domu, dopóki nie wykopiesz fundamentów, nie postawisz ścian itp. Jest to jedno z ostatnich zadań w projekcie budowlanym i zależy od wcześniejszego wykonania wielu innych.

Jeśli chodzi o mapowanie zależności, należy najpierw zidentyfikować wszystkie zależności zadań. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pozwala identyfikować i łączyć wszystkie cztery zależności zadań na naszych potężnych wykresach Gantta. Mapowanie zależności jest wtedy widoczne na osi czasu wykresu Gantta. Dzięki temu unikniesz zaskoczenia zależnościami zadań, które mogą opóźniać realizację projektów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Rodzaje zależności zadań

Istnieją cztery rodzaje zależności między zadaniami: koniec do początku, koniec do końca, początek do początku i początek do końca. Istnieją jednak inne zależności do zbadania, zanim wyjaśnimy te zależności między zadaniami.

Za chwilę przejdziemy do zależności zadań, czyli zadań zależnych od innych zadań. Najpierw zbadamy inny sposób definiowania zależności zadań. Innym sposobem spojrzenia na zależności jest sposób, w jaki zadania są od siebie zależne.

W tym przypadku definiujemy zależność zadań, niezależnie od tego, czy jest to zasób, osoba, projekt czy zespół. Na przykład zależność oparta na zasobach to zadanie, które współużytkuje te same zasoby. Może to być zadanie, które wymaga tego samego elementu wyposażenia, co oznacza, że ​​jedno zadanie musi zostać ukończone, zanim będzie można rozpocząć inne.

Podobnie jak w przypadku zależności opartych na zasobach, zależność od osoby jest podobna, ponieważ tylko jeden członek zespołu może wykonać pracę, a zadanie musi poczekać z powodu braku siły roboczej. Zarządzanie obciążeniem ma w takich przypadkach kluczowe znaczenie, aby zapewnić wystarczającą ilość zasobów, które są inteligentnie przydzielane.

Następnie istnieją zależności zadań między projektami. Dzieje się tak podczas zarządzania portfelem lub programem, który dzieli zasoby na wiele projektów. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania portfelem, które wyświetla wszystkie projekty na jednej osi czasu, umożliwia menedżerom podejmowanie bardziej wnikliwych decyzji podczas alokacji zasobów.

Zależności zadań między zespołami występują, gdy zespoły współdzielą zasoby, a zarządzanie obciążeniem jest kluczem do utrzymania wydajności tych zespołów. Te cztery zależności odnoszą się do bardziej powszechnego rozumienia zależności zadań, które mają relację poprzednik-następca. Przyjrzyjmy się bliżej zależnościom, które są związane z datami rozpoczęcia i zakończenia.

1. Zakończ, aby rozpocząć

Jest to najczęstsza z zależności zadań, ponieważ jest najczęściej używana w zarządzaniu zadaniami. Oznacza to, że zadanie musi zostać zakończone, zanim będzie można rozpocząć następne. Na przykład w budownictwie nie można położyć płyty gipsowo-kartonowej, dopóki nie zostanie wykonana rama.

2. Zakończ, aby zakończyć

Zależności od końca do końca są nieco bardziej skomplikowane. Tych zadań nie można ukończyć, dopóki nie zostanie ukończone również inne zadanie zależne. Tę zależność od zadania znajdziesz, gdy jednocześnie pracujesz nad dwoma zadaniami, ale jednego nie można ukończyć, dopóki drugie też nie będzie. Na przykład płyta gipsowo-kartonowa i instalacja elektryczna w budynku to zadania od końca do końca.

3. Zacznij, aby rozpocząć

Jak sama nazwa wskazuje, zadania te muszą rozpocząć się razem. Nie można zacząć bez rozpoczęcia drugiego, ale niekoniecznie oznacza to, że w tym samym czasie. W projekcie budowlanym będziesz musiał zbudować rusztowanie, aby pomalować zewnętrzną część budynku, a następnie użyć tego rusztowania do wykonania pracy. Są to dwa zadania, które działają razem.

4. Od początku do końca

Nasz ostatni z czterech rodzajów zależności między zadaniami jest prawdopodobnie najtrudniejszy. Od początku do końca oznacza, że ​​następne zadanie nie może zostać zakończone, dopóki poprzednie nie zostanie zakończone. Jest to nie tylko skomplikowane przez kontrowersje, ale wielu uważa, że ​​nie powinno być używane w mapowaniu zależności. Przykładem może być budowa nowego gazociągu, który nie zostałby zrealizowany do czasu zamknięcia starego.

Co to jest mapa zależności zadań?

Teraz, gdy rozumiemy różne zależności zadań, przyjrzyjmy się, jak są one używane w zarządzaniu projektami. Mapowanie zależności zadań to tworzenie mapy zależności zadań, która jest wizualną reprezentacją łańcucha zależności zadań w projekcie. Celem identyfikowania zależnych zadań i mapowania zależności jest zapobieganie wąskim gardłom, które mogą spowolnić projekty i zagrozić zarówno harmonogramowi, jak i budżetowi projektu.

Korzystanie z mapy zależności zadań umożliwia kierownikom projektów rozpoznanie wzorców zależności i zobaczenie, w jaki sposób praca może zostać rozdzielona między różne zespoły. Mapowanie zależności jest ważnym narzędziem pozwalającym uniknąć nieefektywności operacyjnej oraz utrzymać jakość danych i komunikacji w całym projekcie. Menedżerowie projektów używają mapowania zależności zadań do śledzenia zależności i zarządzania nimi

Mapowanie zależności pomaga kierownikom projektów dokładniej przewidywać, identyfikując, wizualizując i zarządzając zależnościami. Pozwala im to dostrzec wąskie gardła, zanim się pojawią, i w razie potrzeby ponownie przydzielić zasoby, aby ich uniknąć. Nie wiedząc, z jakimi zależnościami masz do czynienia, nie ma sposobu, aby na nie zareagować, dopóki się nie pojawią. W tym momencie twój harmonogram i budżet są zagrożone.

Inne korzyści płynące z mapowania zależności obejmują poprawę przepływu pracy i pomoc w ustalaniu bardziej realistycznych celów dla zespołów i oczekiwań interesariuszy. Mapowanie zależności skraca również czas realizacji i pomaga tworzyć wydajniejsze planowanie wydajności i ustalanie priorytetów.

Jak stworzyć mapę zależności

Teraz, gdy już wiesz, czym jest zależność zadania, jakie są jej rodzaje i jak ważne jest mapowanie zależności w projekcie, przyjrzyjmy się, jak je utworzyć. To ważne narzędzie w zarządzaniu zmianą. Wykonaj te pięć kroków.

1. Określ zadania

Najpierw musisz znać wszystkie zadania w swoim projekcie. Możesz użyć struktury podziału pracy, aby wyświetlić listę wszystkich elementów dostarczanych i zadań. Bądź dokładny i zaangażuj cały zespół projektowy, aby niczego nie pominąć.

2. Przydziel zadania członkom zespołu

Wybierz odpowiedniego członka zespołu lub zespół, który będzie właścicielem każdego z zadań określonych w poprzednim kroku.

3. Zanotuj zależności

Teraz, gdy masz już wszystkie zadania i członków zespołu, którzy są odpowiedzialni za ich wykonanie, nadszedł czas, aby określić, które zadania są zależne. Obejmuje to wszystkie zależności zadań opisane powyżej. Ale przede wszystkim daty rozpoczęcia i zakończenia, ponieważ jest to konieczne, aby opracować harmonogram, który pozwoli uniknąć blokad i dotrzyma terminu.

4. Dodaj ograniczenia

Z projektem wiążą się ograniczenia i zagrożenia. Nadszedł czas, aby uwzględnić je w mapowaniu zależności. Pomyśl o sześciu głównych typach ograniczeń: zakresie, czasie, jakości, kosztach, zasobach i ryzyku. Zwróć uwagę, jak mogą wpłynąć na projekt i bądź przygotowany na szybką reakcję, jeśli się pojawią.

5. Zrób mapę

Po zebraniu wszystkich informacji nadszedł czas, aby umieścić je w wizualnej formie mapy zależności. Pozwala to zobaczyć wszystkie zadania i zależności, a także wszelkie ograniczenia. Zostanie to udostępnione zespołowi, aby wszyscy byli świadomi zależności zadań, które mają wpływ na projekt.

Jak mapować zależności zadań za pomocą ProjectManager

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami jest bardziej efektywnym sposobem mapowania zależności. ProjectManager to nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga identyfikować i łączyć zależne zadania, aby uniknąć kosztownych opóźnień i zrealizować projekt na czas iw ramach budżetu. Pokazaliśmy, jak identyfikować wszystkie zadania i łączyć wszystkie cztery rodzaje zależności za pomocą naszych potężnych wykresów Gantta. Ten plan można następnie udostępnić całemu zespołowi projektowemu.

Przydzielaj zadania za pomocą wielu narzędzi do planowania projektów

Możesz dokonywać przypisań na wykresie Gantta, ale to narzędzie jest bardziej przeznaczone dla kierowników projektów, którzy muszą zarządzać większą liczbą zmiennych, aby lepiej planować i planować projekt. Członkowie zespołu będą używać różnych narzędzi do wykonywania tych zadań, dlatego nasze oprogramowanie ma wiele widoków projektów. Wszystkie widoki projektu udostępniają te same dane i aktualizują się razem w czasie rzeczywistym. Członkowie zespołu mogą wykonywać swoją pracę na solidnych listach zadań lub tablicach Kanban, które wizualizują przepływ pracy. Interesariusze mogą korzystać z widoku kalendarza, aby upewnić się, że osiągane są kamienie milowe. Dajemy każdemu narzędzie, którego potrzebuje, aby dobrze wykonywać swoją pracę.

Sprawdź obciążenie swojego zespołu za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Wspomnieliśmy, jak ważne jest zarządzanie obciążeniami i dlatego mamy narzędzia do zarządzania zasobami, które ułatwiają wdrażanie i ustalanie dostępności Twojego zespołu. Następnie możesz uzyskać ogólny przegląd ich postępów i wydajności na naszych pulpitach nawigacyjnych w czasie rzeczywistym. Nie jest wymagana czasochłonna konfiguracja, jak w przypadku lekkich alternatyw. Jest gotowy, gdy chcesz śledzić koszty, obciążenie pracą i nie tylko. Mówiąc o obciążeniu pracą, możesz zrównoważyć obciążenie swojego zespołu i utrzymać go na pełnych obrotach, przeglądając nasze oznaczone kolorami wykresy obciążenia pracą. Łatwo jest ponownie przydzielić zasoby bezpośrednio z wykresu, aby zwiększyć produktywność.

Mamy również funkcje zarządzania ryzykiem i zarządzania zadaniami, które pomogą Ci uniknąć kosztownych opóźnień. Nasze funkcje raportowania zapewniają lepszy wgląd w status projektu i portfela, a także karty czasu pracy, wariancje i nie tylko. Ponadto, jeśli zarządzasz wieloma projektami, skorzystaj z funkcji naszego portfolio, w tym pulpitu nawigacyjnego portfela i wykresu obciążenia, aby utworzyć mapowanie zależności w celu efektywnego udostępniania zasobów we wszystkich projektach.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które łączy wszystkie cztery typy zależności między zadaniami, aby pomóc Ci być na bieżąco. Nasza platforma współpracy łączy Twój zespół, niezależnie od tego, czy znajduje się w następnym biurze, czy w innej strefie czasowej. Możesz udostępniać pliki, komentować i nie tylko. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które wykorzystują nasze narzędzie do osiągania sukcesów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.