Siła szybkiej odpowiedzi: jak szybka odpowiedź na e-mail ratuje dzień

Co by było, gdybyś miał większe zaufanie i lojalność klientów bezpośrednio na wyciągnięcie ręki?

Firmy często poświęcają wiele lat na pielęgnowanie tego zaufania i lojalności. Niestety, wiele firm pomija najlepszy sposób osiągnięcia tego celu: stworzenie szybkiej odpowiedzi na każdą wiadomość e-mail od klienta.

Szybkość wysyłania e-maili może uratować dzień i naprawdę wzmocnić Twój biznes (zwłaszcza lokalna firma) na mapie. Nadal nie jesteś przekonany? Czytaj dalej, aby odkryć nasz kompletny przewodnik wyjaśniający, dlaczego szybka odpowiedź na e-mail jest tak ważna.

Prosta uprzejmość

Czasami najlepszym powodem do zrobienia czegoś jest również najprostszy powód. A jeśli chodzi o to, dlaczego każda wiadomość e-mail od klienta wymaga szybkiej odpowiedzi, wiele z nich sprowadza się do prostej uprzejmości.

Wszyscy wiemy, jak frustrujące może być, gdy ktoś nie odpowiada na e-mail. I wkrótce będziesz czytać wiele intencji w tym braku odpowiedzi. Możesz myśleć, że druga strona jest niegrzeczna, lekceważąca i lekceważąca.

To wystarczająco źle, jeśli chodzi o osobiste e-maile lub e-maile wewnątrz firmy. Ale jeśli chodzi o klientów, raczej nie będą czekać wiecznie na odpowiedź. Zamiast tego prawdopodobnie przeniosą swoją firmę do konkurencji!

Nawet jeśli Twój e-mail jest krótki i rzeczowy (więcej o tym później), szybkie docenienie klientów jest sposobem na okazanie im uprzejmości i szacunku.

Wyczyść skrzynkę odbiorczą

Spójrzmy prawdzie w oczy: czasami nie ma nic bardziej stresującego niż odkrywanie, ile nieprzeczytanych wiadomości e-mail znajduje się w Twojej skrzynce odbiorczej.

Jeśli nie będziesz ostrożny, te e-maile będą się nawarstwiać. Nie tylko zaszkodzi to Twojej produktywności, ale sam widok rosnącej liczby skrzynek odbiorczych będzie po prostu powodował większy stres z dnia na dzień.

Krótko mówiąc? Musisz wyrobić w sobie nawyk odpowiadania na e-maile (zwłaszcza od klientów) zaraz po ich przyjściu. Klienci zazwyczaj oczekują krótszych odpowiedzi, więc napisanie natychmiastowej odpowiedzi nie zajmie dużo czasu. I sprawisz, że Twoi klienci będą zadowoleni, jednocześnie spełniając marzenie każdego pracownika: skrzynka odbiorcza bez nowych wiadomości!

Wygląd niezawodności

Jeśli chodzi o Twoją firmę i markę, nie będzie przesadą stwierdzenie, że Twoja reputacja jest wszystkim. To dlatego firmy wydają miliony dolarów na złożone kampanie marketingowe: na budowanie swojej marki i wzmacnianie reputacji. Ale jeden z najlepszych sposobów budowania reputacji nic nie kosztuje, a jest nim szybka odpowiedź na każdą wiadomość e-mail od klienta.

Bez względu na to, jak odpowiadasz i ile (lub jak mało) piszesz, szybka odpowiedź mówi klientom wiele o Tobie i Twojej firmie. Pokazuje, że jesteś szybki i niezawodny. W końcu klienci, którzy zauważą Twoją szybką obsługę klienta, uznają Twoją firmę za bardzo godną zaufania.

I to zaufanie nie pochodziło z drogiej kampanii marketingowej. Zamiast tego wszystko sprowadza się do szybkiego wciśnięcia przycisku „wyślij”.

Zwiększona odpowiedzialność

Skupiliśmy się bardzo na tym, jak szybka odpowiedź na e-mail jest korzystna dla Twoich klientów. Ale jest to również korzystne dla ciebie, ponieważ pomaga zrobić to, co wydawało ci się niemożliwe: eliminuje zwlekanie.

The istota kunktatorstwa najczęściej sprowadza się do tych czterech małych słów: „Zrobię to później”. Ale jeśli chodzi o e-maile klientów, robienie tego „później” jest bardzo niebezpieczne. Do tego czasu Twoja reputacja już ucierpiała, a klient mógł przenieść swoją działalność gdzie indziej.

Wyobraź sobie jednak, co się dzieje po wysłaniu szybkiej odpowiedzi, takiej jak: „Dziękujemy za poświęcenie czasu na napisanie do nas. Zajmę się twoim pytaniem i odpowiem tak szybko, jak to możliwe.”

Klient będzie zadowolony, że tak szybko zareagowałeś. Ale co równie ważne, złożyłeś teraz obietnicę, że przyjrzysz się ich problemowi. Zamiast zapominać o e-mailu lub jego obawach, upewniłeś się, że rozwiązanie ich problemu jest teraz jednym z twoich najpilniejszych priorytetów na dany dzień.

I tak po prostu pokonałeś prokrastynację. Szybka reakcja pomaga zwiększyć Twoją odpowiedzialność i ponownie skoncentrować swoje priorytety na lepszej obsłudze klienta.

Kup sobie trochę czasu

Jaka jest główna przeszkoda w napisaniu szybkiej odpowiedzi każdemu klientowi? W niektórych przypadkach możesz martwić się odpowiadaniem klientom, którzy mają złożone pytania lub poważne problemy. Powodem jest to, że stworzenie odpowiedzi, na którą zasługują, zajmie trochę czasu.

Ale jak już zauważyliśmy, jedną z najlepszych rzeczy w natychmiastowej odpowiedzi na e-maile od konsumentów jest to, że może być krótka. A „krótki” nie oznacza „ostateczny”. Jak pokazał nasz przykład powyżej, możesz po prostu podziękować klientowi za napisanie i zobowiązać się, że skontaktuje się z nim tak szybko, jak to możliwe.

Tego rodzaju krótkie e-maile potwierdzające pomagają klientowi poczuć się widzianym i słyszanym. Jednocześnie szybka odpowiedź skutecznie daje Ci trochę czasu na zapoznanie się z pełniejszymi odpowiedziami na wszelkie pytania i wątpliwości klientów.

Rozbrajanie niestabilnych sytuacji

Mówiąc o pytaniach i wątpliwościach klientów, oto prosta prawda: Twoi najszczęśliwsi i najbardziej zadowoleni klienci najrzadziej wyślą Ci e-mail. Zamiast tego jest dużo bardziej prawdopodobne, że usłyszysz od klientów, którzy mieli negatywne doświadczenia.

Z tego powodu jednym z głównych powodów wysłania szybkiej odpowiedzi do klientów jest pomoc w rozładowaniu niestabilnej sytuacji. Na bardzo podstawowym poziomie ta strategia działa, ponieważ gdy klient jest już zły, zmuszanie go do długiego oczekiwania na odpowiedź tylko go rozgniewa.

Jeśli chcesz się upewnić, że Twoja początkowa odpowiedź brzmi odpowiednio neutralnie i z szacunkiem, możesz użyć szablon e-maila i w razie potrzeby zmodyfikuj swoją odpowiedź. I szablon lub brak szablonu, Twój e-mail powinien podkreślać Twój szacunek dla klienta i chęć rozwiązania jego problemu.

Ostatecznie możesz nie być w stanie uszczęśliwić wszystkich. Jednak szybkie reagowanie na obawy klientów z uprzejmością i szacunkiem jest podstawą wysokiej jakości obsługi klienta.

Szybka odpowiedź na e-maile: co dalej?

Teraz już wiesz, dlaczego tak ważna jest szybka reakcja na maile klientów. Ale czy wiesz, kto może przenieść Twój e-mail marketing na wyższy poziom?

Specjalizujemy się w e-mail marketingu, analityce, testach A/B i wielu innych. Aby zobaczyć, co możemy zrobić dla Twojej firmy, przyjdź i dowiedz się więcej nasze plany cenowe Dziś!