Kompletny przewodnik po fakturowaniu dla influencerów i twórców treści

Właśnie zakończyłeś wszystko swoim najnowszym partnerstwem z marką (gratulacje!). Treść została zatwierdzona i znajduje się w narzędziu do planowania na Instagramie firmy Tailwind i wkrótce będzie gotowa do opublikowania.

Teraz wystarczy wysłać fakturę do marki, aby otrzymać płatność… Ale ważne pytania mogą spowolnić ten proces: Do kogo należy wysłać fakturę? Czy był numer PO? Jakie były znowu warunki płatności? Moja płatność jest spóźniona, jak mam to poinformować?

Jeśli fakturowanie i otrzymywanie płatności czasami wydaje się uciążliwe, nie martw się – nie jesteś sam.

Jeśli nie masz agenta zajmującego się fakturowaniem i płatnościami, może to zająć czas i energię i stać się niezręczne. Ten przewodnik ma na celu dostarczenie wskazówek i wskazówek ułatwiających fakturowanie w celu zminimalizowania problemów z płatnościami.

Rozpocznij bezpłatną wersję próbną Tailwind na Instagram!

• Zaplanuj zdjęcia i filmy bezpośrednio na swoim kanale Instagram dzięki Auto Post.
• Zoptymalizuj każdy post, aby zwiększyć zaangażowanie dzięki SmartSchedule i Hashtag Finder.
• Automatycznie ukryj hashtagi swojego posta w pierwszym komentarzu, aby Twój podpis był czysty i uporządkowany.
• Zwiększ widoczność swoich postów dzięki tagowaniu użytkowników i tagowaniu lokalizacji.
• Analizuj, co działa w każdym poście i profilu za pomocą inteligentnej analizy.

Nie wymagamy karty kredytowej

Zawsze wysyłaj fakturę

Wysłanie faktury powinno być pierwszym krokiem do otrzymania zapłaty. Zawsze. Nawet jeśli marka, agencja lub platforma influencerska mówi, że nie musisz, ważne jest, aby wysyłać własne faktury. Ale dlaczego?

Jako twórca prowadzisz własną małą firmę. Ważne jest, aby mieć rejestr wszystkich swoich zarobków do celów podatkowych i należności, aby móc otrzymać zapłatę. Marketerzy współpracują z dziesiątkami, a nawet setkami influencerów. Nierzadko zdarza się, że płatności są czasami spóźnione lub zapomniane!

Śledzenie faktury jest równie ważne jak jej wysłanie. Jeśli wysyłasz tylko kilka faktur, możesz zarządzać śledzeniem w Excelu lub arkuszach Google. Idealną opcją stworzoną przez kreatora do fakturowania marek jest narzędzie o nazwie Lumanu. Śledzi również Twoje faktury za Ciebie. Freshbooks i QuickBooks są świetne, jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanych funkcji księgowych, takich jak możliwość generowania raportów o wiekowaniu należności.

Bez względu na wybór, podczas śledzenia ważne jest, aby uchwycić podstawowe informacje – numer faktury, termin płatności, kwotę oraz oczywiście markę i dane kontaktowe osoby płacącej. Śledzenie tych podstaw zapewni płynny proces fakturowania dla Ciebie i Twojej marki.

Uzgodnij warunki płatności przed współpracą

Warunki płatności zawsze powinny zawierać:

1. Kiedy otrzymasz zapłatę. Standardowy termin to „30 dni po opublikowaniu treści” (tj. 30 dni po opublikowaniu treści). Chociaż większość freelancerów chciałaby otrzymać natychmiastową zapłatę, w większości dużych firm działy AP standardowo wprowadzają proces X dni netto (zazwyczaj 30, 45 lub nawet 60 dni).
2. Jak otrzymasz zapłatę. Upewnij się, że otrzymujesz zapłatę na swoich warunkach. Dodaj prostą klauzulę w umowie, która brzmi mniej więcej w stylu -> „twórca otrzyma zapłatę zgodnie z instrukcjami przelewu na fakturze”. Typowe problemy, z jakimi borykają się twórcy, to a) Wymagany proces rejestracji w oprogramowaniu do płatności, który nie jest uruchamiany, dopóki nie nadejdzie czas, aby zapłacić (dodawanie dni do otrzymania zapłaty) oraz b) Gdy marka nalega na płacenie przez PayPal i robi to nie pokrywają opłat.
3. Kiedy (i kogo) należy wystawić fakturę. Upewnij się, że wysyłasz fakturę do właściwej osoby i we właściwym czasie. Często zdarza się, że marki tracą kontrolę nad płatnościami influencerów i gubią się w skrzynce odbiorczej.

Marki są coraz bardziej elastyczne, jeśli chodzi o płacenie freelancerom, zwłaszcza influencerom w mediach społecznościowych. Najlepsze marki zdają sobie sprawę, że współpraca polega na partnerstwie, a elastyczność może być długa. Dobrym pomysłem jest zaproponowanie preferowanych warunków i metod płatności podczas interakcji z marką. Docelowo, prowadząc swój biznes, będziesz chciał wybrać sposób zarządzania księgowością. Zaczyna się od fakturowania marek za pomocą wybranego przez Ciebie rozwiązania.

Co uwzględnić na fakturze dla influencera

Tworząc profesjonalną fakturę, należy zapoznać się z kilkoma podstawami. Możesz skonfigurować szablon faktury, pobrać bezpłatny szablon faktury lub użyć oprogramowania do tworzenia i wysyłania profesjonalnych faktur (np. Lumanu, Freshbooks, Quickbooks). Zaletą oprogramowania jest to, że pomoże w śledzeniu statusu faktur, a także zapewni opcje szybkiego przetwarzania płatności.

Jeśli korzystasz z oprogramowania, zajmą się nimi za Ciebie. Oto standardowe pola, które należy uwzględnić we wszystkich fakturach:

1. Numer i data faktury: podaj datę wysłania faktury wraz z unikalnym numerem faktury u góry faktury. Unikalny numer zapewni Ci śledzenie płatności i będzie pomocny do celów podatkowych.
2. Twoje imię i nazwisko oraz informacje kontaktowe: Dołącz swoje pełne imię i nazwisko lub nazwę firmy. Dołącz również swój adres pocztowy, numer telefonu i adres e-mail. Są one zazwyczaj potrzebne Twojemu partnerowi, aby skonfigurować Cię do płatności w swoim systemie.
3. Dane kontaktowe Twojego klienta: Nazwa firmy i dane kontaktowe płatnika (imię i nazwisko oraz adres e-mail).
4. Opis – nazwa kampanii lub tytuł postu: Pasują one również do pozycji na fakturze. Upewnij się, że postępujesz zgodnie z instrukcjami wysłanymi od partnera lub zapytaj, jak chciałby to przedstawić na fakturze. Pozycje zamówienia mogą zawierać nazwę kampanii, wyniki i dodatkowe informacje odnoszące się do Twoich postów sponsorowanych. Niektóre sumy częściowe elementów zamówienia, które można uwzględnić — koszt miesięczny, stawka godzinowa lub koszt na pocztę. Jeśli masz czas na śledzenie do zapłaty godzinowej, uwzględnij stawkę godzinową i sumę częściową.
5. Kwota: u dołu faktury osoby wpływowej pogrubioną łączną kwotą.
6. Warunki płatności/termin płatności: Upewnij się, że wystawiasz fakturę zgodnie z uzgodnionymi warunkami płatności. Nieprawidłowe terminy płatności są głównym powodem nieopłacania faktur. Terminy to zazwyczaj X dni netto lub określony termin. ZAWSZE podawaj faktyczny termin, aby uniknąć nieporozumień.
7. Metody płatności: Zautomatyzowane oprogramowanie zapewnia różne sposoby płatności (ACH, PayPal, karta kredytowa itp.) Jeśli korzystasz z własnego szablonu faktury, u dołu faktury podaj instrukcje dotyczące przelewu. Oferowanie markom kilku opcji płatności pomaga zapewnić płatność przy mniejszym wysiłku.

Kiedy wysłać fakturę influencera

Co do zasady, faktury można wysyłać po zakończeniu materiałów dostarczanych w ramach kampanii lub z góry (po podpisaniu umowy). To, co faktycznie zrobisz, będzie zależało od twoich negocjacji z partnerem. Zrozum proces AP swojego partnera, ponieważ być może będziesz musiał dostosować czas, aby pasował do jego procesu lub mogą dostosować swój proces, aby pasował do twojego czasu.

Oto kilka typowych terminów dla współpracy z influencerami marketingowymi:

• Netto 30 dni po zakończeniu dostawy kampanii
• 30/ 45/ 60/ 90 dni netto od daty wystawienia faktury – czasami może współpracować z Twoim kontaktem w celu wystawienia faktury przed zakończeniem kampanii z terminem płatności przypadającym po oczekiwanym terminie dostawy
• 50% z góry i 50% netto X dni (za powyższe)

E-mail z fakturą powinien być zwięzły i rzeczowy. W temacie wpisz słowo „FAKTURA”, swoje imię i nazwisko oraz krótki opis. Pomoże to odbiorcy zidentyfikować Twój adres e-mail i będzie wiedział, jak nadać mu priorytet. W e-mailu podaj kwotę i termin płatności.

Jak i kiedy kontynuować?

Pogoń za zaliczką może być frustrująca i niezręczna, co jest kolejnym powodem do korzystania z platformy takiej jak Lumanu, która automatycznie śledzi za Ciebie faktury i zapewnia wgląd w status płatności zaległych żądań.

Przed terminem wystawienia faktury — upewnij się, że osoba kontaktowa otrzymała fakturę. Po wysłaniu faktury poproś o potwierdzenie odbioru.

Termin płatności — wyślij delikatne przypomnienie przed terminem płatności, przypomnienie, że termin płatności przypada w ciągu 3 dni, aby zapewnić terminową płatność.

Gdy faktura jest zaległa — Opóźnienia w płatnościach zdarzają się z różnych powodów. Działy rozrachunków z dostawcami zarządzają przepływami pieniężnymi i często posiadają system płatności. Ważne jest, aby sprawdzić szczegóły, w tym termin płatności i opcje płatności.

Co zrobić z „dodatkami” i zmianami w zakresie

Niesamowite, Twój partner marki chce płacić Ci więcej pieniędzy! Albo chcą za darmo poprosić o więcej rzeczy, które nie są objęte Twoją umową – nie zaszkodzi poprosić.

W takim przypadku masz kilka opcji – utwórz i wyślij kolejną fakturę lub anuluj oryginalną fakturę oraz zaktualizuj i wyślij ponownie z rozszerzonym zakresem i nową kwotą w dolarach. Upewnij się, że utworzyłeś nowy numer faktury i wysłałeś anulowanie starej faktury, aby otrzymać odpowiednią kwotę.

Polecane rozwiązania w zakresie fakturowania dla influencerów

Cel stworzony dla twórców: Lumanu zostało zbudowane od podstaw, aby sprostać potrzebom wpływowym w zakresie fakturowania. Jest przyjazny dla iPhone'a, a fakturowanie jest tak proste, jak Venmo. Ponadto uwielbiamy ich zarobki z roku na rok, śledzenie i przejrzysty pulpit nawigacyjny, aby łatwo śledzić status płatności. Tworzenie i wysyłanie faktur jest bezpłatne i pobiera opłatę manipulacyjną, która jest niższa niż PayPal, a płatności są wysyłane bezpośrednio na Twoje konto bankowe. Lumanu Payments jest dostępny tylko na zaproszenie, Tailwind z przyjemnością oferuje specjalny dostęp do Lumanu Payments.

Zaawansowane funkcje dla małego imperium: Freshbooks jest warte uwagi, jeśli potrzebujesz pełnoprawnego oprogramowania księgowego i księgowego. Mówimy o raportach wiekowania należności, zapisach księgi głównej i pełnym raportowaniu rachunku zysków i strat. Dodatkowe dzwonki i gwizdki będą kosztować niską opłatę miesięczną wraz z wyższymi kosztami przetwarzania płatności na fakturach.

Dla freelancera-zrób-to-sam: Większość „darmowych” szablonów online, które można znaleźć na stronie internetowej, pobiera opłatę za przetwarzanie płatności (musisz jakoś zarobić). Jeśli chcesz tworzyć i wysyłać własne szablony, zalecamy pobranie szablonu faktury z pakietu Microsoft Office w programie Word lub Excel. Zawsze możesz też otworzyć dokumenty Google, jeśli nie jesteś użytkownikiem pakietu Office.

Przykładowy szablon Microsoft:

Łatwe fakturowanie

Zarządzanie małą firmą jako kreatywny freelancer właśnie stało się łatwiejsze – mamy nadzieję! Prowadząc spójny proces, aby upewnić się, że warunki płatności są uzgodnione z góry i wysyłane są dokładne faktury, spędzisz mniej czasu na martwieniu się o płatność, a więcej na tworzenie. Dostępnych jest wiele zasobów, które pomogą Ci rozwinąć firmę, a ostatecznie Twoją markę.

Psst! Ten Pin powstał w kilka sekund dzięki Tailwind Create. Wypróbuj sam!