Umowa dotycząca czasu i materiałów (T&M): Kiedy stosować jedną i najlepsze praktyki

Istnieją dwa sposoby, w jakie właściciele mogą zapłacić za pracę wykonaną w projekcie. Jednym z nich jest cena stała, gdzie umowa określa, co zostanie zrobione i ustala konkretną i ostateczną cenę za tę pracę. Jeśli zespół zajmuje zbyt dużo czasu, aby wykonać swoje zadania lub wymaga więcej materiałów niż określono w umowie, zjada te koszty.

Drugi to kontrakt na czas i materiały. Jak sama nazwa wskazuje, jest to bardziej elastyczna umowa, która wystawia klientowi rachunek za czas wykonania pracy i użyte materiały. Czy umowa T&M jest odpowiednia dla Twojego projektu? Zanim zdecydujesz, jak zapłacić za usługi związane z kolejnym projektem, poświęć chwilę, aby zastanowić się, czym jest umowa na czas i materiały i kiedy warto z niej skorzystać.

Jaki jest czas i materiały na projekt budowlany?

Termin „czas i materiały” odnosi się do ilości czasu i materiałów budowlanych, jakich wymaga wykonawca lub podwykonawca do wykonania projektu. Czas i materiały są często określane skrótem T&M.

Wszystkie zadania w projekcie budowlanym zużywają trochę materiału i wymagają czasu. Kiedy termin jest używany, oznacza to, że wykonawca rozlicza się za czas, jaki zajmuje wykonanie zadania i jakie materiały są używane w procesie.

Co to jest umowa na czas i materiały?

Umowa czasu i materiałów jest powszechnie stosowana w zarządzaniu projektami budowlanymi, chociaż jest również używana w opracowywaniu produktów i innych typach lub projektach. Zasadniczo umowa dotycząca czasu i materiałów określa, w jaki sposób pracodawca zapłaci wykonawcy za czas poświęcony na projekt i materiały, których używa do wykonywania pracy.

Oznacza to, że wykonawca śledzi czas i materiały, z których korzysta jego załoga lub podwykonawcy. Wykorzystują te dane do odpowiedniego rozliczania pracodawcy w trakcie realizacji projektu. Jednak kontrakty T&M mogą mieć gwarantowaną cenę maksymalną, która ogranicza koszty.

Kontrakt na czas i materiały jest używany, gdy projekt jest otwarty lub nieokreślony i nie można obliczyć dokładnego oszacowania potrzebnego czasu i materiałów. W takim przypadku umowa o stałej cenie jest niewskazana, ponieważ rzeczywiste koszty mogą znacznie przewyższać uzgodnioną umowę.

Powiązane: Darmowy szablon kosztorysu budowlanego

Czym różni się umowa T&M od innych umów?

Jak wspomniano powyżej, w administrowaniu umowami istnieją dwa główne rodzaje planów płatności. Kontrakty T&M są stosowane, gdy plany nie są wystarczająco precyzyjne, aby zastosować umowę o stałej cenie (ponieważ nie ma określonej ceny za pracę). Zamiast tego wykonawcy otrzymują zwrot kosztów za wszelkie zakupione materiały i otrzymują stawkę dzienną lub godzinową za ich pracę.

Poza umowami T&M i umowami o stałej cenie istnieje trzeci rodzaj umowy budowlanej, zwanej umową podlegającą zwrotowi kosztów. To wtedy właściciel płaci wykonawcy za rzeczywisty koszt prac. Obejmuje to koszty bezpośrednie i pośrednie, takie jak materiały, sprzęt i wszystko inne, w tym wynagrodzenie, które należy zapłacić, aby wykonać pracę. Wykonawcy dodadzą klauzulę, taką jak stała opłata lub zachęta, aby osiągnąć zysk.

Kiedy korzystać z umowy dotyczącej czasu i materiałów

Ponownie, kontrakt T&M jest idealny dla projektu bez jasnego i dokładnego oszacowania czasu i kosztów. Nie ma sensu korzystać z umowy o stałej cenie, chyba że istnieje sposób ustalenia kosztu. A umowa podlegająca zwrotowi kosztów byłaby niemożliwa do ustalenia bez znajomości dokładnego czasu i materiałów wymaganych do wykonania pracy.

Jednak umowa na czas i materiały jest wskazana, gdy czas trwania projektu jest nieznany, ale istnieje stała stawka godzinowa za zaangażowaną siłę roboczą. Korzystając z T&M, wykonawcy zazwyczaj dodają marżę w wysokości od 15 do 35 procent.

W związku z tym umowa na czas i materiały byłaby opcją w procesie przetargowym na budowę, gdy mamy do czynienia z nieprzewidywalnymi scenariuszami. Zawarcie takiej umowy jest możliwe tylko wtedy, gdy obie strony uzgodnią warunki, choć dotyczy to wszystkich umów. Co ważniejsze, umowa T&M jest idealna, gdy istnieje potrzeba elastyczności lub jesteś nowy w branży i nie możesz dokładnie oszacować kosztów i czasu trwania.

Najlepsze praktyki dla umowy T&M

Przy zawieraniu jakiejkolwiek umowy ważne jest, aby umowa miała formę pisemną. Obie strony muszą uzgodnić warunki i podpisać się na nich. Dotyczy to zwłaszcza umowy dotyczącej czasu i materiałów, ponieważ może się to skończyć utratą pieniędzy przez pracodawcę bez codziennych raportów z budowy. Jak wspomniano wcześniej, zalecanym zabezpieczeniem jest cena maksymalna.

Pracując z dowolnym wykonawcą, upewnij się, że jest on licencjonowany przez Państwową Radę Licencji Wykonawców i że praca, którą wykonuje, jest objęta zakresem tej licencji. Współpraca z nielicencjonowanymi wykonawcami otwiera zobowiązania, które mogą mieć wpływ na projekt, a nawet całą organizację. Dotyczy to również licencji biznesowych lub rejestracji podatku od działalności gospodarczej, jeśli jest to wymagane w jurysdykcji, w której realizowany jest projekt.

Jednym z problemów związanych z umowami T&M jest to, że mogą skutkować większą liczbą spraw sądowych niż umowa o stałej cenie. Dlatego poznaj ryzyko i konsekwencje związane z zawieraniem umów z pracownikami zewnętrznymi. Mogą wystąpić problemy z zaległymi podatkami i innymi karami IRS, zaległymi płatnościami i uszczerbkiem na reputacji organizacji.

Plusy i minusy kontraktów czasowych i materialnych

Poświęćmy chwilę na przyjrzenie się korzyściom i problemom z kontraktami czasowymi i materialnymi. W zależności od sytuacji mogą to być właśnie takie umowy, które sprawdzają się w ramach projektu budowlanego. Równie łatwo mogą być szkodliwe, a wady mogą przeważać nad zaletami, co skłania organizację do poszukiwania jednej z innych opcji kontraktu.

Zalety umów T&M

• Łatwo reagować na zmiany w projekcie.
• Opóźnienia i blokady dróg można łatwo rozwiązać.
• Negocjacje są ustalane na początku pracy.

Wady kontraktów T&M

• Śledzenie czasu i materiałów może być trudne.
• Wykonawcy mają niewielką motywację do efektywnej pracy.
• Wykonawcy muszą pokrywać własne koszty.

Jak ProjectManager pomaga w śledzeniu czasu i materiałów

Kontrakty czasowe i materialne mogą być dla Ciebie odpowiednie. Ale jeśli masz zamiar go użyć, ważne jest, aby dokładnie śledzić czas i materiały używane przez wykonawcę. W ten sposób płacisz tylko za faktycznie wykonaną pracę. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi, które może monitorować czas pracy wykonawców i śledzić używane przez nich materiały w czasie rzeczywistym.

Łatwe zarządzanie czasem

Włączenie wykonawców do naszego narzędzia jest łatwe, a ustawienia zabezpieczeń zapewniają, że mają oni dostęp tylko do tych części oprogramowania, na używanie których im zezwolisz. Jedną z funkcji, która pomaga śledzić ich pracę, są nasze karty czasu pracy. Czas jest rejestrowany na stronie Moja Praca lub czas w naszym oprogramowaniu. Kiedy kontrahenci przesyłają swoje karty czasu pracy, są one wysyłane do osoby upoważnionej do ich zatwierdzania i blokowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych.

Planuj z wykresami Gantta

Skorzystaj z naszego widoku wykresu Gantta, aby zaplanować i zaplanować swój projekt. Możesz przypisywać i śledzić pracę wykonawców, a także śledzić wydatki. Gdy masz już harmonogram i budżet, ustaw linię bazową, a teraz możesz porównać rzeczywisty postęp i koszty z planem. Jeśli zauważysz, że kontrahenci spędzają zbyt dużo czasu lub pieniędzy, możesz rozwiązać problem, zanim stanie się problemem.

Śledź za pomocą pulpitów nawigacyjnych

Dostępny jest również pulpit nawigacyjny na żywo, który śledzi ogólny widok postępów i wydajności projektu. Automatycznie zbiera dane w czasie rzeczywistym i przelicza je na koszty projektu, czas, wariancję i inne. Bez względu na rodzaj umowy, z której korzystasz, nasze narzędzie zadba o to, aby Twoi kontrahenci pracowali wydajnie.

ProjectManager to oprogramowanie w chmurze, które pomaga organizować zadania, zespoły i projekty. Planuj, monitoruj i raportuj swój projekt. Zarządzaj projektem na każdym etapie jego cyklu życia, zapewniając swoim zespołom narzędzia, których potrzebują do współpracy i wydajniejszej pracy. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów już korzystających z naszego narzędzia i skorzystaj z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.