21 umiejętności zarządzania czasem, których potrzebuje każdy profesjonalista

Umiejętności zarządzania czasem mają kluczowe znaczenie dla sukcesu.

Nauka efektywnego zarządzania czasem pomoże Ci zrobić więcej każdego dnia pracy, zwiększyć wydajność i ostatecznie zwiększyć wartość dla Twojej firmy.

W tym poradniku pokażę Ci 21 umiejętności zarządzania czasem, które powinieneś posiadać.

Gotowy? Zanurzmy się!

Najważniejsze umiejętności zarządzania czasem

Więc jakie umiejętności zarządzania czasem są najważniejsze?

1. Mówiąc nie.

Przede wszystkim musisz być w stanie odeprzeć wysiłki innych związane z wykorzystaniem twojego czasu. Niektóre zadania i obowiązki w twoim życiu zawodowym nie zrobią nic (lub prawie nic), aby pomóc ci osiągnąć własne cele.

Będą klienci, którzy nie rozwijają twojego biznesu i obowiązki, które nie pomogą ci się uczyć ani rozwijać. Nauczenie się identyfikowania tych potencjalnych źródeł marnowania czasu i mówienie im „nie” może pomóc ci ich uniknąć, zamiast kierować uwagę na ważne możliwości.

To jedna z najważniejszych wskazówek dotyczących zarządzania czasem w pracy.

2. Wyznaczanie celów.

Musisz także umieć wyznaczać i rozumieć własne cele. Zarządzanie czasem może oznaczać różne rzeczy dla różnych osób, a jeśli nie jesteś pewien, czego chcesz, nie będziesz w stanie udowodnić w żadnym ostatecznym kierunku.

Załóżmy na przykład, że Twoim głównym celem jest opuszczenie biura na czas, a jednocześnie wykonanie tej samej pracy; jeśli tak jest, będziesz musiał skupić się na poprawie swojej wydajności.

Ale jeśli Twoim głównym celem jest poprawa rentowności w Twojej firmie, będziesz musiał zoptymalizować swoje podejście w inny sposób.

Wyznaczanie celów jest również ważne na mniejszą skalę; na przykład możesz zobowiązać się do spędzania co tydzień trzech godzin mniej w mediach społecznościowych, aby móc skupić się na ważniejszych zadaniach.

3. Zarządzanie stresem.

przez GIPHY

Wszyscy są zestresowani w pracy, ale jeśli twój poziom stresu jest zbyt wysoki, może to poważnie wpłynąć na twoją wydajność, uniemożliwiając ci koncentrację, a w niektórych przypadkach powodując, że tracisz całe dni z powodu choroby.

W związku z tym radzenie sobie ze stresem może pomóc w zarządzaniu czasem.

Istnieje wiele strategii, które mogą obniżyć poziom stresu, w tym ćwiczenia fizyczne, dodatkowy sen, medytacja i więcej wolnego czasu.

4. Delegacja.

Uczenie się, kiedy delegować i jak delegować, jest jedną z najważniejszych umiejętności zarządzania czasem, którą powinni opanować profesjonaliści.

Są szanse, że są zadania, które wykonujesz każdego dnia, które ktoś mniej lub mniej wykwalifikowany mógłby wykonać równie dobrze – i za mniej pieniędzy niż jesteś wart. Mogą być również członkowie twojego zespołu, którzy mają mniej na swoim talerzu i są w stanie podjąć dodatkową pracę. W takich sytuacjach delegowanie zadania jest lepsze niż próba wykonania go samodzielnie.

Przydzielanie zadania najlepszej możliwej osobie oraz dokładne i jasne opis zadania może pomóc w jeszcze większej poprawie.

5. Priorytetyzacja.

Zarządzanie czasem wymusza odpowiednie ustalanie priorytetów. Ogólnie rzecz biorąc, najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest ocena zarówno pilności, jak i ważności każdego zadania z listy rzeczy do zrobienia.

Pilność odnosi się do tego, jak pilna jest sprawa; czy ma to znaczenie tylko w ciągu najbliższych kilku godzin, czy może potencjalnie poczekać miesiąc. Znaczenie odnosi się do tego, jak ważne jest to dla twojego wyniku; czy pomoże to w osiągnięciu długoterminowych celów, czy w najlepszym wypadku jest to trywialne?

Łącząc te czynniki, powinieneś być w stanie opracować system zamówień, który pozwoli Ci najpierw zająć się najważniejszymi zadaniami.

6. Planowanie.

Planowanie może wydawać się proste, ale istnieją dwa elementy planowania, które mogą znacznie poprawić sposób spędzania czasu.

Po pierwsze, zwalczanie prawa Parkinsona. Prawo Parkinsona to nieformalne powiedzenie, które mówi, że „praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Innymi słowy, im więcej czasu przeznaczasz na zadanie, tym dłużej zajmie Ci to wykonanie; możesz z tym walczyć, planując agresywnie, w napiętych ramach czasowych.

Po drugie, znajdujemy równowagę między sztywnością a elastycznością. Ważne jest, aby zaplanować jak najwięcej zadań, aby wiedzieć, jak zaplanować i wykonać swój dzień, ale ważne jest również, aby zostawić trochę miejsca do poruszania się, na wypadek pojawienia się nowych priorytetów lub niektórych zadań potrwa dłużej niż przewidywałeś.

Ta równowaga będzie inna dla każdej pracy.

7. Skup się.

Będziesz pracować wydajniej, wykonując zadania w krótszym czasie, jeśli te zadania przyciągną twoją pełną uwagę.

Jeśli jesteś rozproszony, nawet lekko, pełne wyzdrowienie może zająć do 23 minut. Podobnie, jeśli spróbujesz wykonywać wiele zadań jednocześnie, natychmiast obniżysz swoją skuteczność w każdym zadaniu, którym próbujesz żonglować.

Nauka koncentracji może być trudna, ale staje się znacznie łatwiejsza dzięki medytacji uważności – i kiedy wyeliminujesz potencjalne zakłócenia w swoim środowisku pracy.

8. Organizacja.

przez GIPHY

Nie powinno być tajemnicą, że lepiej zorganizowani ludzie spędzają mniej czasu na zadaniach. Wiedzą dokładnie, gdzie znaleźć każdy potrzebny plik, i nigdy nie tracą z oczu takich rzeczy, jak notatki ze spotkań.

Istnieją metody organizacji, które odnoszą się do różnych obszarów Twojej pracy; na przykład napisaliśmy ten przydatny przewodnik, jak lepiej zorganizować się w Gmailu. Jednak ogólnie rzecz biorąc, bardziej przydatne będą umiejętności organizacyjne na wysokim poziomie. Wymyśl system, który pasuje do Twojego stylu pracy i bądź z nim spójny.

Właściwy system organizacji to jedna z najważniejszych wskazówek dotyczących zarządzania czasem dla studentów.

9. Zdecydowanie.

Wysiłki w zarządzaniu czasem są często utrudnione przez niezdecydowanie. W niektórych sytuacjach ważne jest, aby nie spieszyć się, wziąć pod uwagę wszystkie zmienne i sfinalizować swoją decyzję tylko wtedy, gdy jesteś jej absolutnie pewien.

W większości sytuacji lepiej jest dokonać oceny na wysokim poziomie, a następnie iść naprzód w jednym kierunku, dostosowując się po drodze.

Decydencja oszczędza czas nie tylko dlatego, że oszczędza ci nadmiernego wahania, ale także dlatego, że daje ci szansę na zebranie większej ilości informacji, gdy zaczynasz egzekucję.

10. Cierpliwość (i oportunizm).

przez GIPHY

Praca nad najbardziej odpowiednimi i/lub potężnymi zadaniami może pomóc w mądrzejszym spędzaniu czasu; często wymaga to zarówno cierpliwości, jak i oportunizmu. Na przykład, jeśli inwestujesz w nieruchomości, będziesz musiał wiedzieć, z których ofert nieruchomości zrezygnować, czekając na czas, aż skorzystasz z „doskonałej” okazji.

11. Motywacja.

Wydajność w dużym stopniu zależy od osobistej motywacji; ludzie, którzy są zmotywowani wewnętrznie, zawsze wykonają swoją pracę szybciej (i dokładniej) niż ich niezmotywowani koledzy. Jeśli jesteś w stanie wystarczająco się zmotywować, nawet gdy jesteś na niskim poziomie, zawsze będziesz w stanie efektywniej spędzać czas.

Sztuką jest wiedzieć, jak się zmotywować. Przypomnij sobie o swoich długoterminowych celach i spróbuj narysować linię łączącą to zadanie z tymi celami. Możesz również rozważyć nagradzanie siebie po ukończeniu zadania.

Eksperymentuj, aby zobaczyć, co działa, i koniecznie sprawdź listę cytatów motywacyjnych, aby się zainspirować!

12. Dokumentacja.

Zarządzanie czasem wymaga również efektywnego dokumentowania swojej pracy i pomysłów. Załóżmy na przykład, że wyznaczyłeś sobie cel; czy zapisałeś ten cel?

Śledzisz to? A może to tylko coś, co tkwi w Twojej wyobraźni? Udokumentowane cele mają znacznie większe szanse na osiągnięcie. Podobnie, będziesz chciał wydajnie dokumentować swoją bieżącą pracę, aby utrzymać się na zadaniu i pracować wydajnie.

Na przykład będziesz chciał sporządzić szczegółowe notatki ze spotkań, aby móc do nich wrócić w przyszłości.

13. Zwięzłość.

Pierwszą z trzech cech sprawnej komunikacji jest zwięzłość. Niektórzy ludzie starają się oszczędzić czas, spiesząc ze słowami. Zamiast „marnować” czas na przemyślenie swojego przekazu i zredagowanie go do perfekcji, instynktownie wylewają wnętrzności i naciskają „Wyślij”.

Jest to jednak bezproduktywne. Pisanie i zwięzłe mówienie zajmie trochę więcej czasu, ponieważ będziesz musiał edytować swoje sformułowania, ale warto zainwestować.

Odbiorcy Twoich wiadomości nie tylko spędzą mniej czasu na dialogu, ale także zapobiegniesz nieporozumieniom — które są głównym źródłem marnowania czasu dla wszystkich zaangażowanych osób.

14. Przejrzystość.

Drugim z trzech wyróżników skutecznej komunikacji jest przejrzystość. Zwięzłość pomoże ci wyrazić swoją wiadomość mniejszą liczbą słów, ale jasność wyeliminuje niejasności.

Załóżmy na przykład, że występuje problem z niezadowolonym klientem, który próbujesz rozwiązać z pracownikiem. Wyrażenie „opiekuj się tym proszę” jest zwięzłe, ale też niejednoznaczne; czy „zadbać o to” oznacza dać klientowi zniżkę na kolejny zakup? Zwrócić zamówienie? Lub samodzielnie wymyślić jakieś rozwiązanie?

Nawet jeśli uważasz, że implikacja jest oczywista, poświęcenie kolejnej minuty na wyjaśnienie rzeczy może oszczędzić ci wielu kłopotów.

15. Dokładność.

przez GIPHY

Trzecim z trzech wyróżników sprawnej komunikacji jest rzetelność. Dokładność polega na przekazywaniu informacji z wyprzedzeniem, a nie na wysyłaniu ich po kawałku lub pozostawianiu rzeczy niedopowiedzianych.

Jest to prawdopodobnie najważniejsze podczas składania wniosku lub przypisywania zadania jednemu z pracowników; jeśli Twój pracownik nie ma wszystkich materiałów potrzebnych do rozpoczęcia zadania, będzie się to opóźniać.

Dokładność, podobnie jak zwięzłość, początkowo zajmuje więcej czasu, ale jest to inwestycja; jeśli zrobisz to poprawnie, zaoszczędzisz znacznie więcej czasu niż początkowo kosztuje.

16. Estymacja czasu.

Zarządzanie czasem to także nauka dokładnego szacowania czasu, jaki zajmie zadanie. Pomoże ci to na kilka sposobów.

Po pierwsze, będziesz mógł efektywniej planować zadania i spotkania, przypisując im przedział czasowy, który nie jest ani za krótki, ani za długi; może to pomóc ci upchnąć więcej zadań w swoim dniu pracy bez przytłaczania cię.

Po drugie, pomoże ci się uczyć, gdy pracujesz nieefektywnie; jeśli znacznie przekroczysz szacowany czas, będziesz wiedział, że coś poszło nie tak. Szacowanie czasu może również pomóc w ustaleniu priorytetów lub nauce, kiedy delegować; jeśli zadanie zajmie Ci dużo czasu, ale nie pomoże Ci osiągnąć Twoich celów, możesz znaleźć sposób, aby się z niego wydostać.

Szacowanie czasu jest jedną z trudniejszych do opanowania umiejętności zarządzania czasem ze względu na naszą naturalną skłonność do niedoceniania ilości czasu potrzebnego do wykonania zadania.

W rzeczywistości jest to błąd poznawczy znany jako błąd planowania i dotyczy nas wszystkich.

17. Alokacja zasobów.

Alokacja zasobów może również pomóc w bardziej efektywnym wykonywaniu zadań i marnowaniu mniej czasu. Rodzaje przydzielanych zasobów będą zależeć od Twojej roli.

Na przykład możesz przydzielać pracowników do różnych zadań; jeśli grasz zgodnie z mocnymi stronami pracowników, będziesz w stanie zrobić więcej (jako zespół) szybciej i poświęcić mniej czasu na wprowadzanie poprawek.

Ważne jest również, aby nie nadmiernie przydzielać zasobów, ponieważ stracisz czas lub utrudnisz inne zadania.

18. Zarys.

Jest wiele sytuacji, które będą wymagały twoich umiejętności tworzenia szkiców. W każdym z nich zarys będzie służył jako szkielet, który poprowadzi resztę Twojej pracy. Jeśli piszesz e-booka, rozpoczęcie od ogólnego zarysu sekcji i podsekcji pomoże Ci szybciej go ukończyć.

Jeśli prowadzisz spotkanie, nakreślenie przebiegu spotkania pomoże Ci utrzymać się na dobrej drodze i stracić mniej czasu. Podobnie jak w przypadku wielu pozycji na tej liście, może wydawać się to zwiększeniem nakładów czasowych, ale ostatecznie jest to inwestycja, która pozwoli zaoszczędzić czas na dłuższą metę.

19. Otwartość na zmiany.

Większość ludzi ma rzeczy, które chciałaby zmienić w swojej pracy, na przykład przytłaczającą liczbę e-maili lub ciągłe poczucie zaległości, ale niechętnie zmieniają swoje nawyki, aby coś zmienić.

Zmiana rodzi zmianę, więc jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem (i ogólne doświadczenie w pracy), musisz być gotowy do adaptacji. Bądź otwarty na nowe techniki i nowe podejścia i nie bój się zmieniać swojej podstawowej rutyny.

Tylko dzięki tym dostosowaniom dowiesz się, co naprawdę działa.

20. Współpraca.

przez GIPHY

Współpraca to niejasna umiejętność, której należy się nauczyć, ponieważ można współpracować na wiele różnych sposobów, przy wielu różnych zadaniach. Ale jeśli chcesz mądrze spędzać czas, musisz nauczyć się dobrze współpracować z innymi.

Dobra komunikacja może ci ogromnie pomóc, ale najważniejszą podstawą lepszej współpracy jest zdolność adaptacji; różni ludzie będą mieli różne preferencje, style i nawyki, a Ty będziesz musiał dostosować swoje, aby efektywnie pracować z innymi. Dowiedz się, jak pracują Twoi partnerzy i zaopatruj się w nich, kiedy tylko jest to możliwe.

Aby uzyskać pomoc, zobacz mój poradnik dotyczący współpracy między pracownikami.

21. Refleksja i analiza.

Największym narzędziem w twoim arsenale zarządzania czasem jest refleksja. Pomyśl o tym, jak spędzasz czas i spójrz na dane, aby przeanalizować, co się dzieje dobrze, a co nie. Większość ludzi nie wie, w jaki sposób marnuje czas na co dzień, i nie rozumie, jak można pracować wydajniej.

Studiując uważnie własne nawyki i szukając możliwości, będziesz znacznie bardziej zdolny do znajdowania nowych rynków zbytu. Upewnij się tylko, że masz dobre narzędzie, które pomoże Ci śledzić postępy.

Mierzenie postępów w zarządzaniu czasem

Doskonalenie tych umiejętności zarządzania czasem poprawi sposób alokacji i spędzania czasu, ale skąd możesz mieć pewność, że robisz postępy? Czy naprawdę spędzasz mniej godzin na wymagających zadaniach, które zajmują Twój dzień?

Jeśli nie, co tak naprawdę Cię powstrzymuje?

Jedynym sposobem, aby upewnić się, że masz pewność, jest mierzenie i analizowanie swoich postępów. Ważne jest, aby śledzić, jak spędzasz czas, jak zarządzasz swoją pracą i jak z czasem się poprawiasz.

Istnieje wiele aplikacji do zarządzania czasem, które mogą Ci w tym pomóc, ale jedną z najskuteczniejszych (i najłatwiejszych do nauczenia) jest EmailAnalytics.

EmailAnalytics pomoże Ci śledzić liczbę wysyłanych i odbieranych wiadomości e-mail, średnie czasy odpowiedzi i dziesiątki innych zmiennych — a wszystko to za pomocą przydatnych wizualizacji danych, dzięki czemu możesz intuicyjnie zdobywać nowe wnioski.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o swoich postępach w zarządzaniu czasem, zarejestruj się na bezpłatny okres próbny już dziś!