10 wskazówek dotyczących zarządzania czasem i produktywności dla projektantów stron internetowych

Projektanci stron internetowych często pracują jednocześnie nad wieloma projektami. Stoją przed wieloma wyzwaniami, takimi jak zarządzanie wieloma stronami internetowymi, zarządzanie trudnymi klientami, znajdowanie nowych klientów, prawidłowe wycenianie ich pracy i nadążanie za trendami w branży. Co więcej, starają się również prowadzić szczęśliwe i zdrowe życie osobiste.

Stanowi to problem, jeśli chodzi o ustalanie priorytetów zadań i dotrzymywanie terminów, a według jednego z badań zarządzanie czasem jest częstym problemem wśród projektantów stron internetowych.

Aby pomóc Ci znaleźć odpowiednią równowagę między życiem zawodowym a osobistym oraz upewnić się, że dotrzymujesz terminów, pokażemy Ci 10 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania czasem.

Istnieje wiele różnych rzeczy, które mogą mieć wpływ na Twój czas, skupienie i energię — a Twoja strategia zarządzania czasem musi uwzględniać każdą z nich. Zacznijmy.

Nie ma znaczenia, jak jasno określisz warunki pracy, przedstawisz harmonogram, wyjaśnisz, jakie są wyniki witryny lub przypomnisz klientowi, ile poprawek otrzyma. Jeśli nie masz wszystkiego na piśmie, jak myślisz, co zrobi twój klient, gdy praca się rozpocznie?

Albo będziesz musiał uporać się z lawiną telefonów i e-maili, które będą Cię sprawdzać, albo będziesz mieć klienta, który będzie chciał przesunąć granice umowy, ponieważ nie ma oficjalnej umowy. Oba te wyniki wymagają przekierowania uwagi na sprawy inne niż projekty.

Ale umowa i oświadczenie o pracy (SOW), które klient podpisał i jest w jego posiadaniu, pomogą Ci sprostać oczekiwaniom i zmniejszyć ich obawy związane z projektem.

Jeśli kiedykolwiek byłeś ciekaw, ile czasu faktycznie zajmuje Ci zbudowanie strony internetowej, narzędzie do śledzenia czasu pozwoli Ci uniknąć zgadywania. Istnieje wiele powodów, dla których powinieneś się tym przejmować.

Po pierwsze, możesz śmiało planować projekty i podawać klientom terminy dostaw, jeśli wiesz, ile czasu zajmuje ukończenie każdego zadania i etapu.

Po drugie, rezerwując czas na rzeczywistą długość zadania, a nie na oszacowanie, nie będziesz musiał przenosić pracy z dnia na dzień. Jeśli uda ci się zrobić wszystko, kiedy to zaplanowałeś, nie będziesz czuł, że musisz pracować do późna lub w weekendy, aby cały czas nadrabiać zaległości.

Ponadto śledzenie czasu może pomóc w ustaleniu ceny projektu strony internetowej. Chociaż powinieneś naliczać opłaty w oparciu o wartość, a nie godziny, nadal chcesz mieć pewność, że masz wystarczająco dużą marżę wbudowaną w swoje ceny, aby nie tylko wychodzić na zero lub, co gorsza, tracić pieniądze na swoich pracach.

Czy kiedykolwiek widziałeś w Internecie historie o tym, jak „odnoszący sukcesy” ludzie, tacy jak Richard Branson i Tim Cook, budzą się, gdy jest jeszcze ciemno i myślą: „Wolałbym spać niż odnieść sukces”?

Problem z tą logiką, że wczesne wstawanie jest równoznaczne z sukcesem, polega na tym, że nie jest to logiczne.

Każda osoba jest inna, co oznacza, że ​​powinieneś wstawać, kiedy czujesz się wypoczęty, planować godziny pracy w trybie szczytowej koncentracji i pracować tylko tyle godzin, ile możesz rozsądnie zarządzać.

Dopóki nie przeszkadza to w rozmowie z klientami lub potencjalnymi klientami w czasie rzeczywistym, nie ma nic złego w pracy zgodnie z idealnym harmonogramem ciała i umysłu. Tylko nie zapomnij uwzględnić przerw.

To duża część Techniki Pomodoro. To wygląda tak:

• Ustaw minutnik na 25 minut.
• Uruchom stoper i pracuj nad jednym zadaniem bez przerywania koncentracji.
• Gdy zadzwoni minutnik, zatrzymaj się i zrób krótką przerwę.

Ten cykl powtórzy się cztery razy. Pod koniec tego czasu będziesz mógł zrobić dłuższą przerwę. Wtedy wszystko zacznie się od nowa.

Chociaż 25 minut to czas, w którym ta konkretna technika nalicza czas, znowu ważne jest, aby znaleźć idealne tempo i liczbę przerw. Może się okazać, że 25 minut to zbyt krótki czas na wykonanie zadań w witrynie i lepiej ustawić zegar na 60 minut. Dopóki nie stracisz koncentracji, to w porządku.

Posiadanie ustalonego planu na każdy dzień to przydatna sztuczka do zarządzania czasem.

Jednak zamiast brać pod uwagę rosnącą listę projektów i wybierać, nad czym będziesz pracować każdego dnia, zaplanuj swoje zadania z wyprzedzeniem. Dotyczy to zarówno pracy nad projektem, jak i wszystkiego innego, co dzieje się w ciągu dnia pracy.

Oto kilka wskazówek dotyczących układania harmonogramu:

• Ustaw zasady na podstawie swojego idealnego harmonogramu — dni tygodnia, w których będziesz pracować, a także jak długo każdego dnia.
• Zaplanuj swoje najtrudniejsze zadania z samego początku, kiedy czujesz się bystry i gotowy, by stawić czoła wyzwaniu. Nazywa się to jedzeniem żaby.
• Umieść zadania administratora biznesowego w kalendarzu i ustal dla nich przewidywalny harmonogram, aby stało się nawykiem rozwiązywanie ich w ustalonym dniu i o określonej godzinie.
• Odłóż na bok określone dni i ramy czasowe, kiedy chcesz rozmawiać przez telefon i przeprowadzać rozmowy informacyjne z potencjalnymi klientami lub omawiać kamienie milowe projektu z istniejącymi klientami.
• Dodaj osobiste spotkania lub działania do swojego harmonogramu, które odbywają się w ciągu dnia roboczego.

Jeśli zaplanujesz wszystko i przeznaczysz na to odpowiedni czas, nie stracisz czasu na wycofywanie się lub stresowanie czymś, o czym zapomniałeś zrobić.

Idąc o krok dalej, niezwykle korzystne byłoby zapisanie szablonów procesów w oprogramowaniu do zarządzania zadaniami.

W ten sposób, w momencie rozpoczęcia nowego projektu, wystarczy zduplikować szablon procesu, dostosować zadania do wykonania na podstawie zadania i rozpocząć wykonywanie zadań.

Jest to przydatne we wszystkich obszarach przepływu pracy, od znajdowania nowych klientów do projektowania stron internetowych po ich wdrażanie, a także od zadań związanych z projektowaniem stron internetowych po działania po uruchomieniu. Możesz także tworzyć szablony do pracy niezwiązanej z projektem.

Jedną z największych zalet tego jest element znajomości. Im bardziej ustrukturyzowany i przewidywalny staje się Twój proces, tym łatwiej jest skupić się na kreatywnym aspekcie swojej pracy zamiast na logistyce zarządzania zadaniami.

Kolejną korzyścią płynącą z tworzenia szablonów przepływów pracy jest to, że umożliwia ona podejmowanie większych i dłuższych procesów oraz dzielenie ich na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu zadania. To usunie z twojej pracy przytłoczenie i zastraszenie.

Jeśli Twój monitor czasu mówi Ci, że ponad 50% Twojego dnia pracy jest przeznaczone na pracę administracyjną, nadszedł czas, aby ponownie ocenić, co robisz.

Teraz masz dwie opcje. Możesz zlecić te niezbędne zadania związane z zarządzaniem firmą asystentowi i innym profesjonalnym dostawcom usług lub zautomatyzować je za pomocą oprogramowania. Jeśli Twoja firma jest stosunkowo mała i chcesz zaoszczędzić pieniądze, zacznij od automatyzacji.

Dostępnych jest mnóstwo narzędzi – wiele z nich za darmo – które pomogą Ci zautomatyzować nudne, denerwujące i często czasochłonne zadania związane z:

• Księgowość i zarządzanie podatkami
• Planowanie spotkań
• Perspektywy weryfikacyjne
• Tworzenie umowy
• Fakturowanie
• Komunikacja z klientem i dalsze działania
• Marketing mediów społecznościowych
• I więcej

Nigdy nie będziesz w 100% wolny od zarządzania firmą, ale możesz sprawić, że będzie to o wiele mniej czasochłonne dzięki zautomatyzowanym procesom.

Niezależnie od tego, czy jesteś projektantem stron internetowych, czy programistą, prawdopodobnie masz zestaw narzędzi, których używasz w każdej pracy.

Jeśli jesteś projektantem, ten zestaw narzędzi może zawierać:

• Narzędzie do tworzenia szkieletów
• Szkic lub Photoshop
• Kilka elastycznych i potężnych motywów WordPress, które działają dobrze dla Twojej bazy klientów
• Zbiór wtyczek WordPress, które są niezbędne dla strony każdego klienta
• Narzędzie do testowania w różnych przeglądarkach

Jeśli jesteś programistą, Twój zestaw narzędzi może zawierać:

• Frameworki i biblioteki
• IDE
• Środowisko inscenizacyjne
• Github
• Narzędzia do testowania przeglądarek

Tworząc skrzynkę z narzędziami, której możesz użyć w każdej pracy, możesz pracować szybciej i osiągać lepsze wyniki, ponieważ nie tracisz czasu na szukanie narzędzi do użycia. Zamiast tego możesz robić to, co kochasz i po prostu tworzyć.

Przeciętna osoba spędza w Internecie 7 godzin dziennie. Niestety Internet i mnóstwo urządzeń, z których pracujesz, tylko czekają, aby w tym czasie odwrócić uwagę lub postawić Ci przeszkodę.

W zależności od tego, skąd pochodzą twoje rozproszenia, istnieje kilka sposobów radzenia sobie z tym.

Pierwszą rzeczą jest użycie ustawień czasu ekranu urządzenia, aby ustawić określone limity aplikacji i komunikacji. W ten sposób będziesz otrzymywać tylko nowe e-maile, wiadomości tekstowe lub połączenia lub otrzymywać powiadomienia push w wyznaczonych godzinach (np. kiedy nie jesteś zajęty pracą).

Możesz także użyć bardziej zaawansowanych narzędzi do blokowania rozpraszania w skrzynce odbiorczej poczty e-mail, mediach społecznościowych i aplikacjach.

Nie zapomnij o domowych rozrywkach. Jeśli masz wokół siebie inne osoby, daj im znać, że zamknięte drzwi lub inny sygnał oznaczają, że jesteś w rytmie i nie można Ci przerwać.

Chociaż możesz zminimalizować częstotliwość lub pilność kontaktu klientów z Tobą, wyraźnie określając wszystko w umowie i SOW, będą chwile, kiedy będą musieli się z Tobą skontaktować w trakcie realizacji projektu.

Wiedząc, że tak się stanie, skonfiguruj jeden kanał kontaktu, z którego będą mogli korzystać.

Podobnie jak w przypadku innych wskazówek dotyczących zarządzania czasem na tej liście, znajdź czas, aby raz dziennie zameldować się na tym kanale. Jeśli zaplanujesz 30 minut na koniec dnia pracy, możesz z łatwością pozostać na bieżąco z tymi wiadomościami i uzyskać na nie odpowiedzi w odpowiednim czasie.

Nie zapomnij o proaktywnym podejściu do tej komunikacji. Planując meldunki z klientami na różnych etapach projektu, prawdopodobnie nie będzie tylu wiadomości, którymi trzeba się codziennie zajmować.

Jest to zawsze trudna do opanowania technika zarządzania czasem. Jako twórca chcesz móc powiedzieć „Tak!” do każdego potencjalnego klienta i klienta.

W rzeczywistości jednak wyrządzasz im krzywdę, mówiąc „tak”, jeśli nie jesteś w stanie przyjąć tego, o co proszą.

Może tak być, jeśli jest to projekt lub żądanie:

• Dla klienta, o którym wiesz, zarządzanie będzie czasochłonne
• To wykracza poza twoje obecne możliwości lub poza twoją sterówką
• To wykracza poza zakres prac i nie dostaniesz za to dodatkowej zapłaty
• Musiałbyś to zrobić oprócz zwykłego obciążenia pracą
• Nie jesteś zainteresowany, ale czujesz się źle, że nie możesz im pomóc

Konkluzja: Jeśli potencjalny klient, obecny lub były klient przedstawia Ci możliwość, przyjrzyj się uważnie, z czym wiąże się projekt i bądź realistą, jeśli chodzi o zdolność do jego realizacji.

Jeśli w grę wchodzi jakiś rodzaj negocjacji — np. tracisz pieniądze, swój wolny czas lub zdrowie psychiczne — po prostu powiedz im „nie”. A jeśli nie chcą przyjąć „nie” jako odpowiedzi, to wiesz, że postąpiłeś słusznie.

Klienci, którzy chcą, abyś wykonał dla nich dobrą pracę, rozumieją znaczenie zarządzania czasem i wydajnością i nie chcieliby tego iść na kompromis.

Nie założyłeś firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych, więc możesz być obciążony administracją i zarządzaniem firmą, projektami i klientami. Zrobiłeś to, aby móc tworzyć niesamowite strony internetowe dla osób, które ich potrzebują.

Dzięki tym wskazówkom dotyczącym zarządzania czasem i hackom zwiększającym produktywność uwolnisz się od części tego obciążenia, jednocześnie optymalizując jak najwięcej reszty. Jeśli jesteś gotowy, aby wdrożyć te strategie, nasza lista 9 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania czasem dla projektantów stron internetowych jest Twoim następnym przystankiem.