9 najlepszych narzędzi do zarządzania czasem dla projektantów stron internetowych

Nasz czas jest cenny. To jedyny zasób, którego nie możemy uzyskać więcej. Moglibyśmy rozpocząć filozoficzną debatę na ten temat, badając tajniki tego stwierdzenia, ale skupimy się na profesjonalnym aspekcie czasu. A dokładniej, jak cenny jest czas, który spędzasz w pracy.

Dostajemy wynagrodzenie za naszą pracę — za godziny włożone w różne projekty. Każdą zmarnowaną minutę można było przeznaczyć na zarobienie większych pieniędzy. Dlatego bardzo ważne jest zarządzanie czasem.

Jednak, gdy zajmujemy się tematem narzędzi do zarządzania czasem, istnieje tendencja do skupiania się głównie na narzędziach do śledzenia czasu i zarządzania zadaniami. Są z pewnością ważną częścią tego, ale istnieją również inne narzędzia, które mogą pomóc w bardziej efektywnym wykorzystaniu czasu. Narzędzia, które obejmują problemy, takie jak komunikacja z klientem, usuwanie zakłóceń i inne.

Poniższe 9 zaleceń pomoże ci oderwać się od tych wszystkich obszarów, w których profesjonalni, a w szczególności projektanci stron internetowych, tracą dużo czasu.

Dzięki dobremu zarządzaniu czasem zyskasz wiele korzyści:

• Poświęć więcej czasu na pracę klienta zamiast na zadania administracyjne niepodlegające rozliczeniu.
• Skończ z długimi godzinami pracy lub w weekendy, aby nadrobić zaległości.
• Zrób więcej i zrób to w znacznie krótszym czasie niż wcześniej.
• Przestań brać rzeczy z dnia na dzień i zacznij pracować z długoterminowym nastawieniem.
• Usprawnij przepływ pracy i łatwiej zarządzaj jednoczesnymi projektami.
• Bądź pewniejszy w przyjmowaniu nowych klientów, planowaniu projektów i dotrzymywaniu terminów.
• Poczuj się mniej zestresowany, a co za tym idzie, zwiększ koncentrację i kreatywność.

To powiedziawszy, dobra strategia produktywności jest przydatna tylko wtedy, gdy masz odpowiednie narzędzia do jej wdrożenia i zarządzania. Przyjrzyjmy się więc aplikacjom, których będziesz potrzebować:

Nie ma znaczenia, czy jesteś projektantem stron internetowych, czy programistą. Pracując online przez cały dzień, wszędzie jesteś narażony na rozproszenie uwagi — pocztę e-mail, media społecznościowe, witryny z wiadomościami, aplikacje mobilne i nie tylko.

Swoboda daje Ci możliwość decydowania, kiedy możesz swobodnie wędrować po Internecie, które witryny lub aplikacje są niedostępne i na których urządzeniach możesz ograniczyć dostęp. W przeciwieństwie do niektórych innych aplikacji blokujących rozpraszanie, ta działa na wszystkich głównych urządzeniach.

Jedną z potencjalnych wad jest to, że wymaga trochę konfiguracji, jeśli chcesz uzyskać z niej dobre wyniki. Na przykład Freedom ma do zainstalowania cztery różne rozszerzenia przeglądarki:

• Uspokajający zielony ekran
• Przycisk pauzy
• Przycisk limitu czasu
• Przycisk wglądu

Ma również kilka rzeczy, które należy zainstalować, jeśli używasz go na smartfonie. Chociaż jest wyposażony w gotową listę rozpraszających stron internetowych i dzienne limity czasowe, musisz również poświęcić czas na tworzenie własnej listy rozpraszających elementów do zablokowania.

Ale po skonfigurowaniu może to być bardzo przydatne — i to nie tylko podczas pracy. Na przykład, jeśli chcesz ograniczyć, jak późno lub wcześnie możesz sprawdzić swoją służbową pocztę e-mail lub zalogować się do mediów społecznościowych, możesz ustawić ograniczone godziny i ustawić je jako powtarzające się.

Oczywiście tak dobre narzędzie nie będzie darmowe. Wolność kosztuje 6,99 USD miesięcznie w abonamencie miesięcznym, 2,42 USD miesięcznie w abonamencie rocznym lub stałą opłatę w wysokości 129 USD za stały dostęp.

Jeśli chodzi o pocztę e-mail, możesz potrzebować bardziej dopracowanych kontroli.

Na przykład, co robisz z wysyłaniem wiadomości e-mail, jeśli Twój dostęp do Gmaila jest całkowicie ograniczony? Dzięki Freedom możesz „odpauzować” witrynę z ograniczeniami, ale nie chcesz wchodzić w nawyk robienia tego.

Zamiast tego możesz użyć Boomerang dla Gmaila. Jest to rozszerzenie przeglądarki, które dodaje do Gmaila kilka unikalnych funkcji zarządzania pocztą e-mail.

Główną cechą tego rozszerzenia jest pauza w skrzynce odbiorczej. Wszelkie przychodzące wiadomości są przetrzymywane w kolejce. Dopiero po wznowieniu skrzynki odbiorczej zobaczysz wszystko, co przyszło.

Ponadto Boomerang pozwala zaplanować e-maile na później. Możesz także zaplanować wysłanie wiadomości e-mail, aby wróciła do skrzynki odbiorczej, gdy faktycznie możesz się nią zająć, lub aby wysłać przypomnienie, jeśli nie udało Ci się w pełni rozwiązać problemu.

Największą wadą tego narzędzia jest to, że działa tylko w Gmailu.

Boomerang ma darmowy plan, ale jego użycie jest ograniczone. Lepiej byłoby przejść na plan osobisty za 4,99 USD miesięcznie, jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, lub na abonament Pro za 14,99 USD miesięcznie, jeśli korzystasz z G Suite.

Urządzenia do śledzenia czasu są przydatnymi narzędziami do zarządzania czasem, choć może nie z powodów, których można by się spodziewać.

Tak, narzędzie do śledzenia czasu, takie jak Toggl, pomaga kontrolować, ile godzin pracujesz i gdzie spędzasz czas. Ale załóżmy, że śledzisz swój czas przez miesiąc. Otrzymasz więcej niż wystarczającą ilość danych, aby pomóc Ci określić, ile czasu zajmują Twoje najczęstsze zadania.

Jeśli dokładnie wiesz, ile czasu zajmuje każde zadanie od pracy do pracy, możesz dokładniej planować swoje projekty i, co ważniejsze, dotrzymywać terminów.

Co więcej, możesz lepiej wykonywać swoją pracę, upewniając się, że pobierasz odpowiednią ilość pieniędzy za każdą pracę, nad którą pracujesz.

Jedyną wadą korzystania z Toggl Track jest to, że analizy nie są dostępne, chyba że uaktualnisz do jednego z planów premium, który zaczyna się od 9 USD miesięcznie.

Harvest to kolejna opcja śledzenia czasu, ale ma więcej funkcji niż Toggl. Na przykład możesz:

• Połącz się z oprogramowaniem do generowania propozycji/umów i automatycznie twórz faktury za kluczowe etapy projektu.
• Zintegruj się z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami i śledź swój czas bez konieczności opuszczania aplikacji.
• Generuj faktury na podstawie śledzonego czasu i automatycznie wysyłaj je za pośrednictwem oprogramowania do przetwarzania płatności.

Chociaż Harvest jest doskonałym narzędziem do śledzenia czasu i uprości część pracy administratora, jest to lepsze narzędzie do zarządzania czasem dla agencji projektowych. Tak więc, jeśli masz obecnie zespół pracujący dla Ciebie lub zamierzasz zatrudnić go w przyszłości, jest to narzędzie do śledzenia czasu, które należy wziąć pod uwagę.

Cennik jest prosty. To 12 USD miesięcznie na użytkownika.

Gdy znajdziesz potencjalnych klientów, z którymi będziesz pracować i spędzisz z nimi czas, rozmawiając z nimi o twoich usługach projektowania stron internetowych, w końcu dojdziesz do punktu, w którym poproszą o propozycję.

To tylko jedno z wielu narzędzi, które AND.CO może Ci zapewnić.

Podstawą AND.CO jest oprogramowanie do tworzenia ofert i umów. Ułatwia to również cały proces. Wystarczy podać dane dotyczące tego, kim jest klient, jakie są warunki umowy i ją podpisać.

Oprogramowanie zajmie się przygotowaniem dla Ciebie reszty dokumentacji prawnej. To tylko jedna funkcja oszczędzająca czas.

AND.CO ma również wbudowany zegar.

Jeśli pamiętasz, aby powiązać swój monitorowany czas z otwartą umową, możesz bezboleśnie tworzyć faktury dla swoich klientów. To znaczy, jeśli rozliczasz się za godzinę.

Nawet jeśli nie możesz skorzystać z tej funkcji fakturowania, to w porządku. AND.CO może generować faktury na podstawie płatności za etapy określone w umowach — obejmuje to wpłatę z góry, a także końcową płatność po zakończeniu materiałów dostarczanych na stronie.

Tak czy inaczej, pomoże ci to otrzymać zapłatę za wykonaną pracę.

AND.CO ma darmowy plan. Jeśli jednak dokonasz aktualizacji i zapłacisz 18 USD miesięcznie, możesz usunąć branding AND.CO ze swoich umów, a także je edytować (w przypadku dodatkowych klauzul, które chcesz dodać).

To inny rodzaj timera niż te, które widzieliśmy na tej liście. Pomofocus to zegar stworzony specjalnie, aby pomóc projektantom stron internetowych w korzystaniu z Techniki Pomodoro.

Minutnik działa przez 25 minut. Na koniec zrobisz 5-minutową przerwę. Zrobisz trzy interwały tego. Przy czwartym dostaniesz dłuższą 15-minutową przerwę.

Pamiętaj tylko, że Twój harmonogram należy do Ciebie.

Tradycyjnie technika Pomodoro używa 25 minut włączenia i 5 minut przerwy. Jeśli jednak uważasz, że 25 minut to za mało, aby wykonać znaczną część pracy projektowej, możesz zmienić ustawienia.

To narzędzie jest całkowicie bezpłatne, więc wypróbuj je i sprawdź, czy pomaga poprawić koncentrację.

Float to narzędzie do planowania projektów, więc różni się nieco od oprogramowania do zarządzania zadaniami.

Jednym z głównych wyróżników jest to, że umożliwia umieszczanie zadań w kalendarzu z przydzielonym im określoną ilością czasu. Dzięki wielu aplikacjom do zarządzania zadaniami wszystko, co możesz zrobić, to ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia, co może utrudnić zaplanowanie odpowiedniej ilości pracy każdego dnia.

Dzięki Float Twoje zadania zajmują tyle miejsca w kalendarzu, ile faktycznie zajmą w ciągu dnia pracy, dzięki czemu możesz układać zadania w stos i rozłożyć je na wiele dni, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Kolejną świetną funkcją jest ustawienie harmonogramu.

Możesz ukryć swoje weekendy, aby nie kusiło cię wtedy, aby wykonać „przepełnienie” pracy. Możesz także ustawić limit, ile godzin dziennie pracujesz. Jeśli starasz się być bardziej skoncentrowany i produktywny w ciągu dnia, nadanie sobie takiego limitu na pewno pomoże.

Jeśli chodzi o wady, Float nie zrobi wiele, jeśli chodzi o zarządzanie klientami, procesami lub dokumentacją. Chodzi wyłącznie o zbudowanie idealnego harmonogramu i trzymanie się go.

Jeśli uważasz, że potrzebujesz pomocy i podoba Ci się sposób, w jaki pozwala to na planowanie zadań, kosztuje to 6 USD miesięcznie na użytkownika lub 10 USD, jeśli chcesz dodać śledzenie czasu.

Naprawdę ważne jest, aby używać narzędzia do zarządzania projektami, aby upewnić się, że rzeczy nie prześlizgną się przez szczeliny i że będziesz pracować wydajniej podczas jednoczesnego zarządzania wieloma klientami i zadaniami.

Z pewnością jest wiele świetnych opcji do wyboru. Trello wyróżnia się jednak elastycznością. Oto dlaczego jest to ważne:

Weźmy na przykład rok 2020, w którym 82% freelancerów stwierdziło, że pandemia zmusiła ich do zmiany sposobu pracy. Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, które nie pozwala Twojej firmie i procesom na szybką zmianę, to Cię spowolni.

Trello umożliwia pracę w sposób, który najbardziej Ci odpowiada. Możesz organizować swoją dokumentację i zadania za pomocą kart. Możesz także tworzyć tablice szablonów (z gotowych szablonów lub własnych), które oszczędzają czas na rozpoczynaniu nowych zadań lub pełnej realizacji procesów.

Dzięki subskrypcji premium możesz odblokować ulepszenia Trello i zarządzać swoimi zadaniami z różnych widoków, takich jak kalendarz lub oś czasu.

Dodatki umożliwiają również integrację z innym oprogramowaniem biznesowym, takim jak Dysk Google, Dropbox i Slack. Ponadto Power-upy pomagają zautomatyzować najczęstsze zadania w Trello.

Ponieważ Trello jest częścią pakietu produktów Atlassian, w tym Jira i Confluence, podczas rejestracji uzyskasz dostęp do całego zestawu przydatnych narzędzi do projektowania stron internetowych.

Trello można używać za darmo po wyjęciu z pudełka, a w ramach bezpłatnego abonamentu można wiele zrobić. Jeśli jednak chcesz wykorzystać to, aby zoptymalizować swój czas, warto podwyższyć cenę o 5 USD miesięcznie w przypadku Trello Gold lub 10 USD miesięcznie w przypadku Klasy Biznes.

Od momentu rozpoczęcia działalności w zakresie projektowania stron internetowych prawdopodobnie myślałeś o całym oprogramowaniu, którego będziesz potrzebować do prowadzenia firmy.

Twoja lista narzędzi prawdopodobnie znacznie się powiększyła od tego czasu. Dlatego możesz nawet nie myśleć o swoim oprogramowaniu biznesowym, jeśli chodzi o strategię zarządzania czasem. Jesteś tak przyzwyczajony do używania ich jako samodzielnych rozwiązań do księgowości, planowania spotkań lub innych przyziemnych zadań administracyjnych.

Założę się jednak, że większość z tych narzędzi ma listę integracji i założę się również, że Zapier znajduje się na większości z tych list.

To dlatego, że Zapier może pomóc Ci połączyć procesy między najczęściej używanymi narzędziami. Na przykład, jeśli spojrzysz na następujący pulpit nawigacyjny Zapier, zobaczysz, że ma on wstępnie ustawione „Zaps” (połączone przepływy pracy) między moimi najczęściej używanymi aplikacjami:

Jeśli nie możesz znaleźć gotowego przepływu pracy, stwórz własny. Na przykład, oto jeden ze sposobów połączenia timera Toggl z oprogramowaniem księgowym:

Możliwości jest tu wiele, więc zrób to krok po kroku. Zrób listę najbardziej czasochłonnych zadań administracyjnych i narzędzi, których używasz do ich wykonywania (jeśli w ogóle). Następnie zacznij przeglądać Zapier, aby zobaczyć, co może zrobić, aby zautomatyzować te czasochłonne przepływy pracy.

Zapier może korzystać z maksymalnie 5 Zapów i 50 000 zadań. Cokolwiek więcej będzie wymagało aktualizacji. Plany miesięczne zaczynają się od 19,99 USD.

Jak widać, istnieje wiele narzędzi do zarządzania czasem dla projektantów stron internetowych, nawet jeśli nie są one zbudowane specjalnie do zadania śledzenia czasu.

Wiele z nich pomoże Ci skoncentrować się na pracy, uniknąć niepotrzebnych działań pochłaniających czas i rozpraszających.

Teraz, gdy zacząłeś bardziej kreatywnie myśleć o tym, jak stać się bardziej produktywnym, nadszedł czas, aby uczynić to swoją rzeczywistością.