9 wskazówek dotyczących efektywnych spotkań (z bezpłatną listą kontrolną)

Spotkania mogą być zabawne i bardzo efektywne, ale nieefektywne mogą być stratą czasu, zwłaszcza jeśli jesteś zajęty. W naszych ciągłych poszukiwaniach, jak być produktywnym w hybrydowym świecie pracy, ważne jest, aby każde spotkanie było wartościowe i pozytywnie wpłynęło na Twoją rolę. Niestety często tak nie jest.

Niezależnie od tego, czy jest to szybkie spotkanie zespołu, czy też takie, które wymaga burzy mózgów lub strategicznej dyskusji, istnieje kilka zasad, których możesz przestrzegać, aby odnieść sukces. Dzieje się tak zwłaszcza teraz, gdy tak wielu z nas jest w biurze tylko przez część tygodnia lub pracuje zdalnie.

Z badań Zippia wynika, że ​​organizacje spędzają około 15 procent swojego czasu na spotkaniach, a jedna trzecia z nich uważana jest za nieproduktywną. Co ciekawe, ankieta przeprowadzona przez Dialpad wykazała, że ​​ponad 75 procent osób preferuje planowanie spotkań w określony dzień lub o określonej godzinie, przy czym poniedziałki są najpopularniejszym dniem na planowanie spotkań, a środy są najdłuższe.

Prowadzenie udanego spotkania

Nie wystarczy po prostu zebrać ludzi w pokoju (rzeczywistym lub online) i mieć nadzieję na najlepsze! W DMI przeprowadziliśmy wiele badań dotyczących tego, jak działają spotkania i jak najlepiej je prowadzić. Dzielimy się z Tobą tutaj 9 prostymi wskazówkami, które pomogą Ci przeprowadzić efektywne spotkanie (wirtualne lub inne).

1. Ustal jasny plan

Kiedy brakuje Ci czasu i masz dużo do zrobienia (jak większość marketerów), spotkanie bez celu jest męczące. Wyślij agendę przed spotkaniem, aby ludzie wiedzieli, czego się spodziewać i czy muszą przygotować jakieś informacje.

Możesz również wyświetlić go na ekranie, a nawet wydrukować (w przypadku spotkania twarzą w twarz), aby wszystko przebiegało płynnie. Jest to szczególnie ważne w przypadku spotkań online, podczas których ludzie pracują zdalnie i mogą nie mieć kontaktu z kampanią lub projektem.

Pomaga skierować spotkanie z powrotem na właściwe tory, jeśli schodzi na manowce lub dzieli się na mniejsze dyskusje. Możesz na przykład powiedzieć: „To świetny pomysł, ale nie na teraz. Dodajmy to do dyskusji na następnym spotkaniu X”.

„Zbyt często spotkania mogą iść w złym kierunku, a cel gubi się, co może być frustrujące dla uczestników. Facylitator powinien z wyprzedzeniem udostępnić program, aby uczestnicy przyszli przygotowani i omówili to, co jest potrzebne w wyznaczonym czasie i uniknęli przeciągania się spotkań”. Orla Stack, Dyrektor ds. Zasobów Ludzkich w Digital Marketing Institute

2. Poznaj pożądane rezultaty

Od samego początku powinieneś wiedzieć, co chcesz uzyskać ze spotkania. Szukasz pomysłów? Czy potrzebujesz zatwierdzenia budżetu? Czy chodzi o zapewnienie wsparcia członkom zespołu przy trudnym projekcie?

Jasno określ, czego chcesz i przepracuj spotkanie, aby mieć pewność, że uzyskasz z niego rezultaty. Ostatnie kilka minut spotkania należy wykorzystać na przejście przez kolejne kroki i przydzielenie osób do ich wykonania. Pomaga ustalić jasny plan działania, o którym wszyscy wiedzą.

Powinieneś również upewnić się, że wszyscy zaproszeni mają swoją rolę do odegrania lub są zaangażowani w zespół lub projekt. Nie marnuj niczyjego czasu, jeśli mógłby robić inne rzeczy.

3. Znajdź odpowiednie środowisko

Dzisiaj, dzięki pracy zdalnej i hybrydowej, spotkania mogą odbywać się w dowolnym miejscu. Kluczem jest podjęcie decyzji o najlepszym medium do spotkania, czy wystarczy online, czy też musisz odbyć je osobiście.

Spotkaniami operacyjnymi można szybko zarządzać online. Na przykład codzienne lub cotygodniowe nadrabianie zaległości lub sprint zespołu można łatwo zarządzać, przeprowadzając okrągły stół i zostawiając czas na wszelkie zapytania na końcu.

Spotkania twórców biznesu mogą być również zarządzane zdalnie, o ile masz jasno określony program. Użyj funkcji udostępniania ekranu do udostępniania prezentacji, slajdów lub materiałów wizualnych, aby zapewnić wszystkim dostęp do informacji.

Strategiczne spotkania kierunkowe koncentrują się na refleksji, nowych pomysłach i burzy mózgów, więc prawdopodobnie lepiej nadają się do spotkań osobistych. Pomyśl o współpracownikach, których należy zaangażować i zobacz, co może zadziałać dla wszystkich. Powinno być miejsce na dostosowanie się do sytuacji ludzi (np. wystosowanie odpowiedniego wypowiedzenia, aby pracownicy zdalni mogli dojeżdżać do biura), ale nie należy zapominać o celu i pożądanych rezultatach.

Przeczytaj : „Jak zarządzać zdalnym zespołem (i narzędzia, które Ci w tym pomogą)”

4. Przygotuj tematy do rozmowy

Jeśli prowadzisz spotkanie, które wymaga pomysłów lub burzy mózgów, powinieneś przedstawić kluczowe punkty do dyskusji. Będą one kierowane przez projekt i wyniki, ale mogą pełnić rolę prześcieradła podczas spotkania, jeśli okaże się, że sprawy odbiegają od tematu.

Możesz umieścić pytania na tablicy i zapytać ludzi o ich opinie. Na przykład, jeśli jest to spotkanie w celu omówienia kampanii marketingowej, która osiągnęła słabe wyniki, zadaj pytania typu „Co Ci się podobało w tej kampanii?” Lub „Co mogliśmy zrobić lepiej?”

Ta technika może dać ci wiele odpowiedzi, ale daje szansę sprawdzenia, czy w pokoju panuje konsensus, który możesz wykorzystać do wykorzystania w innych kampaniach lub zwiększenia wydajności.

5. Daj każdemu szansę wypowiedzenia się

Chociaż każdy ma swoją rolę i stanowisko, można je odłożyć na bok ze względu na spotkanie. Próby wprowadzania innowacji lub opracowywania strategii mogą być ograniczające, jeśli każdy trzyma się swoich kompetencji, np. kierownik ds. marketingu może mówić tylko o marketingu.

Uważaj, kto jest na spotkaniu i pozwól ludziom mówić. Pamiętaj, że każdy jest inny. Niektórzy ludzie są bardziej głośni, podczas gdy inni mogą potrzebować zachęty do wyrażenia opinii. Przejmij inicjatywę i zadawaj pytania członkom zespołu, jeśli uważasz, że nie mieli szansy wnieść swojego wkładu.

Często chodzi o zarządzanie osobowościami, więc jeśli czujesz, że jedna lub dwie osoby dominują w rozmowie, zmień taktykę, zadając pytania lub otwierając dyskusję. Podczas spotkania online pomyśl o włączeniu kamery, ponieważ jest ona bardziej ujmująca, używaj wyciszenia, aby osoba mówiąca mogła mówić bez przeszkód, i używaj funkcji „ręce do góry” lub jej odpowiednika, aby ludzie mogli zadawać pytania lub włączać się.

„Przygotowanie sprzyja lepszej współpracy podczas spotkań, a wytrwałość w ich kontynuacji przynosi lepsze rezultaty po spotkaniach” Ken Fitzpatrick, dyrektor generalny Digital Marketing Institute

6. Zachęcaj do pomysłów i rozwiązań

Jeśli twoje spotkanie dotyczy szukania rozwiązań lub generowania pomysłów, rozpocznij je w ten sposób. Przed spotkaniem poproś uczestników o zapisanie 2 lub 3 pomysłów.

Następnie okrąż stół i poproś ludzi o podzielenie się tymi pomysłami. Po każdym z nich poproś o opinie i informację zwrotną, a następnie zanotuj je (lub poproś o to wyznaczoną osobę do sporządzania notatek). Nie skupiaj się na osobie wypowiadającej pomysł, ale na samym pomyśle.

Możesz zrobić to samo w przypadku rozwiązań wyzwań. Na przykład: „Mamy trudności z zaangażowaniem młodych ludzi w wieku 18-25 lat. Co możemy zrobić, aby do nich dotrzeć?”

Prosząc ludzi o zrobienie tego z wyprzedzeniem, dajesz im czas na przygotowanie się i nie daj się zaskoczyć. Da to również możliwość wypowiedzenia się osobom mniej skłonnym do zabierania głosu.

7. Uważaj na czas

Rozłożenie spotkań w czasie jest bardzo proste. Jeśli umieściłeś przedział czasowy w harmonogramie ludzi, pamiętaj, że zaplanowali oni inne rzeczy wokół niego, więc Twoim obowiązkiem jest o tym pamiętać.

Zaczynaj punktualnie i kończ punktualnie, bądź konsekwentny, a inni dowiedzą się, że muszą szanować przedział czasowy spotkania. Chodzi o budowanie spójności i upewnienie się, że ludzie wiedzą, czego mogą się spodziewać na każdym spotkaniu, tzn. że nie przeskoczy to do innej pracy lub nie sprawi, że ktoś przegapi rozpoczęcie kolejnego spotkania!

Jeśli masz dłuższe spotkanie, uwzględnij przerwy, nawet na szybkie sprawdzenie poczty e-mail lub doładowanie kawy, ponieważ daje to ludziom szansę na odświeżenie się i przegrupowanie.

„Nigdy nie byłem fanem długich spotkań w ciasnych biurach. (Stanie podczas spotkań) to znacznie szybszy sposób na zabranie się do pracy, podjęcie decyzji i zawarcie umowy”. Richarda Bransona

8. Zdefiniuj jasne kolejne kroki i działania

Efektem końcowym udanego spotkania są jasne kroki i działania. Poświęć trochę czasu na koniec każdego spotkania, aby wyjaśnić kolejne kroki. Pamiętaj też, aby zakończyć pozytywnie, aby wszyscy odeszli z poczuciem energii.

Powinno to obejmować zadanie, a następnie osobę przydzieloną do tego zadania. Pozwól wszystkim uczestnikom spotkania wnieść swój wkład lub jeśli oczywiste jest, że określone zadanie należy do czyjejś roli, po prostu powiedz „Czy mogę przypisać to tobie X?”

Po spotkaniu ważne jest, aby podzielić się notatkami lub wynikami, aby nie było nieporozumień i wszyscy byli świadomi, za jakie działania są odpowiedzialni. Pomocne może być posiadanie notatek w udostępnionym dokumencie lub folderze, aby każdy mógł śledzić najnowsze aktualizacje.

Jak mówi Dave Behan z DMI, „jednym z moich głównych celów na spotkaniach projektowych jest rejestrowanie zadań/wyników bezpośrednio z powrotem w naszym systemie zarządzania projektami, niezależnie od tego, czy dotyczy to mnie, czy kogoś innego. Podejmiemy te działania w projekcie spotkania przeglądowe, a to gwarantuje, że są one kontynuowane, a elementy nie prześlizgują się przez szczeliny”.

Powinieneś również podać terminy, aby ludzie mieli harmonogram, do którego powinni dążyć. Jeśli nie zostanie to osiągnięte, można omówić na następnym spotkaniu, jakie były bariery i zobaczyć, czy ta osoba potrzebuje wsparcia lub wskazówek.

9. Poproś o opinię

Chociaż możesz myśleć, że spotkanie poszło dobrze lub codzienne nadrabianie zaległości jest bardzo produktywne, inni mogą mieć inne zdanie.

Wybierz oś czasu, która Ci odpowiada i poproś ludzi o opinie. Miesiąc to zwykle dobry okres czasu, aby dać ludziom szansę na ocenę skuteczności spotkania.

Nie wywieraj na nikogo presji, aby wyraził swoją opinię, ale po prostu otwórz ją dla wszystkich i nadaj jej pozytywny obrót. Na przykład: „Czy jest coś, co według ciebie uczyniłoby te spotkania lepszymi lub bardziej użytecznymi dla ciebie?”

Warto też przyjrzeć się, w ilu spotkaniach uczestniczą ludzie – na przykład podczas audytu spotkania. Niektórzy ludzie wolą mieć nie więcej niż trzy spotkania dziennie, aby być produktywnym. Więc zadaj sobie pytanie, czy ludziom trudno jest pracować i chodzić na zebrania?

Jeśli tak, może to przynieść efekt przeciwny do zamierzonego i doprowadzić do braku równowagi, który powoduje stres lub wypalenie. W DMI wprowadziliśmy politykę „nie spotykania się w środy”, aby pomóc naszemu zespołowi zrównoważyć pracę w czasie spotkań z pracą przy biurku.

Przeczytaj : „10 strategii radzenia sobie z wypaleniem”, aby uzyskać wskazówki w tym zakresie.

Prowadzenie udanego spotkania – lista kontrolna

Spotkania to skuteczny sposób zachęcania do współpracy, komunikowania się z członkami zespołu i generowania nowych pomysłów. Jednak łatwo zboczyć z kursu i z czasem spotkanie może nie być tak efektywne, jak mogłoby być.

Oto przydatna lista kontrolna, której możesz użyć, aby pomóc w prowadzeniu udanych spotkań.

Prowadź spotkania jak lider

Komunikacja i współpraca to kluczowe umiejętności lidera marketingu, a spotkania pomogą ci kierować i wspierać członków zespołu. Nowy dyplom studiów podyplomowych DMI w zakresie marketingu cyfrowego zapewni Ci umiejętności i narzędzia umożliwiające rozwój na wyższym stanowisku w dowolnej branży. Zdobędziesz zaawansowane umiejętności zawodowe i cyfrowe, ucząc się przywództwa, strategii biznesowej, analiz i planowania, generowania popytu, mediów społecznościowych i wielu innych. Zapisz się już dziś, aby Twoja kariera nabrała rozpędu!