Przekazywanie informacji zwrotnej ma kluczowe znaczenie. Oto jak marketerzy mogą to zrobić dobrze.

Z iloma osobami w organizacji i poza nią koordynujesz w danym tygodniu? Koledzy z zespołu, projektanci, sprzedawcy, osoby wpływowe i twórcy — to wszystko się liczy. Budowanie partnerstwa i zarządzanie relacjami to nieodłączna część bycia marketerem.

W pewnym momencie znajdziesz się w sytuacji, w której będziesz musiał przekazać komuś informację zwrotną. Czasami może się wydawać, że idziesz po linie. Jeśli powiesz niewłaściwą rzecz, może to zepsuć związek. Jeśli ofiarujesz ogólne pochwały, nie pomoże to Twojemu zespołowi w rozwoju ani poprawie partnera.

Gdy marketerzy przekazują i otrzymują konstruktywną informację zwrotną, pomaga to budować silne relacje i najlepsze zespoły.

W tym artykule omówimy wartość konstruktywnych informacji zwrotnych i podajemy przykłady informacji zwrotnych w różnych sytuacjach i sytuacjach.

Dlaczego kultura przekazywania informacji zwrotnych ma znaczenie

Aby przekazać pomocne informacje zwrotne, musisz jasno określić, dlaczego jest to tak cenne i jaką rolę będzie odgrywać w Twojej organizacji marketingowej.

Twój zespół marketingowy jest podporą dla ogólnych przychodów i strategii biznesowej Twojej organizacji. Zespoły marketingowe budują świadomość marki, prowadzą prace napędzające sprzedaż i wzmacniają relacje z klientami. Informacja zwrotna to paliwo, które będzie napędzać Twój zespół. Im bardziej zachęcasz do dzielenia się, dyskutowania i kwestionowania pomysłów i inicjatyw, tym bardziej tworzysz wspierające środowisko, w którym świętuje się wszystkie zwycięstwa i porażki.

Konstruktywna informacja zwrotna stanowi podstawę zaangażowania i współpracy. Ludzie mylą to z wyszukiwaniem błędów, ale opinie nie są z natury negatywne. Obejmuje zarówno pozytywne intencje, jak i sugestie korygujące. Jego celem jest wspieranie wzrostu i rozwoju.

Tworzenie pomysłów i spostrzeżeń przydatnych dla Twojego zespołu oznacza tworzenie kultury informacji zwrotnej. Wkład powinien być ciągły i powtarzalny, a nie odosobniony od formalnych przeglądów wydajności lub cykli odnawiania umowy. Czasami może to być trudne, ale unikanie dyskomfortu nikomu nie pomoże na dłuższą metę. Wynik dobrej opinii zwrotnej? Bogatsze informacje, które pomogą Tobie i Twojej organizacji się rozwijać.

Kroki umożliwiające konstruktywną informację zwrotną

Niezależnie od tego, czy zarządzasz zespołem, czy nadzorujesz relacje z zewnętrznymi dostawcami i partnerami, będziesz regularnie rozmawiać o ich wydajności pracy. Prawdopodobnie słyszałeś o kanapce z informacją zwrotną lub wpychaniu krytyki między pochwały.

W teorii brzmi to dobrze, ale w praktyce nie zawsze jest skuteczne.

Rozważ kampanię społeczną, która mogłaby pójść lepiej. Chwalenie kogoś, a następnie wskazywanie błędów, które wydarzyły się podczas egzekucji, a następnie uzupełnianie tego metaforycznym poklepywaniem po głowie nie pomaga. Krytyka podważa poprzednią pozytywną uwagę, a niejasne pochwały mogą przekreślić obszary, które wymagają poprawy.

Przekazywanie informacji zwrotnej wymaga przemyślanego, strategicznego podejścia:

• Wyrażaj swoje pozytywne intencje od samego początku. Sposób, w jaki ułożysz rozmowę z informacją zwrotną, wpływa na to, jak otrzyma ją druga osoba. Aby ułatwić przekazywanie informacji zwrotnych, badania wskazują, że lepiej zacząć od wyrażenia naszych pozytywnych intencji. Jeśli przekażemy niezamówioną negatywną informację zwrotną, naturalnym odruchem odbiorcy może być przyjęcie postawy obronnej.
• Spraw, aby opinia była specyficzna dla odbiorcy. Konkretne pochwały wzmocnią wartość pracownika dla organizacji i utrzymają jego zaangażowanie w znaczący sposób. Na przykład: „Jesteś silny w strategii i chciałbym, abyś poprowadził tę kampanię”. Jeśli nie możesz zaoferować konkretnej pochwały, przynajmniej pochwal ich za chęć poprawy. Przypomnij im, że jesteś po ich stronie i chcesz pomóc im odnieść sukces na tym stanowisku.
• Poprowadź ich do działań naprawczych. Aby przekazać krytyczną informację zwrotną, poproś drugą osobę o jej punkt widzenia. Może dotyczyć sytuacji, rezultatu lub wydarzenia. Na przykład przedstawili prezentację, która mogła pójść lepiej, i czują się skrępowani tym. Pytając ich: „Co myślisz?” może pomóc im zwerbalizować obszary wymagające poprawy i opracować sposoby działania.
• Skoncentruj się na wynikach. Czasami osoba, której przekazujesz opinię, może nie być świadoma, że ​​zboczyła z trasy. Innym sposobem na złagodzenie defensywy jest wyjaśnienie wpływu, jaki pewne działania (lub brak działania) mają na Twój szerszy zespół lub firmę. Sformułowanie rozmowy pod kątem konkretnych wyników (takich jak niższe wskaźniki zaangażowania, opóźnienia na osi czasu lub przekroczenia budżetu) stwarza przestrzeń do burzy mózgów i podkreśla, że ​​koncentrujesz się na wynikach, a nie na wysiłku.
• Poproś drugą osobę, aby przedstawiła swoje najważniejsze dania na wynos. Pomocne jest, aby druga osoba podała kilka wniosków na koniec rozmowy. W ten sposób żadne z was nie zmiecie sprzężenia zwrotnego pod dywan. Celem jest, abyście oboje odeszli z jasnością co do kolejnych kroków.

Jak przekazywać informacje zwrotne w różnych ustawieniach i kanałach

Środowisko, w którym się znajdujemy, wpływa na to, jak się komunikujemy i otrzymujemy informacje zwrotne — coś, co łatwo przeoczyć. Na przykład sala konferencyjna może służyć do przeglądu wydajności. Pobliska kawiarnia może być miejscem, w którym można porozmawiać o mentoringu i rozwoju.

Oczywiście wyzwaniem, przed jakim stoimy teraz, jest przekazywanie opinii w środowiskach zdalnych i hybrydowych. Nie możemy pracować z niewerbalnymi wskazówkami ani oceniać atmosfery rozmowy tak łatwo. Musimy również bardziej polegać na narzędziach tekstowych, komunikatorach, czacie wideo i zarządzaniu projektami.

Aby zdalnie przekazać opinię:

• Zapytaj swój zespół, kiedy chcieliby z Tobą porozmawiać. Zapytaj swoich pracowników, w jakie dni i o jakich godzinach chcieliby mieć indywidualne i inne meldunki i utrzymuj to w regularnym tempie. W Sprout Social zachęcamy naszych pracowników, aby ustawili w swoich kalendarzach przypomnienie „#FeedbackFriday”, aby te rozmowy były na bieżąco i nieprzerwane. Zachęcanie do takich rytuałów w całej firmie pomaga promować kulturę, która ceni autonomię, opinie i opinie.
• Miej otwarte drzwi. Jeśli to możliwe, zachowaj wolne bloki czasu w swoim kalendarzu i pozwól swoim pracownikom, aby ten czas był dla nich. Wyznacz co tydzień „godziny pracy”, które przeznaczasz specjalnie dla osób, które mogą się z Tobą kontaktować i rezerwować rozmowy według własnego uznania.

https://twitter.com/bdm_runner/status/1448335010696609792

• Bądź kreatywny. W sytuacjach pracy wirtualnej wielopłaszczyznowe podejście do udzielania informacji zwrotnych będzie angażować pracowników i partnerów na różne sposoby. Na przykład możesz napisać e-mail, a nawet nagrać i wysłać krótkie podsumowanie wideo z informacją zwrotną. Notatki głosowe to kolejny sposób, aby odbiorca poczuł się, jakby był częścią rozmowy. Daj im czas na zapoznanie się z Twoją wiadomością, a następnie umów się na rozmowę na żywo w celu wspólnego podsumowania, wyjaśnienia szarych obszarów i omówienia pytań.
• Przekazuj informacje zwrotne podczas spotkań. Spotkania są świetną okazją do wyrażenia opinii swojemu zespołowi. Informacje zwrotne podczas spotkania to także sposób na stworzenie kultury uznania. To Twoja szansa na podkreślenie sukcesów i dobrze wykonanych prac. Rozszerz uznanie poza swój zespół na większe spotkania. Podziel się swoimi wygranymi, pomysłami i celami ze swoją organizacją i partnerami. Różne zespoły mogą zapewniać klientom wgląd i przedstawiać własne pomysły, perspektywy i pochwały.

Informacje zwrotne w akcji

Omówiliśmy, jak skutecznie komunikować się z osobami, którymi zarządzasz i z którymi regularnie współpracujesz. Ale są też inne sytuacje, w których marketerzy będą musieli wnieść produktywny wkład — i otrzymać go w zamian.

Przekazywanie opinii twórcom

Marketerzy współpracują z grafikami i projektantami UX, dyrektorami artystycznymi, filmowcami i nie tylko. Twórcy to często doświadczeni praktycy w co najmniej jednej dyscyplinie, posiadający specjalistyczną wiedzę w swoich dziedzinach (czy to wiedząc, co będzie się dobrze prezentować przed kamerą, czy jak animować grafikę).

Upewnij się, że od samego początku jesteś na tej samej stronie na temat celów i wyników projektu. Aby wzmocnić swoją opinię, udostępnij odpowiednie dane lub wkład klientów. Unikaj niejasnych informacji zwrotnych, takich jak „spraw, by pop”. Bycie konkretnym, wyjaśnienie uzasadnienia niektórych próśb i podanie przykładów do odniesienia zapewni płynniejszą współpracę.

Dyskusja z kimś nad tobą

Myśl o przekazaniu opinii swojemu menedżerowi lub zespołowi kierowniczemu może sprawić, że będziesz się pocić. Ale twoi menedżerowie i przełożeni żonglują tak wieloma priorytetami, że docenią, że zwracasz ich uwagę na konkretny obszar — taktownie.

Dla przełożonych skuteczna informacja zwrotna to krytyczne informacje, które trudno byłoby uzyskać w czasie rzeczywistym. Nie tylko narzekaj. Jeśli widzisz problematyczny obszar, skup się na tym, co obserwujesz, a nie na wyjaśnieniu. Użyj określonych informacji i danych, aby utworzyć kopię zapasową swoich roszczeń. Twój przełożony wyciągnie własne wnioski na temat sytuacji i może wrócić do Ciebie, aby uzyskać więcej informacji, jeśli zajdzie taka potrzeba. W każdym razie będą wiedzieć, że to Ty zauważyłeś problem.

Innym sposobem rozwiązania problemu jest omówienie tego, co zaobserwowałeś, i swoich przemyśleń na temat tego, jak to naprawić. Kiedy menedżerowie widzą, że jesteś kimś, kto pracuje nad rozwiązywaniem zidentyfikowanych problemów, wiedzą, że koncentrujesz się na pomaganiu organizacji w rozwoju.

Rozmowa z informacją zwrotną to także czas, aby opowiedzieć się za sobą, jeśli istnieją problemy wpływające na Twoje samopoczucie i satysfakcję z pracy. To dobra okazja, aby porozmawiać z szefem o wypaleniu lub jeśli czujesz się zaszufladkowany w swojej roli i chcesz awansować.

Współpraca z dostawcami, agencjami i twórcami

Współpraca z partnerami zewnętrznymi wymaga również przemyślanego zarządzania relacjami. Powstrzymywanie szczerego wkładu może skutkować niepożądanymi wynikami i zmarnowanymi budżetami. Przejrzystość jest kluczowa, a informacje zwrotne są podstawą tych partnerstw.

Twoi partnerzy zewnętrzni mogą być ekspertami w swoich branżach, ale nie są czytelnikami w myślach. Jeśli oczekujesz, że element dostawy będzie miał w sobie coś konkretnego, ustal to od początku. Jeśli agencja nie spełnia oczekiwań, musisz zwrócić jej uwagę, ponieważ prawdopodobnie nie chybiła celowo. Ponownie przyjrzyj się swoim celom i ustal, gdzie sprawy potoczyły się inaczej. Jasno określ, czego się spodziewałeś, aby agencja wróciła na właściwe tory.

To także droga dwukierunkowa: bądź otwarty na ich opinie. Płacenie faktur na czas zawsze pomaga, ale otwarta komunikacja jest tym, co naprawdę wzmacnia te relacje. Pamiętaj, że mogą być wartościowym długoterminowym partnerem dla Twojej organizacji. Możesz również spotkać się z nimi ponownie w swojej karierze.

Informacja zwrotna: czasami trudna, w dużej mierze formatywna

Udzielanie i otrzymywanie konstruktywnych informacji zwrotnych wymaga praktyki i nie zawsze jest łatwe. Są chwile, kiedy jest to wręcz niewygodne. Informacje zwrotne rzucają również światło na przeoczone obszary, usuwają blokady i wzmacniają relacje.

Pomagając innym ulepszać i zachęcając do nowych pomysłów, udzielanie skutecznych informacji zwrotnych jest jednym z najbardziej przydatnych narzędzi marketerów.

Chcesz uzyskać więcej informacji na temat rozwoju zawodowego? Przeczytaj więcej o dziewięciu umiejętnościach, które każdy silny marketer w mediach społecznościowych musi opanować.