Jak utworzyć mapę drogową projektu (przykład w zestawie)

Ze względu na wszystkie elementy projektu, kierownik projektu może łatwo zagubić się w szczegółach i stracić orientację w szerszej perspektywie. Ale jak możesz zobaczyć cały krajobraz projektu, aby upewnić się, że zmierzasz we właściwym kierunku? Co więcej, jak łatwo wyjaśnić interesariuszom, jak będzie się rozwijał Twój projekt, bez konieczności rozbijania całego planu zarządzania projektem?

Mapa drogowa projektu to najlepszy sposób na podsumowanie tego, co, dlaczego i jak projektu w łatwym do zrozumienia dokumencie, który można udostępnić każdemu. Plan zarządzania projektami to unikalne narzędzie, które ma inny cel niż inne podobne dokumenty projektowe, takie jak karta projektu, wykres kamieni milowych lub plan projektu.

Co to jest mapa drogowa projektu?

Mapa drogowa projektu to przegląd, który określa kamienie milowe, produkty i cele projektu. Jego głównym celem jest zapewnienie wizualnej reprezentacji osi czasu projektu na wysokim poziomie i wyjaśnienie jego faz. Ponieważ działa jako przewodnik, mapa drogowa projektu jest również doskonałym narzędziem komunikacyjnym, które można wykorzystać do informowania interesariuszy na dowolnym etapie cyklu życia projektu.

Jest to ogólny dokument, który mówi o strategii projektu i dlaczego ta strategia jest zaangażowana. Dlatego mapa drogowa projektu pomaga kierownikom projektów zapewnić, że wszyscy pracujący nad projektem rozumieją plan projektu, niezależnie od tego, nad jakim elementem mogą pracować.

Ze względu na swoją prostotę mapy drogowe projektów są powszechnie używane jako narzędzia do zarządzania portfelem projektów. Są bardzo przydatne dla menedżerów programów, którzy muszą nadzorować wiele projektów jednocześnie. Dzięki mapom drogowym projektów mogą z łatwością śledzić swoje portfele projektów.

Poniższy obraz przedstawia narzędzie ProjectManager's roadmap używane do zarządzania portfelem projektów.

W kolumnie nazwy zadania menedżerowie programu mogą wyświetlić swoje portfolio projektów i powiększyć każdy projekt, aby zobaczyć jego fazy, zadania i kamienie milowe. Ponadto mogą śledzić postęp każdego zadania w czasie rzeczywistym i komunikować się z członkami zespołu.

Jak stworzyć mapę drogową projektu

Mówiąc najprościej, mapa drogowa projektu wyodrębnia informacje z planu projektu, aby zapewnić przegląd projektu. Mapa drogowa projektu musi być wizualna i łatwa w zarządzaniu, aby była łatwo przyswajalna dla wszystkich interesariuszy i członków zespołu zaangażowanych w projekt. Jeśli zmieści się na jednej stronie, jeszcze lepiej. Pomyśl o mapie drogowej projektu jak o rzeczywistej mapie. Pokazuje Tobie i członkom Twojego zespołu cały krajobraz i umieszcza Twoją podróż w kontekście.

Kluczowe elementy, których będziesz potrzebować, aby stworzyć mapę drogową projektu, są następujące:

1. Przegląd projektu

Główną ideą każdej mapy drogowej projektu są cele i zadania wysokiego poziomu projektu. Nie ma potrzeby wchodzenia w szczegóły, ponieważ cele i zadania projektu są wyjaśnione w karcie projektu.

2. Ryzyka projektowe

Określ główne zagrożenia projektowe, które mogą spowodować niepowodzenie projektu lub naruszyć główne elementy planu projektu, takie jak zakres, harmonogram, cele, oczekiwania interesariuszy, zapewnienie jakości itp.

3. Przegląd harmonogramu

Biorąc pod uwagę, że mapa drogowa projektu jest wizualną osią czasu projektu, chcesz dołączyć przegląd harmonogramu. Ten przegląd harmonogramu będzie zawierał tylko kluczowe kamienie milowe i elementy projektu. Możesz również użyć wykresów Gantta, aby uzyskać bardziej szczegółową reprezentację harmonogramu projektu.

4. Zależności

Ponownie, tylko z widoku wysokiego poziomu, zwróć uwagę na ważne elementy dostarczane projektu i sposób ich połączenia. Tworzenie mapy drogowej projektu za pomocą narzędzia programowego do wykresów Gantta, które umożliwia łączenie zależności, jest najłatwiejszym sposobem reprezentowania zależności.

5. Zasoby

Zwróć uwagę na zasoby potrzebne do wykonania projektu. Obejmują one zasoby ludzkie, takie jak zespół projektowy, oraz zasoby fizyczne, takie jak sprzęt, materiały itp.

6. Kluczowe osoby

Wymień kluczowe osoby w zespole projektowym i dowiedz się, jak do nich dotrzeć.

7. Spotkanie inauguracyjne

Poznaj mapę drogową zarządzania projektem i upewnij się, że oczekiwania są jasne dla wszystkich interesariuszy. (Upewnij się, że masz przygotowany plan spotkania inauguracyjnego).

8. Zadania i zadania

Innym aspektem mapy drogowej projektu jest własność. Oznacza to, że przedstawione są role i obowiązki wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Mapa drogowa projektu określa, kto co robi, a następnie można śledzić te zadania i rezultaty. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia przypisywanie zadań i korzystanie z narzędzi do współpracy zespołowej w celu ułatwienia tego procesu.

Oczywiście nie wszystko da się tak ostro zdefiniować, dlatego mapa drogowa projektu ma coś, co nazywa się „czasem rozmytym”. Jest to technika planowania projektu, która pozwala na umieszczenie zadań, których nie można jednoznacznie przyporządkować, w luźniejszym przedziale czasu. Teraz są identyfikowane i można je śledzić bez obawy, że wpadną między pęknięcia.

Przykład mapy drogowej projektu

Aby lepiej zilustrować sposób tworzenia mapy drogowej projektu, przyjrzyjmy się bliżej wspomnianemu wcześniej przykładowi mapy drogowej projektu.

Powyższy obrazek przedstawia sfinalizowany plan zarządzania projektami. Przyjrzyjmy się teraz każdemu z jego elementów.

• Fazy ​​projektu: Powyższy obrazek przedstawia etapy „rozwoju” i „testowania” „projektu Tannen Tech”. Są one reprezentowane na osi czasu projektu odpowiednio za pomocą niebieskich i czerwonych linii.
• Kamienie milowe: Ikony diamentów reprezentują kamienie milowe projektu, które oznaczają koniec każdej fazy.
• Zadania: Każdy pasek reprezentuje zadanie. Nasze narzędzie mapy drogowej pozwala śledzić ich ukończenie za pomocą procentu. Możesz również określić elementy dostarczane projektu powiązane z każdym zadaniem.
• Zależności: Strzałki na narzędziu mapy drogowej reprezentują zależności między zadaniami.
• Kluczowe osoby: Możesz przypisać każde zadanie do członków zespołu projektowego, którzy są za nie odpowiedzialni.
• Daty: Daty są kluczowym elementem map drogowych projektów. Nasze narzędzie do tworzenia map drogowych umożliwia ustawienie dat dla zadań, etapów i etapów projektu.

Jak widać, nasza mapa drogowa projektu jest bardzo podobna do wykresu Gantta, ale główna różnica polega na tym, że możesz użyć naszego widoku wykresu Gantta, aby utworzyć bardziej szczegółową wersję poszczególnych projektów, podczas gdy nasze narzędzie do tworzenia mapy drogowej projektu działa najlepiej do zarządzania portfelem projektów.

Wskazówki dotyczące mapy drogowej projektu

Oto kilka wskazówek, które naszym zdaniem mogą być pomocne przy tworzeniu mapy drogowej projektu:

• Powinien szybko i łatwo komunikować ogólne cele i cele projektu.
• Oczekiwania interesariuszy są zarządzane poprzez upewnienie się, że wszyscy zaangażowani w projekt rozumieją podstawowy powód projektu.
• Komunikacja jest jednym z podstawowych aspektów mapy drogowej projektu i powinna umożliwiać komunikację ze wszystkimi uczestnikami projektu.
• Mapa drogowa projektu jest narzędziem pomagającym w podejmowaniu ważnych decyzji. Patrząc wstecz na mapę drogową projektu, główny cel projektu jest jasny, a informacje te będą miały wpływ na proces podejmowania decyzji.
• Mapa drogowa projektu to wszechstronny dokument dotyczący zarządzania projektami, z którym można korzystać przez cały cykl życia projektu, dlatego ważne jest, aby go aktualizować. W pewnym sensie jest to ogólny raport o stanie dla tych, którzy potrzebują aktualizacji.
• Upewnij się, że mapa drogowa projektu jest realistyczna, w przeciwnym razie wystąpią opóźnienia, przekroczenia kosztów i nie zostaną spełnione oczekiwania interesariuszy.
• Członkowie zespołu muszą zawsze dzielić się swoimi postępami z resztą zespołu projektowego, aby wszyscy byli na tej samej stronie i nie naruszyli integralności mapy drogowej projektu.
• Mapa drogowa projektu to nie to samo, co mapa drogowa produktu. Mimo że oba są narzędziami do wizualnego planowania, mapy drogowe produktów są specjalnie wykorzystywane do celów rozwoju produktu.
• Mimo że możesz skorzystać z naszego szablonu mapy drogowej projektu lub użyć narzędzi do projektowania graficznego, będziesz musiał aktualizować te statyczne dokumenty za każdym razem, gdy zmienisz mapę drogową zarządzania projektem. Oprogramowanie do zarządzania projektami automatyzuje ten proces i oferuje funkcje, których nie oferują szablony planów rozwoju projektów.
• Mapy drogowe projektów działają również w przypadku korzystania z metodyki Agile do zarządzania projektem. Istnieją zwinne mapy drogowe, które są kompatybilne z twoim zwinnym projektem.

Narzędzia mapy drogowej projektu

Jak omówiliśmy powyżej, mapy drogowe projektu skupiają informacje z planu projektu i harmonogramu projektu w ogólny przegląd. Aby to zrobić, muszą zawierać cele projektu, kamienie milowe, zasoby i zadania.

Jest wiele rzeczy, które należy śledzić i wyświetlać w łatwym do zrozumienia formacie, który można udostępnić całej grupie projektowej i uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie cyklu życia projektu. Bez odpowiednich narzędzi może to być przytłaczające. Z tego powodu kierownicy projektów potrzebują oprogramowania do zarządzania projektami, które ma odpowiednie funkcje planowania planu działania.

Istnieje wiele produktów oprogramowania do zarządzania projektami, które dotyczą jednej lub kilku części tej większej całości. Trudność polega na znalezieniu kompleksowego rozwiązania, które może działać jako narzędzie do planowania, ma platformę współpracy, aby nie tylko pomóc w udostępnianiu planu działania projektu, ale także ułatwić zespołom aktualizację ich statusu, a następnie śledzenie kamieni milowych projektu, aby upewnić się, że trzymam się harmonogramu.

Nasze oprogramowanie do zarządzania projektami ma funkcje do codziennego zarządzania projektami, ale także szerokie pociągnięcia niezbędne do stworzenia mapy drogowej projektu dla poszczególnych projektów lub zarządzania portfelem projektów. Nasze internetowe wykresy Gantta zapewniają zarówno ogólny przegląd projektu, jak i miejsce do gromadzenia i przypisywania zadań, które mogą być następnie aktualizowane przez kierowników projektów i członków zespołu w dowolnym miejscu i czasie.

Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym odzwierciedla te zmiany w miarę ich pojawiania się, dzięki czemu każdy dokładnie widzi, gdzie jest projekt i może rozwiązać problemy, zanim staną się problemami. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym to potężne narzędzie do zarządzania projektami, które wykracza poza planowanie harmonogramu, umożliwiając kierownikom projektów śledzenie budżetu, postępów, pracy i czasu.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami oparte na chmurze, co oznacza, że ​​dane są gromadzone w czasie rzeczywistym, a zespoły mogą uzyskać dostęp do narzędzi, nawet jeśli pracują zdalnie. Nasze oprogramowanie oferuje platformę współpracy i możliwość komunikacji na poziomie zadań, aby upewnić się, że mapa drogowa projektu zawsze odzwierciedla najnowsze informacje. Zobacz, jak może pomóc w stworzeniu planu projektu i zarządzaniu jego wykonaniem, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.