9 niezbędnych arkuszy kalkulacyjnych Excel do śledzenia zadań, kosztów i czasu

Twoja praca nie idzie zgodnie z planem. Nikt nie ma czasu ani pieniędzy na wykonywanie swoich zadań. Najlepsze, na co możesz liczyć, to ukończenie ich szybko, oszczędzając jak najwięcej czasu i kosztów.

Jeśli jesteś w tym miejscu, możesz poszukać szablonów do śledzenia zadań, kosztów i czasu dla programu Excel. Zebraliśmy 9 najlepszych arkuszy kalkulacyjnych Excel ProjectManagera do śledzenia, które możesz pobrać i używać za darmo.

1. Szablon pulpitu nawigacyjnego

Pulpit nawigacyjny to sposób, w jaki śledzisz swoją pracę, w tym czas spędzony na zadaniach, co wydajesz i czy robisz postępy zgodnie z planem. Darmowy szablon pulpitu nawigacyjnego ProjectManager dla programu Excel daje przegląd tego, jak wykonujesz swoją pracę. Te informacje są niezbędne, aby wiedzieć, czy przekraczasz wydatki lub spóźniasz się z harmonogramem.

Darmowy szablon pulpitu nawigacyjnego ProjectManagera zawiera kilka widżetów, które monitorują metryki w Twojej pracy. Na przykład istnieje wykres zadań oznaczony kolorami, który pokazuje, czy zadania są ukończone, w toku, czy nie zostały rozpoczęte lub zaległe. Dostępny jest również wykres obciążenia pracą do zarządzania zespołami i upewniania się, że ich obciążenie pracą jest zrównoważone.

Istnieje inny wykres zadań, który mierzy czas trwania zadań, co jest pomocne w obserwowaniu, co jest wykonywane na czas, a co trwa zbyt długo. Na koniec dostępny jest wykres słupkowy kosztów, który pomoże Ci utrzymać budżet.

Ten szablon pulpitu nawigacyjnego Excel może zarządzać Twoją pracą, ale jest to dokument statyczny, który należy aktualizować ręcznie. Oprogramowanie do śledzenia projektów automatyzuje ten proces. ProjectManager idzie o krok dalej, gromadząc dane w czasie rzeczywistym, analizując liczby i wyświetlając je. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManagera już dziś.

Nie każde oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje te same pulpity nawigacyjne projektu. Pulpit nawigacyjny ProjectManagera jest wyposażony w odpowiednie funkcje zarządzania projektami, które pomagają śledzić czas, zadania, koszty i nie tylko.

2. Szablon śledzenia zadań

Darmowy szablon do śledzenia zadań ProjectManager dla Excela może organizować twoją pracę i śledzić ją. Jest to podobne do listy rzeczy do zrobienia, do której wystarczy dodać pracę i nią zarządzać. Posiadanie listy zadań to pierwszy krok do kontrolowania swojej pracy.

Ten arkusz kalkulacyjny do śledzenia zadań przechwytuje wszystkie szczegóły Twojej pracy. Dodaj nazwę zadania i uwzględnij zadania zależne. Możesz przypisać go sobie lub komuś z Twojego zespołu.

Następnie ustaw priorytet i kiedy spodziewasz się zakończyć. Na koniec znajduje się kolumna, w której można zaznaczyć jego status, co jest niezbędne do śledzenia Twojej pracy. Ma wszystko, czego potrzebujesz, aby śledzić swoje zadania na podstawowym poziomie za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel.

3. Arkusz kalkulacyjny budżetu do śledzenia kosztów

Zarządzanie kosztami w Twojej pracy jest równie ważne jak dotrzymywanie terminów. Darmowy szablon budżetu ProjectManager dla programu Excel pomaga utrzymać budżet, śledząc wszystkie szczegóły finansowe w jednym arkuszu kalkulacyjnym.

Zadania kosztują. Budżet określa koszty zasobów, które zaangażujesz, aby zrealizować te zadania. Po pierwsze, szablon arkusza kalkulacyjnego zawiera numerowaną listę, która odpowiada Twojej strukturze podziału pracy (WBS). Do tego dochodzą koszty pracy: planowane vs rzeczywiste godziny plus koszt za godzinę. Materiały są podzielone na jednostki i koszt jednostkowy.

W Twoim budżecie jest również miejsce na inne pozycje, które obejmują podróże, sprzęt, koszty stałe i różne. Na koniec są kolumny do zbierania kosztów budżetowych i rzeczywistych dla każdego elementu zamówienia, a następnie saldo pokazujące, czy element zamówienia jest powyżej lub poniżej budżetu.

Powiązane: Jak śledzić wydatki projektu

4. Szablon osi czasu

Darmowy szablon osi czasu ProjectManager w Excelu jest idealny do planowania projektu od początku do końca w Excelu. To sposób na przeglądanie wszystkich swoich zadań i dotrzymywanie harmonogramu. Możesz nawet dodawać kamienie milowe!

Aby rozpocząć korzystanie z tego bezpłatnego szablonu osi czasu, najpierw musisz wymienić wszystkie swoje zadania i nadać im nazwę. Każde zadanie musi mieć datę rozpoczęcia i datę zakończenia oraz czas, jaki Twoim zdaniem zajmie jego ukończenie.

Wszystkie te dane dodajesz po lewej stronie szablonu, który jest normalnym arkuszem kalkulacyjnym śledzenia. Następnie po prawej stronie zobaczysz oś czasu. Wszystkie Twoje zadania są teraz ułożone jako poziome paski na osi czasu, dzięki czemu możesz zobaczyć, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania.

Jeśli chcesz posunąć się jeszcze dalej w planowaniu, zaktualizuj do oprogramowania online, które pozwala tworzyć harmonogramy w ciągu kilku minut. ProjectManager posiada harmonogramy projektów online, które aktualizują się natychmiast, gdy zespół współpracuje nad zadaniami. Śledź koszty, obciążenie pracą, planowane i rzeczywiste postępy i nie tylko. Rozpocznij za darmo.

5. Arkusz planu działania

Zarządzanie pracą oznacza nakreślenie kroków, które musisz wykonać, aby osiągnąć swoje cele. Skorzystaj z bezpłatnego arkusza kalkulacyjnego planu działania ProjectManager dla programu Excel, aby śledzić zadania i szczegółowo określić strategię, której użyjesz, aby ukończyć pracę na czas iw ramach budżetu.

Podzieliliśmy ten szablon planu działania na trzy sekcje. Pierwszym z nich są kroki działania, w których odnotowuje się priorytet, wyświetla listę zadań, faz i przydziałów. Jest też miejsce na zapisywanie stanu zadań i śledzenie ich postępów.

Sekcja druga to oś czasu, z datami rozpoczęcia i zakończenia, w tym planowanymi godzinami. Wreszcie, sekcja trzecia koncentruje się na zasobach; na przykład, który dział odpowiada za jakie zadanie, jakie materiały są potrzebne i jaki jest koszt zasobów.

6. Szablon raportu o stanie

Wiedząc, gdzie jesteś w dowolnym momencie cyklu życia projektu, zarządzasz czasem i kosztami. Nasz darmowy szablon raportu o stanie jest doskonałym narzędziem do śledzenia postępów i dotrzymywania harmonogramu.

Ten bezpłatny szablon raportu o stanie składa się z pięciu sekcji: informacje o projekcie, podsumowanie stanu projektu, stan projektu, przegląd zarządzania ryzykiem oraz wniosek zawierający zalecenia na przyszłość.

Raport o stanie jest podstawą śledzenia Twojej pracy. Jest stosowany zarówno w zarządzaniu projektami, jak i zarządzaniu pracą, ponieważ daje menedżerom obraz ich planowanych i rzeczywistych postępów. Jest to również potężne narzędzie podczas prezentacji dla interesariuszy.

7. Arkusz kalkulacyjny śledzenia ryzyka

Bez względu na to, jak dobrze zaplanujesz swoją pracę, istnieją niewiadome, które mogą wpłynąć na Twoje postępy. Skorzystaj z bezpłatnego arkusza kalkulacyjnego rejestru ryzyka ProjectManagera, aby pomóc Ci zaplanować ryzyko w swojej pracy.

Ten bezpłatny rejestr ryzyka dla programu Excel zawiera kolumny identyfikujące ryzyko, aby ułatwić śledzenie. Jest kolumna opisująca ryzyko i wyjaśniająca, jak wpłynie na pracę, którą wykonujesz, jeśli przejdzie od ryzyka do rzeczywistego problemu.

Dla każdego ryzyka zidentyfikowanego w szablonie możesz dodać odpowiedź na ryzyko, którą podejmiesz, jeśli ryzyko się urzeczywistni. Możesz również zanotować poziom ryzyka. Następnie, jeśli pracujesz w zespole, możesz przypisać ryzyko, aby członek zespołu był odpowiedzialny za jego zidentyfikowanie i naprawienie.

8. Zmień arkusz kalkulacyjny śledzenia

Pobierz bezpłatny arkusz kalkulacyjny śledzenia zmian ProjectManager dla programu Microsoft Excel, aby zarządzać zmianami, które wpływają na zarządzanie pracą. Pomoże Ci kontrolować zmiany, dzięki czemu nie będziesz spędzać zbyt wiele nadgodzin ani nie zwiększać kosztów.

Arkusz kalkulacyjny Excel z dziennikiem zmian jest jednym z najważniejszych oferowanych przez nas szablonów programu Microsoft Excel. Jest to dokument, który rejestruje zmiany, gdy się pojawiają. Możesz ponumerować zmiany w celu lepszego śledzenia i odnotować, kiedy zmiana pojawiła się po raz pierwszy i kto ją odkrył lub zażądał.

Następnie możesz ustalić priorytety dla zmiany, a Ty lub członek zespołu możecie otrzymać prawo własności, aby doprowadzić ją do końca. Arkusz kalkulacyjny programu Excel śledzi zmianę od odkrycia do odzyskiwania i zapewnia, że ​​w pęknięciach nie zostanie utracona kolejność zmian.

9. Arkusz kalkulacyjny śledzenia czasu

Nie ma lepszego szablonu do śledzenia czasu spędzonego na zadaniach niż arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu wolnego w ProjectManager. Ten grafik doskonale nadaje się dla Ciebie lub członków zespołu do rejestrowania ilości czasu spędzonego na pracy.

W grafiku jest miejsce na Twoje imię i nazwisko lub imię pracownika, w jakim dziale pracuje, kto jest jego przełożonym i jaką stawkę godzinową otrzymują. Szablon zbiera ich godziny, takie jak godzina rozpoczęcia i godzina zakończenia dnia roboczego. Jest nawet miejsce, w którym można dodać nadgodziny i lunch.

Następnie suma za dany tydzień jest sumowana i mnożona przez stawkę wynagrodzenia, aby pokazać całkowitą kwotę, jaką pracownik jest winien. Wreszcie, istnieje linia do podpisania przez pracownika, a przełożony, który ją przegląda i również podpisuje, jeśli jest to dokładne.

Użyj ProjectManager do śledzenia czasu, kosztów i zadań lepiej niż Excel

Szablony i arkusze kalkulacyjne Excel do śledzenia są świetne, ale jak wspomniano powyżej, mogą zrobić tylko tyle. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą stworzone dla zespołów hybrydowych, które łączy wszystkich, bez względu na to, gdzie pracują, w jakim czasie, w jakim dziale czy na jakim poziomie umiejętności. I robi to w czasie rzeczywistym, więc wszyscy współpracują i pracują nad najnowszymi danymi.

Automatyczne wypełnianie grafików

Weźmy na przykład karty czasu pracy. Zamiast zmuszać pracownika do wypełniania grafiku, grafik ProjectManagera automatycznie wypełnia jego zadania i aktualizuje czas, który spędził. Usprawnia to płace, ale daje też możliwość śledzenia czasu, jaki spędzają na swoich zadaniach. W ten sposób wiesz, czy spełniają swój limit, czy nie. Ponadto po przesłaniu karty czasu pracy są zablokowane i bezpieczne.

Pracuj w sposób, który Ci odpowiada

Wiele widoków projektu pozwala wszystkim członkom zespołu pracować tak, jak chcą. Menedżerowie mogą planować z wyprzedzeniem na wykresach Gantta, które pokazują wszystkie Twoje zadania na osi czasu. Pasek czasu trwania, który łączy daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania, automatycznie pokaże postęp na podstawie tego, jaka część jest zacieniona. Zespoły mogą korzystać z list zadań, tablic kanban lub kalendarzy, jeśli chcą, z których wszystkie są aktualizowane i pokazują postęp. Nie ma bardziej elastycznego narzędzia do zarządzania pracą hybrydową i śledzenia pracy.

Generuj raporty jednym kliknięciem w kilka sekund

Śledzenie czasu, kosztów i nie tylko jest łatwe dzięki raportom ProjectManagera dostępnym jednym kliknięciem. Otrzymuj raporty o stanie, raporty dotyczące zadań, grafików, wydatków i nie tylko. Raporty te pobierają skomplikowane dane i przekształcają je w wnikliwe i łatwe do odczytania raporty w celu monitorowania postępów i nie tylko. Raporty można również filtrować, aby wyświetlić tylko żądane dane, a następnie udostępniać je, aby aktualizować interesariuszy.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą dla zespołów hybrydowych. Nasze narzędzie w czasie rzeczywistym śledzi czas, koszty i nie tylko, aby mieć pewność, że zawsze pracujesz zgodnie z harmonogramem i nigdy nie przekraczasz swojego budżetu. Dołącz do ponad 35 000 osób korzystających z naszego oprogramowania, aby śledzić zadania, koszty i czas. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.