Potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektami: czas, zakres i koszt

Potrójnemu ograniczeniu zarządzania projektami nadano wiele nazw – Trójkąt Zarządzania Projektami, Trójkąt Żelazny i Trójkąt Projektu – co powinno dać wyobrażenie o tym, jak ważne jest Potrójne Ograniczenie podczas zarządzania projektem. Jeśli zarządzasz projektem, pracujesz z potrójnym wiązaniem.

Dlatego można łatwo argumentować, że Potrójne Ograniczenie może być najważniejszą koncepcją w historii zarządzania projektami. W połączeniu z efektywnym oprogramowaniem do zarządzania projektami może dać Ci możliwość prowadzenia projektów do sukcesu.

Jakie jest potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektami?

Czym więc jest potrójne ograniczenie? To proste, to model ograniczeń związanych z zarządzaniem projektem. Te ograniczenia są trojakie:

1. Koszt: ograniczenia finansowe projektu, znane również jako budżet projektu
2. Zakres: Zadania wymagane do realizacji celów projektu
3. Czas: Harmonogram realizacji projektu

Zasadniczo potrójne ograniczenie stanowi, że na sukces projektu wpływają jego koszty, czas i zakres. Jako kierownik projektu możesz zachować kontrolę nad potrójnym ograniczeniem, równoważąc te trzy ograniczenia poprzez kompromisy. Wyjaśnimy, jak działają te kompromisy w poniższej sekcji.

Chociaż prawdą jest, że Potrójne Ograniczenie jest ważną częścią każdego udanego projektu, nie determinuje sukcesu. Projekty składają się z wielu części, więcej niż trzech składających się na Potrójne Ograniczenie. Dlatego niektórzy eksperci ds. zarządzania projektami dodali do modelu trzy dodatkowe ograniczenia, aby lepiej odzwierciedlić najbardziej krytyczne obszary projektu. Tutaj są:

• Jakość: Istnieją standardy jakości dla każdego projektu, niezależnie od tego, czy końcowy produkt jest produktem materialnym, czy niematerialnym. Menedżerowie projektów potrzebują planu zarządzania jakością, aby kontrolować jakość.
• Ryzyko: Ryzyko jest nieodłącznym elementem każdego projektu. Dlatego kierownicy projektów muszą stworzyć plan zarządzania ryzykiem, aby wyjaśnić, w jaki sposób będą obsługiwane ryzyka projektowe
• Korzyści: Istnieją różne rodzaje korzyści uzyskanych z projektu. Kierownicy projektów muszą zapewnić, aby interesariusze projektu uzyskali jak najlepsze korzyści finansowe.

Jak działa potrójne ograniczenie?

Jak wspomniano powyżej, kierownicy projektów mogą zwiększyć lub zmniejszyć koszty, czas i zakres projektu dzięki kompromisom, aby utrzymać go zgodnie z harmonogramem i budżetem. Zobaczmy, jak te kompromisy trójkąta projektu działają na kilku przykładach.

• Czas i zakres: Możesz zmniejszyć zakres projektu, aby skrócić czas trwania projektu, jeśli pracujesz z opóźnieniem. W przeciwnym przypadku możesz zwiększyć długość osi czasu projektu, na wypadek gdyby interesariusze projektu wymyślili dodatkowe działania projektowe.
• Koszt i zakres: Zmniejszając zakres projektu, będziesz musiał wykonać mniej zadań, co oznacza niższe koszty. W odwrotnym przypadku większy zakres projektu oznacza wyższe koszty.
• Koszt i czas: W niektórych projektach czas i koszt mogą być bezpośrednio powiązane. Na przykład koszty wynajmu sprzętu lub robocizny są wprost proporcjonalne do czasu, na który ich potrzebujesz.

Wszystkie te scenariusze stosują potrójne ograniczenie do zarządzania projektem, ale istnieje o wiele więcej możliwych kompromisów, które mogą wystąpić w projekcie, co wiąże się również z jakością, ryzykiem i korzyściami.

Korzystając z pulpitu zarządzania projektami, kierownik może mieć wgląd w postęp projektu. Wskaźniki takie jak harmonogram, koszt i zakres projektu są łatwe do śledzenia. Dzięki tym informacjom kierownik projektu może zidentyfikować problemy i dostosować potrójne ograniczenie, aby zapobiec przekształceniu się tych problemów w problemy. ProjectManager oferuje pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który przedstawia wszystkie krytyczne dane projektu, które mają wpływ na potrójne ograniczenie.

Jak zarządzać potrójnym ograniczeniem?

Potrójne ograniczenie wydaje się proste, ale to tylko pozory. Każdy z trzech punktów tego trójkąta można rozpakować, aby odsłonić głębsze znaczenie.

Koszt

Zaangażowanie finansowe projektu uzależnione jest od kilku zmiennych. Zaangażowane są zasoby, od materiałów po ludzi, z których wszystkie obejmują koszty.

Istnieją również koszty stałe i zmienne nieodłącznie związane z każdym projektem, takie jak sprzęt lub robocizna, które należy obliczyć. Może to poważnie wchodzić w grę w przypadku korzystania z pracowników kontraktowych lub outsourcingu.

Oto, co robią kierownicy projektów, aby kontrolować koszty:

• Oszacuj koszty wszystkich zadań w zakresie projektu
• Stwórz budżet projektu na podstawie szacunkowych kosztów projektu
• Użyj budżetu projektu jako podstawy kosztów, która służy do kontrolowania kosztów podczas realizacji projektu
• Kontroluj wszystkie koszty projektu, aby utrzymać wydatki w budżecie projektu
• W razie potrzeby dostosuj budżet projektu

Powiązane: Darmowy szablon budżetu projektu

Zakres

Jak wspomniano, zakres projektu odnosi się do wszystkich prac projektowych wymaganych do ukończenia projektu. Zarządzanie tą pracą ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Podczas zarządzania zakresem bardzo ważne jest ustalenie priorytetów zadań, co umożliwia efektywne planowanie i przydzielanie zasobów.

Aby zarządzać zakresem, kierownicy projektów:

• Użyj planu zarządzania zakresem, aby jasno określić, jakie działania projektowe zostaną wykonane
• Udostępnij plan zarządzania zakresem wszystkim interesariuszom, aby wszyscy byli na tej samej stronie
• Użyj zleceń zmian, aby uniknąć pełzania zakresu i śledź wszystkie zmiany wprowadzone w zakresie projektu
• Zarządzaj oczekiwaniami interesariuszy, aby utrzymać zakres projektu
• Użyj narzędzi i technik zarządzania zadaniami, aby śledzić wszystkie działania projektowe w zakresie

Te działania związane z zarządzaniem zakresem podejmowane przez kierowników projektów są niezbędne, ponieważ ilość czasu, którego będzie wymagało każde zadanie, jest krytyczna dla kosztów i jakości produktu końcowego. Może to mieć duży wpływ na harmonogram i koszty, zwłaszcza jeśli projekt jest realizowany na dużą skalę.

Powiązane: Teoria ograniczeń: przewodnik dla kierowników projektów

ProjectManager posiada funkcje zarządzania zadaniami, które ułatwiają przydzielanie, sortowanie i ustalanie priorytetów zadań. W ten sposób możesz delegować wszystkie krytyczne zadania projektowe do odpowiednich osób, zapobiegając pełzaniu przerażającego zakresu. Dodatkowo, oferując udostępnianie plików i komentarze do zadań, umożliwiamy współpracę na poziomie zadania.

Czas

Zasadniczo harmonogram projektu jest szacowanym harmonogramem wyznaczonym na ukończenie projektu lub wytworzenie końcowego produktu. Zwykle ustala się to, najpierw szacując czas, jaki zajmie każde zadanie projektowe.

Struktura podziału pracy (WBS) służy do identyfikacji wszystkich działań projektu. Następnie kierownicy projektów mogą używać różnych technik planowania, takich jak metoda ścieżki krytycznej lub wykresy PERT, aby określić całkowity czas trwania projektu.

Oto, co robią kierownicy projektów, aby kontrolować harmonogram projektu:

• Użyj wykresu Gantta, aby zwizualizować harmonogram projektu, zdefiniować sekwencje zadań i monitorować czas trwania każdego zadania
• Tworzenie polityk, procedur i dokumentacji do planowania, wykonywania i monitorowania harmonogramu projektu
• Efektywnie przydzielaj zasoby przy użyciu harmonogramu zasobów, aby uniknąć wąskich gardeł
• Porównaj plan bazowy harmonogramu z rzeczywistym postępem, aby określić, czy projekty są realizowane

Teraz, gdy dowiedzieliśmy się, co robi większość kierowników projektów, aby kontrolować potrójne ograniczenie, poznajmy narzędzia do zarządzania projektami, których możesz użyć, aby pomóc w tym procesie.

Kontrolowanie potrójnego wiązania za pomocą ProjectManager

Jak wspomniano na początku postu, potrójne ograniczenie w połączeniu z oprogramowaniem do zarządzania projektami jest najlepszym sposobem na kontrolowanie projektu i poprowadzenie go do pomyślnego zakończenia. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami z danymi w czasie rzeczywistym, które daje kierownikom projektów możliwość zarządzania każdym ramieniem potrójnego ograniczenia: kosztów, czasu i zakresu.

Koszty

ProjectManager pomaga śledzić koszty projektu, aby upewnić się, że nie przekraczasz wydatków. Możesz tworzyć budżety, dodawać wydatki na projekty i wprowadzać stawki godzinowe dla wszystkich swoich zasobów. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym śledzi koszty i pięć innych wskaźników w całym projekcie i natychmiast je raportuje w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów. To łatwy sposób na kontrolowanie kosztów i upewnienie się, że są one zgodne z budżetem. Teraz możesz wyłapać problemy z budżetem, zanim staną się problemem.

Czas

Twój harmonogram może uciec od Ciebie, ale nie z ProjectManagerem. Zaktualizowane zadania są natychmiast odzwierciedlane w oprogramowaniu. Oznacza to, że Twoje raporty i pulpit nawigacyjny są dokładne i aktualne. Możesz nawet obserwować postęp poszczególnych zadań na wykresie Gantta online, gdzie pasek czasu trwania wskazuje, jaki postęp został osiągnięty w zadaniu.

Karty czasu pracy są synchronizowane z zadaniami zespołu, co ułatwia członkom zespołu wybranie zadania i po prostu jego wprowadzenie. To przenosi ich czas do grafiku, który można następnie przeglądać i zatwierdzać za pomocą kilku kliknięć.

Zakres

Zakres będzie się zmieniał w trakcie projektu, a ProjectManager ma narzędzia, które pozwalają na elastyczne dostosowywanie się do tych zmian. Istnieje wiele widoków projektu, więc możesz przełączyć się z tablicy Gantta na tablicę kanban, aby uzyskać wgląd w przepływ pracy. Karty Kanban, które reprezentują zadania, są ustalane według priorytetów, które mogą się zmieniać wraz ze zmianą znaczenia tych zadań.

Wspaniałą cechą tablic Kanban jest to, że są one skonfigurowane tak, aby dostarczać zadania członkom zespołu tylko wtedy, gdy dostępne są zasoby i możliwości ich wykonania. W miarę zmiany zakresu projektu tablica kanban może się szybko dostosować.

Jeśli zauważysz, że zespoły są niedostatecznie lub nadmiernie przydzielone, możesz to zrównoważyć na stronie obciążenia. Strona obciążenia zawiera kolorowe wykresy, które pokazują, kto jest przeciążony zadaniami i kto jest dostępny. Możesz szybko i łatwo przenosić ich pracę, aby utrzymać projekt w zakresie.

Potrójne ograniczenie pomoże Ci zarządzać projektem. Zaplanowanie harmonogramu, zakresu i kosztów Twojego projektu pomoże Ci osiągnąć Twoje cele i zadania. ProjectManager, oprogramowanie do zarządzania projektami w chmurze, udostępnia narzędzia do efektywnego wykorzystania tego modelu. Zobacz, jak nasze pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym i interaktywne wykresy Gantta mogą Ci pomóc, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.