Zrozumienie kryteriów sukcesu zarządzania projektami

Nie wiedząc, jakie są kryteria sukcesu twojego projektu, czy naprawdę możesz powiedzieć, że twój projekt jest udany? Każdy chce, aby jego projekt odniósł sukces, ale niewielu poświęca czas na zdefiniowanie, co to oznacza.

Załóżmy, że dostarczyłeś produkt lub usługę na czas iw ramach budżetu — czy to sukces? Może być, ale nie, jeśli nie spełnia oczekiwań interesariuszy. Kryteria sukcesu projektu mają kluczowe znaczenie, aby wiedzieć, czy w rzeczywistości projekt spełnił te metryki.

Jak zdefiniować sukces w zarządzaniu projektami?

Sukces zarządzania projektem jest określony przez to, jak skutecznie kierownik projektu osiąga cele i zadania projektu. Oczywiście chcesz sprowadzić projekt przed terminem i w ramach budżetu. Chodzi o jak najlepsze wykorzystanie ograniczonych zasobów. Ale jednocześnie musisz rozwijać dobre relacje ze wszystkimi interesariuszami.

Interesariusze mają oczekiwania, którymi trzeba zarządzać. Każdy, kto zainwestował w projekt, ma obraz tego, jak wygląda sukces, i bardzo ważne jest, aby zrozumieć i zarządzać tymi oczekiwaniami, w przeciwnym razie znajdą się interesariusze, którzy poczują, że projekt się nie powiódł, niezależnie od osiągnięcia budżetu, harmonogramu i celów zakresu.

Kolejnym aspektem sukcesu w zarządzaniu projektami jest jakość dostarczanego produktu lub usługi. Kogo obchodzi, że stworzysz widżet, który nie zadziała, ale dostarczysz go na czas iw ramach zatwierdzonego budżetu? Musisz zarządzać jakością i nigdy nie tracić z oczu korzyści, które są głównymi celami i zadaniami projektu.

Nie oznacza to, że określenie sukcesu w zarządzaniu projektami jest łatwe. Należy wziąć pod uwagę wiele czynników, a niektóre z nich można ocenić dopiero długo po zakończeniu projektu. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, że sukces projektu i sukces zarządzania projektem to nie to samo.

Jak ocenić sukces zarządzania projektami?

Sukces projektu zależy wyłącznie od tego, jak skutecznie projekt jest zarządzany przy jednoczesnym osiąganiu jego celów i zadań. Mając to na uwadze, istnieje sześć wskaźników, za pomocą których mierzy się sukces każdego projektu:

1. Zakres: Osiągnięcie zamierzonych rezultatów projektu.
2. Harmonogram: dotrzymanie terminu, w tym wszystkie kamienie milowe.
3. Budżet: Realizacja projektu za uzgodnioną kwotę.
4. Satysfakcja zespołu: upewnienie się, że zespół jest zadowolony z projektu.
5. Zadowolenie klienta: Uzyskaj pozytywne opinie od klientów, sponsorów, interesariuszy i in.
6. Jakość: Spełnij oczekiwania interesariuszy.

Wspaniałą rzeczą w definiowaniu kryteriów sukcesu projektu jest to, że nie tylko prowadzi do udanego projektu, ale także pomaga przyszłym projektom. Stosowanie kryteriów sukcesu może być również postrzegane jako praktyka w kierunku ciągłego doskonalenia poprzez uczenie się na podstawie doświadczenia.

Jakie są kryteria sukcesu projektu?

Jak zauważono powyżej, kryteria sukcesu projektu i sukces zarządzania projektem są nieco inne. Nawet te różnice mogą się różnić w zależności od organizacji, projektu do projektu, a nawet zespołu do zespołu. Ale w zasadzie mamy do czynienia z dwoma rodzajami sukcesu.

Pierwszy typ związany jest z zarządzaniem projektami. Chodzi zarówno o sprawne zarządzanie projektem, jak i dopasowanie do celów biznesowych organizacji. Można to osiągnąć poprzez regularne spotkania, audyty projektów, dotrzymanie harmonogramu i terminów oraz osiągnięcie oczekiwanej jakości produktu lub usługi.

Drugi typ związany jest z produktami dostarczanymi. Mierząc tego rodzaju sukces, skup się na tym, co obiecał projekt. Chcesz osiągnąć cele określone w uzasadnieniu biznesowym projektu, takie jak dostarczenie produktu lub usługi użytkownikom i zadowolenie klienta itp.

Jakie są trzy kryteria sukcesu projektów?

Trzy kryteria sukcesu projektu to koszt, zakres i czas (potrójne ograniczenie). Chociaż szczegóły mogą się różnić w zależności od branży, firmy lub celu projektu, sukces zależy od tych trzech czynników.

Jeśli jesteś w stanie dostarczyć projekt na czas, w ramach budżetu i osiągnąć zakres określony w dokumentach projektowych, to jest to sukces. Ale jak się dowiedzieliśmy, często jest to bardziej zaangażowane i lepiej jest być bardziej konkretnym.

Na przykład nie ogranicza się tylko do realizacji projektu w budżecie lub poniżej jego budżetu, ale także tworzy wartość dla inwestycji i czerpie korzyści dla interesariuszy. Najlepiej zdefiniować, co oznacza koszt, zakres i czas poza ogólną ideą, aby lepiej zrozumieć, co jest udanym projektem.

Trzy rzeczy, o których należy pamiętać podczas śledzenia sukcesu

O sukcesie zarządzania projektami mówiliśmy w skrócie. Chociaż ważne jest, aby zdefiniować kryteria sukcesu projektu, nie mówi się o tym, co należy zrobić, aby pomóc temu sukcesowi. Porozmawiajmy o kilku zasadach, które pozwolą utrzymać projekt na drodze do sukcesu:

1. Kamienie milowe

Zdefiniowanie kamieni milowych, które są dowolnymi ważnymi datami w projekcie, ułatwia zarządzanie projektem. Najbardziej oczywistym sposobem wyznaczania kamieni milowych jest zaznaczenie końca dowolnej fazy i początku następnej. Wykonując test ewaluacyjny po każdej fazie, możesz sprawdzić, czy realizujesz zaplanowany postęp, czy nie. Pomaga to nie tylko w śledzeniu, ale także zwiększa morale zespołu, gdy ukończą dużą fazę projektu. Szczęśliwy zespół to bardziej produktywny zespół, co jest kluczowym wskaźnikiem sukcesu w zarządzaniu projektami.

2. Komunikacja

Komunikacja smaruje koła w każdym aspekcie zarządzania projektami. Posiadanie planu komunikacji na początku projektu jest niezbędne. Im skuteczniejsza komunikacja między członkami projektu a interesariuszami, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia problemów powodujących opóźnienia. Kluczem jest utrzymywanie otwartych linii komunikacyjnych, podobnie jak wykorzystanie raportów do przekazywania ważnych danych projektowych. Korzystaj z raportów o stanie, aby sprawdzać potrójne ograniczenie w czasie rzeczywistym i śledzić rzeczywisty postęp w porównaniu z planowanym.

3. Użyj narzędzia do zarządzania projektami

Oprogramowanie do dynamicznego zarządzania projektami zapewnia narzędzia do tworzenia kamieni milowych i wspierania współpracy, w której członkowie zespołu mogą pozostać w kontakcie. Korzystanie z solidnego oprogramowania do zarządzania projektami zwiększa wydajność projektu, co jest samą definicją sukcesu zarządzania projektami.

Jak ProjectManager zapewnia sukces projektu

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz być na bieżąco dzięki podejmowaniu lepszych decyzji. Śledzenie projektu jest równie ważne, jak określenie kryteriów sukcesu projektu. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami zapewnia narzędzia, dzięki którym wiesz, czy spełniasz założenia projektu.

Istnieje kilka sposobów na sprawdzenie, jak działa Twój projekt. Uzyskaj widok wysokiego poziomu za pomocą pulpitu nawigacyjnego na żywo, który automatycznie oblicza dane z raportów stanu zespołu i aktualizuje czytelne wykresy i wykresy dotyczące czasu, kosztów i nie tylko.

Wejdź głębiej w dane dzięki raportowaniu za pomocą jednego kliknięcia na temat wariancji projektu, obciążenia pracą i nie tylko. Raporty można filtrować, aby pokazać tylko to, co chcesz zobaczyć, a następnie udostępniać w celu aktualizacji interesariuszy.

Utrzymanie szczęścia i produktywności zespołu jest częścią sukcesu w zarządzaniu projektami. Nasze funkcje zarządzania zasobami obejmują oznaczony kolorami wykres obciążenia, który pokazuje, ile zadań jest przydzielonych każdemu członkowi zespołu. Jeśli niektóre mają nadmierną alokację, po prostu przenieś zasoby bezpośrednio z tej samej strony.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga planować, monitorować i raportować projekt, aby pomóc w jego pomyślnym ukończeniu. Informuj interesariuszy na bieżąco, dając zespołowi narzędzia, których potrzebują do lepszej współpracy. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów i organizacji, takich jak NASA, US Postal Service i Bank of America, które realizują udane projekty za pomocą naszego narzędzia, i skorzystaj z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.