Wykorzystanie zarządzania wartością wypracowaną do pomiaru wydajności projektu

Zarządzanie projektem zaczyna się od planu, który jest abstrakcyjny, dopóki nie zostanie wykonany. Ale realizacja projektu jest ślepa, bez możliwości mierzenia postępów i wydajności. Najpierw potrzebujesz planu bazowego projektu, aby uchwycić ten plan i porównać go z rzeczywistym postępem. Dzięki temu możesz zobaczyć, gdzie jesteś.

Po ustaleniu punktu odniesienia istnieje wiele technik, które mogą pomóc w zarządzaniu wydajnością. Zarządzanie wartością wypracowaną (EVM) to jedna z takich technik, która w jednym zintegrowanym systemie może dokładnie prognozować problemy, dzięki czemu można lepiej zarządzać wydajnością projektu.

Co to jest zarządzanie wartością wypracowaną (EVM)?

Jak już wspomniano, EVM to technika używana przez kierowników projektów do śledzenia wydajności swoich projektów w odniesieniu do punktów odniesienia projektu. Często postęp projektu jest uważany za wyprzedzający lub opóźniony w harmonogramie oraz przekroczony lub niewystarczający budżet. Co jednak, jeśli wyprzedzasz harmonogram, ale koszty są wyższe niż zaplanowany budżet? A co, jeśli spóźnisz się z harmonogramem, ale koszty są niższe niż początkowo obliczyłeś?

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w analizie wariancji. ProjectManager posiada pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które zbierają dane na żywo i automatycznie obliczają dla Ciebie analizy wariancji. Wyniki są następnie wyświetlane na kolorowych wykresach przedstawiających wariancję kosztów, wariancję harmonogramu i inne. Dodatkowo nie jest wymagana konfiguracja! Monitorowanie sześciu wskaźników projektu wyświetlanych na pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym to sposób, w jaki śledzisz swój projekt w miarę jego rozwoju. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.

Znajomość uzyskanej wartości pomaga w dostarczaniu głębszych informacji o Twoim projekcie. A poznając wartość wypracowaną, należy pamiętać, że są z nią powiązane trzy terminy, z których każdy jest nieco inny.

1. Analiza wartości wypracowanej (EVA): Ta technika zarządzania projektami ma charakter ilościowy. Ocenia wydajność projektu poprzez określenie prawdopodobnych rezultatów projektu. Czyni to porównując postęp i budżet zaplanowanych prac z rzeczywistymi kosztami.
2. Zarządzanie wartością wypracowaną (EVM): Ta metodologia mierzy wydajność projektu za pomocą zintegrowanego harmonogramu i budżetu, który opiera się na strukturze podziału pracy projektu (WBS).
3. System zarządzania wartością wypracowaną (EVMS): Jest to zbiór narzędzi, szablonów, procesów i procedur, których organizacja używa do EVM.

Podstawowe koncepcje zarządzania wartością wypracowaną

Analiza wartości wypracowanej w oparciu o podstawę pomiaru wydajności umożliwia porównanie planu projektu z realizacją projektu. Pozwala to kierownikom projektów odpowiedzieć na trzy pytania: Gdzie byliśmy, gdzie jesteśmy teraz i dokąd zmierzamy? Wymaga to dostępu do następujących punktów danych.

Planowana wartość (PV)

Planowana wartość to miejsce, w którym zadania projektowe powinny znajdować się w określonym punkcie harmonogramu projektu i kosztorysu. Te dwie wartości to planowana wartość przewidywanego miejsca w bieżącym okresie raportowania. Ta wartość może być skumulowana lub aktualna. Pierwszy z nich to zatwierdzony budżet na zaplanowane działania, które należy wykonać ogólnie w całym projekcie. Ten ostatni to zatwierdzony budżet dla tych planowanych działań wykonywanych w określonym okresie projektu, w dniach, tygodniach lub miesiącach.

Planowana wartość (PV) = % projektu ukończonego (planowanego) * Budżet projektu

Koszt rzeczywisty (AC)

Jest to rzeczywisty koszt pracy wykonanej w określonym okresie projektu. Wartość odnosi się do tego, co zostało wydane, łącznie lub obecnie. To znaczy albo rzeczywisty koszt pracy wykonanej do momentu, w którym jest obliczany, albo w danym okresie dni, tygodni lub miesięcy.

Koszt rzeczywisty (AC) = Koszty rzeczywiste do tej pory

Wartość wypracowana (EV)

Jest to kwantyfikacja wartości pracy, która została wykonana do określonej daty w projekcie. Skumulowana wypracowana wartość to suma budżetu na cały projekt do daty obliczenia, natomiast aktualna wypracowana wartość jest realizowana tylko za dany okres.

Wartość wypracowana = % wykonanej pracy * BAC (budżet w momencie ukończenia)

Jak obliczyć zarządzanie wartością wypracowaną?

Teraz, gdy poznaliśmy podstawowe koncepcje EVM, nauczmy się obliczać zarządzanie wartością wypracowaną. W tym celu użyjemy prostych formuł zarządzania wartością wypracowaną, które wyjaśniono poniżej.

Formuły zarządzania wartością wypracowaną

Istnieją obliczenia, które można wykonać szybko i łatwo, aby wykonać EVM. Formuły EVM można podzielić na dwie grupy: wskaźniki wydajności i formuły analizy wariancji. Tutaj są:

Odchylenie harmonogramu (SV)

Wariancja harmonogramu jest sposobem dla kierowników projektów, aby dowiedzieć się, o ile przed lub za harmonogramem są w projekcie. Formuła, aby to rozgryźć, jest następująca.

Odchylenie harmonogramu (SV) = Wartość wypracowana (EV) – Planowana wartość (PV)

Odchylenie kosztów (CV)

Odchylenie kosztów to różnica między rzeczywistym kosztem projektu w tym momencie, w którym jest on obliczany w porównaniu z planowanym kosztem budżetowym dla tego okresu w planie projektu. Wzór znajduje się poniżej.

Odchylenie kosztu (CV) = Wartość wypracowana (EV) – Koszt rzeczywisty (AC)

Wskaźnik wydajności harmonogramu (SPI)

Indeks wydajności harmonogramu jest podzbiorem EVM, który pokazuje, czy projekt jest przed, czy opóźniony. Oblicza stosunek wykonanej pracy do zaplanowanej pracy. Wzór na to jest następujący.

Wskaźnik wydajności harmonogramu (SPI) = wartość wypracowana (EV) / wartość planowana (PV)

Obliczenie wskaźnika wydajności harmonogramu polega na podzieleniu EV przez PV, aby zmierzyć postęp osiągnięty w stosunku do oczekiwanego postępu w pewnym momencie. Jeśli znalazłeś wartość mniejszą niż 1,0, oznacza to, że wykonałeś mniej pracy, niż przewidywałeś w tym punkcie. Podczas gdy wartość większa niż 1,0 oznacza, że ​​ukończyłeś więcej niż planowano.

Wskaźnik wydajności kosztów (CPI)

Wskaźnik efektywności kosztowej mierzy efektywność kosztów w projekcie. Jest to pokazane w stosunku wartości wypracowanej do kosztów rzeczywistych.

Wskaźnik efektywności kosztowej (CPI) = wartość wypracowana (EV) / koszt rzeczywisty (AC)

Na potrzeby tego obliczenia dzielisz EV przez AC, aby zmierzyć wartość wykonanej pracy w stosunku do jej rzeczywistego kosztu. Ponownie, jeśli osiągniesz wartość mniejszą niż 1,0, Twoje koszty są wyższe niż zakładane w budżecie. Liczba wyższa niż 1,0 oznacza, że ​​koszty są mniejsze niż przewidziano w budżecie.

Szacowany na zakończenie (EAC)

Szacowane po zakończeniu to bieżące oczekiwanie, jakie będą całkowite koszty projektu, gdy zostanie on ukończony.

Szacowany na zakończenie (EAC) = Budżet na zakończenie (BAC) / Wskaźnik wydajności kosztów (CPI)

Za pomocą tego obliczenia dzielisz całkowity budżet projektu przez wartość CPI, którą obliczyłeś powyżej.

EVM jest świetny, z kilkoma zastrzeżeniami

EVM to technika, której możesz użyć do zarządzania i kontrolowania swojego projektu, ale EVM nie rozwiąże wszystkiego. Nie zawsze działa w Twoim projekcie i nie jest to magiczna kula, która może przebić wszystkie problemy projektowe. W rzeczywistości ma pewne pułapki.

Nie możesz polegać wyłącznie na zarządzaniu wartością wypracowaną. Pamiętaj, to tylko obliczanie jednego obiektywnego punktu danych. Wypracowana wartość Twojego projektu może się zmieniać i może zmieniać się szybko. Oczywiście koszt i postęp rzadko są odzwierciedlane w rzeczywistym projekcie, tak jak podczas realizacji projektu. Tak więc EVM działa jako zabezpieczenie i dostarcza użytecznych danych. Najlepiej wykonywać te obliczenia co miesiąc lub częściej, jeśli Twój projekt trwa krócej.

EVM nie zapewnia jakości

Są pewne rzeczy, których EVM nie oferuje okna do przeglądania, takie jak zadowolenie klienta i jakość projektu. Wydajność projektu w odniesieniu do ważnych czynników, takich jak harmonogram i budżet, jest śledzona za pomocą EVM. Ale udany projekt to nie tylko realizacja na czas iw ramach budżetu. Jeśli klient jest niezadowolony lub jakość projektu lub usługi jest niska, pojawia się duży problem niezależnie od harmonogramu spotkań i wymagań budżetowych.

Bez dokładnych danych EVM jest bezużyteczny

Jeśli w obliczeniach nie uwzględnisz wszystkich kosztów rzeczywistych, wyniki nie będą dokładnie odzwierciedlać postępu lub wydajności projektu. Jeśli używasz oprogramowania, które automatycznie wykonuje te obliczenia, musisz zachować podwójną ostrożność, ponieważ może przeoczyć krytyczne dane i dać mylący wynik.

EVM wymaga kontekstu

Wreszcie, nie tylko dostarczaj liczby klientom, interesariuszom lub komukolwiek, komu się zgłaszasz — muszą oni wiedzieć, co oznaczają te liczby i jak z nich korzystasz. Mów jasno w swoim języku i unikaj żargonu. Wiesz, o czym mówisz, ale ważne jest, aby to, z kim rozmawiasz, również rozumiało. Oczywiście nie ogłuszaj tego; po prostu mów wyraźnie i prosto. Umiejętność skutecznego komunikowania się z EVM jest równie ważna, jak umiejętność jej obliczania.

Mierz wydajność za pomocą ProjectManager

Obliczanie wydajności ma kluczowe znaczenie dla realizacji projektów zgodnie z harmonogramem i budżetem, ale co, jeśli nie masz kalkulatora? Poważnie, zebranie wszystkich tych danych i obliczenie każdego równania wymaga dużo pracy. Chociaż jest to ważne, odciąga Cię od innych ważnych problemów — i jest tak łatwo zautomatyzowane!

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które automatycznie analizuje dane w czasie rzeczywistym, aby dostarczyć potrzebne informacje i śledzić wydajność projektu. Za każdym razem, gdy członek zespołu aktualizuje swój status, dane te są udostępniane w całym naszym oprogramowaniu, co umożliwia łatwe podejmowanie decyzji opartych na danych.

Śledź swoją pracę dzięki raportom jednym kliknięciem

Aby uzyskać głębszy wgląd w dane, niż może zapewnić pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, użyj raportów jednym kliknięciem. Możesz szybko generować raporty stanu i portfela, a także raporty dotyczące kosztów, czasu, obciążenia pracą i nie tylko. Ponadto możesz łatwo filtrować każdy raport, aby wyświetlić tylko te informacje, które Cię interesują. Następnie udostępniaj raporty jako załączniki PDF, a nawet drukuj je do prezentacji dla interesariuszy i informuj wszystkich na bieżąco.

Jeśli zauważysz rozbieżność i chcesz zagłębić się w temat, aby dowiedzieć się, na czym polega problem, mamy funkcję raportowania, która staje się szczegółowa. Możesz filtrować wyniki raportu, aby pokazać tylko te dane, które chcesz. Te raporty można również udostępniać, więc jeśli tylko śledzisz postępy, aby zaprezentować je swoim interesariuszom, mamy Cię w zasięgu ręki.

Wizualizuj postęp projektu

Ponieważ nasze oprogramowanie jest stale aktualizowane, możesz śledzić swój projekt z wielu punktów. Na przykład nasz internetowy wykres Gantta świetnie nadaje się do zaplanowania i zaplanowania projektu, ale ma również funkcję monitorowania. Pasek czasu trwania, który łączy datę rozpoczęcia i zakończenia z zadaniem na osi czasu projektu, będzie odzwierciedlać postęp zespołu w zakresie udostępniania, aby wskazać, jak blisko jest ukończenie zadania.

Nasze oprogramowanie współpracuje z innymi narzędziami wartości wypracowanej, aby zapewnić pełny obraz wydajności projektu. Co więcej, oferujemy pełną gamę narzędzi do zarządzania projektami, które współpracują ze sobą, aby upewnić się, że Twoje projekty działają i spełniają oczekiwania interesariuszy. Nasze oprogramowanie ułatwia poznanie Twojej wartości wypracowanej.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które ułatwia mierzenie postępów i przeprowadzanie EVM. Dzięki pulpitowi nawigacyjnemu w czasie rzeczywistym metryki projektu są natychmiast obliczane na podstawie danych na żywo i dostarczane w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów, które można udostępniać za pomocą naciśnięcia klawisza. Wypróbuj sam, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.