Zarządzanie dostawcami: krótki przewodnik

Organizacje potrzebują zasobów do realizacji projektów, wytwarzania produktów lub świadczenia usług. Większość, jeśli nie wszystkie firmy, nie są w stanie wyprodukować wszystkich swoich surowców, sprzętu lub maszyn, więc muszą je nabywać od dostawców. Dostawcy są zdefiniowani jako zewnętrzni dostawcy, którzy dostarczają podstawowe towary i usługi. W zależności od liczby współpracujących dostawców zarządzanie nimi może być bardzo złożone. Wtedy pojawia się zarządzanie dostawcami.

Co to jest zarządzanie dostawcami?

Zarządzanie dostawcami to proces zarządzania relacjami z dostawcami, od których organizacja otrzymuje surowce, sprzęt i inne niezbędne materiały do ​​swojej działalności. Głównym celem zarządzania dostawcami jest wybór odpowiednich dostawców i warunków umów, aby firmy mogły zapewnić jakość produktów, zminimalizować koszty oraz zapewnić normalne funkcjonowanie łańcucha dostaw i logistyki.

Zarządzanie dostawcami obejmuje takie zadania, jak wyszukiwanie i pozyskiwanie dostawców, uzyskiwanie ofert cenowych, możliwości, jakości i czasu realizacji. Obejmuje również negocjacje umów, zarządzanie relacjami, przydzielanie zadań, ocenę wyników i rozpowszechnianie płatności.

Zarządzanie relacjami z dostawcami to ważny proces biznesowy, który należy uważnie obserwować. ProjectManager posiada narzędzia do planowania, planowania i śledzenia, dzięki którym możesz przydzielać pracę swojemu zespołowi i upewnić się, że nic nie wypadnie podczas procesu zakupu, odbioru i przechowywania towarów, których Twoja firma potrzebuje do rozwoju. Używaj list zadań, tablic kanban, wykresów Gantta i innych narzędzi, aby mieć pewność, że wszystko idzie zgodnie z planem. Zacznij bezpłatnie już dziś.

Proces zarządzania dostawcami

Proces zarządzania dostawcami można podzielić na cztery etapy:

1. Ustal cele biznesowe

Jasno zdefiniuj swoje cele biznesowe i bądź jak najbardziej konkretny (rozważ ustalenie celów SMART). Aby skutecznie skorzystać z pomocy sprzedawcy, musisz dokładnie wiedzieć, co chcesz osiągnąć. Zarządzanie dostawcami jest również łatwiejsze, gdy masz zdefiniowane parametry wydajności do porównania.

2. Wybierz najlepszego dostawcę

Kto odpowiada Twoim potrzebom i pasuje do Twoich cech wydajności? Będziesz musiał rozważyć zalety i wady wszystkich dostawców, a oni będą mieli jedno i drugie, więc ten krok należy podjąć po dokładnej weryfikacji. Za pomocą zamówienia należy udokumentować cenę, ilość, termin dostawy i warunki płatności za zamawiane towary/usługi. Jest to prawnie wiążący dokument, który zapewnia, że ​​Ty i Twój dostawca jesteście po tej samej stronie.

3. Zarządzaj dostawcami

Jest to codzienna czynność polegająca na monitorowaniu wydajności i wyników. To najlepszy sposób, aby upewnić się, że warunki umowy są spełnione. Ten krok obejmuje wiele komunikacji w celu zatwierdzenia, odrzucenia, zmian, informacji zwrotnych i wszystkiego, co jest konieczne do pogłębienia relacji.

4. Konsekwentnie realizuj cele

Chcesz osiągnąć swoje cele nie raz czy dwa, ale konsekwentnie w trakcie relacji z dostawcą. Oznacza to regularne zarządzanie dostawcą w celu lepszego wpływania na niego w celu regularnego osiągania celów wydajnościowych.

Dlaczego zarządzanie dostawcami jest ważne?

Zarządzanie dostawcami jest kluczowym aspektem zarządzania firmą. Oto kluczowe obszary, na które ma wpływ zarządzanie dostawcami.

• Zarządzanie łańcuchem dostaw: Łańcuch dostaw firmy to proces, który przechodzi od zakupu surowców do dostarczenia produktu końcowego do klientów. Zarządzanie dostawcami jest krytycznym krokiem w tym procesie, ponieważ dostawcy dostarczają niezbędne nakłady produkcyjne, których firma potrzebuje do działania i produkcji towarów.
• Planowanie produkcji: Aby wytwarzać produkty, firma musi zaplanować, w jaki sposób skoordynować wysiłki swoich pracowników i zmaksymalizować wydajność linii produkcyjnej. Ten proces jest znany jako planowanie produkcji, a zarządzanie dostawcami odgrywa znaczącą rolę w uzyskiwaniu właściwych dostaw we właściwym czasie.
• Zapewnienie i kontrola jakości: Zaopatrzenie używane przez firmy do produkcji towarów ma bezpośredni wpływ na jakość produktu końcowego. Zarządzanie dostawcami odgrywa znaczącą rolę w uzyskiwaniu wysokiej jakości materiałów eksploatacyjnych.
• Zarządzanie kosztami: Skuteczne zarządzanie dostawcami pomaga firmom oszczędzać koszty produkcji, które mają bezpośredni wpływ na ich ogólną rentowność. Właściwy dostawca pomoże firmom obniżyć koszty, oferując jednocześnie wysokiej jakości materiały eksploatacyjne.
• Zarządzanie logistyką: Zarządzanie logistyką jest jednym z najważniejszych aspektów zarządzania przedsiębiorstwem. Obejmuje transport, pakowanie i magazynowanie produktów. W większości przypadków firmy polegają na dostawcach w zakresie tych procesów.
• Zadowolenie klienta: Zarządzanie dostawcami jest ważne dla utrzymania wysokiego poziomu zadowolenia klientów, ponieważ dostawy wykorzystywane do produkcji towarów mają bezpośredni wpływ na produkt końcowy.

Insourcing kontra outsourcing

Nawiązywanie relacji z zewnętrznym dostawcą jest również nazywane zarządzaniem dostawcami. Ale skąd wiesz, kiedy lepiej zlecić pracę na zewnątrz lub zatrzymać ją w firmie? Musisz ocenić potrzeby swojej organizacji i jakie zasoby musisz zastosować w projekcie.

To niekoniecznie jest łatwy wybór. Zacznij od przyjrzenia się podstawowym umiejętnościom Twojej organizacji. Czy spełniają potrzeby Twojego projektu? Czy masz środki na pracę? Jeśli tak, to zadanie może być lepiej wykonane w firmie, a nie na farmie.

Jeśli jednak praca obraca się wokół dyscypliny, której nie ma w sterówce Twojej firmy lub reprezentuje umiejętność, która może być obecna, ale nie jest w pełni rozwinięta, inwestycja w kontraktowanie z dostawcą staje się bardziej atrakcyjna.

Definicje zarządzania dostawcami

Wyjaśniliśmy, że dostawca to osoba lub organizacja, która sprzedaje usługę, produkt lub robociznę. Mogą to być niezależni konsultanci, firma konsultingowa lub firma kadrowa, która zwykle nazywana jest dostawcą.

Istnieje również coś, co nazywa się Vendor on Premises (VOP), czyli sprzedawcą, który otwiera swój sklep w miejscu prowadzenia działalności przez klienta. Mogą pozyskiwać siłę roboczą samodzielnie lub od zewnętrznych dostawców, ale ostatecznie zarządzają i koordynują pracę dla klienta.

Dostawca usług zarządzanych (MSP) zarządza dostawcami i mierzy ich pracę pod kątem spełniania standardów i wymagań klienta. Zwykle nie rekrutują, ale raczej wyszukują i polecają najlepszych dostawców zgodnie z potrzebami klienta.

Innym terminem używanym w zarządzaniu dostawcami jest Rekordowy Pracodawca (EOR). Jest to sposób na ułatwienie zarządzania niezależnymi kontrahentami. Obejmuje to audyty, przeglądy i inne kwestie związane z zarządzaniem.

Narzędzia do zarządzania dostawcami

Istnieją narzędzia do zarządzania dostawcami, takie jak Vendor Management System (VMS), który jest programem komputerowym, który rozdziela wymagania dotyczące pracy do firm rekrutacyjnych, firm rekrutacyjnych, firm konsultingowych i innych dostawców. Pomaga w zatrudnianiu, procesie rozmowy kwalifikacyjnej i procesie płatności.

Inne narzędzie to system zarządzania usługami kontraktowymi (CSM), który współpracuje z oprogramowaniem dużych zakładów produkcyjnych w celu przechwytywania danych w czasie rzeczywistym między dostawcami a klientami. Ten wspólny wysiłek pomaga uprościć proces mierzenia czasu i poprawia widoczność kosztów projektu.

Rola menedżerów dostawców

Czym więc zajmuje się osoba odpowiedzialna za zarządzanie dostawcami? Po pierwsze, współpracują z biurami zarządzania i budżetowania, aby zarządzać i kontrolować dostawy oraz upewnić się, że koszty są równe lub niższe od wartości rynkowej.

Współpracują również z dostawcami, aby negocjować ceny mieszczące się w budżecie firmy przy zachowaniu jakości. Oznacza to szukanie ofert od wielu dostawców, aby upewnić się, że zawierają oni umowy z właściwym dostawcą. Właściwy dostawca jest definiowany nie tylko przez dostarczany produkt lub usługę, ale także przez jego osiągnięcia i historię finansową.

Po rozliczeniu umowy kierownik musi pozostawać w kontakcie z dostawcą, a także z własnym działem finansowym i zespołami zarządzającymi, które będą kontaktować się z dostawcami. Śledzą również poziomy zapasów i mają szczegółowe zapisy, aby śledzić dostawy dostaw i potwierdzać ich przybycie.

Współpraca z dostawcami może być konieczna dla powodzenia projektu, ale dodaje również kolejną warstwę złożoności do zarządzania nim. Musisz mieć oprogramowanie do zarządzania projektami, które może obsłużyć wszystkie te dane. ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które zawiera pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, zapewniający najdokładniejsze informacje, aby mieć pewność, że zawsze jesteś na bieżąco z pracą dostawcy. Wypróbuj sam i przekonaj się, jak może pomóc w zarządzaniu dostawcami, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.