Jak zaplanować wirtualne wydarzenie: Lista kontrolna planowania wirtualnego wydarzenia

Przedsiębiorcy wolą spotykać się osobiście. Ale po okresie wirtualnych wydarzeń trudno jest zrezygnować z cyfrowego luksusu. Planowanie wirtualnych wydarzeń stało się powszechne, nawet gdy wydarzenia powracają do IRL lub oferują opcje hybrydowe.

Chęć pozostania wirtualnym w niektórych przypadkach jest zrozumiała. Wirtualne planowanie wydarzeń oznacza, że ​​więcej osób może w nich uczestniczyć niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Ale jak zaplanować wirtualne wydarzenie jest wciąż stosunkowo nowe i niektórzy nawet nie wiedzą, czym jest wirtualne wydarzenie. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci zaplanować wirtualne wydarzenie, w tym dostarczyć Ci listę kontrolną, dzięki której nie przegapisz żadnych kluczowych kroków.

Co to jest wydarzenie wirtualne?

Wydarzenia wirtualne odbywają się online. Można to osiągnąć za pomocą różnych środków, takich jak przesyłanie strumieniowe wydarzenia na żywo, odtwarzanie nagranej prezentacji wideo, którą można oglądać, kiedy tylko zechce uczestnik, lub nawet za pośrednictwem połączeń audio.

Główna różnica między wydarzeniem wirtualnym a wydarzeniem osobistym polega na tym, że wydarzenia wirtualne nie są fizycznymi spotkaniami twarzą w twarz. Każdy, kto ma dostęp do Internetu, jest potencjalnym kandydatem do udziału w wirtualnym wydarzeniu.

Nie trzeba dodawać, że to znacznie poszerza sieć zarówno dla prelegentów, jak i uczestników. Jednak wirtualne wydarzenia wymagają planowania, tak jak w przypadku staromodnej odmiany. Ale to nie to samo. Możesz przejść na żywo na Facebooku lub innej platformie społecznościowej, kiedy tylko chcesz, ale większe, bardziej skomplikowane wydarzenie wymaga planowania.

Pomyśl o konwencji lub wydarzeniu branżowym, które może trwać kilka dni, z pewnością będzie to wymagało wirtualnego planowania wydarzeń. ProjectManager to oprogramowanie online, które zapewnia narzędzia do łączenia się z ludźmi w dowolnym miejscu i czasie, dzięki czemu możesz koordynować planowanie wirtualnego wydarzenia. Nasze internetowe wykresy Gantta mogą uporządkować Twoje zadania, koszty i zasoby. Można je łatwo udostępniać i aktualizować w czasie rzeczywistym, aby wszyscy byli wyrównani. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Rodzaje wirtualnych wydarzeń

Wspomnieliśmy już przelotnie o kilku rodzajach wirtualnych wydarzeń, ale temat zasługuje na więcej uwagi. Istnieje wiele różnych rodzajów wirtualnych wydarzeń, a każdy z nich wymaga wirtualnego planowania wydarzeń, aby upewnić się, że odniosą sukces dla wszystkich zaangażowanych. Prawdopodobnie brałeś udział w jednym lub dwóch z nich.

Webinaria

Webinar to zazwyczaj jednorazowe wydarzenie, które ma na celu dostarczenie treści edukacyjnych lub promocyjnych. Jest prezentowany w czasie rzeczywistym, choć często jest również nagrywany, aby ludzie mogli go później obejrzeć. Po prezentacji zwykle jest czas na pytania i odpowiedzi.

Wirtualne Konferencje

Jak sama nazwa wskazuje, ta konferencja jest online. Zwykle jest to wydarzenie w czasie rzeczywistym, które przyciąga osoby o podobnych zainteresowaniach, czy to związanych z biznesem, czy jakimś hobby. Mogą one obejmować dyskusje panelowe, prelegentów głównych, stoiska sprzedawców online, a nawet wirtualne godziny koktajlowe.

Wirtualne imprezy firmowe

Podobnie jak w przypadku wirtualnej konferencji, wirtualne imprezy firmowe są bardziej skoncentrowane. Wszyscy uczestnicy są częścią większej korporacji, ale samo wydarzenie może być z różnych powodów. Może to być wspólne spotkanie lub rekolekcje, degustacja wina lub jakakolwiek inna liczba spotkań biznesowych lub bardziej nieformalnych. Jedynym wspólnym mianownikiem jest to, że wydarzenie jest otwarte tylko dla osób w korporacji.

Wirtualne imprezy integracyjne

Wirtualna impreza integracyjna może być częścią większego wydarzenia firmowego. Nie różni się to od osobistego budowania zespołu, z wyjątkiem tego, że odbywa się on online. Aktywności mogą być takie same, takie jak lodołamacze, fitness w grupie i inne. Niektóre wydarzenia będą musiały zostać zmienione, aby działały online, ale cel, jakim jest budowanie silniejszych więzi między członkami zespołu, pozostaje taki sam.

Wirtualne wydarzenia rekrutacyjne

Jednym z bardziej innowacyjnych sposobów wykorzystania wirtualnych wydarzeń jest platforma rekrutacyjna. Wirtualne wydarzenie rekrutacyjne oferuje pracownikom możliwość rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami na wolne stanowiska. Ponieważ coraz więcej firm jest otwartych na pracę zdalną, wirtualne zatrudnianie pozwala im szukać talentów z całego świata, a nie tylko w odległości dojazdów.

Wirtualne wydarzenia towarzyskie

Popularność zyskały też spotkania wirtualne. Wiele rodzin, które są rozproszone geograficznie, może ponownie połączyć się online, wesela mogą obejmować osoby, które nie mogą fizycznie dotrzeć na wesele, a przyjaciele, którzy nie są już w tym samym miejscu, mogą spotkać się na drinka i nadrobić zaległości.

Lista kontrolna planowania wydarzeń wirtualnych

Teraz, gdy wiemy, czym jest wirtualne wydarzenie i ile jest jego rodzajów, możesz nauczyć się wirtualnego planowania wydarzeń. W rzeczywistości prawdopodobnie uczestniczyłeś już w jakimś wirtualnym wydarzeniu, nawet jeśli rozmawiasz z kimś na Zoomie.

Bardziej zaangażowane jest jednak planowanie wydarzeń wirtualnych. Aby upewnić się, że zaznaczasz wszystkie pola, przygotowaliśmy listę kontrolną, której można użyć w przypadku prawie wszystkich typów wirtualnych wydarzeń, które opisaliśmy powyżej.

1. Wyznacz cele swojego wirtualnego wydarzenia

Nie możesz mierzyć sukcesu, dopóki nie masz zestawu wskaźników. Niezależnie od tego, jakie może być Twoje wirtualne wydarzenie, musisz wcześniej zdecydować, co chcesz osiągnąć. Chcesz zbierać e-maile, dystrybuować eBooki, promować swoją markę, nawiązywać kontakty z profesjonalistami z branży, pokazać, jak korzystać z nowego produktu itp.? Jakikolwiek cel zdecydujesz, poinformuje resztę wydarzenia, więc nie zaczynaj bez niego.

2. Zdefiniuj grupę docelową

Aby osiągnąć swoje cele, musisz znać swoją grupę docelową. To są Twoi potencjalni klienci produktu, koledzy profesjonaliści na konferencję i tak dalej. Ten krok wymaga wielu badań. Im lepiej możesz zdefiniować grupę docelową wirtualnego wydarzenia, tym bardziej możesz dostosować wirtualne wydarzenie do ich potrzeb.

3. Wybierz rodzaj wydarzenia

Cała praca, którą wykonałeś na pierwszych dwóch krokach, wpłynie na Twój wybór miejsca. Tutaj możesz zdecydować, czy wydarzenie będzie transmitowane na żywo, czy nagrane (lub jedno i drugie), określić, czy webinar lepiej odpowiada Twoim celom i tak dalej. Rodzaj wirtualnego wydarzenia pomoże Ci wybrać partnera lub usługę transmisji strumieniowej, która dostarczy Twoje wydarzenie uczestnikom.

4. Zbuduj cyfrową kampanię marketingową

Po uporządkowaniu powyższego musisz wydobyć słowo. Oznacza to stworzenie planu marketingowego. Ponieważ zajmujesz się planowaniem wirtualnych wydarzeń, prawdopodobnie zechcesz również prowadzić marketing online. Chociaż możesz także tworzyć pocztówki do poczty ślimakowej i innych oldschoolowych narzędzi promocyjnych. Dla naszych celów pozostaniemy przy marketingu cyfrowym.

Promuj w mediach społecznościowych

Media społecznościowe to dobre miejsce na rozpoczęcie rozpowszechniania informacji. Użyj hashtagów, które mogą śledzić Twoi docelowi odbiorcy, aby zobaczyli Twoje posty. Spróbuj także określić, z jakich platform korzystają; ludzie biznesu zwykle są na LinkedIn, podczas gdy inni wolą Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit itp.

Utwórz stronę internetową

Jeśli masz stronę internetową, jest to oczywiste miejsce do rozpoczęcia marketingu. Utwórz dedykowaną stronę dla wydarzenia i banery reklamowe, które będą wyświetlane w całej witrynie, z wezwaniem do wzięcia udziału. Będziesz chciał, aby witryna wyświetlała się jak najwyżej w wynikach wyszukiwania. Wymaga to zbadania słów kluczowych, których Twoi docelowi odbiorcy używają podczas wyszukiwania w Internecie. Optymalizacja pod kątem wyszukiwarek (SEO) to kluczowe narzędzie do przyciągania odpowiednich osób do Twojej witryny.

Korzystaj z reklam online

Dwie poprzednie sugestie są pod parasolem marketingu organicznego. Drugą stroną tego są płatne media, które obejmują kupowanie reklam w innych witrynach. Marketing w wyszukiwarkach (SEM) to technika usprawniająca marketing online.

5. Znajdź prelegentów, moderatorów i innych kluczowych uczestników

Ponownie, w zależności od rodzaju planowanego wirtualnego wydarzenia, możesz potrzebować głównych prelegentów, moderatora dyskusji panelowych i innych osób, które będą informować publiczność. Jeśli tak, musisz je znaleźć i mieć środki na opłacenie ich pojawienia się, ale także noclegi, takie jak hotele, jedzenie i podróże, jeśli wydarzenie ma charakter hybrydowy (czyli zarówno online, jak i osobiście).

6. Utwórz program wydarzenia wirtualnego

Agendy są ważnymi dokumentami, które utrzymują wszystkie spotkania na miejscu i pozwalają uniknąć marnowania czasu. Dotyczy to podwójnie wydarzeń wirtualnych. Musisz skoordynować swoich prelegentów i wszelkie inne prezentacje. Zazwyczaj jest wprowadzenie, przerwa na śniadanie lub lunch i tak dalej. Stworzenie wirtualnego programu wydarzenia organizuje wydarzenie, ale także zapewnia przewodnik dla uczestników.

7. Wybierz datę i strefę czasową

Nawet jeśli nagrasz wydarzenie do przyszłego oglądania, potrzebujesz daty i godziny, aby rozpocząć wirtualne wydarzenie. Pamiętaj, że to wydarzenie globalne. Każdy, z dowolnego miejsca, może wziąć udział. Oznacza to, że musisz wybrać strefę czasową, w której odbędzie się to wydarzenie, aby osoby z innych stref czasowych, które uczestniczą, wiedziały, kiedy zalogować się do wirtualnego wydarzenia.

Powiązane: Darmowy szablon planu wydarzeń dla programu Excel

8. Wybierz wirtualną platformę wydarzeń

Istnieje wiele usług, które mogą obsługiwać Twoje wydarzenie online, ale musisz je zamówić wcześniej niż później. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest niemożność transmitowania wydarzenia do uczestników, ponieważ zaniedbałeś zawarcie umowy z dostawcą. Oto kilka różnych platform wydarzeń umożliwiających transmisję na żywo lub nagrane wcześniej filmy.

• Powiększenie
• Spotkanie Google
• Zespoły Microsoft
• Wydarzenia Webex

9. Wybierz miejsce

Wirtualne wydarzenie musi odbywać się w fizycznej przestrzeni. Niezależnie od tego, czy planujesz wydarzenie wirtualne, czy hybrydowe, musisz wynająć miejsce. Tak, możliwe jest, że wszyscy mówcy po prostu dzwonią w swoich prezentacjach z domu lub biura, ale to tylko jeszcze bardziej komplikuje sprawę i nie zawsze wygląda na profesjonalistę. Będziesz chciał wynająć studio lub inne miejsce z kamerami, dobrymi mikrofonami i tak dalej, aby mieć profesjonalną prezentację.

10. Nagraj swoje wirtualne wydarzenie

Dobrym pomysłem jest nagranie wydarzenia, aby wyszło poza rzeczywiste wydarzenie wirtualne i mogło nadal służyć Twoim celom przez dłuższy czas. Większość platform ma opcję nagrywania, a następnie możesz udostępnić link lub umieścić nagranie w swojej witrynie.

11. Zbierz opinie po wirtualnym wydarzeniu

Będziesz chciał mieć jakąś kontynuację z publicznością. Zawsze dobrym marketingiem jest zbieranie ich e-maili nie tylko po to, aby dalej kierować reklamy do tych ludzi, ale także po to, aby uzyskać ich opinie na temat wydarzenia. To cenne dane, które pomogą Ci lepiej opracować i zarządzać kolejnym planowanym wirtualnym spotkaniem.

ProjectManager pomaga w planowaniu wirtualnych wydarzeń

Planowanie wirtualnych wydarzeń wymaga elastycznego narzędzia, które może łączyć ludzi w dowolnym miejscu i czasie, a także między działami, aby wspierać współpracę. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online z funkcjami potrzebnymi do wirtualnego planowania wydarzeń, a także zarządzania wykonaniem tego planu.

Planuj z wieloma widokami projektu

Planowanie wirtualnych wydarzeń angażuje wiele różnych osób, zwłaszcza gdy jest to planowane przez korporację. Oznacza to, że różne działy muszą ze sobą współpracować, od marketingu po sprzedaż. Ale każdy dział działa inaczej. Dajemy im narzędzia, z którymi czują się komfortowo. Wykresy Gantta są świetne dla całej organizacji, ale widoki list zbierają zadania, a tablice kanban pokazują przepływ pracy w otoczeniu wizualnym. Niektórzy wolą widok kalendarza, aby śledzić ważne daty. Niezależnie od tego wszystkie widoki są aktualizowane razem w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy zawsze pracują na najbardziej aktualnych danych.

Współpraca w czasie rzeczywistym

Aby wszyscy w zespole korzystali z narzędzi, które są dla nich najwygodniejsze, to dopiero początek. Aby mogli współpracować, narzędzia te muszą dostarczać dane w czasie rzeczywistym. Nasza platforma współpracy nie tylko aktualizuje wszystkie widoki projektów w tym samym czasie, ale daje każdemu możliwość udostępniania plików, komentowania na poziomie zadania i oznaczania innych w razie potrzeby. Nasze nieograniczone miejsce do przechowywania plików oznacza, że ​​wszystkie zasoby związane z wydarzeniami mogą być udostępniane w scentralizowanym centrum, co zapewnia łatwy dostęp. Wszystko, czego będą potrzebować do wykonywania swojej pracy, znajduje się w narzędziu.

Menedżerowie mają wgląd w to, co robią wszyscy. Mogą sprawdzać postępy i wydajność na wysokim poziomie, kiedy tylko chcą, za pomocą naszych pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym lub generować spersonalizowane raporty, aby głębiej zagłębić się w dane. Funkcje zarządzania zadaniami w celu zwiększenia produktywności, aby dotrzymać harmonogramu i zapewnić udane wirtualne wydarzenie.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga planować, planować i śledzić zdarzenia w czasie rzeczywistym. Dzięki funkcjom obejmującym zakres od zarządzania zasobami po zarządzanie ryzykiem i nie tylko, masz wszystkie narzędzia potrzebne do wirtualnego planowania wydarzeń. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.