Jak przeprowadzić udane wirtualne spotkanie dla zdalnych zespołów sprzedażowych

Podczas gdy kiedyś wirtualne spotkania były postrzegane jako ostateczność, dziś stały się opcją dla wielu zespołów sprzedażowych.

W najbliższym czasie nic się nie zmieni. W rzeczywistości ostatnie badania pokazują, że sprzedaż oprogramowania do konferencji internetowych wzrosła o 500% od początku pandemii koronawirusa.

Oczywiście spotkania wirtualne bardzo różnią się od zwykłych spotkań biurowych. Wymagają pewnego poziomu planowania i finezji, aby były skuteczne i aby brak kontaktu twarzą w twarz nie przeszkodził Ci w osiągnięciu Twoich celów.

Mając to na uwadze, oto jak przeprowadzić udane wirtualne spotkanie dla Twojego zespołu sprzedaży zdalnej:

Co to jest spotkanie wirtualne?

Mówiąc ogólnie, wirtualne spotkanie to po prostu każde spotkanie, które nie odbywa się osobiście. Cuda nowoczesnej technologii umożliwiają efektywną współpracę z kolegami z drugiego końca świata. Wszystko czego potrzebujesz to przyzwoite połączenie internetowe.

Istnieją cztery główne typy spotkań wirtualnych:

1. Telekonferencje — wirtualne spotkania wyłącznie audio, w których zwykle wiele osób dzwoni przy użyciu określonego numeru telefonu i hasła.
2. Konferencje wideo — spotkania audio i wideo. Podobnie jak telekonferencje, polegają na tym, że ludzie logują się do interfejsu, który umożliwia uczestnikom wzajemne widzenie i słyszenie.
3. Konferencje internetowe — spotkania audio i wideo, które poszerzają zasięg tradycyjnych wideokonferencji, umożliwiając uczestnikom angażowanie się i współpracę na dodatkowe sposoby, takie jak dystrybucja dokumentów i udostępnianie ekranów.
4. Webinar — format wideokonferencji typu jeden do wielu, który zapewnia prezenterom lub nauczycielom jednokierunkową platformę do przekazywania informacji grupie osób.

Jakie są zalety i wady wirtualnych spotkań?

Chociaż spotkania wirtualne mają pewne wady w porównaniu ze spotkaniami osobistymi, oferują również kilka istotnych zalet. Rzućmy okiem na plusy i minusy wirtualnych spotkań tutaj:

Plusy

• Zmniejszone wydatki. Jeśli nie organizujesz spotkań twarzą w twarz, nie musisz wynajmować sali konferencyjnej. W rzeczywistości, jeśli cały Twój zespół sprzedaży jest zdalny, możesz w ogóle nie potrzebować biura, co oznacza duże oszczędności.
• Większy udział. Ludzie mogą uczestniczyć i angażować się niezależnie od tego, gdzie się znajdują. A ponieważ wszyscy uczestniczą zdalnie, spotkanie nie zostanie zdominowane przez osoby przebywające w biurze.
• Brak podróży. Twój zespół sprzedaży może uczestniczyć w spotkaniach w czasie rzeczywistym bez konieczności pokonywania dojazdów.

Cons

• Brak mowy ciała i wskazówek społecznych. Ten jest duży. Może być trudniej rozpoznać, co ludzie naprawdę mają na myśli lub jak się czują, gdy nie jesteś w tym samym pokoju.
• Dodatkowe wydatki na oprogramowanie. Jeśli wirtualne spotkania są kluczowym elementem przepływu pracy, prawdopodobnie nie będziesz w stanie poradzić sobie z bezpłatnymi (lub freemium) warstwami produktów.
• Słabe połączenia internetowe mogą wpływać na jakość spotkania. Jeśli ktoś ma złe Wi-Fi, nie może uczestniczyć w spotkaniu. W rzeczywistości mogą w ogóle nie być w stanie uczestniczyć.

Kroki planowania wirtualnego spotkania

Każde spotkanie wymaga przygotowania. Ale dotyczy to zwłaszcza spotkań wirtualnych; zdalny element oznacza, że ​​musisz zrobić wszystko, aby wszyscy czuli się zaangażowani i zaangażowani. Oto jak to zrobić dobrze:

1. Zarezerwuj czas, który pasuje do każdego

Gdy Twój zespół jest zdalny, zawsze istnieje możliwość, że będzie on działał w wielu strefach czasowych. Oczywiście musisz wziąć to pod uwagę podczas rezerwacji spotkania.

Upewnij się również, że unikasz konfliktów w harmonogramie. Przedstawiciele handlowi ciężko pracują nad budowaniem zaufania wśród potencjalnych klientów, więc jeśli oczekują ważnego telefonu lub e-maila, musi to być dla nich priorytetem.

Na koniec bądź surowy z listą zaproszeń. Czy wszyscy muszą tam być? Jeśli nie jest to istotne dla Twoich BDR-ów, nie marnuj ich czasu – zachowaj je dla SDR-ów i liderów sprzedaży.

2. Podziel się agendą z wyprzedzeniem

Ustalenie jasnych oczekiwań i wcześniejsze udostępnianie ważnych dokumentów ułatwia wszystkim przygotowanie. To z kolei zapewni, że Twoje spotkanie będzie bardziej efektywne, zmniejszając ilość czasu, którą musisz poświęcić na podstawowe wyjaśnienia i inne preambuły.

3. Wybierz odpowiednie narzędzie do spotkań wirtualnych

Różne narzędzia konferencyjne mają różne mocne i słabe strony. Na przykład kwartalne spotkanie sprzedażowe może najlepiej działać jako konferencja internetowa, zwłaszcza jeśli wiele osób musi zabierać głos i udostępniać swoje ekrany. Z drugiej strony rozmowy o zarobkach – które nie są szczególnie wizualne – mogą najlepiej pasować do telekonferencji.

Niezależnie od wybranego narzędzia pamiętaj, aby w zaproszeniu na spotkanie uwzględnić linki, numery telefonów i kody dostępu.

4. W razie potrzeby poćwicz

W przypadku bardziej wymagających spotkań – takich jak prezentacja przed zarządem lub potencjalnym klientem – nie zakładaj, że wieczorem będzie dobrze. Zamiast tego powinieneś koniecznie przeprowadzić próbę generalną.

Tam, gdzie wiele osób musi mówić i uczestniczyć w tworzeniu slajdów, przegląd może pomóc wyeliminować wszelkie słabe punkty, uniknąć powtórzeń i upewnić się, że treść jest na miejscu.

Jak przeprowadzić udane wirtualne spotkanie

Właściwe planowanie to pierwsza część bitwy; następny czas na wykonanie. Twoje przygotowanie powinno pomóc ci uniknąć poważnych usterek, ale nadal istnieje wiele rzeczy, które mogą pójść nie tak. Oto jak to zrobić dobrze:

1. Przetestuj swoją technologię przed spotkaniem

Nie pozostawiaj sukcesu spotkania przypadkowi. Przetestuj wszystkie elementy, które mogą Cię zawieść:

• Upewnij się, że kamera wideo i mikrofon działają zgodnie z oczekiwaniami.
• Sprawdź połączenie Wi-Fi, uruchamiając test prędkości.
• Upewnij się, że możesz udostępnić swój ekran – i że masz pod ręką wszystkie kluczowe dokumenty i slajdy
• Upewnij się, że widzisz notatki ze spotkania, gdy jesteś w trybie prezentacji.
• Przetestuj jakość dźwięku w przestrzeni, z której będziesz gospodarzem spotkania, aby upewnić się, że nie rozbrzmiewa zbyt dużym echem i nie ma zniechęcającego hałasu w tle.

Na koniec warto założyć, że coś pójdzie nie tak. Twórz kopie zapasowe swoich dokumentów, drukuj notatki z wyprzedzeniem i miej w kieszeni kolejne narzędzie do wirtualnych spotkań na wypadek, gdyby Twój pierwszy wybór się nie powiódł.

2. Wybierz wideo, jeśli to możliwe

W przypadku wirtualnych spotkań sprzedażowych wideo jest prawie zawsze lepsze niż spotkania wyłącznie audio.

Ryzykujesz utratę dużej ilości kontekstu i niuansów podczas komunikacji przez telefon lub SMS-a. Natomiast wideo aktywuje więcej zmysłów, sprawia, że ​​uczestnicy czują się bardziej zaangażowani i ogólnie bardziej profesjonalni.

Ponadto w przypadku wideo istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że ludzie będą rozmawiać ze sobą, ponieważ łatwo jest zauważyć, kiedy ktoś skończył wypowiadać się lub przerwał, aby napić się wody.

Co więcej, jest oczywiste, że ktoś ma problemy techniczne z wideo, co oznacza, że ​​możesz odpowiednio dostosować.

3. Skoncentruj się na zaangażowaniu

Spotkanie sprzedażowe nie polega na jak najefektywniejszym przedstawieniu każdego z punktów rozmowy.

Aby była skuteczna, te punkty muszą się zagłębić – a to po prostu nie nastąpi, jeśli Twój zespół nie będzie czuł się zaangażowany.

Aby zwiększyć zaangażowanie, uczyń spotkanie sprzedażowe dwukierunkową rozmową, a nie jednostronną prezentacją. Zadawaj regularne, otwarte pytania, aby zachęcić uczestników do poruszania się tam iz powrotem; poproś różne osoby o udostępnienie swoich ekranów; i rozważ podzielenie większych sesji na mniejsze pokoje podgrup, aby współpraca była bardziej efektywna.

4. Dobrze wykorzystaj czas wszystkich

Pamiętaj, że czas przedstawicieli handlowych jest niezwykle cenny. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że spotkanie zaczyna się i kończy, kiedy powinno.

Nie pozwól, aby rozmowy poboczne zdominowały sesję – jeśli problem nie może zostać szybko i skutecznie rozwiązany, wyłącz go.

Na koniec rozważ podzielenie swojego programu na kilka sekcji. Pozwól osobom w różnych rolach dołączyć później lub odejść wcześniej, jeśli dana sekcja nie jest dla nich istotna. Nie obrażaj się – mają inną pracę do wykonania.

Co robić po spotkaniu

Zadanie prowadzenia efektywnego wirtualnego spotkania sprzedażowego nie kończy się w momencie, gdy wszyscy się rozłączają. Masz jeszcze kilka ważnych zadań do wykonania po spotkaniu. Na przykład:

• Udostępnij nagranie spotkania każdemu, kto nie mógł uczestniczyć
• Wpisz notatki ze spotkania, sformatuj je w logicznej kolejności i udostępnij
• Przypisz działania następcze za pomocą wybranego narzędzia do zarządzania produktami
• Upewnij się, że każdy, komu przydzielono działanie, rozumie, czego się od niego oczekuje
• Przechowuj wszystkie powiązane dokumenty w odpowiednim miejscu, aby każdy mógł mieć do nich dostęp
• W stosownych przypadkach zaplanuj spotkanie uzupełniające

Inwestowanie we właściwe narzędzia

Uporządkowanie stosu technologii wirtualnych spotkań umożliwia prowadzenie bardziej angażujących, opartych na współpracy i wydajnych spotkań. Tak więc, chociaż to oprogramowanie może kosztować trochę pieniędzy, prawdopodobnie zaoszczędzisz znacznie więcej, zwiększając efektywność i wykonalność wirtualnych spotkań.

Istnieją setki, a może tysiące różnych narzędzi, które możesz wybrać. Jednak jako punkt wyjścia rozważ następujące kwestie, aby niektóre zadania związane ze spotkaniami wirtualnymi przebiegały płynniej:

• Udostępnianie plików: Dropbox
• Zarządzanie projektem: Asana
• Konferencje wideo: Zoom
• Wiadomości błyskawiczne: Slack
• Planowanie spotkania: Calendly
• Zarządzanie hasłami: Nordpass

Wniosek

Jeszcze niedawno myśl o prowadzeniu wydajnego, w pełni zdalnego zespołu sprzedaży spowodowała, że ​​przeciętny lider sprzedaży oblałby się zimnym potem.

Ale teraz, kiedy każdy zespół sprzedaży został zmuszony do pracy zdalnej przez dłuższy czas, jasne jest, że wirtualna praca nie musi być przeszkodą w osiągnięciu sukcesu – pod warunkiem, że dobrze zorganizujesz spotkania sprzedażowe.

Dzięki efektywnemu przygotowaniu się, możesz sprawić, że wirtualne spotkania będą wciągające, skuteczne i wykonalne, bez zmuszania zespołu sprzedaży do zebrania się w jednej przestrzeni. To najlepsze z obu światów.