Wszystko, co musisz wiedzieć o wirtualnym numerze telefonu

W dzisiejszych czasach telefony stacjonarne stały się czymś w rodzaju starożytności. W rzeczywistości wiele gospodarstw domowych w ogóle nie ma już telefonu stacjonarnego, wybierając zamiast tego telefony komórkowe. Tymczasem w biznesie oczekuje się, że telefony stacjonarne staną się przestarzałe do 2025 roku.

Istnieje jednak inny rodzaj numeru telefonu, który wraz z telefonami komórkowymi zyskuje na popularności: wirtualne numery telefonów.

W tym artykule przedstawimy Ci wszystko, co musisz wiedzieć o wirtualnych numerach telefonów. Zanurzmy się w:

Co to jest wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu to numer telefonu, który nie jest bezpośrednio połączony z jedną, stacjonarną linią telefoniczną. Zamiast tego połączenia przychodzące są przekierowywane na jedną z wcześniej ustalonej liczby linii telefonicznych, którą mogą być telefony komórkowe, stacjonarne lub VoIP. Konkretne urządzenie, do którego trafia każde połączenie, jest jednak ustalane na miejscu.

Dzięki tej metodzie routingu połączeń wirtualne numery telefonów oferują zarówno większą elastyczność, jak i lepszą anonimowość. Wirtualne numery telefonów są znacznie trudniejsze do wyśledzenia niż zwykłe numery telefonów, a ponieważ nie są one powiązane z określoną lokalizacją, firmy mogą używać ich do przekierowywania połączeń na telefony programowe, telefony komórkowe i telefony stacjonarne VoIP według własnego uznania i wyboru własne numery kierunkowe.

Jak działają wirtualne numery telefonów?

Jak możesz sobie wyobrazić, wirtualne numery telefonów kryją w sobie wiele złożoności technicznej. Ale na poziomie powierzchni możesz o tym pomyśleć w ten sposób:

Zwykłe połączenia telefoniczne przychodzą do lub przychodzą z sieci stacjonarnej lub komórkowej. Jednak w przypadku nawiązania połączenia telefonicznego z lub na wirtualny numer telefonu połączenie jest kierowane przez Internet. Stamtąd połączenie można przekierować na dowolne urządzenie wybrane przez odbiorcę.

Krótko mówiąc, wirtualne numery telefonów zamieniają operatora komórkowego lub stacjonarnego na internet i pozwalają wybierać urządzenia w czasie rzeczywistym.

4 sposoby korzystania z wirtualnego numeru telefonu

Po skonfigurowaniu wirtualnego numeru telefonu możesz go używać do kilku celów:

1. Wykonywanie połączeń

Wirtualny numer telefonu to w końcu numer telefonu, którego można używać do wykonywania połączeń. Możesz użyć wybranego urządzenia do nawiązania połączenia, podczas gdy ID dzwoniącego wyświetla twój wirtualny numer.

Dodatkowo możesz wybrać numer wirtualny z dowolnym numerem kierunkowym, dzięki czemu możesz sprawić, że będzie wyglądał, jakbyś był w innej lokalizacji, jeśli chcesz.

2. Odbieranie połączeń

Wirtualny numer telefonu działa jak zwykły telefon: ludzie mogą wybrać Twój numer, a Ty będziesz odbierać ich połączenia.

Ponieważ jednak wirtualne numery telefonów nie są powiązane z konkretnym urządzeniem, połączenie może dzwonić na kilku telefonach jednocześnie, a Ty możesz zdecydować, który z nich odebrać w locie.

3. Aby wysyłać i odbierać wiadomości tekstowe

Wirtualne numery telefonów nie ograniczają się tylko do wykonywania i odbierania połączeń. Za pomocą wirtualnego numeru telefonu możesz także wysyłać i odbierać SMS-y. Wrażenia z wysyłania SMS-ów są dokładnie takie same, jak w przypadku zwykłej linii komórkowej.

4. Aby dodać rozszerzenia

Jeśli pracujesz z zespołem, możesz dodać rozszerzenia do swojego wirtualnego numeru, tak jak w przypadku tradycyjnego telefonu biurowego. Możesz przekierować te rozszerzenia do różnych osób lub działów, co zapewnia wydajniejsze przekierowywanie połączeń, lepszą komunikację i bardziej profesjonalny wygląd.

Jak uzyskać wirtualny numer telefonu?

Co ciekawe, istnieje wiele różnych sposobów na uzyskanie wirtualnego numeru telefonu.

Jeśli do rozpoczęcia potrzebujesz tylko jednego wirtualnego numeru telefonu, Google Voice to świetne bezpłatne rozwiązanie. Zapewnia bezpłatny wirtualny numer telefonu, który jest powiązany z kontem Google i ma wszystkie funkcje, których można oczekiwać od wirtualnego numeru telefonu, w tym możliwość wykonywania i odbierania połączeń oraz wysyłania i odbierania wiadomości tekstowych. Zapewnia również przekazywanie połączeń, pocztę głosową i transkrypcję poczty głosowej.

Jeśli potrzebujesz wirtualnego numeru telefonu dla biznesu, możesz zapoznać się z różnymi dostępnymi biznesowymi rozwiązaniami VoIP. Produkty te zazwyczaj oferują wiele linii i dodatkowe funkcje, które są istotne dla firm, takie jak numery wewnętrzne, połączenia międzynarodowe, połączenia trójstronne i parkowanie połączeń.

Liderami w biznesowej przestrzeni VoIP są Nextiva, 8×8, Grasshopper i MightyCall. Wszystkie z nich mają łatwe procesy rejestracji, a po rejestracji możesz szybko uzyskać swoje wirtualne numery. Są to jednak wszystkie produkty płatne w ramach subskrypcji, a nie darmowe.

Jakie są zalety wirtualnego numeru telefonu?

Korzystanie z wirtualnego numeru telefonu ma wiele zalet. Oto kilka, o których powinieneś wiedzieć:

1. Łatwa konfiguracja

Konfiguracja tradycyjnych systemów telefonicznych może być trudna. Zazwyczaj wymagają one złożonego sprzętu na miejscu, który będzie musiał skonfigurować specjalista. Ogólnie rzecz biorąc, instalacja tradycyjnego systemu telefonicznego może być długotrwałym przedsięwzięciem.

Z drugiej strony, wirtualne systemy telefoniczne nie wiążą się z tymi samymi złożonością i przeszkodami, które występują w tradycyjnych systemach telefonicznych. Aby skonfigurować telefon wirtualny, wystarczy połączenie internetowe i urządzenie, które będzie używane jako telefon. Tym urządzeniem może być wszystko, od komputera, przez telefon komórkowy, po dedykowany telefon stacjonarny VoIP.

Krótko mówiąc, aby skonfigurować wirtualny system telefoniczny, wystarczy połączyć się z Internetem, zarejestrować się w usłudze i podłączyć swoje urządzenia. Cały system można uruchomić od razu, co zwykle nie jest możliwe w przypadku tradycyjnych systemów.

2. Niższe koszty

Oprócz szybszego czasu konfiguracji wirtualne numery telefonów są również łatwiejsze w portfelu. Ponieważ nie wymagają drogiego sprzętu na miejscu, koszty są zazwyczaj niższe. Ponadto użytkownicy mogą konfigurować własne plany, aby spełnić własne, unikalne potrzeby.

Ogólnie rzecz biorąc, wirtualne systemy telefoniczne mogą być nawet o 65% tańsze niż tradycyjne systemy telefoniczne — to duża oszczędność, szczególnie dla małych i rozwijających się firm.

Jednym z powodów tych oszczędności jest to, że wirtualne systemy telefoniczne pozwalają wybrać funkcje, których potrzebujesz, a których nie potrzebujesz. W ten sposób jest mniej prawdopodobne, że zapłacisz za wiele funkcji, z których nigdy nie będziesz korzystać. Pozwala to obniżyć koszty i sprawia, że ​​wirtualne numery telefonów są bardziej ekonomiczne niż tradycyjne systemy.

3. Numery telefonów na żądanie

Wirtualne numery telefonów zapewniają większą kontrolę nad Twoim identyfikatorem rozmówcy i numerami, z których korzystasz. Podczas gdy tradycyjne numery telefonów są zablokowane do określonej linii i lokalizacji geograficznej, numery telefonów wirtualnych nie są.

Oznacza to, że możesz wybrać numer kierunkowy, którego chcesz użyć, numer telefonu i nie tylko.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku zespołów zdalnych. Dzięki wirtualnemu systemowi telefonicznemu wszyscy członkowie Twojego zespołu mogą wyglądać na mających numer telefonu z tej samej lokalizacji geograficznej, nawet jeśli Twój zespół jest podzielony na całym świecie.

Dodatkowo możesz korzystać z numerów lokalnych podczas wykonywania zimnych połączeń do małych firm. Możesz też wybrać numer bezpłatny, a nawet numer wybierania bezpośredniego.

4. Elastyczne opcje urządzeń

Tradycyjne numery telefonów nie zapewniają dużej elastyczności urządzenia. Kiedy nadchodzi połączenie, masz jeden wybór i tylko jeden wybór, jak je odebrać.

Jednak dzięki wirtualnym numerom telefonów możesz odbierać połączenia na dowolnym urządzeniu. Oznacza to, że możesz odebrać połączenie na telefonie komórkowym, tablecie, laptopie, komputerze stacjonarnym, telefonie konferencyjnym, telefonie stacjonarnym lub bezprzewodowym telefonie VoIP.

W rzeczywistości większość profesjonalistów korzysta już z kilku urządzeń, więc warto wybrać tylko opcję niezależną od urządzenia. Wirtualne numery telefonów pozwalają profesjonalistom korzystać ze wszystkich tych urządzeń bez kupowania czegokolwiek nowego poza abonamentem telefonicznym.

Jakie są wady wirtualnego numeru telefonu?

Istnieją dwie wady, o których właściciele firm powinni pamiętać przy podejmowaniu decyzji o zainwestowaniu w wirtualny numer telefonu.

Na początek, ponieważ wirtualne numery telefonów nie są przypisane do żadnego konkretnego urządzenia, mogą znacznie ułatwić Ci kontakt — gdy otrzymasz połączenie, może ono trafić na kilka urządzeń i prawdopodobnie będziesz mieć co najmniej jedno z nich na Ciebie. W wielu przypadkach jest to dobra rzecz, ale może również zakłócać równowagę między pracą a życiem prywatnym. Jeśli jesteś tak łatwo dostępny, może być trudno oddzielić życie osobiste od życia zawodowego.

Po drugie, wirtualne numery telefonów nie zawsze mają ten sam poziom spójności jakości połączeń, co zwykłe telefony stacjonarne. Na przykład, jeśli z jakiegoś powodu znajdziesz się w obszarze z nierównym internetem, może ucierpieć jakość połączeń. W najgorszym przypadku połączenie może zostać całkowicie przerwane.

W jaki sposób wirtualny numer pomoże małym firmom?

Numery wirtualne mogą zapewnić większą elastyczność w porównaniu z tradycyjnymi systemami telefonicznymi. Dzięki wirtualnemu numerowi członkowie zespołu mogą odbierać połączenia z dowolnego wybranego przez siebie urządzenia, co pozwala im również odbierać połączenia w podróży.

Ponadto wirtualne systemy telefoniczne mogą pomóc w tworzeniu bardziej profesjonalnego i ujednoliconego wizerunku firmy. Jest to szczególnie ważne dla zespołów zdalnych podczas wirtualnych spotkań. Zamiast mieć numery telefonów z kilku różnych numerów kierunkowych, wszystkie połączenia zespołowe można przekierować przez system wirtualny, który wyświetla ten sam numer kierunkowy dla wszystkich połączeń.

Wirtualne systemy telefoniczne są również łatwiejsze w konfiguracji i utrzymaniu i zazwyczaj kosztują mniej niż porównywalne systemy tradycyjne. W ten sposób mogą zaoszczędzić czas i pieniądze małych firm.

Pierwsze kroki z wirtualnymi numerami telefonów

Dla większości firm wirtualne systemy telefoniczne są użyteczną inwestycją w dzisiejszej nowoczesnej gospodarce. Systemy te nie tylko utrzymują koszty na niskim poziomie, ale także zapewniają większą elastyczność, oferują łatwiejszą konfigurację i konserwację oraz tworzą bardziej ujednolicony obraz firmy dla zespołów zdalnych.