Słownik WBS: Szybki przewodnik z przykładami

Słownik WBS jest uzupełnieniem WBS, który zawiera szczegółowe informacje o każdym komponencie. Jest to jeden z trzech filarów, które wspierają zarządzanie zakresem projektu w projekcie: pozostałe dwa to struktura podziału pracy (WBS) i oświadczenie zakresu projektu.

Te trzy składniki dają podstawę zakresu projektu. Bez linii bazowej zakresu projektu nie można skutecznie mierzyć wydajności, co naraża projekt na przekroczenie harmonogramu i przekroczenie budżetu.

Przyjrzyjmy się, czym jest słownik WBS, jak go utworzyć i jakie są najlepsze praktyki, aby upewnić się, że wykonasz go poprawnie. Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ProjectManager, może być ogromną pomocą podczas tworzenia słownika WBS.

Co to jest słownik WBS?

Słownik WBS to miejsce, w którym znajdują się szczegóły zadań, działań i wyników struktury podziału pracy. Treść obejmuje wszelkie powiązane kamienie milowe, zakres projektu, aw niektórych przypadkach daty, zasoby, koszt i ilość.

Słownik WBS pozwala zdefiniować każdy z kroków w WBS i sposób ich wykonania, aby osiągnąć ostateczny wynik projektu. Dokument zawiera pakiet roboczy, który definiuje powiązane zadania oraz konta kontrolne, które integrują zakres, budżet, koszt rzeczywisty i harmonogram tych zadań.

Definicje w słowniku WBS nie są jednak długie. Są krótkim zakresem lub opisem pracy. To sprawia, że ​​jedna stopa znajduje się na statywie linii bazowej lunety. Pozostałe dwie stopy to deklaracja zakresu dla całego projektu i WBS, który uzupełniasz za pomocą słownika WBS. Wszystkie trzy są niezbędne do pomiaru i monitorowania zakresu projektu.

Jaki jest cel słownika WBS?

Struktura podziału pracy jest narzędziem wizualnym, a ze względu na swój graficzny charakter nie ma miejsca na wyjaśnienie szczegółów każdego kroku. Dodanie tych informacji do WBS byłoby utrudnieniem czytania i używania. Celem słownika WBS jest zatem dodanie dodatkowego kontekstu do WBS i zwiększenie jego użyteczności.

Dlatego struktury podziału pracy mają tytuł i często numer wskazujący na każdy krok. Etykiety te odpowiadają słownikowi WBS, w którym szczegółowo opisano cel i wykonanie kroku. Daje to członkom zespołu, którzy odwołują się do słownika WBS, głębsze zrozumienie tego, co jest potrzebne do pomyślnego ukończenia projektu.

Słownik WBS może również pomóc w upewnieniu się, że projekt spełnia wszelkie kwestie prawne lub dotyczące zgodności regulujące pracę. Może również zapewnić, że produkty spełniają oczekiwania jakościowe interesariuszy projektu. Korzystanie ze słownika WBS to sposób na upewnienie się, że praca nad projektem jest wykonywana prawidłowo za pierwszym razem i unikanie kosztownych i terminowych poprawek.

Kto tworzy słownik WBS?

Słownik WBS jest tworzony przez kierownika projektu, ale nie jest tworzony w oderwaniu. Kierownik projektu zorganizuje czynności niezbędne do jego wypełnienia i upewni się, że słownik WBS jest wykonany poprawnie, ale także przeprowadzi wywiady i zwróci się o pomoc innych, aby upewnić się, że jest dokładny i kompletny w swoich opisach.

Podczas gdy kierownik projektu koordynuje gromadzenie materiałów, które zdefiniują i pokierują krokami w WBS, zbierają informacje z różnych źródeł. Na przykład będą przeprowadzać wywiady z ekspertami w danej dziedzinie, aby upewnić się, że odpowiadają na wszystkie pytania dotyczące zadania i robią to poprawnie.

Kolejnym wspaniałym źródłem informacji są sami członkowie zespołu. Są to osoby, które zostały zebrane do pracy nad projektem ze względu na ich poziom umiejętności, wiedzę i doświadczenie w pracy. Są nieocenione, ponieważ ich wiedza w świecie rzeczywistym zapewni perspektywę, której może brakować w innych dziedzinach.

Jak stworzyć słownik WBS

Po przeprowadzeniu badań i przygotowaniu się do stworzenia słownika WBS, pamiętaj, aby szczegóły dotyczące każdego elementu WBS były krótkie i na temat. Głównym powodem użyteczności słownika WBS jest to, że jest on łatwo zrozumiały dla zespołu projektowego.

Chociaż nie ma ustalonego formatu słownika WBS, te dwanaście kroków to wspólny wątek łączący większość dokumentów:

1. Zidentyfikuj przedmiot

Każdy krok na twoim WBS powinien mieć kod lub identyfikator konta. Dzięki temu możesz wyświetlić listę kroków w słowniku WBS, aby odpowiadały właściwej pozycji w WBS.

2. Opisz to

W tym miejscu zadanie jest szczegółowo opisane. Powinien być komunikowany zwięźle i jasno.

3. Zanotuj założenia i ograniczenia

Zanotuj wszelkie założenia i/lub ograniczenia dotyczące zadania, takie jak zależności z innymi zadaniami, potrzebny sprzęt itp. W ten sposób możesz je zaplanować i uniknąć ewentualnych opóźnień.

4. Przypisz właściciela

Każde zadanie zostanie przypisane do członka zespołu, który będzie właścicielem wykonania i pomyślnego zakończenia tego zadania. W tym miejscu ta osoba jest identyfikowana.

5. Ustaw kamień milowy

Kamień milowy to ważna data w twoim projekcie, zwykle oznaczająca koniec jednej fazy i początek drugiej. Powinny być wskazane w słowniku WBS.

6. Zrób harmonogram

Niezależnie od tego, czy Twój WBS dzieli się na zadania lub elementy dostarczane, będą musiały zostać zaplanowane, na przykład określenie ich dat rozpoczęcia i zakończenia.

7. Lista zasobów

Zanotuj narzędzia, materiały, sprzęt itp. w planie zasobów, które są wymagane do wykonania zadania.

8. Oblicz koszt

Każde zadanie będzie miało powiązane koszty do wykonania, niezależnie od tego, czy są to materiały, zapasy czy czas. W tym miejscu należy zamieścić ten kosztorys.

9. Zdefiniuj jakość

Zwróć uwagę na oczekiwania jakościowe, które Twoi interesariusze mają dla każdego kroku WBS.

10. Poznaj kryteria akceptacji

Potrzebna jest osoba z uprawnieniami, która powie, że każde zadanie zostało wykonane poprawnie. Aby to ustalić, muszą istnieć kryteria. Tutaj możesz zanotować tę osobę i zastosowane kryteria.

11. Zbierz referencje techniczne

Jeśli istnieją jakieś wytyczne, podręczniki, normy itp. potrzebne do kierowania wykonaniem zadań, należy je zebrać tutaj.

12. Rozwiąż umowy

Na koniec wypisz wszelkie umowy, umowy korporacyjne i inne dokumenty, które są częścią projektu.

Przykład słownika WBS

Aby lepiej zorientować się, czym jest słownik WBS, spójrzmy na darmowy szablon struktury podziału pracy, który można pobrać z ProjectManager. W szablonie nakreślono pięć faz projektu, a jako przykład naszkicowano pierwszą fazę inicjacji.

Wypełnianie szablonu

Korzystając z tego, widzimy, że pierwszym zadaniem jest konfiguracja sprzętu. Zgodnie z powyższym formatem stworzyliśmy prosty arkusz kalkulacyjny, który zawiera listę 12 kroków słownika WBS. Najpierw numer pozycji, a następnie opis, który szczegółowo określi, gdzie należy ustawić sprzęt.

Jeśli istnieją jakieś założenia lub ograniczenia, zostaną one wymienione. W naszym przykładzie terminale muszą być skierowane z dala od okien biurowych, aby uniknąć oślepiania. Wymieniony jest właściciel, czyli osoba odpowiedzialna za konfigurację.

Podana jest również data zakończenia instalacji, a następnie harmonogram, który pokazuje czas trwania od początku do końca. Zasoby obejmują wszelkie niezbędne narzędzia i instrukcje.

Kosztem jest stawka godzinowa osoby wykonującej instalację. Jakość polega na tym, że sprzęt musi być sprawny. Kierownik projektu zaakceptuje pracę. Referencje techniczne obejmują plan piętra i plan elektryczny, aby pokazać, gdzie znajdują się gniazdka elektryczne, a na koniec instalacja musi być zgodna z wytycznymi dla powierzchni biurowej.

Jak ProjectManager pomaga w tworzeniu słownika WBS

ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które organizuje zadania i zespół w celu uzyskania większej wydajności. Po ustanowieniu zarządzania zakresem, w tym słownika WBS i WBS, musisz uzyskać te zadania w planie.

Zarządzanie wszystkimi tymi zadaniami może wydawać się przytłaczające, ale można je połączyć z naszym internetowym wykresem Gantta. Wystarczy wprowadzić swoje zadania, a pojawią się one w widoku projektu wykresu Gantta. Nadaj każdemu zadaniu datę rozpoczęcia i zakończenia, a następnie wypełnij oś czasu. Teraz możesz zobaczyć cały swój projekt w jednym miejscu.

Niektóre z Twoich zadań prawdopodobnie nie będą mogły się rozpocząć lub zakończyć, dopóki inne nie zostaną rozpoczęte lub zakończone. Te zależne zadania mogą tworzyć wąskie gardła w dalszej części projektu, jeśli nie zidentyfikujesz ich w swoim planie, co jest łatwe na naszym wykresie Gantta. Wystarczy przeciągnąć zadanie zależne do innych zadań, od których jest ono zależne i zostaną one połączone.

Kamienie milowe zarysowane w słowniku WBS można również dodać do wykresu Gantta. Można je łatwo włożyć i wyświetlić jako ikonę w kształcie rombu. To dzieli większy projekt na mniejsze fazy, co ułatwia zarządzanie.

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do wydajniejszego wykonywania WBS. Możesz monitorować i śledzić postępy i wydajność, a następnie generować filtrowalne raporty za pomocą jednego kliknięcia, aby ułatwić aktualizowanie interesariuszy. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów, które już korzystają z naszego narzędzia, biorąc udział w tym bezpłatnym 30-dniowym okresie próbnym już dziś.