Jak zorganizować udany webinar od podstaw

Niewątpliwie rok 2020 oznaczał przejście z trybu offline do online w świecie zakupów, pracy, szkoleń i, co więcej, wydarzeń. Konwencje, seminaria i konferencje dostosowały się do ograniczeń, nieodwracalnie legitymizując webinarium jako nowy sposób komunikacji z publicznością.

Podczas kryzysu zdrowotnego związanego z COVID-19 zostaliśmy zmuszeni do ponownego przemyślenia sposobów, w jakie kontaktujemy się z klientami, przekształcając wydarzenia fizyczne w wirtualne konferencje.

W tym scenariuszu na ratunek przyszły webinary. W rzeczywistości takie narzędzie nigdy nie ujawniło swojego pełnego zaangażowania i potencjału lead generation, jak to miało miejsce w 2020 roku. Te wirtualne spotkania pozwalały firmom na ciągły dialog z opinią publiczną i nie rezygnację z agendy wydarzeń. To nie przypadek, że dane z Obserwatorium MailUp 2021 pokazują, w jaki sposób „webinar” był najczęściej używanym słowem kluczowym w zeszłorocznych kampaniach e-mailowych.

W 2020 r. wiele firm musiało po raz pierwszy przenieść swoje wydarzenia z trybu offline do online, organizując swoje pierwsze seminaria internetowe bez większego przygotowania. W tym poście na blogu zobaczmy, jak 8 prostych kroków może stworzyć wirtualne wydarzenie od podstaw.

Zacznijmy od podstaw: czym jest webinarium

Słowo „webinar” wywodzi się z połączenia dwóch angielskich terminów: „web” i „seminar”. W rzeczywistości jest to seminarium online. Jego etymologia implikuje koncepcję treningu. Możemy zdefiniować webinar jako sesję edukacyjną lub informacyjną, do której można uzyskać dostęp z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu.

Webinarium: wszystkie korzyści

Zanim zrozumiemy, jak zorganizowany jest webinar i jakie są podstawowe kroki w tworzeniu udanego wydarzenia, sprawdźmy jego mocne strony i dlaczego tego typu platforma może być użytecznym narzędziem integracyjnym dla Twoich strategii marketingowych:

• Wciągający marketing treści : jako jedno z niewielu narzędzi marketingu treści, które mogą przykuć uwagę użytkownika przez długi czas, webinarium wyróżnia się spośród innych typów i formatów (pomyśl na przykład o filmie opublikowanym w sieciach społecznościowych).
• Doświadczenie oparte na danych: webinarium zaczyna się i kończy na danych. Gwarantuje dogłębną i rzetelną informację o sentymencie i zaangażowaniu uczestników w oparciu o konkretne liczby.
• Skuteczne, niedrogie rozwiązanie : bezpłatne lub płatne webinarium jest z pewnością tańsze niż wydarzenie fizyczne.

Prosty, 8-krokowy mini przewodnik po tworzeniu webinaru

Jeśli nie masz doświadczenia w organizowaniu webinariów, a ta aktywność była Ci bardzo nieznana przed 2020 rokiem, oto kilka prostych kroków, aby stworzyć udane wydarzenie.

Z własnego doświadczenia zebraliśmy to, co uważamy za najskuteczniejszą i najprostszą strategię uruchamiania dla początkujących.

1. Wybierz cel i cel

Dlaczego chcesz zorganizować to wydarzenie online?

To jest pierwsza rzecz, którą należy zadać sobie. To rzuci światło na to, jak skonfigurować cały webinar i jak skutecznie go promować.

Tak naprawdę pierwszy krok w tworzeniu webinaru wymaga określenia jego głównego celu. Trudno będzie zrozumieć, jak ustawić jakąkolwiek strategię bez jasnego i precyzyjnego pomysłu na cel.

Gdy już masz główny cel, zadaj sobie pytanie, aby pogłębić swoje pomysły: czy wydarzenie jest skierowane do Twoich klientów, czy też chcesz zdobyć nowych klientów i wypromować swoją ofertę?

Zdefiniowanie grupy docelowej jest drugim podstawowym krokiem w tworzeniu całej strategii. Jeśli twoja odpowiedź brzmiała „tak” na oba, wybierz priorytetowy cel między nimi.

2. Zdefiniuj miernik sukcesu

Ustal swój miernik sukcesu po określeniu celu wydarzenia i celu. Dotyczy to KPI do monitorowania, czy zdarzenie zakończyło się sukcesem, czy nie. Definiowanie benchmarku może zająć trochę czasu i za pierwszym razem wydawać się trudne. Jest to jednak jedyny sposób, aby określić, czy twoje wysiłki się opłacają, zrozumieć, czy musisz coś poprawić, a nawet wybrać zupełnie inną strategię.

Oto kilka wskaźników sukcesu, które mogą być dla Ciebie odpowiednie:

• liczba wygenerowanych nowych kontaktów
• liczba zaangażowanych istniejących kontaktów
• liczba próśb o aktywację nowej funkcji lub produktu
• liczba nowych możliwości (perspektyw)
• tworzenie nowych możliwości (ofert) dla sprzedawców

3. Znajdź odpowiednią platformę webinarową

Najprawdopodobniej będziesz chcieć wybrać platformę, na której odbędzie się Twoje pierwsze webinarium.

Z tego, co tam jest, zalecamy następujące:

• Iść do
• Demio
• Żywa burza
• WebinarGeek
• ClickMeeting

Kolejna, bardziej natychmiastowa i prostsza szansa pozwoliłaby Ci również wykorzystać swoją publiczność: wykorzystać swoje profile w mediach społecznościowych, rozpoczynając transmisję na żywo na kanałach takich jak LinkedIn, YouTube lub Facebook.

Zaletą tego rozwiązania jest to, że wszyscy Twoi obserwatorzy mają możliwość łączenia się, śledzenia na żywo, zadawania pytań i interakcji. Ponadto transmisja na żywo byłaby promowana bezpośrednio do odbiorców za pośrednictwem powiadomień w aplikacji.

4. Stwórz wydarzenie: wybierz prelegentów i skład

Wybrałeś narzędzie: teraz czas na stworzenie wydarzenia. Oczywiście ten krok musi być dostosowany do wybranego narzędzia. Pamiętaj jednak, aby wybrać interesujący tytuł, podać dokładny opis i upewnić się, że czas trwania webinaru jest jasny. To jest klucz.

Teraz, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, ważne jest, aby ustawić prelegentów, aby móc wpisać ich nazwiska i stanowiska w opisie wydarzenia.

Następnie zdecyduj o składzie tematycznym i harmonogramie. Często webinary są za długie lub za krótkie: stworzenie szczegółowego składu pomoże Ci przestrzegać ustalonego przedziału czasowego.

5. Promuj wydarzenie

Nadszedł czas, aby promować swój pierwszy webinar!

Zbuduj strategię promocyjną opartą na wyznaczonym celu z pierwszej fazy:

• Jeśli kierujesz reklamy do poprzednich klientów lub kontaktów, utwórz serię automatycznych wiadomości e-mail. Pierwsza z nich będzie miała zaproszenie. Kolejny odbędzie się na kilka dni przed webinarem dla tych, którzy się nie zarejestrowali.

Dowiedz się, jak skonfigurować automatyczny przepływ pracy w MailUp: dowiedz się więcej o Marketing Automation!

• Z drugiej strony, jeśli Twój cel jest zewnętrzny, wykorzystaj pełny potencjał sieci społecznościowych. Twórz ukierunkowane kampanie reklamowe, docierając do potencjalnych klientów.

6. Dobrze się przygotuj i przetestuj

Przygotowania do webinaru rozpocznij od zbierania subskrybentów.

Przygotuj prezentację i zdefiniuj przemówienie wspierające materiał, który pokażesz podczas wydarzenia. Dokładnie przejrzyj treść pod kątem błędów lub nieścisłości. Wypowiedz swoje przemówienie kilka razy na głos, aby nie wyglądać na nieprzygotowanego.

Mała wskazówka: zrób krótki test z innymi mówcami dzień przed rozpoczęciem transmisji na żywo.

Zapoznaj się z narzędziem, aby dowiedzieć się, jak rozpocząć transmisję na żywo, jak przekazywać prezentację od jednego prelegenta do drugiego, jak zarządzać czatem i jak wiele pytań otrzymasz podczas webinaru!

7. Wielki dzień: przyjdź wcześnie, aby uniknąć niespodzianek w ostatniej chwili

Bardzo ważny jest dzień transmisji na żywo. Przyjdź trochę wcześnie, aby przeprowadzić niezbędne wstępne kontrole:

• upewnij się, że jesteś w cichym miejscu
• sprawdź, czy połączenie jest stabilne
• sprawdź, czy komputer jest podłączony do zasilania
• przeprowadź ostateczną kontrolę prezentacji, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku i działa

Ta rada może wydawać się oczywista i banalna. Jednak poruszenie transmisji na żywo może łatwo doprowadzić do ich niedoceniania, zagrażając sukcesowi Twojego webinaru.

8. Po wydarzeniu pamiętaj o kontynuacji

Następnie pamiętaj, aby rozpocząć działania uzupełniające polegające na ponownym skontaktowaniu się z uczestnikami: wyślij materiały webinarowe, uzyskaj informacje zwrotne na temat wydarzeń w celu przyszłej poprawy lub po prostu podziękuj swoim odbiorcom za ich udział i utrzymywanie kontaktu.

Dodatkowy krok: Nagraj swoje webinary i utwórz archiwum do użytku na żądanie

Jeśli chcesz pójść dalej i być jeszcze bardziej profesjonalnym, oferując w ten sposób kompletną usługę swoim widzom, zarejestruj swoje pokazy na żywo i utwórz repozytorium wszystkich swoich wirtualnych wydarzeń.

Ten dodatkowy krok może być bardzo pomocny dla osób, które nie mogą uczestniczyć w Twoich webinariach na żywo.

Wszystkim zainteresowanym umożliwi to dostęp do Twoich wydarzeń na żądanie i promowanie treści Twoich wirtualnych spotkań, nawet po wyłączeniu kamery.

Zmierz wydajność swojego webinaru i zidentyfikuj możliwości poprawy

Po zakończeniu wydarzenia podstawową czynnością jest zmierzenie wyznaczonego celu od początkowej fazy organizacyjnej. Przeanalizuj dane, które wybrałeś jako wskaźniki sukcesu Twojego webinaru. To kluczowy krok. Pominięcie go utrudniłoby przyszłe ulepszenia.

Uważaj na przeciążenie

Widzieliśmy wszystkie zalety i podstawowe kroki skutecznego wydarzenia. A teraz dajmy ci ostatnią radę: skorzystaj z webinaru, gdy twój cel naprawdę pasuje do tej metody komunikacji. Nie nadużywaj tego.

Zagrożenie zdrowia i odwołanie wydarzeń fizycznych doprowadziły do ​​eksplozji webinariów. Zaproszenia na wirtualne spotkania nieustannie bombardują użytkowników. Nie wpadaj w pułapkę przeciążenia. Korzystaj z tego zasobu z umiarem i inteligencją, aby nie powtarzać się i nie denerwować w relacjach z klientami.

Teraz to zależy od Ciebie!

Z naszego doświadczenia wynika, że ​​tych kroków nie można pominąć podczas organizowania i tworzenia skutecznego i udanego webinaru.

Teraz od Ciebie zależy, czy zaczniesz je wprowadzać w życie i nadać swoim występom na żywo osobisty charakter!