Co naprawdę oznacza zarządzanie projektami?

Projekty, jak wszystko, co wymaga współpracy wielu osób, wymagają zarządzania. Nie tylko musisz wziąć pod uwagę ważne szczegóły, które składają się na projekt, ale także musisz zastanowić się, w jaki sposób projekt jest wymagany i realizowany, aby osiągnąć sukces.

Zamierzamy zbadać niuanse zarządzania projektami i przyjrzeć się powiązanym z nim rolom, filarom, na których się opiera i wielu innym. Potraktuj to jako swoje lekcje obywatelskie w zarządzaniu projektami.

Co to jest zarządzanie projektami?

Termin zarządzanie projektem odnosi się do zestawu działań i wytycznych, które określają sposób planowania, realizacji i zarządzania projektem. Możesz spojrzeć na zarządzanie projektem jako na ramy, które pomogą nadzorować właściwy kurs dla projektu. Mając zarządzanie projektem jako strukturę, zapewniasz spójność, która zwiększa stabilność projektu.

Ale zarządzanie projektem wykracza poza podejmowanie decyzji dotyczących pojedynczego projektu. Określa działania organizacji i kto jest za co odpowiedzialny. To duży kawałek tortu i obejmuje wszystko, od zasad, przepisów, funkcji, procesów, procedur i obowiązków.

Oczywiste jest, że zarządzanie projektami to duże zadanie i wymaga oprogramowania do zarządzania projektami, aby obsłużyć wszystkie swoje obowiązki. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które zawiera mapy drogowe ułatwiające śledzenie portfela projektów. Zyskujesz także nieograniczone miejsce na dane, współpracę i udostępnianie plików. Podejmuj bardziej wnikliwe decyzje, monitorując harmonogramy, budżety i zasoby w czasie rzeczywistym. Zacznij już dziś za darmo.

Trzy filary zarządzania projektami

Zarządzanie projektem opiera się na trzech filarach, które opisują trzy obszary, które go definiują. Należą do nich struktura, ludzie i informacje. Poświęćmy chwilę na dokładniejsze przyjrzenie się każdemu z trzech filarów zarządzania projektem.

Struktura

Projekt musi być wspierany przez organizację, która go prowadzi. Oznacza to, że w projekt zainwestowano wyższe kierownictwo organizacji. Muszą poświęcić czas i energię potrzebną na stworzenie wizji projektu, aby przekazać projekt kierownikom projektu, którzy upewnią się, że jest on zgodny z tą wizją. Dlatego też struktura zarządzania projektami dotyczy nie tyle zespołu projektowego, co całej firmy.

Ludzie

Skuteczne zarządzanie projektami wymaga odpowiedniego kierownika projektu. Oznacza to, że kierownictwo wyższego szczebla musi w pełni zrozumieć działania projektu. W tym miejscu zarządzanie projektem pomaga kierownikowi projektu zrozumieć cele projektu i zadania potrzebne do ich osiągnięcia. Aby było to skuteczne, cele te muszą być jasne, osiągalne i trwałe.

Informacja

Tutaj do akcji wkracza proces dźwiękowy. Chociaż wizja i cele są ważne, bez jasnego i spójnego sposobu dzielenia się informacjami, projekt jest skazany na porażkę. Projekty wymagają otwartej komunikacji i możliwości dzielenia się, najlepiej w czasie rzeczywistym, aby zarządzanie projektem mogło działać. Oznacza to regularne raportowanie, spotkania i nie tylko, aby projekt był ukierunkowany na pomyślne zakończenie.

Role związane z zarządzaniem projektem

Przyjrzyjmy się teraz różnym rolom, które sprawiają, że zarządzanie projektem działa. W zarządzaniu projektami jest wiele ról, ale trzy z nich mają ogromne znaczenie. Należą do nich właściciel projektu, kluczowi interesariusze i grupa doradcza. Teraz zdefiniujemy każdy z nich pełniej.

Właściciel projektu

Właścicielem produktu jest osoba reprezentująca organizację. Często nie jest to kierownik projektu, ale zwykle osoba nadzorująca kierownika projektu.

Kluczowi interesariusze

Rada projektowa składa się z kluczowych interesariuszy projektu. To znaczy ci, którzy mają żywotny interes w projekcie. Mogą to być osoby, które sfinansowały projekt lub użytkownik końcowy, dla którego tworzony jest produkt lub usługa. Interesariusze mogą być nawet dostawcami, ale najlepiej jest utrzymywać tych kluczowych interesariuszy na nie więcej niż sześciu w celu bardziej efektywnego prowadzenia procesu.

Grupa Doradcza

Jeśli Twój projekt to taki, w którym nie można ograniczyć liczby interesariuszy do możliwej do opanowania liczby, prawdopodobnie utworzysz większą grupę doradczą. To nie jest tablica projektowa, ale raczej forum. Podczas gdy właściciel projektu zajmuje się codziennymi decyzjami, grupa doradcza jest bardziej odpowiedzialna za większe problemy.

Dlaczego zarządzanie projektem jest ważne?

Zarządzanie projektami jest ważne dla każdego projektu, od najprostszego do najbardziej złożonego. Podczas gdy bardziej skomplikowane projekty zwykle ułatwiają zrozumienie, dlaczego zarządzanie projektem ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu, każdy projekt skorzysta na tym, jak zarządzanie projektem definiuje, dokumentuje i komunikuje praktyki projektowe, aby pomóc kontrolować projekt i osiągać sukces. Przyjrzyjmy się bliżej znaczeniu zarządzania projektami.

Ustawienie kierunku

Dlaczego projekty kończą się niepowodzeniem? Często dzieje się tak z najprostszych powodów: jest to zły projekt w nieodpowiednim czasie. Może organizacja jest przeciążona lub technologia nie jest wystarczająco dojrzała. Bez względu na przyczynę, porażka jest często utrwalana przez porażkę na górze, aby właściwie ocenić, czy jest to właściwy projekt.

Warren Bennis zauważył, że rolą menedżera jest robić rzeczy dobrze, ale rolą liderów jest wybór właściwych rzeczy do zrobienia. Wymaga to jasnego wglądu w strategiczne dopasowanie każdego potencjalnego projektu oraz wyboru projektów, które organizacja podejmuje, kierując się priorytetami, równoważeniem ryzyka, dostępnością zasobów i innymi czynnikami.

Istnieją oczywiście narzędzia wspierające ten proces. Ale rola rządzenia to nie tylko ślepe stosowanie narzędzi. Zastanów się nad długo- i krótkoterminowymi interesami swojej organizacji i unikaj „chciwej pułapki” polegającej na podejmowaniu jeszcze jednego wartościowego projektu, mimo że nie masz wystarczających zasobów, aby to zrobić, poprowadzić lub właściwie nim zarządzać.

Podejmowanie decyzji

Podejmowaniu decyzji poświęca się uwagę, na jaką zasługuje. Czasopisma biznesowe i działy zarządzania księgarni lotniskowych wypełnione są artykułami i książkami na ten temat. Wszyscy kierownicy projektów powinni zapoznać się z ich próbką, aby lepiej zrozumieć, na czym polega dobra decyzja i jak ustawić warunki, których potrzebujesz w swoim projekcie.

Wyzwanie, przed którym stoimy, polega na tym, że nie możemy po prostu zdefiniować dobrej decyzji jako właściwej decyzji. Kiedy podejmujemy decyzję, nie możemy wiedzieć, czy okaże się ona słuszna, ale musimy wiedzieć, czy jest to „dobra” decyzja i bardziej prawdopodobne, że będzie słuszna. Niezbędne jest, aby struktury zarządzania projektami zawierały warunki do podejmowania właściwych decyzji. Więc jakie są te warunki?

• Dowód

Musisz zapewnić każdemu decydentowi niezależny dostęp do danych. Ważne jest również, aby dane, które otrzymują, były w jak największym stopniu surowej, nieprzetworzonej postaci. Wszelkie przetwarzanie danych wiąże się z ryzykiem wyboru danych, które należy uwypuklić, i wprowadzenia uprzedzeń w sposobie ich prezentacji. Jeśli każdy decydent otrzymuje te same przetworzone dane, wszyscy podlegają temu samemu uprzedzeniu.

• Autorytet

Decydent lub grupa musi mieć pełne uprawnienia potrzebne do podejmowania i angażowania się w swoje decyzje. Chodzi w dużej mierze o legitymację i status, ale także częściowo o autorytet intelektualny. Czy mają doświadczenie i wiedzę, aby podjąć rozsądną decyzję?

• Proces

Proces podejmowania decyzji może zawierać błędną analizę i stronniczość lub może im przeciwdziałać. Szkolenie jest niezbędne, aby pomóc decydentom zrozumieć, jak ustrukturyzować swój proces. Obejmuje to stworzenie odpowiedniej obiektywności i potrzebę zrównoważenia gromadzenia, analizy i eksploracji danych z potrzebą podejmowania na czas decyzji.

Nadzór nad projektem

Strukturyzacja i analiza danych projektowych mają również kluczowe znaczenie dla roli zarządczej polegającej na nadzorowaniu projektu. Chodzi o zapewnienie, że projekt jest na dobrej drodze, spełnia potrzeby organizacji i jest zgodny z zasadami, przepisami i procedurami.

Chociaż istnieje wiele ważnych umiejętności, których mogą nauczyć się ludzie zaangażowani w zarządzanie, być może ich najważniejszym atutem jest ciekawość. To doprowadzi ich do zastosowania podstawowych technik: zadawania pytań, słuchania i powiększania.

• Pytający

Zadawanie dobrych pytań to sztuka. Jeśli jesteś odpowiedzialny za zarządzanie projektem, musisz być przygotowany na przyjęcie podejścia kryminalistycznego, aby odkryć bałagan w rzeczywistości. Będzie to szczególnie ważne w bramach etapowych, gdzie musisz zebrać i przetestować dowody przed podjęciem ważnej decyzji projektowej.

Ten rodzaj pytań może często stać się kontradyktorem, dlatego wiele procesów bramy angażuje osoby spoza projektu. Ale to z kolei grozi pozostawieniem kierownika projektu i jego zespołu jeszcze bardziej pod wrogim nadzorem. Wyzwaniem dla nas wszystkich jest przyjęcie dobrego zarządzania jako części naszego sposobu myślenia i postrzeganie kwestionowania – nawet najbardziej kryminalistycznego – jako przydatnego dociekania.

• Słuchający

Zadawanie pytań jest mało przydatne, jeśli nie towarzyszy mu wysokiej jakości słuchanie. A jednak wszyscy znamy ludzi, których nawykiem jest zadawanie pytań w celu wypowiedzenia się lub zadawanie tylko pytań, na które wierzą, że znają odpowiedź. To oczywiście skłania ich do kłótni.

Możesz obrać prawdziwy kurs tylko wtedy, gdy wysłuchasz wszystkich dowodów i ocenisz każdą opinię. Tak więc po zadaniu pytania przestań myśleć o następnym i zacznij zwracać uwagę na otrzymaną odpowiedź.

• Powiększanie

Prawie każdy kierownik projektu cierpi z powodu jednego lub obu tych trudnych zachowań ze strony sponsorów, szefów, klientów lub grup sterujących. Zachowanie numer jeden to zaciekła determinacja, by poznać szczegóły wszystkiego, co robi premier. Mają wścibskie usposobienie, które sprawia, że ​​czujesz się, jakbyś nie miał autonomii i praktycznej zdolności do prowadzenia własnego projektu. Z drugiej strony, takie zachowanie często mija się z szerszym obrazem i przez to pomija najważniejsze kwestie strategiczne, skupiając się wyłącznie na nieistotnych szczegółach.

Zachowanie numer dwa jest prawie wprost przeciwne. Niektórym osobom szczegóły wydają się nieistotne dla dużego strategicznego obrazu. Dlatego wybierają ignorowanie szczegółów lub nie mogą im zawracać sobie głowy zajmowaniem się szczegółami. Jest to w porządku, gdy wszystko idzie dobrze, ale czasami warstwa zarządzania musi zagłębić się w dokładne fakty, aby zobaczyć, czego brakuje kierownikom projektów.

Wyobraź sobie najlepszy obiektyw zmiennoogniskowy; może skupić się na szczegółach jak mikroskop, ale może oddalić się, aby zobaczyć wszechświat projektu w jednym widoku. Tego potrzebują sponsorzy projektów i zarządy. To chęć dostosowania się do niezbędnej skali wraz z percepcją, aby wiedzieć, na czym należy się skupić w dowolnym momencie.

Dyscyplina

Dobre zarządzanie projektem nie przychodzi łatwo: wymaga dyscypliny. Organizacja musi ustanowić struktury zarządzania, wyszkolić tworzących ich sponsorów i członków zarządu oraz egzekwować podstawowe procedury, które zapewnią jakość ich pracy. Aby dobrze wypełniać swoje role zarządcze, ludzie potrzebują szkolenia w zakresie ustalania strategii, podejmowania decyzji i nadzoru.

Co mogą zrobić kierownicy projektów, aby część z tego się wydarzyła? Oto krótka lista kontrolna praktycznych kroków do rozważenia.

• Zorganizuj szkolenie dla rady projektowej, aby omówić procesy decyzyjne i wymagania informacyjne.
• Omów to samo ze swoim sponsorem.
• Nadaj priorytet silnemu prowadzeniu dokumentacji, które zapewnia przejrzystość, odpowiedzialność i gotowe źródło dobrych danych, aby pomóc sprawnie funkcjonować w zakresie nadzoru i podejmowania decyzji.
• Stwórz proces etapowy dla swojego projektu, niezależnie od tego, czy wymaga tego Twoja organizacja.
• Przeznacz czas w planie projektu na proces zarządzania, a także dla zaangażowanych osób (w tym siebie) na dokładne przygotowanie.
• Ustal kryteria ważnych decyzji na początku projektów.
• Stwórz wymaganie, aby każda decyzja dotycząca zarządzania była sprawdzana pod kątem tego, czy decydenci uważają, że leży to w najlepszym interesie ich organizacji.
• Przeprowadzaj analizy scenariuszy i ćwiczenia przedśmiertne, aby upewnić się, że decydenci mogą ocenić potencjalny wpływ ich decyzji.
• Tam, gdzie spodziewasz się serii skomplikowanych decyzji, stwórz odpowiednio wykwalifikowaną grupę decyzyjną, która albo podejmie decyzje, albo doradzi decydentom.
• Dobrze wykorzystuj listy kontrolne, aby zmniejszyć zakres błędów i pominięć w kluczowych procesach.

Dwie rzeczy powstrzymują siły chaosu, które nieustannie zagrażają innowacyjnym przedsięwzięciom, które nazywamy projektami: zdolność kierownika projektu do sprawowania kontroli w złożonym i zmieniającym się środowisku projektu oraz zdolność organizacji do narzucenia dobrego zarządzania wyborami, których dokonuje ona i kierownik projektu .

Posiadamy profesjonalne organizacje, takie jak APM i PMI , które szkolą i rozwijają kierowników projektów. Gdzie jest odpowiednik dla sponsorów i członków zarządu projektu? Przed chwilą zapoznałem się z indeksem mojego (czwartego wydania przewodnika) PMI Project Management Body of Knowledge . Pomiędzy „uzgadnianiem limitów finansowania” a „przepisami rządowymi” nie ma nic. Zarządzanie nie zasługuje nawet na wpis w PMBOK, coś, co musi się zmienić w przyszłości.

Zarządzanie bez narzędzi umożliwiających instytucjonalny wgląd w dane projektu jest nastawione na niepowodzenie. Funkcje współpracy w połączeniu z raportami w czasie rzeczywistym w ProjectManager umożliwiają wielu rolom w organizacji uzyskanie wglądu w status i wydajność projektu. Wypróbuj bezpłatnie dzięki 30-dniowej wersji próbnej.