Co się gubi, gdy wydarzenia osobiste są zawieszone i jak możemy to uratować?

W tym roku widzieliśmy, jak branża eventowa wywróciła się do góry nogami. Niezależnie od tego, czy zostały anulowane, przełożone, czy przekonwertowane na cyfrowe, wydarzenia osobiste jako całość zostały, co zrozumiałe, wstrzymane w świetle COVID-19.

Niedawno Cannes ogłosiło, że całkowicie anuluje swoje osobiste wydarzenie w 2020 roku po tym, jak organizatorzy pierwotnie postanowili przełożyć je na październik, podczas gdy Festiwal Filmowy SXSW połączył siły z Amazon Prime, aby przesyłać strumieniowo filmy za darmo zamiast prezentować je osobiście w tym roku.

Chociaż widzieliśmy świetne przykłady takich firm, jak kreatywne strategie konferencyjne w trakcie pandemii COVID-19, nie możemy przestać myśleć o tym, co się gubi, gdy wydarzenia osobiste są odkładane.

Jak widzieliśmy ekspertów branżowych i media, branża eventowa nie jest „zgubiona”, ale to się zmieni. Teraz bardziej niż kiedykolwiek nadszedł czas, aby zastanowić się, w jaki sposób marketerzy i planiści wydarzeń mogą zapewnić ludziom rozrywkę, łączność i, co najważniejsze, wirtualne zaangażowanie.

Stosując odpowiednie strategie, firmy mogą wrócić lepiej niż kiedykolwiek, aby nadal tworzyć poczucie społeczności, której ludzie pragną z wydarzeń, jednocześnie kontynuując zbieranie cennych danych intencyjnych, które wzmacniają ich relacje z klientami i potencjalnymi klientami w tej nowej rzeczywistości.

W najbliższej przyszłości, gdy marketerzy i planiści wydarzeń będą się nad tym zastanawiać i wybierać opcje zapewniania możliwości wydarzeń cyfrowych, stoją przed nimi trzy główne kwestie: replikacja energii i rozmachu w wirtualnym otoczeniu, zrozumienie siły bezpośredniego kontaktu z ludźmi oraz zachowanie autentyczności w relacjach biznesowych.

Replikowanie energii wydarzeń na żywo przez ekran

W przypadku wydarzeń posiadanie dobrych treści i prezentacji to jedno, ale potężny mówca stojący przed publicznością przekazującą swoje przesłanie jest tym, co naprawdę przypieczętowuje umowę i przyciąga uwagę.

Poza sceną energia, którą ludzie czerpią z przebywania w pokoju z innymi profesjonalistami, ponownego łączenia się ze starymi i nowymi kolegami – prawdopodobnie z ulubioną klasyczną piosenką grającą w tle – jest nieporównywalna.

Chociaż takie scenariusze nie są obecnie możliwe w przypadku wydarzeń zmierzających do cyfryzacji, marketerzy i planiści wydarzeń powinni rozważyć, w jaki sposób ich firmy mogą dostosować się do tego tempa w wirtualnym otoczeniu.

Pomocne będzie skupienie się na bardzo angażujących mówcach i zrozumienie, jak przygotować ich do wyświetlania na ekranie, w przeciwieństwie do publiczności na żywo. Inne taktyki, takie jak wirtualne „godziny pracy w sieci” i grywalizacja poprzez konkursy na żywo lub ankiety, również mogą pomóc w utrzymaniu zainteresowania widzów tym, co będzie dalej.

Aby jeszcze bardziej zwiększyć zaangażowanie odbiorców, marketerzy wydarzeń mogą rozważyć aplikację mobilną jako sposób na dodanie do danych intencji i możliwość dokładniejszego personalizowania treści i dalszych działań.

Rozpoznawanie mocy ludzkiego połączenia na wydarzeniach

Od najmłodszych lat uczono nas, że uściski dłoni to chleb powszedni pierwszego wrażenia. Choć jest to mały gest, uścisnięcie komuś ręki po spotkaniu z nim jest jednym z wielu sposobów, w jaki zmieniły się nawiązywanie kontaktów i interakcje międzyludzkie, ponieważ wydarzenia osobiste zostały anulowane.

W końcu wszyscy ludzie pragną połączenia – a drobne czynności, takie jak ta, z większymi interakcjami, które składają się na networking, jaki znamy, w tym rozmowy twarzą w twarz i spotkania jeden na jednego, odgrywają dużą rolę w relacji budynek.

Widzimy, że jest to wspierane przez fakt, że korzystanie z narzędzi i aplikacji do wideokonferencji znacznie wzrosło od czasu wprowadzenia inicjatyw związanych z pozostawaniem w domu w związku z COVID-19.

Rozważając wydarzenie cyfrowe, stwórz częste momenty interakcji na żywo – niezależnie od tego, czy będzie to zapraszanie uczestników do wniesienia wkładu w sesję lub temat za pośrednictwem czatów, szybkie rundy quizów, aby utrzymać ludzi na nogach, czy po prostu zapewnienie dostępu do łatwego w obsłudze korzystaj z narzędzi sieciowych, takich jak aplikacja mobilna do obsługi wydarzeń, w której uczestnicy mogą „spotkać się” lub rozmawiać pomiędzy sesjami.

W wirtualnych ustawieniach łatwo jest zapomnieć, że uczestnicy nie tylko chcą oglądać treści, ale chcą mieć z nimi możliwość interakcji, rozmawiać z prelegentami i innymi uczestnikami oraz przekazywać opinie.

Zachowanie autentyczności w relacjach biznesowych

Za każdym razem, gdy coś reklamujesz lub sprzedajesz, najtrudniejszą rzeczą do zrobienia jest wykazanie autentyczności w swoim podejściu – a jest to jeszcze trudniejsze, gdy musisz dotrzeć do ludzi za pośrednictwem poczty elektronicznej i innych wirtualnych alternatyw, w przeciwieństwie do wydarzeń osobistych.

Przygotuj swój zespół sprzedaży do pracy w sieci w środowisku wirtualnym – jak powinno zmienić się jego podejście i jak Twoja cyfrowa alternatywa będzie je wspierać?

Rozważmy podstaw jak umożliwiając jeden na jeden sieciowych możliwości podczas wirtualnego gromadzenia oraz zachęcanie zespołowi zawsze spotkania z filmem na zaoferowanie bardziej ujmujący rozmowę.

Ponadto, podobnie jak w przypadku wydarzenia osobistego, zebranie odpowiednich informacji o docelowych odbiorcach i zaoferowanie spersonalizowanych i interaktywnych treści jest równie ważne, jeśli nie ważniejsze, w wirtualnym otoczeniu.

Dowiedz się, jakie dane chcesz zebrać przed rozpoczęciem wirtualnego wydarzenia, i wykorzystaj te spostrzeżenia do spersonalizowanych działań następczych, aby później utrzymać zaangażowanie ludzi w Twoje treści.

Wirtualne alternatywy nie mogą zastąpić niektórych z najlepszych momentów, jakie oferują wydarzenia na żywo, ale musimy dostosować się do tej nowej rzeczywistości i uczłowieczyć cyfrowe doświadczenie, aby utrzymać zaangażowanie naszych odbiorców.

Znalezienie sposobów na odtworzenie energii, jaką zapewniają wydarzenia osobiste, tworzenie momentów na bezpośrednie zaangażowanie i interakcję oraz utrzymywanie autentycznej komunikacji z klientami i potencjalnymi klientami to najważniejsze kwestie dla marketerów i planistów wydarzeń, którzy przechodzą do wydarzeń cyfrowych.

Pod koniec dnia ludzie bardziej niż kiedykolwiek szukają powodów do gromadzenia się (wirtualnie), uczenia się od siebie nawzajem i budowania znaczących połączeń.

Kathy Isola jest dyrektorem ds. obsługi klienta w firmie Certain . Ma ponad 20-letnie doświadczenie w rolach związanych z obsługą klientów na całym świecie, kierując sukcesami klientów, profesjonalnymi usługami i zespołami wsparcia oraz zespołami skalowania w celu zaspokojenia globalnych wymagań klientów.