Co to jest budżet biznesowy? Podstawy budżetowania biznesowego

Każda firma, nawet nienastawiona na zysk, potrzebuje budżetu. Budżet biznesowy można postrzegać jako paliwo napędzające biznes. Aby zrozumieć, co to oznacza, musimy najpierw zdefiniować, czym jest budżet biznesowy, co zrobimy za chwilę.

Ten blog wyjaśnia również znaczenie budżetowania biznesowego i szczegółowo opisuje, jak utworzyć budżet biznesowy. Istnieje więcej niż jeden rodzaj budżetu biznesowego, a my pokrótce opiszemy najczęstsze z nich. Na koniec pokażemy Ci, jak zarządzać budżetem biznesowym, aby Twoja firma była rentowna.

Co to jest budżet biznesowy?

Budżet biznesowy to plan wydatków firmy oparty na jej dochodach i wydatkach. Jednym z głównych celów budżetu biznesowego jest określenie dostępnych funduszy firmy i oszacowanie, ile zostanie wydanych w danym okresie. Pozwala to firmie dowiedzieć się, jakie będą jej przychody w tym okresie.

Budżet firmy zwykle obejmuje okres roku, niezależnie od tego, czy jest to rok kalendarzowy, czy rok podatkowy. Stanowi podstawę wszystkiego, co firma będzie robić w nadchodzącym roku, na przykład, ile sprzedaży przyniesie firmie lub ile firma powinna odłożyć na inwestycje.

Na wszystkie te pytania trudno jest odpowiedzieć i nie da się tego zrobić dokładnie, jeśli firma nie opracuje najpierw budżetu biznesowego, aby prognozować fundusze biznesowe z dużym stopniem jasności. Innym terminem określającym budżet biznesowy jest plan finansowy. Jakkolwiek to nazwiesz, identyfikuje to dostępne zasoby i pomaga obliczyć wydatki i obroty.

Dane te posłużą do planowania przyszłego roku. Inne pytania, na które odpowiada, dotyczą tego, ile przychodów musi osiągnąć firma, co jest przeznaczone na wydatki, aby wygenerować przychody, ile wydano i co pozostało. Budżet biznesowy pomoże Ci również zrozumieć, ile pieniędzy potrzebujesz na przyszłość pod względem sprzedaży, zysku i pozycji gotówkowej.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga firmom stworzyć realny budżet i śledzić ten budżet w stosunku do planu finansowego w czasie rzeczywistym. Możesz tworzyć budżet, zarządzać zasobami, w tym zasobami ludzkimi i innymi niż ludzkie, oraz monitorować te koszty w czasie rzeczywistym, aby upewnić się, że trzymasz się swojego planu finansowego. Po zaplanowaniu budżetu na naszym wykresie Gantta możesz ustawić plan bazowy i śledzić planowany budżet w stosunku do rzeczywistego budżetu w czasie rzeczywistym na naszym aktywnym pulpicie nawigacyjnym lub na aktywnym pulpicie nawigacyjnym portfela, jeśli zarządzasz wieloma projektami. Nie jest wymagana żadna konfiguracja. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Dlaczego budżetowanie biznesowe jest ważne?

Oprócz oczywistych zalet prognozowania kosztów i przychodów istnieje wiele powodów, dla których warto sporządzić budżet biznesowy. Po pierwsze, pozwala firmie przygotować się na sytuacje awaryjne. Niezależnie od tego, czy są to nieprzewidziane, czy prawdopodobne zagrożenia, możesz odłożyć fundusze na wypadek nieoczekiwanych wydatków.

Posiadanie budżetu biznesowego jest również atrakcyjne dla inwestorów. Nie uprawiają hazardu ze swoimi funduszami, ale ostrożnie inwestują pieniądze w przedsięwzięcia, które ich zdaniem przyniosą zwrot z inwestycji. Kiedy inwestorzy widzą firmę, która ma dobrze przemyślany budżet biznesowy, pokazuje im to firmę, która jest zorganizowana i zaangażowana, co daje inwestorowi większą pewność w inwestowaniu.

Budżet biznesowy pomaga firmie osiągnąć cele sprzedażowe, określając, ile spodziewasz się sprzedać w ciągu roku. Może również pomóc firmie w osiągnięciu jej celów finansowych, co oznacza, że ​​w przyszłości będzie mogła ponownie prowadzić działalność. Ponadto, jeśli firma ma jakiekolwiek długi, budżet biznesowy może uwzględnić je w swoich wydatkach, a tym samym spłacić dług.

Po to są podatki. Posiadanie budżetu biznesowego ułatwia Tobie lub Twojemu księgowemu przetwarzanie podatków, a nawet może zaoszczędzić pieniądze. Wszelkie duże decyzje finansowe na horyzoncie również przyniosą korzyści dzięki pracy włożonej w budżet biznesowy. Będziesz w lepszej sytuacji, aby wiedzieć, czy możesz sobie na to pozwolić, czy nie.

Jak stworzyć budżet biznesowy

Czas porozmawiać o stworzeniu budżetu biznesowego, abyś mógł skorzystać z jego zalet. Obejmuje to maksymalizację wydajności, osiąganie celów, a nawet identyfikowanie funduszy, które można ponownie zainwestować lub przewidzieć powolne miesiące, aby uniknąć nadmiernych wydatków. Wszystkie te nagrody można zdobyć, ale tylko wtedy, gdy wykonasz te kroki, aby utworzyć budżet biznesowy.

1. Oszacuj swoje dochody

Najpierw przejrzyj swoje przychody, przyjrzyj się wszystkim źródłom przychodów i ustal, ile zarabiasz miesięcznie. Dane historyczne, które dotyczą tego, co wniosłeś w poprzednim roku, pomogą w dokładniejszej prognozie tego, co spodziewasz się zarobić w nadchodzącym roku.

2. Oszacuj koszty stałe i zmienne

Następnie będziesz chciał zebrać koszty stałe i zmienne, aby lepiej oszacować, jakie będą w nadchodzącym roku. Koszty stałe to te, które są stałe i często się nie zmieniają, takie jak czynsz, spłaty zadłużenia, pensje pracowników itp. Koszty zmienne to te, które się zmieniają, co może obejmować płace godzinowe, surowce, koszty mediów, które zmieniają się ze względu na działalność aktywność itp.

3. Oszacuj koszty bezpośrednie i pośrednie

Koszty bezpośrednie to wydatki biznesowe, które pochodzą z określonego projektu, usługi itp. Koszty pośrednie, często określane jako koszty ogólne, to wydatki operacyjne, które nie są przypisane do pojedynczego projektu, usługi itp. Koszty pośrednie obliczone przez pomnożenie stawkę kosztów ogólnych sponsora przez podstawę kosztów bezpośrednich. Koszty pośrednie oblicza się, dzieląc je przez liczbę jednostek.

4. Utwórz fundusz awaryjny

Żaden budżet biznesowy nie jest idealny, więc musisz wziąć pod uwagę koszty związane z nieoczekiwanymi wydatkami. To się nazywa fundusz awaryjny. Powinien to być procent budżetu firmy, wystarczający na naprawę zepsutego sprzętu, wymianę zapasów itp.

5. Stwórz swój budżet w oparciu o przychody i koszty

Teraz, gdy masz już oszacowane przychody i koszty lub wydatki na nadchodzący rok, następnym krokiem jest utworzenie budżetu biznesowego. Będziesz chciał przyjrzeć się rynkowi, aby dostosować swoje dane, aby odzwierciedlić popyt, jakiego oczekujesz od swojej firmy.

6. Oszacuj swój zysk

Po dodaniu wszystkich przewidywanych przychodów i kosztów na nadchodzący rok odejmij wydatki od przychodów, aby dowiedzieć się, jakie będą Twoje zyski. Można to następnie ustawić jako cele miesięczne, więc upewnij się, że są realistyczne.

Powiązane: 15 szablonów arkuszy kalkulacyjnych Excel do śledzenia zadań, kosztów i czasu

Rodzaje budżetów biznesowych

Istnieje wiele różnych budżetów biznesowych i każdy z nich koncentruje się na różnych aspektach finansowych firmy. Wiedza o tym, który budżet biznesowy jest odpowiedni dla Twojej firmy, ma kluczowe znaczenie. Oto niektóre z bardziej powszechnych rodzajów budżetów biznesowych.

Główny budżet

Jak sama nazwa wskazuje, jest to budżet, który zbiera wszystkie inne budżety. Jest to pełny obraz finansowy firmy i pokazuje, gdzie określone dochody i wydatki mieszczą się w ogólnej działalności. Są one powszechne w większych firmach, ale nie są niespotykane w przypadku mniejszych, które chcą podzielić finanse według działów lub kategorii.

Budżet operacyjny

Budżet ten to wydatki i przychody związane z działalnością firmy. Są to środki przeznaczone na prowadzenie działalności. Tutaj masz do czynienia z kosztami stałymi i zmiennymi, przychodami i wszelkimi innymi wydatkami. Jest prawdopodobne, że ten budżet będzie zawierał budżety na sprzedaż, produkcję, bezpośrednie materiały i robociznę, koszty ogólne i koszty administracyjne.

Budżet przepływów pieniężnych

Przepływy pieniężne to pieniądze, które wpływają lub wychodzą z firmy w określonym czasie. Dlatego budżet przepływów pieniężnych służy do podejmowania wnikliwych decyzji dotyczących przepływów pieniężnych, identyfikowania wszelkich problemów i powstrzymywania firmy przed nadmiernymi wydatkami. Budżet przepływów pieniężnych pomaga firmie upewnić się, że ma wystarczającą ilość gotówki na pokrycie tego, co wychodzi, aby uniknąć ujemnego przepływu gotówki.

Budżet finansowy

Budżet ten służy do zrozumienia, ile pieniędzy potrzeba na realizację celów długo- i krótkoterminowych. Obejmuje takie czynniki, jak aktywa, pasywa i kapitał własny z bilansu przedsiębiorstwa. Jest to budżet, który mierzy kondycję firmy i jej stabilność, i jest często używany, gdy poszukuje się funduszy lub myśli o wejściu na giełdę.

Budżet Pracy

Budżet pracy służy do ustalenia, ilu pracowników potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele biznesowe. Jest również używany do płacenia tym pracownikom, których zatrudniasz i planowania kosztów płac. Jeśli Twoja firma korzysta z pracowników sezonowych, budżet pracy pomoże również w rozplanowaniu wydatków na to.

Budżet statyczny

Ten budżet jest używany do zbierania tych sprzedaży i wydatków, które są przewidywalne i nie zmieniają się w ciągu roku. Niektóre przykłady obejmują oprogramowanie, opłaty wykonawców, czynsz za magazyn itp. Ponieważ na te pozycje nie ma wpływu wielkość sprzedaży ani zmiany w firmie, mogą one pomóc w ocenie wyników sprzedaży.

Jak zarządzać budżetem biznesowym

Tworzenie budżetu biznesowego, niezależnie od tego, jakiego rodzaju potrzebujesz, to tylko punkt wyjścia. Po zakończeniu musisz nim zarządzać. Zarządzanie budżetem to proces nadzorowania i śledzenia dochodów i wydatków przez cały rok. Można to zrobić na wiele różnych sposobów. Oto trzy.

Prognozowanie budżetu

Nazywana również prognozą finansową, jest narzędziem do oceny bieżących wyników finansowych firmy i warunków ekonomicznych, w których działa, w celu oszacowania przyszłych trendów przychodów i wydatków firmy.

Planowanie budżetu

Plan budżetu to proces służący do opracowywania budżetu, a następnie wykorzystania tego budżetu do kontrolowania operacji biznesowych. Planując budżet, możesz zmniejszyć ryzyko, które mogłoby negatywnie wpłynąć na działalność biznesową.

Śledzenie budżetu

Aby trzymać się budżetu biznesowego, musisz śledzić wydatki, paragony i faktury, aby upewnić się, że nie przekraczasz przydzielonego budżetu. Oprogramowanie może pomóc w śledzeniu kosztów w czasie rzeczywistym, aby wprowadzić niezbędne korekty, aby zachować zgodność z budżetem.

ProjectManager ma funkcje budżetowania

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami z niezawodnymi narzędziami do zarządzania budżetami i kosztami. Możesz utworzyć budżet w dowolnym momencie lub zmienić go w ustawieniach produktu. Istnieją dwa rodzaje kosztów, koszty zasobów (zarówno ludzkich, jak i innych) oraz koszty ogólne. Nasze zaawansowane wykresy Gantta pomagają uporządkować koszty, a następnie, po ustaleniu poziomu bazowego, te planowane koszty można porównać z kosztami rzeczywistymi, aby upewnić się, że dotrzymujesz budżetu.

Planuj i zarządzaj kosztami zasobów

Zasoby, zarówno ludzkie, jak i inne niż ludzkie, mogą zwiększyć lub zrujnować budżet Twojej firmy. Nasze oprogramowanie zawiera narzędzia, które pomogą Ci zaplanować te zasoby i powiązane koszty na naszym wykresie Gantta. Planowane koszty można porównać z kosztami rzeczywistymi po wykonaniu przydziałów. Aby monitorować te zasoby i upewnić się, że pracują na pełnych obrotach, przejdź do naszego wykresu obciążenia. Jest on oznaczony kolorami, dzięki czemu można łatwo zobaczyć przydział pracy wszystkich osób i można zrównoważyć ich obciążenie pracą z wykresu, aby utrzymać produktywność zespołu.

Generuj szczegółowe raporty kosztów

Menedżerowie i interesariusze muszą śledzić dane dotyczące kosztów i budżetu. Istnieje wiele rodzajów raportów, które można szybko utworzyć w celu wyświetlenia tych informacji o kosztach. Raport stanu portfela zawiera oznaczoną kolorami kolumnę kosztów, która ułatwia sprawdzenie, czy projekt przekracza budżet, czy nie. Podobnie istnieje raport o stanie projektu, który zawiera te same informacje, ale dla pojedynczego projektu. Sprawozdanie z planu projektu określa wydatki poniesione do tej pory. Raport zadania wyświetla planowane i rzeczywiste koszty, planowane i rzeczywiste koszty zasobów. Wszystkie te raporty można filtrować, aby wyświetlać tylko te dane, które chcesz zobaczyć, i udostępniać je w wielu różnych formatach, aby mogły być prezentowane interesariuszom w celu ich aktualizacji.

Nasze oprogramowanie może konfigurować i śledzić Twój budżet w czasie rzeczywistym, ale mamy również funkcje zarządzania zadaniami, ryzykiem i zasobami, aby kontrolować koszty i pomóc uniknąć nadmiernych wydatków. Zautomatyzowane przepływy pracy zwiększają wydajność Twoich procesów, a zatwierdzanie zadań zapewnia utrzymanie oczekiwań jakościowych w całym procesie.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga planować, zarządzać i śledzić budżet w czasie rzeczywistym. Nasza platforma współpracy umożliwia udostępnianie plików, komentowanie i łączenie się ze wszystkimi członkami zespołu w dowolnym miejscu i czasie. Dołącz do zespołów w firmach tak różnych jak Avis, Nestle czy Siemens, które korzystają z naszego oprogramowania. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.