Kim jest interesariusz? Definicje, typy i przykłady

Niezależnie od tego, czy są to inwestorzy, czy klienci, interesariusze są ważni w każdym projekcie. Ale kim jest interesariusz? Jest więcej niż jedna odpowiedź na to pytanie. Poświęćmy trochę czasu na zdefiniowanie, kim jest interesariusz, przykłady interesariuszy i bezpłatne szablony interesariuszy, które mogą pomóc w zarządzaniu interesariuszami.

Kim jest interesariusz?

Interesariusz to osoba, grupa lub organizacja, na którą ma wpływ wynik projektu lub przedsięwzięcia biznesowego. Interesariusze są zainteresowani sukcesem projektu i mogą należeć do organizacji sponsorującej projekt lub poza nią. Interesariusze są ważni, ponieważ swoimi decyzjami mogą mieć pozytywny lub negatywny wpływ na projekt. Istnieją również krytyczni lub kluczowi interesariusze, których wsparcie jest potrzebne, aby projekt mógł zaistnieć.

Interesariusz to osoba, jak każdy inny członek projektu, a niektórymi łatwiej zarządzać niż innymi. Będziesz musiał nauczyć się korzystać z technik mapowania interesariuszy, aby zidentyfikować kluczowych interesariuszy i upewnić się, że spełniasz ich wymagania.

Powiązane: Bezpłatny szablon mapy interesariuszy dla programu Excel

Interesariusz ma żywotny interes w projekcie, co oznacza, że ​​będziesz chciał regularnie je aktualizować. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które ma pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które monitorują sześć metryk projektowych. Pulpity nawigacyjne nie wymagają konfiguracji i automatycznie pokazują postęp i wydajność na kolorowych wykresach i wykresach. Można je łatwo udostępniać, aby zarządzać oczekiwaniami interesariuszy. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Interesariusz a udziałowiec

Interesariusze to nie to samo co akcjonariusze. Interesariuszem może być wiele różnych osób, których projekt dotyczy lub zainwestował w niego. Na przykład interesariuszem może być właściciel lub nawet udziałowiec. Ale interesariuszami mogą być również pracownicy, posiadacze obligacji, klienci, dostawcy i sprzedawcy.

Akcjonariuszem może być interesariusz. Akcjonariuszem jest jednak ktoś, kto zainwestował w korporację. Ta korporacja może inicjować projekty, w których udziałowiec jest również interesariuszem. Mówiąc prościej, udziałowcy są również udziałowcami, ale udziałowcy nie zawsze są udziałowcami. Dzieje się tak, ponieważ akcjonariusz posiada część spółki publicznej poprzez zakup akcji. Interesariusz jest zainteresowany ogólnymi wynikami korporacji, a nie wynikami akcji.

Rodzaje interesariuszy

Interesariuszami może być każdy, kto ma wpływ lub każdy, na kogo projekt może mieć wpływ. Widzieliśmy już, że może być wielu interesariuszy, co omówimy poniżej. Wszystkich interesariuszy można podzielić na dwie grupy: interesariuszy wewnętrznych i interesariuszy zewnętrznych. Przyjrzyjmy się obu.

1. Interesariusze wewnętrzni

Interesariusze wewnętrzni są w organizacji. Projekt ma na nich bezpośredni wpływ, ponieważ służą i są zatrudniani przez organizację nim zarządzającą. Interesariusze wewnętrzni mogą obejmować pracowników, właścicieli, zarząd, kierowników projektów, inwestorów i nie tylko.

2. Interesariusze zewnętrzni

Interesariusze zewnętrzni znajdują się poza organizacją i projekt ma na nie pośredni wpływ. Są pod wpływem pracy organizacji, ale nie są pracownikami organizacji. Mogą to być dostawcy, klienci, wierzyciele, klienci, pośrednicy, konkurenci, społeczeństwo, rząd i nie tylko.

Przykłady interesariuszy

Jak wspomnieliśmy, istnieje wiele rodzajów interesariuszy, z których wiele należy do kategorii interesariuszy wewnętrznych lub zewnętrznych. Rzućmy okiem na niektóre z bardziej powszechnych przykładów interesariuszy.

• Inwestorzy: są to interesariusze poszukujący zwrotu finansowego i mogą być udziałowcami i dłużnikami. Zainwestowali kapitał w biznes i chcą zwrotu z tej inwestycji.
• Pracownicy: Ci interesariusze polegają na swoim zatrudnieniu i bezpieczeństwie pracy. Mają bezpośredni udział w organizacji, ponieważ wspiera ich i zapewnia im korzyści.
• Klienci: Ci interesariusze chcą produktu lub usługi dostarczanej w ramach projektu i oczekują, że będzie on dobrej jakości i zawierał wartość.
• Dostawcy i dostawcy: Ci interesariusze mają swoje dochody związane z projektem, ponieważ sprzedają towary i usługi firmie zarządzającej projektem. Sukces projektu oznacza dla nich więcej biznesu.
• Społeczności: Ci interesariusze nie chcą, aby projekt miał negatywny wpływ na ich zdrowie, bezpieczeństwo lub rozwój ekonomiczny. Organizacje, które działają w ich społecznościach lub pracują nad projektami w ich społecznościach, mogą wpływać na tworzenie miejsc pracy, wydatki i nie tylko.
• Rząd: Ci interesariusze otrzymują podatki i produkt krajowy brutto z projektu. Są głównymi interesariuszami, ponieważ pobierają podatki zarówno od firmy na poziomie korporacyjnym, jak i indywidualnie od osób, które zatrudnia.

Interesariusz to osoba, jak każdy inny członek projektu, a niektórymi łatwiej będzie zarządzać niż innymi. Będziesz musiał nauczyć się radzić sobie z różnymi osobowościami i upewnić się, że prowadzisz produktywny dialog, aby poznać cele projektu, do których zostałeś zatrudniony. Ale najpierw, kto jest interesariuszem?

Jak zarządzać interesariuszami projektu

Zarządzanie interesariuszami jest łatwe, jeśli postępujesz zgodnie z właściwymi krokami zarządzania interesariuszami. Oto kroki, które powinien wykonać każdy kierownik projektu, zarządzając relacjami z interesariuszami.

1. Identyfikacja interesariuszy

Identyfikacja interesariuszy w Twoim projekcie jest kluczowa, ponieważ od tego zależy sukces projektu. Jeśli Twój interesariusz nie jest zadowolony, projekt nie jest całkowitym sukcesem. Będziesz chciał rozpocząć ten proces zaraz po utworzeniu karty projektu.

Dobrym punktem wyjścia do ustalenia, kim są Twoi interesariusze, jest zapoznanie się z kartą projektu, która dokumentuje powód projektu i wyznacza kierownika projektu. Wśród informacji o obiektach, budżecie, harmonogramie, założeniach, ograniczeniach, sponsorach projektu i kierownictwie najwyższego szczebla można wyróżnić interesariuszy.

Upewnij się, że dokonałeś przeglądu umów, ponieważ w tych dokumentach mogą być wymienieni interesariusze. Czy istnieją czynniki środowiskowe lub inne organizacje mające kluczowe powiązania z projektem? Przejrzyj je, ponieważ mogą dostarczyć ci nazw interesariuszy. Na przykład, jeśli istnieją czynniki środowiskowe dyktowane przez rząd, to rząd jest interesariuszem. Przejrzyj ich przepisy i standardy, aby pozostać z nimi w dobrych stosunkach.

2. Analiza interesariuszy

Po zidentyfikowaniu interesariuszy projektu nadszedł czas na fazę analizy interesariuszy. To wtedy zbierzesz od nich informacje i wymagania. Będziesz także musiał zacząć szacować ich poziom zaangażowania i wpływu na Twój projekt, aby przygotować strategie komunikacji z interesariuszami i nadać im priorytety.

Powiązane: Bezpłatny szablon analizy interesariuszy dla programu Excel

3. Priorytetyzacja interesariuszy

Kluczowym pytaniem dla każdego zarządzającego projektem jest to, jak należy zarządzać interesariuszem w projekcie? Aby skomplikować sprawy, może być wielu interesariuszy i powinieneś traktować ich tak, jak każde inne zadanie na liście rzeczy do zrobienia: poprzez nadanie im priorytetów.

W trakcie realizacji projektu jeden interesariusz może być bardziej wartościowy pod względem zastrzeżeń do projektu, a niektórzy mogą wymagać większej uwagi niż inni. Kiedy tworzysz harmonogram projektu, upewnij się, że określiłeś, kim są te osoby i w którym momencie fazy projektu będziesz musiał bardziej się nimi zająć.

4. Zaangażowanie interesariuszy

Teraz doszliśmy do drugiej części naszego pytania. Kiedy mówimy o zarządzaniu interesariuszami, mamy na myśli tworzenie pozytywnych relacji z interesariuszami poprzez spełnianie ich oczekiwań i wszelkich celów, na które zgodzili się w projekcie. Ten związek nie jest jednak po prostu gwarantowany. Trzeba na to zapracować. Możesz zdobyć zaufanie i zbudować pozytywną relację z interesariuszami poprzez proaktywną komunikację i słuchanie ich potrzeb.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest przeprowadzenie wywiadów z interesariuszami projektu — nie wszystkimi, ale z pewnością najważniejszymi. Być może trzeba będzie porozmawiać z ekspertami, aby uzyskać podstawowe informacje na temat określonych dziedzin lub grup, dzięki czemu rozmowy jeden na jednego z interesariuszami są dobrze poinformowane i produktywne.

Jak wszystko w zarządzaniu projektami, jest na to proces:

• Dokument Komunikacja z interesariuszami . Zrób to formalnie, tworząc plan komunikacji z interesariuszami. Zanotuj ich nazwiska i role w organizacji, którą reprezentują. Dokumentuj każdą rozmowę, jaką prowadzisz z tymi kluczowymi partnerami projektu, zarówno w celu zarejestrowania ich zainteresowań i próśb, ale także w celu późniejszego przejrzenia ich informacji pod kątem dokładności.
• Egzekwowanie procesu. Następnie chcesz zachować proces komunikacji z interesariuszami i upewnić się, że proces jest przejrzysty, aby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać. Obejmuje to prośby dotyczące projektu lub informacje zwrotne. Sposób dokumentowania tych próśb i odpowiadania na nie musi podlegać formalnemu procesowi weryfikacji i zatwierdzenia. Dzięki temu interesariusze wiedzą, że wnioski podlegają przeglądowi i że masz proces, którego przestrzegasz w przypadku wniosków formalnych.
• Dostarczaj częste raporty o stanie. Dostarczanie regularnych i terminowych raportów o stanie dla interesariuszy ma kluczowe znaczenie, ale pamiętaj, aby dostosować raporty do odbiorców. Możesz omówić szczegóły z członkami zespołu, podczas gdy dyrektorzy zazwyczaj chcą uzyskać więcej informacji. Nie zapomnij skontaktować się z interesariuszami i zadać pytania, aby sprawdzić, czy mają jakieś uwagi.
• Rozwiewaj mity. Twój interesariusz może pracować nad wieloma projektami, co oznacza, że ​​nie będą mieli takiej bliskości do projektu jak Ty. Ale to nie znaczy, że nie otrzymują innych informacji o twoim projekcie z innych źródeł. Nie chcesz, aby byli przedmiotem plotek lub otrzymywali nieprawdziwe informacje, które mogłyby wpłynąć na ich opinie na temat projektu.

Szablony zarządzania interesariuszami

Zarządzanie interesariuszami i ich oczekiwaniami jest ważną częścią zarządzania projektami. Musisz na bieżąco informować interesariuszy, ale nie chcesz, aby przerywali ważną pracę związaną z zarządzaniem projektem. ProjectManager oferuje nie tylko oprogramowanie, ale także darmowe szablony dla każdego etapu Twojego projektu. Oto kilka szablonów dotyczących zarządzania interesariuszami.

Szablon analizy interesariuszy

Zanim będziesz mógł zarządzać swoimi interesariuszami, musisz zrozumieć ich w kontekście swojego projektu. Nasz bezpłatny szablon analizy interesariuszy dla programu Excel pomaga zidentyfikować interesariuszy projektu za pomocą macierzy analizy interesariuszy. Możesz zebrać kluczowych interesariuszy według grup i określić ich poziom uczestnictwa, zainteresowania i władzy.

Szablon mapy interesariuszy

Nasz bezpłatny szablon mapy interesariuszy dla programu Excel pomaga zobaczyć poziom zainteresowania i wpływu każdego interesariusza. Ich odpowiedzi pomagają określić, czy muszą być ściśle zarządzane, zadowolone, informowane lub monitorowane. Dostępny jest również klucz kolorów, który ułatwia czytanie; zielony oznacza, że ​​wspierają, żółty oznacza, że ​​są neutralne, a czerwony oznacza, że ​​blokują.

Szablon planu komunikacji

Wreszcie, gdy zrozumiesz swoich interesariuszy, nadszedł czas, aby ustalić sposób informowania ich. Nasz bezpłatny szablon planu komunikacji dla programu Word jest idealnym narzędziem do definiowania celów, kanałów i regularności, według których interesariusze oczekują aktualizacji. Bezpłatny szablon planu komunikacji spełnia wszystkie potrzeby związane z komunikacją w ramach projektu, nie tylko w zakresie komunikacji z interesariuszami.

Użyj ProjectManager do zarządzania interesariuszami

Teraz, gdy wiesz, kim jest interesariusz i dlaczego ważne jest, aby utrzymywać go w pętli podczas cyklu życia projektu, upewnij się, że masz do dyspozycji odpowiednie narzędzia. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które pomaga zarządzać oczekiwaniami interesariuszy i aktualizować je za pomocą danych w czasie rzeczywistym.

Szczegółowe raporty do prezentacji dla interesariuszy

Pokazaliśmy, w jaki sposób nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym oferuje duży obraz projektu, ale interesariusze często chcą zagłębić się w dane. Jednym kliknięciem możesz wygenerować raporty, które interesariusze chcą zobaczyć, niezależnie od tego, czy jest to stan projektu, czas czy koszt. Jeśli interesariusze mają pytania, wiedz, że każdy raport można filtrować, aby pokazać wybrane dane. Raporty można łatwo udostępniać, dzięki czemu interesariusze są zawsze na bieżąco.

Twórz przejrzystość dzięki wspólnym planom

Plan projektu to mapa drogowa, która wytycza kierunek projektu. Jest to dokument krytyczny, który zmienia się w trakcie projektu. Interesariusze potrzebują planu projektu, aby utrzymać postęp projektu w odpowiednim kontekście, więc kierownicy projektów chcą łatwego do udostępniania planu projektu. Możesz importować i eksportować plany projektów i udostępniać je każdemu. Gdy plan projektu ulegnie zmianie, po prostu wyślij zaktualizowany do swoich interesariuszy i informuj o nich.

Nasze narzędzie może zautomatyzować twoją intensywną pracę, taką jak powiadomienia e-mail, aby na bieżąco informować interesariuszy o raportach o stanie. Zapewniamy interesariuszom przejrzystość, której chcą być na bieżąco, dając kierownikowi projektu i zespołowi projektowemu przestrzeń, której potrzebują, aby ukończyć projekt na czas, w ramach budżetu i zgodnie z oczekiwaniami interesariuszy co do jakości.

Kiedy zgłaszasz się do interesariuszy, chcesz mieć pewność, że proces jest zarówno sprawny, jak i dokładny. ProjectManager sprawia, że ​​udostępnianie raportów jest tak proste, jak kliknięcie przycisku. Nasze oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami aktualizuje się w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze masz najdokładniejsze i najbardziej aktualne dane projektowe dla siebie i swoich interesariuszy. Wypróbuj nasze wielokrotnie nagradzane oprogramowanie już dziś dzięki 30-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.