Co to jest dziennik problemów? Szablony i porady

Przed zdefiniowaniem dziennika problemów zdefiniujmy problemy projektowe. Problemem jest każda blokada lub niezamierzony wpływ, który bezpośrednio wpływa na harmonogram i wydajność projektu. To coś innego niż ryzyko, które można zdefiniować jako potencjalny problem lub przyszły problem, który może wystąpić w Twoim projekcie. Problem to coś, co już pojawiło się w Twoim projekcie i musisz go natychmiast zidentyfikować i śledzić.

Co to jest dziennik problemów?

Dziennik problemów to prosta lista lub arkusz kalkulacyjny, który pomaga menedżerom śledzić problemy pojawiające się w projekcie i ustalać priorytety odpowiedzi na nie. Stworzyliśmy szablon dziennika problemów programu Excel, który możesz pobrać bezpłatnie. Jest to łatwy sposób na zarządzanie problemami, które zawsze zakłócają projekt, i rozwiązywanie ich, zanim przekształcą się w problem, który zaburza projekt i powoduje niepowodzenie.

Szablon dziennika problemów jest świetny, ale nie jest zintegrowany z resztą projektu. ProjectManager ma wiele widoków projektów, które pozwalają zespołom korzystać z narzędzi, które preferują do rejestrowania problemów. Na przykład zespoły mogą zobaczyć swój dziennik problemów z listą zadań i przejść przez niego. Menedżerowie mogą dodawać priorytety, a nawet dostosowywać przepływ pracy i konfigurować automatyczne zatwierdzanie zadań, aby mieć pewność, że tylko oni są upoważnieni do zmiany statusu na gotowe. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś!

Jakie są składniki dziennika problemów?

Dziennik problemów to, w najprostszym przypadku, lista, na której gromadzone są problemy jako trwające lub zamknięte. W ten sposób możesz śledzić problem od momentu jego zidentyfikowania do momentu jego rozwiązania.

Ale dziennik problemów może być bardziej dynamiczny. Mogą porządkować i organizować problemy według typu i wagi, co może pomóc w ustaleniu priorytetów i zarządzaniu nimi — co jest kluczowym elementem zarządzania problemami. Dlatego chcesz mieć tytuły kolumn, takie jak następujące.

• Numer problemu : jeśli chcesz śledzić problem, powinieneś mieć łatwy sposób na odróżnienie go od innych, ponieważ zawsze będzie więcej niż jeden.
• Stan : ważne jest, aby zwrócić uwagę, czy problem jest otwarty, w toku, zablokowany czy gotowy. Tutaj będziesz śledzić jego rozwiązanie.
• Opis problemu : szczegółowo opisz, na czym polega problem. To może wydawać się oczywiste, ale nie chcesz, aby ten sam problem był śledzony powtarzany w swoim dzienniku i chcesz, aby osoba, która rozwiąże problem, mogła jasno zrozumieć, co się stało, aby nie musiała ścigać ludzi i opóźnić odpowiedź.
• Kategoria : możesz chcieć skategoryzować problemy według działu lub dostawcy albo zdefiniować typ problemu. Mogą się one różnić w zależności od projektu lub zespołu.
• Priorytet : możesz nie mieć czasu lub zasobów, aby rozwiązać każdy problem, dlatego ważne jest, aby nadać im priorytety. Czy mają niski, średni czy wysoki priorytet? Teraz możesz filtrować dziennik i pracować nad tymi zagadnieniami, które są najważniejsze dla projektu.
• Przypisany do : Ma to również ogromne znaczenie. Jeśli problem nie ma właściciela, prawdopodobnie nigdy nie zostanie rozwiązany. W tym miejscu odnotowujesz członka zespołu, który jest wyznaczony do śledzenia tego problemu w celu jego rozwiązania.
• Zgłoszony przez : Jest inny niż przydzielony właścicielowi, który poprowadzi problem przez projekt i będzie pracował nad jego rozwiązaniem. Ta osoba jest pierwszą osobą, która ją zidentyfikowała i należy ją tutaj odnotować, ponieważ mogą później okazać się zasobem w zakresie odpowiedzi na pytania, które prowadzą do jej rozwiązania.
• Data otwarcia : chcesz określić ramy czasowe i aby to zrobić, musisz mieć początek, czyli dzień, w którym wykryto problem.
• Data zamknięcia : teraz masz już sprecyzowaną oś czasu od początku do końca, która może pomóc, kiedy i jeśli wrócisz, aby spojrzeć na dane historyczne, gdy masz do czynienia z podobnym problemem w późniejszym projekcie.
• Komentarze : zawsze potrzebujesz miejsca na zapisanie ważnych informacji, takich jak sposób rozwiązania problemu, czy był on powiązany z innym zadaniem, prawdopodobieństwo ponownego wystąpienia itp.

Najlepsze praktyki dotyczące dziennika problemów

Korzystając z dziennika problemów, musisz zrozumieć kilka rzeczy, aby jak najlepiej go wykorzystać. Jednym z nich jest to, że chcesz mieć pewność, że dotykasz wszystkich elementów dziennika problemów. Może się wydawać, że to strata czasu – po prostu chcesz rozwiązać problem – ale określenie rodzaju problemu, opisanie go i tak dalej jest kluczem do uchwycenia i rozwiązania problemu.

Ważne jest również posiadanie planu z kamieniami milowymi. Spotkaj się z członkiem zespołu, który jest właścicielem problemu, i wspólnie wymyślcie sposób na szybkie wyeliminowanie problemu. Dodając kamienie milowe do planu, masz prosty i skuteczny sposób śledzenia ich postępów. Jeśli nie osiągają tych kamieni milowych, być może będziesz musiał przejrzeć plan lub dodać zasoby, aby go utrzymać.

Chociaż szablony dziennika problemów mogą pomóc w ułożeniu planu problemów, a nawet w śledzeniu postępów, są to dokumenty statyczne, które wymagają ręcznej aktualizacji. Wszystko to zabiera czas na wykonanie bardziej istotnych zadań projektowych, dlatego najlepszym ze wszystkich najlepszych praktyk jest posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami w chmurze, które może łączyć Twoje zespoły i informować Cię na bieżąco w czasie rzeczywistym.

Darmowy szablon dziennika problemów (i więcej)

Jeśli nie korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, nadal możesz zgłaszać problemy za pomocą naszych bezpłatnych szablonów. Mamy wiele szablonów do zarządzania projektami dla Excela i Worda, które pomogą Ci zarządzać każdym aspektem Twojego projektu. Oto niektóre, które mogą pomóc w tworzeniu dziennika problemów, śledzeniu postępów i raportowaniu zainteresowanym stronom w celu ich aktualizacji.

Szablon dziennika problemów

Nasz bezpłatny szablon dziennika problemów pomaga rejestrować problemy, gdy członkowie zespołu je znajdują podczas pracy nad projektem. Ale to więcej niż tylko lista problemów, możesz użyć tego bezpłatnego szablonu śledzenia problemów dla programu Excel, aby monitorować postępy w trakcie pracy zespołu nad rozwiązaniem problemu. Dodaj datę otwarcia i zamknięcia, priorytet, wpływ i nie tylko.

Szablon pulpitu nawigacyjnego projektu

Nasz bezpłatny szablon pulpitu nawigacyjnego projektu dla programu Excel zwiększa Twoją zdolność do monitorowania i śledzenia pracy wykonywanej przez Twój zespół w celu rozwiązania tych problemów. Chociaż nie możesz monitorować w czasie rzeczywistym, jak w oprogramowaniu do zarządzania projektami, nadal możesz skonfigurować metryki do śledzenia zadań, obciążenia, długości zadań i kosztów na kolorowych wykresach.

Szablon raportu o stanie projektu

Kolejny darmowy szablon jest idealny do prezentacji dla interesariuszy, gdy aktualizujesz je na temat problemów w projekcie. Nasz bezpłatny szablon raportu o stanie projektu dla programu Excel to migawka projektu, która doskonale nadaje się do komunikowania się, gdzie jesteś i dokąd zmierzasz. Masz miejsca, w których możesz umieścić osiągnięte kamienie milowe, wymienić kluczowe zagrożenia i problemy.

Korzystanie z ProjectManagera do zarządzania problemami

Teraz, gdy znasz już podstawową strukturę tworzenia dziennika problemów, jak korzystać z dziennika problemów podczas zarządzania projektem? Dziennik problemów to świetne narzędzie, które możesz mieć w swoim zestawie narzędzi do zarządzania projektami. Może pomóc w zarządzaniu zarówno zespołem, jak i interesariuszami.

Dzieje się tak, ponieważ dziennik problemów zapewnia więcej niż tylko rozwiązanie problemu, ale tworzy zaufanie i zapewnia interesariuszom, że obsługujesz projekt szybko i prawidłowo. Interesariusze i Twój zespół poczują, że są wysłuchani, a problemy te nie będą miały wpływu na projekt.

Utworzyłeś już dziennik problemów, co jest świetne. W najlepszym wypadku powinien to być dokument współpracujący, a nawet lepiej zintegrowany z ProjectManagerem, narzędziem do zarządzania projektami online. Jeśli możesz udostępnić go online, każdy ma do niego dostęp. Usprawniłeś proces i upewniłeś się, że żaden problem nie zostanie utracony.

Tablice Kanban jako dzienniki problemów

Następnym krokiem jest zalogowanie się do problemu po jego zidentyfikowaniu. Możesz to zrobić online, gdzie osoba, która jako pierwsza zauważy problem, ma obowiązek umieścić go w dzienniku. ProjectManager posiada tablice kanban, które mogą śledzić problem.

Kiedy zostanie zidentyfikowany po raz pierwszy, może istnieć kolumna, która gromadzi problem. Następnie tę kartę, która jest przedmiotem, może zostać przydzielona osobie punktowej, która jest odpowiedzialna. Teraz zespół wie, że musi się do nich zwrócić i wie, że jego obowiązkiem jest rejestrowanie pojawiających się problemów.

Postępuj zgodnie z protokołem z dziennika problemów, który opisaliśmy powyżej. Po przydzieleniu kogoś do zajęcia się tym problemem jako własnym, są odpowiedzialni za pracę nad rozwiązaniem i śledzenie postępów tego działania w trakcie rozwiązywania problemu.

Dlatego ProjectManager to znacznie więcej niż dziennik problemów. Nie tylko może przypisać właściciela, który może gromadzić dokumenty bezpośrednio do tego zadania, a także komentować i członków zespołu @ do współpracy, ale zapewnia przejrzystość monitorowania dziennika problemów. Ostateczna odpowiedzialność za rozwiązanie tych problemów nie spoczywa na barkach tych, którym powierzono jej posiadanie, ale na waszych własnych.

Problemy z monitorowaniem

Częścią procesu monitorowania jest ocena wpływu problemu i działań podejmowanych w celu jego rozwiązania. Być może musisz poświęcić wszystkie swoje zasoby na ten jeden problem, ale może ten poziom uwagi i wysiłku przyniesie efekt przeciwny do zamierzonego. Musisz więc wiedzieć, które problemy wymagają eskalacji, a które nie.

W związku z tym chcesz mieć pewność, że Twoje działania są odpowiednie dla danego problemu. Może ten problem może poczekać. Może wymaga natychmiastowej uwagi. To oczywiście może się zmienić, dlatego ważne jest monitorowanie i ciągła ocena. Możesz zobaczyć, w jaki sposób pulpit ProjectManagera pozwala monitorować Twoje zadania w jednym prostym widoku, dzięki czemu możesz upewnić się, że Twoje problemy są rozwiązywane.

Chociaż członek zespołu może być właścicielem problemu, po opracowaniu sposobu działania w celu jego rozwiązania i, miejmy nadzieję, rozwiązania problemu, teraz do Ciebie należy ostateczne zatwierdzenie przed wdrożeniem. Następnie musisz upewnić się, że plan jest rzeczywiście skuteczny i rozwiązuje problem. Jeśli nie, to wracamy do deski kreślarskiej. Co nie mniej ważne, najlepsze jest to, gdy problem został rozwiązany. Teraz możesz usunąć problem z dziennika problemów. Czuje się dobrze, prawda?

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które może pomóc w lepszym zarządzaniu problemami w projekcie. Jesteś online i masz połączenie ze swoim zespołem, otrzymując dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu lepiej radzisz sobie z problemem i masz lepsze wyposażenie do jego rozwiązania. Wypróbuj go sam i zobacz, co może zrobić dla Ciebie i Twoich zespołów dzięki tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.