Co to jest kontrola zmian w zarządzaniu projektami?

Nie wszystkie zmiany w projekcie są takie same. Niektóre zmiany przytrafiają się tobie, takie jak opóźnienia pogodowe, choroby, ale inne są wymagane. Jakakolwiek zmiana musi być zarządzana i analizowana, a następnie zaakceptowana lub odrzucona. Jeśli zmiana zostanie zaakceptowana, oznacza to, że należy na nią zareagować, co otwiera zupełnie nowy zestaw procedur kontroli zmian, aby upewnić się, że pozostajesz na dobrej drodze i w ramach budżetu.

Kontrola zmian to proces używany do zarządzania wszystkimi tymi zmiennymi. Jeśli nastąpi zmiana (co zawsze się dzieje), ważne jest, abyś dysponował mechanizmem kontroli tego procesu. Ale czym jest kontrola zmian w zarządzaniu projektami i jakie są kroki niezbędne do jej wdrożenia?

Co to jest kontrola zmian?

Kontrola zmian to metodologia używana do zarządzania wszelkimi żądaniami zmian, które mają wpływ na punkt odniesienia projektu. Jest to sposób na uchwycenie tej zmiany od momentu jej zidentyfikowania na każdym etapie cyklu projektu. Obejmuje to ocenę wniosku, a następnie jego zatwierdzenie, odrzucenie lub odroczenie.

Celem tego procesu jest upewnienie się, że nie zmieniasz w projekcie rzeczy, których nie trzeba zmieniać. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to zakłócić projekt bez ważnego powodu, marnując cenny czas i zasoby. Wszelkie zatwierdzone zmiany są następnie dokumentowane. Proces kontroli zmian jest częścią większego planu zarządzania zmianą.

Kluczowe elementy kontroli zmian

Istnieje kilka kluczowych elementów, które budują ramy kontroli zmian dla zarządzania projektami. Oto ich krótki opis.

• Tablica Kontroli Zmian: Tablica Kontroli Zmian to grupa przedstawicieli zespołu projektowego, którzy regularnie spotykają się w celu zatwierdzenia lub odrzucenia wniosków o zmianę. Jeśli zatwierdzą prośbę o zmianę, może ona przekształcić się w zlecenie zmiany.
• Prośby o zmianę: Prośba o zmianę to formalna prośba o zmianę w projekcie. To dokument, który wyjaśnia, jakie zmiany należy wprowadzić i jakie są główne powody, dla których należy je wprowadzić.

  Wnioski o zmianę mogą być składane przez wewnętrznych lub zewnętrznych interesariuszy projektu. Nasz bezpłatny szablon prośby o zmianę może pomóc w usprawnieniu tego procesu.

• Zlecenia zmiany: Gdy rada kontroli zmian zatwierdzi żądanie zmiany, zlecenie zmiany zostaje podpisane przez radę i klientów lub interesariuszy.

  Jest to zgoda obu stron na zmianę warunków, które po raz pierwszy zostały opracowane w pierwotnej umowie. Nasz darmowy szablon zlecenia zmiany jest doskonałym narzędziem do tworzenia zleceń zmian.

• Dziennik zmian: Dziennik zmian to narzędzie do zarządzania zmianami, które służy do dokumentowania wszystkich zmian dokonanych w planie projektu lub dowolnych umowach. To niezbędne narzędzie dla każdego kierownika projektu.

Rola wniosku o zmianę

Żądanie zmiany jest zwykle wyzwalaczem, który rozpoczyna proces kontroli zmian. Żądanie zmiany może pochodzić od interesariuszy proszących o nowe funkcje, potrzebę naprawy czegoś, co okaże się wadliwe w fazie realizacji, aktualizacje lub z wielu innych przyczyn. Niezależnie od tego, skąd pochodzi zmiana, kontrola zmian określa jej wartość i sposób jej realizacji.

Procedury zarządzania zmianami mogą się różnić w zależności od branży. Na przykład formularze zlecenia zmiany są używane przez firmy budowlane do wprowadzania zmian w zakresie projektu budowlanego.

Kontrola zmian występuje w wielu formach, ale proces kontroli zmian jest najbardziej efektywny, gdy jest wykonywany za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager pozwala na uchwycenie zmiany w projekcie, gdy odkryjesz ją na liście zadań, tablicy kanban, wykresie Gantta lub arkuszu kalkulacyjnym. Następnie zarządzaj tą zmianą za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym i natychmiastowych raportów. Rozpocznij za darmo.

Jakie są zalety dobrze przeprowadzonej kontroli zmian?

Jeśli wiesz, że nadejdzie punkt (lub wiele punktów) w Twoim projekcie, który wymaga podjęcia decyzji o jakiejś dużej lub małej zmianie, to możesz śmiało powiedzieć, że jako kierownik projektu będziesz chciał, aby proces był powiązany z ta sytuacja, aby upewnić się, że zmiana jest warta wysiłku. Następnie będziesz chciał mieć sposób na zarządzanie zmianą, aby upewnić się, że nie wpłynie ona negatywnie na harmonogram i koszty projektu.

Skuteczne zarządzanie zmianą ma kluczowe znaczenie dla realizacji projektu na czas iw ramach budżetu. Ale są też nieoczekiwane korzyści płynące z kontroli zmian. Po pierwsze, poprawia pracę zespołową. Zmiana jest okazją dla Twojego zespołu do współpracy, aby dowiedzieć się, jak odpowiedzieć na żądanie zmiany. Praca zespołowa związana z kontrolą zmian może być dobrodziejstwem dla produktywności całego projektu.

Kontrola zmian nie tylko wzmacnia zdolność zespołu do lepszej współpracy, ale pozytywne efekty przekładają się na ogólną wydajność. Oczywiście działa to ręka w rękę z pracą zespołową. Ale im bardziej zaangażujesz swój zespół w kontrolę zmian, tym bardziej będą oni biegli w szybkim rozwiązywaniu problemów. To oczywiście pomaga w zmianie, ale także sprawi, że Twój zespół będzie bardziej efektywny we wszystkich swoich obowiązkach.

Zespół nie jest jedynym beneficjentem pozytywów związanych z dobrą kontrolą zmian; pomaga się również menedżerom. Kontrola zmian informuje kierownika projektu w fazie planowania projektu. Zaczną myśleć o zmianach io tym, jak lepiej na nie reagować, i będą uczyć się na swoich doświadczeniach w zakresie kontroli zmian, aby w planowaniu przyszłych projektów umieścić więcej zabezpieczeń.

5 kroków do procesu kontroli zmian

Znając pięć etapów kontroli zmian i ich konsekwencje, możesz upewnić się, że Twój projekt i organizacja mogą czerpać korzyści i uniknąć pułapek związanych ze złym procesem kontroli zmian. Przechodząc przez ten proces, pamiętaj o tych dwóch kluczowych dokumentach (dla których udostępniamy szablony!), aby pomóc Ci w zarządzaniu kontrolą zmian: dzienniku zmian i formularzach żądań zmian.

1. Zaproponuj zmianę

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest zidentyfikowanie zmiany. Może to pochodzić od każdego członka zespołu projektowego, interesariusza, a nawet klienta. Musi być otwarty kanał, aby te sugestie mogły płynąć. Propozycja zmiany opisałaby zmianę i korzyści, jakie przyniosłaby projektowi lub organizacji. Jeśli istnieją inne powody zmiany, opisz je w formularzu wniosku o zmianę. Zostanie to następnie dodane do dziennika zmian.

2. Podsumowanie wpływu

Po zaproponowaniu zmiany do kierownika projektu należy teraz rozważenie jej w szerszym kontekście projektu. Jak ta zmiana wpłynie na wiele zmiennych? Niektóre z rzeczy, o których należy pomyśleć, to koszty i to, czy zostaną zaoszczędzone lub wymagane większe nakłady pieniędzy. Jakie są korzyści z tych kwestii kosztowych? Czy istnieją jakieś ograniczenia prawne lub regulacyjne? Jak zmiana wpłynie na Twój harmonogram? Czy będziesz musiał zatrudnić więcej zasobów? A co z innymi projektami i całym biznesem? Czy zmiana wniesie do projektu nowe zagrożenia lub problemy? Gdy kierownik projektu wykona należytą staranność, zaleca, aby zmiana została zatwierdzona lub odrzucona.

3. Podejmowanie decyzji

Kierownik projektu wydaje rekomendację, ale nie zawsze jest upoważniony do podjęcia ostatecznej decyzji w sprawie zmiany. Kimkolwiek jest ta osoba lub te osoby, kierownik projektu przedstawi im ich wyniki. Wówczas osoba lub osoby upoważnione do podjęcia decyzji albo zaakceptują zmianę; zaakceptować zmianę, ale z uwagami i warunkami; odrzucić zmianę; lub odroczyć, co oznacza, że ​​zmiana nie zostanie przeniesiona w tym czasie, ale będzie dalej rozważana w późniejszym terminie.

4. Dokonaj zmiany

Jeśli zmiana nie zostanie zatwierdzona, jest to status quo w zakresie zarządzania projektem. Jednak zaakceptowana zmiana przechodzi do etapu planowania. Opracujesz plan działania, w tym harmonogram z datami rozpoczęcia i zakończenia, które muszą być zatwierdzone przez interesariuszy projektu. Plan powinien zawierać test regresji na wypadek, gdyby zmiana okazała się zbyt problematyczna, aby przejść do końca, a projekt musi powrócić do pierwotnej intencji. Po zakończeniu planu zmian zwykle następuje sekcja zwłok, aby przejrzeć wszelkie wpadki i sukcesy.

5. Zamknięcie

Tak jak w każdym projekcie, ostatnią fazą planu kontroli zmian jest jego zamknięcie. Obejmuje to, aby osoba, która poprosiła o zmianę, nadzorowała ostateczny wynik i upewniła się, że się z nim zgadza. Po podpisaniu zmiany należy wypełnić wszelkie zaległe dokumenty, takie jak dziennik zmian, i przechowywać do wykorzystania w przyszłości.

Przykład procesu kontroli zmian

Przyjrzyjmy się hipotetycznej zmianie w projekcie i przejdźmy przez pięć kroków, które są częścią procesu kontroli zmian. Weźmy coś tak prostego jak malowanie domu. Klient proponuje zmianę koloru z uzgodnionego białego na jasnozielony.

1. Zmiana jest dokonywana podczas spotkania z kierownikiem projektu budowlanego, który tworzy propozycję zmiany w celu uchwycenia zmiany.
2. Zespół budowlany sprawdza następnie, jaki wpływ na projekt będzie miała zmiana koloru. Czy kupili już białą farbę, czy zielona farba jest droższa itp.?
3. Po zbadaniu jego wpływu kierownik projektu podejmie decyzję. Jeśli przyszłość będzie miała wpływ na budżet, wówczas skonsultujemy się z klientem.
4. Gdy wszyscy się zgodzą, następuje zmiana. Nowa farba jest kupowana i nakładana na konstrukcję.
5. Klient zatwierdza malowanie i każdą zmianę kosztów, co kończy ten proces kontroli zmian.

Darmowe szablony kontroli zmian

Kontrola zmian wymaga dużo pracy. Szablony mogą skodyfikować proces kontroli zmian, aby upewnić się, że obejmujesz wszystkie podstawy. ProjectManager jest głównym źródłem szablonów zarządzania projektami online, które dotyczą każdego aspektu zarządzania Twoją pracą. Co najlepsze, wszystkie pliki do pobrania są bezpłatne. Oto kilka darmowych szablonów związanych z kontrolą zmian do wypróbowania.

Zmień szablon formularza zamówienia

Bezpłatny szablon formularza zlecenia zmiany dla programu Excel pomaga nie tylko zidentyfikować zmianę w projekcie, ale także dostarczyć szczegółowe informacje, aby umieścić ją w kontekście. Na przykład można zauważyć możliwość, jaką zmiana zapewni pracę, opisać przyczynę zmiany, jak długo to zajmie i uzyskać zgodę od tego, kto ją zażądał i autoryzował.

Zmień szablon dziennika

Po zidentyfikowaniu zmiany i uzyskaniu zgody na jej kontynuowanie potrzebujesz szablonu, który pozwoli śledzić tę zmianę, aby upewnić się, że dotrzymujesz harmonogramu. Nasz bezpłatny szablon dziennika zmian dla programu Excel zawiera wszystkie szczegóły potrzebne do monitorowania zmian. Od typu wniosku do zidentyfikowanej daty, od priorytetu do jego statusu, wszystko to jest dostępne w procesie kontroli zmian.

Szablon pulpitu nawigacyjnego projektu

Menedżerowie i interesariusze są zainteresowani zmianą, którą wprowadzasz w projekcie. Chcą mieć pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem i nie wpłynie negatywnie na projekt. Dzięki naszemu bezpłatnemu szablonowi pulpitu nawigacyjnego projektu dla programu Excel możesz informować wszystkich na bieżąco. Darmowy szablon tworzy wykresy przedstawiające obciążenie pracą, koszty i metryki zadań po ręcznym wprowadzeniu danych.

Jak ProjectManager może pomóc w kontroli zmian?

Szablony to świetny sposób na rozpoczęcie procesu kontroli zmian, ale oprogramowanie oferuje o wiele więcej. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami i pracą, które porządkuje ryzyko, problemy i zmiany w ramach projektu. Kontrola zmian jest tak naprawdę podprojektem większego projektu, którym zarządzasz. Potrzebujesz oprogramowania z funkcjami umożliwiającymi rejestrowanie korzyści wynikających ze zmiany, planowanie tej zmiany, a następnie monitorowanie i raportowanie na jej temat. Możemy zrobić to wszystko i więcej, bez konieczności opuszczania naszego narzędzia.

Śledź postęp swoich zmian

Zmiany zachodzą z wielu powodów, ale większość z nich jest inicjowana przez siły zewnętrzne. Pilnowanie projektu to jeden ze sposobów wykrywania problemów i reagowania na nie, zanim staną się problemami. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym śledzi kilka wskaźników projektu, automatycznie oblicza dane i wyświetla wyniki na kolorowych wykresach i wykresach. Właściwe korzystanie z pulpitu nawigacyjnego może dać wczesne sygnały o wszelkich problemach z Twoim projektem.

Współpracuj przy zmianach i załączaniu dokumentów

Po zidentyfikowaniu zmiany następnym krokiem jest wykonanie pracy w celu ustalenia, czy warto dążyć do tej zmiany, czy nie. Podczas gdy kierownik projektu będzie zbierać dane i wydawać rekomendacje, proces ten może ułatwić nasza platforma współpracy. Każdy w zespole ma miejsce do komentowania, a nawet załączania dokumentów i zdjęć związanych ze zmianą. Kiedy kierownik projektu ma rekomendację, może ją poprzeć interesariuszami.

Twórz plany zarządzania zmianą

Jeśli twoja zmiana zostanie zatwierdzona, wtedy przychodzi planowanie. Mamy interaktywny wykres Gantta, który zbiera wszystkie Twoje zadania i umieszcza je na osi czasu po ustaleniu czasu trwania każdego z nich. Następnie możesz połączyć zadania zależne, skonfigurować kamienie milowe, aby podzielić projekt na fazy, a nawet przydzielić je za pomocą wykresu Gantta. Zespoły mogą współpracować przy swoich zadaniach, a postęp jest wskazywany przez cieniowanie na pasku czasu trwania.

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które zarządza zmianami projektu z funkcjami, które pomagają na każdym etapie kontrolowania całego projektu. Określ, co należy zmienić, zaplanuj zmianę, a następnie śledź jej postępy za pomocą tego samego narzędzia, z którego już korzystasz, aby zarządzać większym projektem. Przejmij całkowitą kontrolę nad zmianami w projekcie, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.