Co to jest administracja kontraktami? Kluczowe praktyki i procesy

Jeśli kiedykolwiek pracowałeś nad projektem na dużą skalę — zwłaszcza projektem budowlanym — znasz pojęcie zarządzania kontraktami. Pracodawca zatrudnia do pracy wykonawcę. Obie strony uzgadniają, jaka będzie praca, jak długo potrwa i ile jest warta. Te szczegóły są przedstawione i utrwalone w oficjalnym dokumencie; kontrakt.

Ale na czym dokładnie polega tworzenie tych dokumentów? Sporządzenie umowy nie jest tak proste, jak siadanie dwóch stron i rozmowa. Administracja kontraktem wymaga tyle samo uwagi i troski, co każdy inny aspekt pracy.

Co to jest administracja kontraktami?

Administrowanie kontraktem to proces tworzenia kontraktu pomiędzy zleceniodawcą a wykonawcą. Proces kończy się, gdy umowa zostanie uzgodniona i wszyscy podpiszą linię przerywaną. Dokumenty te są tworzone w celu ochrony obu stron umowy na wypadek, gdyby coś poszło nie tak lub trzeba było zmienić.

To są początki i punkty końcowe administrowania kontraktami, ale pomiędzy nimi jest dużo pracy do wykonania, takiej jak planowanie, szacowanie i licytowanie kontraktów. Pierwszym krokiem jest zrozumienie pragnień i potrzeb każdej ze stron. To nie jest proste zadanie i wymaga czasu i wysiłku. Następnie administrator umowy umieszcza te pragnienia, potrzeby, oczekiwania itp. w formie pisemnej, która jest łatwa do zrozumienia i do której można się odnieść.

Administrowanie kontraktem może być długim procesem, zwłaszcza jeśli jest to pierwsza współpraca pracodawcy i wykonawcy. Można go również rozciągnąć, ponieważ proces planowania projektu może wymagać zmian w umowie. Wszystkie te zmiany i poprawki, a także wstępne negocjacje, spotkania i nie tylko, wchodzą w zakres administrowania kontraktami.

Kim jest administrator umowy?

Administratorem umowy jest zazwyczaj osoba trzecia posiadająca rozległą wiedzę z zakresu finansów przedsiębiorstw i prawa umów. Klient lub ktoś z zespołu klienta może czasami działać jako administrator umowy, ale nie jest to zalecane. W takim przypadku administracja kontraktem może szybko stać się jednostronna i stronnicza. Może to prowadzić do animozji między właścicielem a budowniczym.

Administratorzy kontraktu są zatrudniani jako „pośrednicy” dla właścicieli projektów, wykonawców lub podwykonawców w celu reprezentowania i komunikowania obu ich oczekiwań. Osoby te określają najlepsze sposoby uszczęśliwienia obu stron, a nawet negocjują dla każdej ze stron, jeśli to konieczne.

Obowiązki administratora kontraktu różnią się w zależności od kontraktu i rodzaju projektu budowlanego. Każdy kontrakt będzie miał unikalny zestaw wymagań. Spójnym czynnikiem jest jasne określenie warunków umowy oraz zapewnienie komunikacji i dobrych relacji między zamawiającym a wykonawcą.

Jaka jest rola administratora umowy?

Pomyśl o administratorze umowy jako bezstronnym mediatorze. Podczas tworzenia umowy mogą wystąpić błędy, spory i nieporozumienia. Zadaniem administratora kontraktu jest nadzorowanie tego, co się dzieje i stworzenie możliwie najlepszej wersji kontraktu.

Pod wieloma względami administrator kontraktowy jest jak doradca pary. Nie musi być koniecznie jakiś problem, aby para mogła skorzystać z poradnictwa. Ale najczęściej pracodawcy i wykonawcy będą wymieniać warunki, zamówienia, ceny i inne rzeczy, dopóki obie strony nie będą zadowolone. Posiadanie osoby zajmującej się zarządzaniem tymi dyskusjami sprawia, że ​​proces przebiega płynniej.

Oto kilka przykładów czynników, za które będzie odpowiedzialny administrator kontraktu:

• Zarządzanie sporami
• Dostarczanie aktualizacji umowy
• Koordynacja z różnymi działami, takimi jak zespół prawny
• Podejmowanie uczciwych, bezstronnych decyzji
• Analiza ryzyka
• Ustalanie standardów jakości
• Komunikowanie oczekiwań
• Ustalanie spotkań

Administrator kontraktu jest po to, aby ułatwić życie, stworzyć silniejszy dokument i zainicjować silną relację pracodawca/wykonawca. Ta umowa może spowodować lub przerwać projekt jako całość. Błędy w komunikacji i nieporozumienia są głównymi przyczynami niepowodzenia projektu, a świetny administrator kontraktu może temu zapobiec.

Administracja kontraktami a zarządzanie kontraktami

Administrowanie umowami jest często mylone z zarządzaniem umowami, ale nie są to synonimy. Administrowanie umową to proces, który ma miejsce tylko przed sfinalizowaniem umowy. Po sfinalizowaniu umowy rozpoczyna się zarządzanie umową.

Administrator umowy jest odpowiedzialny za zapewnienie obu stronom zadowolenia z umowy, którą wspólnie tworzą. Z kolei kierownik kontraktu zajmuje się umowami w trakcie samego projektu. Przybiera to formę odpowiadania na pytania, dokonywania zmian i mediowania konfliktów. Te dwie role wymagają różnych zestawów umiejętności i dlatego są dwiema różnymi rolami.

Najlepsze praktyki w zakresie administrowania kontraktami

Administracja kontraktem będzie wyglądać inaczej w zależności od projektu, ponieważ każda umowa będzie miała inne warunki, umowy, cele itp. Mimo to istnieje kilka podstawowych zasad, które mają zastosowanie do wszystkich rodzajów zarządzania kontraktami:

• Zapoznaj się z projektem: Aby zarządzać umową, administrator umowy musi ją zrozumieć w kontekście projektu. W ten sposób są w stanie odpowiedzieć na pytania, które mogą pojawić się po ich zakończeniu i dostosować swoje strategie w zależności od typu projektu, wielkości itp. Są również lepiej przygotowani do odpowiadania na pytania każdej ze stron umowy.
• Przygotuj się na nieoczekiwane rezultaty: Administrator kontraktu może podjąć kilka dodatkowych środków ostrożności, aby być o krok do przodu. Zarządca budowy powinien przygotować się na sytuację, w której zleceniodawca lub wykonawca zechce dokonać istotnych zmian w kontrakcie. Kiedy i jeśli tak się stanie, najlepiej byłoby, gdyby administrator umowy miał już odpowiedź na ryzyko, aby kontynuować.
• Pozostań za cel: Ogólnie rzecz biorąc, administrator umowy jest osobą trzecią, więc może pozostać całkowicie neutralny, ale zdarzają się przypadki, gdy są częścią zespołu klienta lub kupującego. W takim przypadku administrator umowy musi włożyć dodatkowy wysiłek, aby zachować całkowitą obiektywność.

Jak ProjectManager pomaga w administrowaniu kontraktami

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które organizuje wszystko, co ma związek z Twoim projektem, od umów zawartych z dostawcami i wykonawcami po plany projektów i raporty. Dzięki naszemu potężnemu oprogramowaniu projekty budowlane i administracja kontraktami są znacznie łatwiejsze.

Przechowuj pliki

ProjectManager ułatwia przesyłanie wszystkich ważnych dokumentów w jednej centralnej lokalizacji. Obejmuje to Twoją umowę na wszystkich jej etapach. Oznacza to koniec przeskakiwania między różnymi zakładkami i oknami w celu odwoływania się do kluczowych dokumentów i korespondencji. Po przesłaniu dokumentów do naszego narzędzia możesz dodawać komentarze i oznaczać użytkowników, aby niczego nie przegapili.

Plan

Gdy wszystkie Twoje dokumenty znajdują się w jednym miejscu, możesz również odwoływać się do planów projektów, harmonogramów i nie tylko podczas pisania umowy. W szczególności plan projektu będzie zawierał istotne informacje, które należy zawrzeć w dokumencie końcowym. Monitoruj postępy swojego projektu na naszych solidnych wykresach Gantta i odpowiednio aktualizuj umowy, wszystko za pomocą jednego narzędzia.

Tor

Pulpity nawigacyjne ProjectManagera w czasie rzeczywistym dają kierownikom projektów budowlanych widok z lotu ptaka na wyniki projektu, aby zapewnić, że wykonawcy przestrzegają warunków umów. Z nami otrzymujesz funkcje ułatwiające zarówno administrowanie kontraktami, jak i zarządzanie projektami budowlanymi.

powiązana zawartość

Administracja kontraktami jest bardzo ważna w różnych branżach. Dopóki istnieją właściciele projektów, wykonawcy i podwykonawcy, będziesz potrzebować umów, aby skutecznie zarządzać projektami. Oto kilka przykładów powszechnie stosowanych umów dotyczących zarządzania projektami.

• Umowa o zwrot kosztów
• Umowa na czas i materiały
• Koszt plus umowa
• Umowa o stałej cenie
• Produkcja kontraktowa

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga w bardziej wydajnym prowadzeniu projektów. Od wykresów Gantta online do wizualnego planowania po platformę współpracy, która pomaga zespołom lepiej współpracować, obejmuje każdy aspekt zarządzania projektem. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów już korzystających z naszego narzędzia i weź udział w 30-dniowej wersji próbnej już dziś.