Czym jest ERP i jakie są jego zalety, z których musi skorzystać każda firma?

Wstęp

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa, w skrócie ERP, to rodzaj oprogramowania, które umożliwia każdej firmie integrację i zarządzanie podstawowymi procesami biznesowymi na jednej, scentralizowanej platformie. System ten umożliwia organizacjom automatyzację i usprawnienie procesów, ograniczenie ręcznej interwencji i poprawę wydajności w różnych obszarach działalności, takich jak księgowość, zasoby ludzkie, zarządzanie łańcuchem dostaw, zarządzanie relacjami z klientami, produkcja i wiele innych działów. ERP posiada dedykowany moduł, który może pomóc każdemu działowi.

Oprogramowanie ERP oferuje kilka funkcji i modułów, które można dostosować do konkretnych potrzeb firmy. Podstawowym celem wdrożenia systemu ERP jest ułatwienie przepływu danych i komunikacji w organizacji poprzez zapewnienie jednolitego widoku wszystkich operacji biznesowych.

W ostatnich latach nastąpiła zmiana sposobu wykonywania pracy. Wcześniej praca była wykonywana w natłoku chwil iw tym czasie nie było łatwo śledzić, co się dzieje iw jakim czasie jaka praca została wykonana. Jednak przy użyciu rejestratorów i innych narzędzi dzisiejsi pracodawcy mogą łatwo śledzić swoich menedżerów i dyrektorów oraz innych liderów. Oznacza to, że praca może być spójna, a jednostki bardziej skoncentrowane na swoich indywidualnych celach. Dodatkowo, cyfrowe metody komunikacji mogą być wykorzystane do zmniejszenia potrzeby specyficznej komunikacji między menedżerami a pracownikami, która może być czasochłonnym i opóźnionym sposobem komunikacji.

Ewolucja ERP

Systemy ERP ewoluowały w czasie, począwszy od wczesnych lat 60., kiedy firmy zaczęły używać komputerów typu mainframe do zarządzania swoimi operacjami. W latach 80-tych firmy zaczęły zdawać sobie sprawę z korzyści płynących ze stosowania zintegrowanego oprogramowania i zaczęły pojawiać się systemy ERP, to właśnie w tym momencie ERP jako system zaczął zyskiwać uznanie. Pierwszy system ERP, Planowanie Zapotrzebowań Materiałowych (MRP), został zaprojektowany do zarządzania zapasami i planowaniem produkcji w firmach produkcyjnych.

Z biegiem lat systemy ERP ewoluowały, obejmując więcej funkcji i funkcjonalności. Obecnie systemy oprogramowania ERP można dostosować do konkretnych potrzeb różnych branż, w tym handlu detalicznego, opieki zdrowotnej, finansów, logistyki i wielu innych.

Obecnie w świecie ERP zachodzi kilka dużych zmian i wszystkie one mają jedną wspólną cechę: wszystkie opierają się na założeniu, że im więcej, tym lepiej.

Pierwsza zmiana polega na tym, że firmy stają się coraz bardziej wymagające w stosunku do ludzi, którzy kupują i sprzedają za pośrednictwem systemu ERP. Zapotrzebowanie na oprogramowanie rośnie z roku na rok w ciągu ostatnich kilku lat i chociaż wciąż jest wiele osób, które nie rozumieją lub nie używają ERP, to imponująco rośnie.

Druga zmiana polega na tym, że branża staje się coraz bardziej zróżnicowana. To, co kiedyś było uważane za „gorący” obszar w ERP, teraz wydaje się być bardziej ogólnym obszarem zainteresowania firm. Wynika to z rosnącego zapotrzebowania na oprogramowanie i bardziej ogólnego obszaru zainteresowania dla firm, które rozumieją ERP.

Trzecia i ostatnia zmiana polega na tym, że branża staje się bardziej konkurencyjna. Dlatego ERP jest coraz częściej aktualizowany i dlatego tak wiele nowych start-upów i istniejących firm rozszerza swoje usługi, aby zapewnić własne wersje ERP.

Wszystkie te zmiany są po prostu wynikiem zrozumienia, że ​​ERP stale ewoluuje i będzie ewoluować, aby wyprzedzić konkurencję. Dlatego ważne jest, aby o tym pamiętać podczas pracy z tą stale rozwijającą się dziedziną ERP.

Rodzaje systemów ERP

Systemy ERP można podzielić na dwie główne kategorie: lokalne i oparte na chmurze.

1. Lokalny system ERP:

Ten typ systemu ERP jest zwykle instalowany i hostowany lokalnie na serwerach organizacji. Dostęp do oprogramowania można uzyskać tylko w sieci firmowej, a firmy mają pełną kontrolę nad swoimi danymi i dostosowywaniem systemu. Jednak lokalne systemy ERP wymagają znacznych inwestycji w sprzęt, infrastrukturę i konserwację.

Ten typ systemu ERP jest hostowany w chmurze, a firmy mogą uzyskiwać do niego zdalny dostęp przez Internet. Systemy ERP oparte na chmurze oferują kilka korzyści, w tym skalowalność, opłacalność i elastyczność. Firmy mogą wybrać model cenowy oparty na subskrypcji, który eliminuje potrzebę znacznych inwestycji z góry.

Istnieją trzy główne typy planowania zasobów ERP:

1. Rodzaje danych:

Dane są bardzo ważnym zasobem każdej firmy, każda informacja potrzebna do planowania i zarządzania biznesem jest niezwykle ważna. Obejmuje to dane potrzebne do spełnienia potrzeb biznesowych, takie jak dane potrzebne do obsługi klienta, pozycje wysłane przez klienta lub dane potrzebne do monitorowania zdolności kredytowej.

2. Koncepcje lub projekty dotyczące danych:

Jest to podejście stosowane w odniesieniu do sposobu tworzenia danych, uzyskiwania do nich dostępu, sortowania lub innej kombinacji danych wykorzystywanej do podejmowania decyzji. Jest to podejście stosowane w odniesieniu do lekkich danych, takich jak to, co jest potrzebne do analizy.

3. Planowane/oficjalne oddanie do użytku:

Jest to podejście stosowane w odniesieniu do tego, kiedy dane są wykorzystywane, jak długo są wykorzystywane i kiedy należy je usunąć z systemu.

Korzyści z systemów ERP

1. Zwiększona wydajność i produktywność:

Systemy ERP nie tylko automatyzują i usprawniają procesy biznesowe, ale także ograniczają ręczne interwencje i poprawiają dokładność. Prowadzi to do zwiększenia wydajności i produktywności, co skutkuje oszczędnościami kosztów i lepszą alokacją zasobów, zwiększając w ten sposób wydajność i ogólną produktywność wszystkich pracowników.

2. Lepsze podejmowanie decyzji:

Systemy ERP dostarczają dane i spostrzeżenia w czasie rzeczywistym, umożliwiając firmom podejmowanie lepszych decyzji w oparciu o dokładne i aktualne informacje. System ERP pomoże firmom zidentyfikować trendy, śledzić wydajność i możliwości rozwoju. Dzięki dokładnym danym i niemalże bezbłędnemu prognozowaniu na podstawie danych wejściowych poprawia się podejmowanie decyzji w organizacji.

3. Ulepszona obsługa klienta:

Systemy ERP pomagają firmom bardzo dobrze i w zorganizowany sposób zarządzać danymi klientów i interakcjami, umożliwiając im świadczenie spersonalizowanych usług i poprawę poziomu zadowolenia klientów. Integrując dane klientów z innymi operacjami biznesowymi, firmy mogą oferować bezproblemową obsługę klienta i kierować reklamy do grupy odpowiednich odbiorców z produktem, który jest bardzo przydatny do lepszej konwersji.

4. Lepsze zarządzanie zapasami:

Systemy ERP pomagają firmom zarządzać poziomami zapasów, zmniejszając w ten sposób ryzyko wyczerpania zapasów i przepełnienia. Prowadzi to do oszczędności kosztów, lepszej obsługi klienta i lepszego wykorzystania zasobów w porównaniu do tych bez systemu ERP.

5. Lepsze zarządzanie finansami:

Systemy ERP pomagają firmom zarządzać danymi finansowymi, w tym zobowiązaniami, należnościami i księgą główną, a całą częścią finansową można zarządzać w jednym miejscu. Prowadzi to do dokładnej sprawozdawczości finansowej, lepszego zarządzania przepływami pieniężnymi i lepszego podejmowania decyzji finansowych w organizacji i między działami.

6. Lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw:

Systemy ERP pomagają firmom zarządzać całym łańcuchem dostaw, od zaopatrzenia, poprzez produkcję, aż po dostawę. Prowadzi to do lepszego zarządzania dostawcami, lepszego planowania produkcji i lepszych czasów dostaw.

7. Ulepszone zarządzanie projektami:

Systemy ERP pomagają firmom zarządzać projektami, w tym planowaniem, budżetowaniem i alokacją zasobów. Prowadzi to do lepszego planowania projektu, lepszej realizacji projektu i lepszych wyników projektu.

8. Zwiększona współpraca:

Systemy ERP umożliwiają bezproblemową współpracę różnych działów w organizacji, udostępniając wspólną platformę danych i komunikacji. Zwiększa to współpracę, poprawia komunikację i zmniejsza silosy.

9. Lepsza zgodność:

Systemy ERP pomagają firmom zachować zgodność z wymogami prawnymi i normami branżowymi, takimi jak Sarbanes-Oxley, HIPAA i ISO. Prowadzi to do zmniejszenia ryzyka i poprawy zgodności. Oznacza to również, że poprzez wdrożenie ERP można poprawić standardy całej branży, ponieważ każda organizacja miałaby system spełniający światowe standardy.

10. Poprawiona jakość danych:

Systemy ERP pomagają firmom zachować dokładność i bezpieczeństwo danych, udostępniając narzędzia do walidacji i weryfikacji danych. Prowadzi to do lepszej jakości danych, lepszego podejmowania decyzji i zmniejszenia liczby błędów.

11. Zwiększona skalowalność:

Systemy ERP można dostosowywać i skalować, aby sprostać zmieniającym się potrzebom firm, od małych start-upów po duże przedsiębiorstwa. Każda firma może korzystać z systemu ERP niezależnie od poziomu wdrożenia. ERP prowadzi do większej elastyczności, obniżonych kosztów IT i lepszej sprawności biznesowej.

12. Lepsza inteligencja biznesowa:

Systemy ERP zapewniają narzędzia do analizy danych i raportowania, które umożliwiają firmom analizowanie danych i identyfikowanie trendów. Prowadzi to do lepszej analizy biznesowej, lepszego prognozowania i lepszego podejmowania decyzji.

13. Ulepszone zarządzanie dostawcami:

Systemy ERP pomagają firmom zarządzać relacjami z dostawcami, począwszy od zaopatrzenia po cykle płatności. System ERP prowadzi również do lepszego wyboru dostawcy, lepszych negocjacji kontraktowych i lepszej wydajności dostawcy.

14. Ulepszone zarządzanie pracownikami:

Systemy ERP pomagają firmom zarządzać danymi pracowników, w tym płacami, świadczeniami i wynikami. Prowadzi to do lepszego zaangażowania pracowników, poprawy retencji i obniżenia kosztów HR. Jest to naprawdę pomocne w śledzeniu wydajności i przydzielaniu zadań w przyszłości.

15. Ulepszone zarządzanie ryzykiem:

Systemy ERP pomagają firmom zarządzać ryzykiem, dostarczając danych i analiz w czasie rzeczywistym. Prowadzi to do lepszej oceny ryzyka, lepszego ograniczania ryzyka i zmniejszenia ryzyka biznesowego. System ERP może zawczasu ostrzec firmę o ryzyku, ale nie pomoże całkowicie go uniknąć.

16. Lepsze zarządzanie danymi:

ERP zapewnia firmom dostęp w czasie rzeczywistym do krytycznych danych, które są również scentralizowane, co umożliwia lepszą analizę i podejmowanie decyzji. Pozwala również firmom analizować dane z różnych działów, co może ujawnić nowe spostrzeżenia i możliwości rozwoju.

17. Obniżone koszty:

ERP eliminuje zbędne wprowadzanie danych i usprawnia procesy biznesowe, co może prowadzić do znacznych oszczędności kosztów. Może również pomóc firmom zidentyfikować obszary, w których mogą obniżyć koszty, na przykład poprzez zmniejszenie poziomu zapasów lub optymalizację procesów łańcucha dostaw.

Wniosek

Podsumowując, ERP bardzo ewoluował i będzie nadal ewoluował, aby udoskonalać firmy. Do wyboru są dwie opcje wdrożenia, lokalna lub oparta na chmurze, które całkowicie zależą od preferencji biznesowych. Różne korzyści oferowane przez ERP to lepsze zarządzanie danymi, obniżone koszty, lepsze zarządzanie pracownikami, skalowalność, lepsze zarządzanie finansami i wiele innych, które są niezbędne do stworzenia przewagi konkurencyjnej nad konkurencją.