Co to jest planowanie organizacyjne w zarządzaniu projektami?

Jeśli chcesz założyć lub rozwinąć firmę (lub po prostu utrzymać rentowność firmy), potrzebujesz biznesplanu. Ale nie wszystkie plany są takie same. Jeśli potrzebujesz zdefiniować swój biznes i jego cele, musisz skorzystać z planowania organizacyjnego.

To planowanie zapewnia jasną drogę naprzód. Kiedy organizujesz różne działy swojej firmy, wszyscy wiedzą, jakie są ich funkcje – oraz zadania i procesy niezbędne do osiągnięcia Twoich celów biznesowych.

Co to jest planowanie organizacyjne?

Planowanie organizacyjne to sposób, w jaki właściciele firm organizują codzienną działalność firmy. Może to obejmować zarówno proste rzeczy, jak powód istnienia firmy, jak i bardziej złożone kwestie, takie jak ustalanie celów, aby zrealizować konkretny cel. Używasz planu organizacyjnego jako ramy do tworzenia zadań, które po wykonaniu pozwolą firmie osiągnąć swój cel.

Planowanie organizacyjne jest często wykorzystywane do poprawy ogólnej działalności firmy, ale firma może skierować ją na swoich pracowników, finanse lub produkty. Istnieją zatem różne rodzaje celów planowania organizacyjnego; od rozwoju siły roboczej i planowania finansowego po produkty, usługi i planowanie ekspansji.

To dużo danych do uporządkowania. ProjectManager posiada interaktywne wykresy Gantta, które pomagają uporządkować wszystkie te informacje, stworzyć plan funkcjonalny i skutecznie nim zarządzać. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!

Dlaczego planowanie organizacyjne jest ważne

Nie trzeba dodawać, że im lepiej zorganizujesz swoją firmę, tym lepiej Twoja firma działa. Planowanie organizacyjne jest ważne, ponieważ pozwala firmom rozwijać efektywne planowanie i osiągać wyznaczone cele.

Posiadanie planu organizacyjnego jest również pomocne, ponieważ przygotowana firma lepiej reaguje na zmiany w miejscu pracy. Ponadto planowanie organizacji wyjaśnia role, obowiązki i oczekiwania wszystkich w firmie. Pomaga to kierownictwu upewnić się, że spełniają określone kryteria.

Ponieważ planowanie organizacyjne tworzy strukturę, w której relacje między zespołami a menedżerami są jasno określone, może również ujawnić, gdzie występują jakiekolwiek niedociągnięcia, problemy lub zobowiązania. Firma może wtedy rozwiązać te ograniczenia ścięgna podkolanowego.

Typowe procesy planowania organizacyjnego

Te fazy planowania organizacyjnego są zdefiniowane w tych czterech procesach:

1. Planowanie strategiczne: to całościowa perspektywa dla firmy. Tutaj definiujesz cele firmy. Cele muszą być zgodne z ogólną misją, wizją i wartościami firmy. Ten proces obejmuje wyższe kierownictwo, chociaż możesz włączyć pracowników do dyskusji.
2. Planowanie taktyczne: Następnie dyskusja dotyczy sposobu realizacji opracowanego planu. Są to cele bardziej krótkoterminowe, zwykle nie dłuższe niż rok. To tutaj kierownictwo średniego szczebla przejmuje kontrolę, jeśli chodzi o tworzenie planów i kampanii marketingowych.
3. Planowanie operacyjne: Teraz doszliśmy do codziennych operacji niezbędnych do wykonania planu taktycznego. To tutaj ustalasz harmonogramy pracy, zasady, zasady i przepisy dla pracowników. Przypisujesz również określone zadania i tworzysz protokół do śledzenia pracy.
4. Planowanie awaryjne: Ważne jest, aby mieć jeden lub dwa plany tworzenia kopii zapasowych na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń lub problemów, które uniemożliwiają wykonanie pierwotnego planu. Poświęć czas na myślenie o możliwych zagrożeniach i reakcjach. Zdarzenia obejmują klęski żywiołowe, awarie oprogramowania lub odejście dyrektora wyższego szczebla z firmy.

Jak zrobić plan organizacyjny

Cztery fazy procesu planowania organizacyjnego tworzą ramy, ale istnieją różne etapy tworzenia planu organizacyjnego:

1. Zacznij od celów i zadań firmy: Gdzie chcesz być w perspektywie krótko- i długoterminowej?
   Następnie zbierz zespół, który poprowadzi wykonanie, śledzenie i postęp planu.
2. Utwórz wykres ilustrujący strukturę organizacyjną planu: Udostępnij go całej firmie i na bieżąco informuj o postępach, gdy osiągasz cele długoterminowe i krótkoterminowe.
3. Zdefiniuj cele i zadania firmy: zrób tę szczegółową listę, aby pomóc wszystkim zrozumieć cele i zadania, a także ich udział w ich realizacji.
4. Utwórz listę zadań z rolami dla wszystkich członków zespołu: przydziel im zadania i upewnij się, że zespół rozumie, czego się od nich oczekuje.
5. Sprawdź, gdzie obecnie znajduje się firma: Jakie procesy są w tej chwili wdrożone? Przeglądanie tego pozwala zespołowi zobaczyć, co musi zrobić, aby osiągnąć cele rozwoju firmy.
6. Weź to, co zebrałeś i umieść to w dokumencie: Użyj tego, aby śledzić postępy podczas wykonywania planu organizacji.

Jak przekazać swój plan organizacyjny zespołowi?

Po utworzeniu planu organizacyjnego musisz przekazać go zespołowi. To kluczowy krok. Jeśli wdrożysz plan bez zrozumienia go przez wszystkich, możesz mieć problemy, które mogą wykoleić cały plan.

Jednym ze sposobów, aby wszyscy byli na tej samej stronie, jest zwołanie spotkania całej firmy. Miej napięty program, który szczegółowo opisuje plan organizacyjny i uzyskaj informacje zwrotne od obecnych. Możesz także utworzyć jeden arkusz i rozesłać go przed spotkaniem lub w jego trakcie.

Jeśli Twoja firma ma oprogramowanie do zarządzania projektami, możesz wprowadzić całą firmę w plan organizacyjny, przydzielić zadania i komunikować się za pośrednictwem narzędzia, jeśli mają jakieś pytania. Następnie, gdy wdrażasz plan organizacyjny, możesz śledzić postępy i zapewnić, że wszyscy pozostaną w komunikacji.

Jak ProjectManager pomaga w planowaniu organizacyjnym

ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze z wieloma widokami projektów, które pozwalają menedżerom i ich zespołom wybrać narzędzie, z którym chcą pracować. Bez względu na to, z którego korzystają, dane są udostępniane na całej platformie, dzięki czemu wszyscy pracują na najbardziej aktualnych danych.

Rozłóż całe plany na wykresach Gantta

Rozpocznij planowanie od organizowania zadań i dodawania terminów. Wykresy Gantta to tradycyjne narzędzie do umieszczania całej pracy na osi czasu, ale nie wszystkie wykresy Gantta są takie same. Widok projektu wykresu Gantta ProjectManagera pozwala filtrować ścieżkę krytyczną bez żadnych skomplikowanych obliczeń. Widzisz, co jest niezbędne, a co możesz pominąć, jeśli czas i pieniądze staną się problemem.

Ustaw linie bazowe, aby śledzić postęp

Po zakończeniu harmonogramu możesz ustawić linię bazową. Pozwala to uchwycić zaplanowany wysiłek związany z zadaniami, kosztami zasobów i nie tylko. Oznacza to, że gdy zaczniesz realizować swój plan, możesz porównać rzeczywisty wysiłek z zaplanowanym wysiłkiem, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze.

Uzyskaj dane w czasie rzeczywistym z pulpitów nawigacyjnych i raportów

Aby mieć oko na postęp i wydajność, skorzystaj z pulpitu nawigacyjnego ProjectManagera. Zbiera dane, automatycznie je oblicza i wyświetla na czytelnych wykresach i wykresach. W przeciwieństwie do innych programów, nie musisz konfigurować pulpitu nawigacyjnego; działa od samego początku.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które zawiera wszystko, czego potrzebujesz do planowania, realizacji i śledzenia planu organizacji. Dzięki grafikom, automatycznym powiadomieniom i tablicom Kanban menedżerowie uzyskują przejrzystość, a zespoły mają autonomię w zarządzaniu swoimi zadaniami. Zobacz, jak ProjectManager może pomóc Ci w planowaniu organizacji i skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego już dziś.