Co to jest księgowanie projektów? Zasady, metody i więcej

Aby trzymać się budżetu projektu, musisz śledzić koszty. Rachunkowość projektów, podobnie jak rachunkowość ogólna, jest metodą, dzięki której kierownicy projektów mogą zarządzać finansami projektów.

Rachunkowość projektu to nie to samo, co równoważenie książeczki czekowej lub nawet szukanie usług certyfikowanego księgowego, ponieważ jest to unikatowe rozwiązanie dla zarządzania projektami. Przyjrzyjmy się, czym jest konto projektu oraz jakie są jego zasady i metody.

Co to jest księgowanie projektów?

Rachunkowość projektu dotyczy wszystkich elementów związanych z transakcjami finansowymi w projekcie. Obejmuje to wszystko, od kosztów projektu, rozliczeń i przychodów. Kierownicy projektów i księgowi korzystają z rachunkowości projektowej podczas wykonywania zadań finansowych na projektach. Kierownictwo otrzymuje regularne raporty na temat postępów i tego, czy księgowość projektu jest skuteczna.

Stosowanie rachunkowości projektu jest niezbędne w zarządzaniu budżetem projektu; kierownicy projektów używają go, aby być na bieżąco z kosztami bezpośrednimi, kosztami ogólnymi i przychodami projektu. Tak jak kierownik projektu monitoruje harmonogram i zakres projektu, śledzi również te transakcje finansowe, aby upewnić się, że mieszczą się w budżecie i wprowadza niezbędne korekty, aby uniknąć nadmiernych wydatków.

W tym celu na etapie planowania projektu należy utworzyć plan księgowania projektu. Plan przedstawia wszystkie koszty i harmonogramy monitorowania i śledzenia tych kosztów podczas realizacji projektu, w tym pieniędzy wydanych na zasoby, takie jak zespół projektowy, sprzęt i inne.

Tworząc plan projektu, potrzebujesz narzędzi do zarządzania projektami, aby uporządkować koszty związane z dostarczeniem produktu lub usługi na czas iw ramach budżetu. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami z interaktywnymi wykresami Gantta, które pomagają zaplanować każdy etap projektu na wizualnej osi czasu. Istnieją funkcje umożliwiające planowanie i zarządzanie kosztami i zasobami, zarówno ludzkimi, jak i nieludzkimi. Ustaw linię bazową, aby w czasie rzeczywistym śledzić planowane koszty w stosunku do kosztów rzeczywistych. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Jak działa księgowanie projektów?

Rachunkowość projektu polega na tworzeniu szczegółowego planu kosztów projektu i zarządzaniu nimi przez cały czas realizacji projektu, aby upewnić się, że mieścisz się w budżecie. Odbywa się to poprzez monitorowanie kosztów projektu i śledzenie rozbieżności między planowanymi a rzeczywistymi kosztami.

Dokumentacja jest wymagana do rejestrowania kosztów projektu, które są ponoszone w trakcie projektu. Jak już zauważono, śledzenie rzeczywistych wydatków i przychodów projektu pomaga porównać je z kosztami ustalonymi w planie, ale przyjrzymy się również przyszłym kosztom zakontraktowanych harmonogramów dostaw i terminów realizacji.

Rozliczanie projektów obejmuje dokumentowanie daty podpisania umów prawnych z klientem, śledzenie uzyskanych przychodów z umów sprzedaży oraz identyfikację kosztów związanych z każdą fazą projektu. Krótko mówiąc, księgowość projektu śledzi pieniądze z planu projektu, poprzez realizację, ze szczegółową dokumentacją i korektami, aby pomóc Ci trzymać się budżetu.

Zasady rachunkowości projektu

Jak w każdej metodzie zarządzania projektami, istnieją zasady, które pomagają inicjować, planować i ustalać mierniki księgowości w projektach, jak wykonywać umowy, unikać rozszerzania zakresu i zamykania projektów. Istnieje osiem głównych zasad księgowania projektów, które opisaliśmy poniżej.

1. Zasada kosztu: Podczas rejestrowania kosztów projektu użyj oryginalnej wartości zamiast prognozowanej wartości rynkowej. Chcesz uchwycić poniesiony koszt, a nie potencjalny koszt.
2. Zasada dopasowania: przychody i wydatki powinny z czasem odpowiadać odpowiednim kosztom. Przypisując wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu, podaj okres w projekcie, w którym zespół poniósł wydatki.
3. Zasada konsolidacji: Aby zapewnić spójność ogólnych kosztów projektu, pogrupuj wszystkie powiązane projekty razem. Osiągnij to poprzez systematyczny proces ustalania przychodów i kosztów z innymi stronami, aby skonsolidować działania finansowe projektu na jednym koncie.
4. Zasada pełnego ujawnienia: Chcesz zapisać wszystko, co jest istotne w swoich sprawozdaniach finansowych, aby zapewnić przejrzystość finansów projektu. Pomaga to w rozliczaniu interesariuszy projektu.
5. Zasada ostrożności: Ta zasada wymaga podania kwoty przychodów i wydatków, która stanowi najlepsze oszacowanie tego, jak duże przychody lub koszty mogą faktycznie wystąpić w trakcie realizacji projektu.
6. Zasada odpowiedzialności: Upewnij się, że uwzględniłeś wszystkie koszty związane z przyszłymi zobowiązaniami projektu. Może to obejmować wszelkie kary umowne i kary likwidacyjne związane z naruszeniem umowy. Innymi słowy, ponosisz odpowiedzialność za te koszty, jeśli je poniesiesz.
7. Zasada kontroli: Musisz stosować procedury i procesy podczas monitorowania działań finansowych projektu, aby upewnić się, że przestrzegasz przepisów. Dzięki temu menedżerowie mogą śledzić rzeczywiste koszty projektu i dostosowywać zdarzenia jednorazowe, aby utrzymać się w budżecie.
8. Zasada alokacji zasobów: Zasada ta stanowi, że zasoby mogą być przydzielone do więcej niż jednego projektu. Menedżerowie projektów mogą przydzielić tę samą ilość zasobów do różnych projektów, jeśli wiąże się to z korzyścią finansową i niewielkim ryzykiem, zamiast kontynuować realokację pieniędzy w czasie do projektów.

Rachunkowość projektu a rachunkowość finansowa

Rachunkowość projektów i bardziej ogólna rachunkowość finansowa mają wiele wspólnych cech, ale nie są tym samym. Tak, obaj zajmują się kosztami i wydatkami, ale kontekst i wykonanie różnią się na tyle, że warto zbadać niektóre z tych różnic.

Na początek jest inny harmonogram rozliczeń projektów i rozliczeń finansowych. Rachunkowość projektu dotyczy projektu, który ma datę rozpoczęcia i datę zakończenia. Oznacza to, że praca księgowa kończy się wraz z zakończeniem projektu. Rachunkowość finansowa działa w okresach przez cały rok obrotowy, co różni się w zależności od firmy.

Sprawozdawczość też jest inna. W rachunkowości projektów raportowanie opiera się na rezultatach. Rachunkowość finansowa ma też raporty, tylko one patrzą na inne aspekty prowadzenia firmy. Są bardziej zainteresowani zyskami i stratami, które nie mają związku z księgowaniem projektów.

Istnieją również rozbieżne hierarchie kosztów. Na przykład hierarchie kosztów księgowania projektów są oparte na zadaniach i projektach, podczas gdy hierarchie księgowości finansowej są oparte na działach i centrach kosztów.

Analiza porównawcza jest trudna w projektach, ale łatwa w rachunkowości finansowej. W rzeczywistości poziomy zrozumienia również są różne. Interesariusze i sponsorzy projektów często nie rozumieją, w jaki sposób wydawane są pieniądze na projekty, ale pożyczkodawcy mają jasność co do zasad rachunkowości finansowej.

Metody ujmowania przychodów w rachunkowości projektu

Rozpoznawanie przychodów w księgowaniu projektów opiera się na tym, kiedy klient powinien zapłacić, czy to z góry, w trakcie projektu, czy po zakończeniu ostatecznej dostawy. Rozpoznawanie przychodów liczy przychody dopiero po zarobieniu pieniędzy. Istnieje kilka metod ujmowania przychodów księgowych projektu, z których najczęstsze wymieniono poniżej.

Podstawa sprzedaży

Ta metoda rozpoznaje przychód po dokonaniu sprzedaży. Oznacza to, że w momencie zakupu rozpoznajesz swoje przychody. Można to zrobić za pomocą gotówki lub kredytu przy dostawie towarów lub usług. Jest to powszechne w sklepach detalicznych, ale może również dotyczyć elementów dostarczanych w ramach projektu.

Rata

Plan ratalny jest znany każdemu, kto posiada kredyt hipoteczny lub kupił duże maszyny i spłacił je przez pewien czas. Wiąże się to z ryzykiem, ponieważ nie ma pewności, że płatność zostanie dostarczona regularnie. Ta metoda oznacza, że ​​przychód jest rozpoznawany w momencie jego dostarczenia jako procent całkowitego przychodu. Może to trwać miesiące, a nawet lata.

Procent ukończenia

Ta metoda jest często stosowana przy dużych lub długoterminowych projektach. Pozwala firmie rozpoznać przychód według kamieni milowych, które wskazują postęp w projekcie. Umowy dotyczące tej metody są szczegółowo opisane, aby jasno określić, kiedy ma miejsce ujmowanie przychodów. Pozwala to na rozpoznanie przychodu, gdy przychodzi, zamiast czekać do końca długiego projektu.

Zakończony kontrakt

Tutaj osiągasz przychody po tym, jak wszystko zostało dostarczone, a interesariusze lub klienci są usatysfakcjonowani. Jest to najczęściej spotykane w projektach krótkoterminowych lub w przypadku przedłużonej gwarancji. Może również stać się metodą domyślną, gdy inne, takie jak metoda procentowa ukończenia, zawodzą z powodu braku jasności.

Odzyskiwanie kosztów

Gdy nie można oszacować kosztów towarów i usług w kontrakcie, nazywa się to odzyskiwalnością kosztów. Bardziej konserwatywne podejście do rozpoznawania przychodów przynosi efekty dopiero po ponownym połączeniu wszystkich kosztów związanych z projektem.

Rola księgowego projektu

Rozliczanie projektu jest zwykle prowadzone przez kierownika projektu i księgowego projektu, w zależności od wielkości projektu i organizacji goszczącej projekt. Księgowi projektu są odpowiedzialni za monitorowanie procesu projektu, śledzenie odchyleń i zatwierdzanie wydatków.

Księgowi projektu zapewniają również, że rozliczenia projektu są wykonywane prawidłowo i dostarczane do klientów, a także zapewniają otrzymanie płatności. Często są odpowiedzialni za raportowanie projektu i utrzymanie wszystkich istotnych dochodów i wydatków związanych z projektem, a także nadzorują ewidencję projektów i umowy, aby zapewnić ich przestrzeganie.

Ponadto księgowi projektu dokonują przeglądu procesów zarządzania kontami i pracy z audytorami. Obowiązkiem księgowego projektu jest opracowanie systemów finansowych wraz z zespołem IT, aby były bardziej przyjazne dla użytkownika.

Korzyści księgowe projektu

Znaczenie rachunkowości projektu jest jasne; koszt to jedna trzecia potrójnego ograniczenia, a zarządzanie tymi finansami jest kluczem do pomyślnego zakończenia projektu. Wiedza o tym, ile wydajesz, pomoże Ci zmieścić się w budżecie, dlatego zrozumienie przepływu Twoich kosztów ma kluczowe znaczenie dla ich kontrolowania. Oto kilka innych korzyści płynących z rozliczania projektów.

• Uzyskaj wgląd w koszty, oferty i zakres nowych projektów
• Usprawnia zarządzanie zasobami
• Bądź na bieżąco z postępami i rentownością projektu
• Pomaga identyfikować problemy z projektami, aby szybko reagować
• Edukuje zespół projektowy w zakresie kosztów i rentowności projektu
• Usprawnia zarządzanie finansami organizacji
• Zmniejsza ryzyko i poprawia ogólne zarządzanie projektem

Jak ProjectManager pomaga w rozliczaniu projektów

Korzyści płynące z rozliczania projektów są oczywiste, ale wielu z nich nie da się osiągnąć bez odpowiednich narzędzi. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które przechwytuje dane w czasie rzeczywistym w celu bardziej wnikliwego podejmowania decyzji. Organizuj koszty i zasoby oraz monitoruj je w czasie rzeczywistym, aby lepiej zarządzać budżetem i zapewnić sukces interesariuszom.

Usprawnij płatności i czas śledzenia

Skorzystaj z naszych grafików, aby pomóc Ci zarządzać swoimi zasobami. Po przesłaniu grafiku jest on blokowany do momentu zatwierdzenia przez upoważnionego menedżera. Śledzi również, kto nad czym pracuje, i prezentuje zaległe zadania oraz ogólne obciążenie pracą. Możesz zobaczyć, kto jest zajęty i kto ma zdolność wykonywania większej liczby zadań, z których wszystkie są ważne dla planowania zdolności produkcyjnych i śledzenia wydatków.

Uzyskaj ogólny wgląd w koszty i nie tylko

Podczas gdy lekkie narzędzia programowe wymagają ręcznej konfiguracji pulpitu nawigacyjnego, nasze są gotowe do użycia, gdy jesteś. Automatycznie przechwytuje i oblicza dane projektu, które są wyświetlane na kolorowych wykresach i wykresach. Możesz śledzić koszty w czasie rzeczywistym wraz z pięcioma innymi wskaźnikami projektu. Aby uzyskać bardziej szczegółowe dane, skorzystaj z naszych raportów za jednym kliknięciem dotyczących grafików, kosztów i nie tylko. Wszystkie raporty można filtrować, aby pokazać tylko te informacje, które chcesz zobaczyć i łatwo udostępniać zainteresowanym stronom, aby były aktualizowane.

ProjectManager pozwala tworzyć plan zarządzania kosztami, organizować zadania, zasoby i nie tylko. Możesz ustawić swój budżet i śledzić go w czasie rzeczywistym, tworząc szczegółowe raporty, które pomogą Ci dotrzymać harmonogramu i nie przekroczyć budżetu. Wszystkie Twoje potrzeby związane z księgowaniem projektów są wbudowane w naszą niezliczoną liczbę funkcji, które pomogą Ci planować, monitorować i raportować każdy aspekt Twojego projektu. Weź pod uwagę swój projekt dzięki jedynemu narzędziu do zarządzania projektami, jakiego potrzebujesz.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami dla zespołów hybrydowych. Nasza platforma współpracy pomaga lepiej współpracować, bez względu na to, gdzie, kiedy i w jakim dziale. Istnieje jedno źródło prawdy, które utrzymuje wszystkich na tej samej stronie. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów korzystających z naszego narzędzia, aby osiągnąć sukces w organizacjach tak różnych, jak NASA, Siemens i Nestle. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.