Co to jest współpraca projektowa? Narzędzia i wskazówki dotyczące współpracy zespołowej

Co to jest współpraca projektowa?

Współpraca projektowa to metoda, dzięki której zespoły i liderzy zespołów planują, koordynują, kontrolują i monitorują projekt, nad którym pracują. Ten proces wspólnego zarządzania projektami działa ponad granicami departamentów, korporacji i państw i pomaga zwłaszcza w projektach, które stają się coraz bardziej złożone.

Wraz z tendencją do zdalnych zespołów i przenoszenia danych na serwery w chmurze, współpraca projektowa, która zawsze była podstawą skutecznego zarządzania projektami, stała się jeszcze bardziej modnym hasłem. Ale co oznacza współpraca projektowa? Po prostu współpracować oznacza współpracować w celu osiągnięcia wspólnego celu. Brzmi jak praca nad projektem, prawda? Cóż, nie do końca.

Współpraca jest popularnym hasłem od kilku lat, ponieważ organizacje zdają sobie sprawę, że skuteczna współpraca zespołowa jest kluczem do innowacji. Pojawiły się nowe metody zarządzania projektami, które rozszerzają znaczenie współpracy zespołowej od prostej czynności wspólnej pracy do bardziej złożonej funkcji wzajemnego powiązania różnych zespołów projektowych w celu osiągnięcia nowych pomysłów, innowacyjnych praktyk i uzyskania doskonałych wyników. Metody te obejmują praktyki i narzędzia współpracy projektowej, które promują komunikację, dzielenie się pomysłami i przejrzystość dla zespołów lokalnych i zdalnych.

Dlaczego współpraca projektowa jest ważna dla zarządzania projektami?

Aby zrozumieć współpracę projektową w odniesieniu do zarządzania projektami, musimy najpierw dobrze zrozumieć, czym jest zarządzanie projektami. Tradycyjne zarządzanie projektami to proces, w którym kierownik projektu wraz ze swoim zespołem projektowym planuje, monitoruje i raportuje wykonanie projektu w ustalonym okresie czasu, znanym jako harmonogram projektu.

Jako kierownik projektu chcesz zachęcać do współpracy między członkami zespołu, ponieważ jest to dobre dla projektu i dobre dla zespołu projektowego. Tak, to Ty kontrolujesz proces podejmowania decyzji, ale ważne jest również zbudowanie środowiska współpracy przy projektach dla członków zespołu, aby mogli wspólnie pracować nad realizacją zadań i elementów dostarczanych.

W tym celu kierownicy projektów korzystają z oprogramowania do zarządzania projektami wyposażonego w funkcje zarządzania zadaniami i współpracy zespołowej. Przyjrzyjmy się najpopularniejszym narzędziom do współpracy projektowej i sposobom ich wykorzystania do zarządzania zespołami.

ProjectManager to oprogramowanie w chmurze, które łączy zespoły w czasie rzeczywistym. Dzięki wielu widokom projektu członkowie zespołu mogą pracować tak, jak chcą, a menedżerowie projektów uzyskują przejrzystość, której potrzebują, aby ich nie blokować. Tablice Kanban to wizualne narzędzia przepływu pracy, które pozwalają członkom zespołu zarządzać swoją pracą, a kierownikom projektów utrzymywać ich w pracy bez kosztownych opóźnień. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.

Narzędzia do współpracy w projektach

Narzędzia do współpracy projektowej można po prostu zdefiniować jako wszystkie funkcje oprogramowania, aplikacje i platformy do zarządzania zadaniami, komunikacji zespołowej i zarządzania zasobami, które umożliwiają kierownikom projektów zarządzanie przepływem pracy zespołów.

Tablice Kanban

Tablice Kanban to narzędzia do zarządzania zadaniami, które umożliwiają współpracę zespołową poprzez wizualizację przepływu pracy. To narzędzie do współpracy online dzieli cykl projektu na kolumny, w których zadania są reprezentowane jako koszyki.

Oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia menedżerom wgląd w pracę członków zespołu w czasie rzeczywistym, bez względu na to, gdzie się znajdują, i pomaga im wyłapywać wąskie gardła, które mogą następnie szybko rozwiązać poprzez realokację zasobów. W międzyczasie zespoły mogą zarządzać swoimi zaległościami i współpracować przy planowaniu zwinnych sprintów.

Wykresy gantta

Wykresy Gantta są podstawą tradycyjnego zarządzania projektami. Menedżerowie projektów używają ich do organizowania zadań, łączenia zależności i wyznaczania kamieni milowych podczas tworzenia harmonogramu projektu. Niektóre oprogramowanie do zarządzania projektami idzie jeszcze dalej, umożliwiając filtrowanie ścieżki krytycznej i ustawianie punktu odniesienia w celu śledzenia rozbieżności projektu podczas wykonywania planu projektu.

Posiadanie wielu widoków projektów, które umożliwiają kierownikom projektów planowanie z wyprzedzeniem za pomocą wykresów Gantta, a następnie umożliwienie zespołom pracy tak, jak chcą, czy to na tablicach kanban, listach zadań czy kalendarzach, tworzy most łączący zespoły hybrydowe i zapewnia wszystkim potrzebne narzędzia wykonali swoją pracę.

Kalendarz projektu

Kalendarz projektu podkreśla wszystkie ważne daty w projekcie. Może być również wykorzystany do zarządzania własną pracą i osobistymi terminami. Kiedy kalendarz projektu jest udostępniany, każdy może zobaczyć duży obraz i pozostać na tej samej stronie bez spotkań, e-maili i innych zakłóceń, które uniemożliwiają im produktywność.

Funkcje współpracy zespołowej

Istnieją inne funkcje współpracy zespołowej, które łączą jednego członka zespołu z drugim, niezależnie od tego, czy są w tym samym biurze, dziale, czy nawet na tym samym poziomie umiejętności. Zarządzanie dokumentami umożliwia zespołom hybrydowym udostępnianie dokumentów i wspólną pracę nad nimi. Powinni również mieć możliwość udostępniania plików, najlepiej dołączając je do zadania, nad którym pracują.

Komunikacja jest kluczem do współpracy. Rozmowy wideo, czat i komentarze do zadań realizowanych w czasie rzeczywistym tworzą wirtualną platformę współpracy, która łączy zespoły hybrydowe i promuje większą produktywność. Plusem jest również posiadanie powiadomień e-mail lub, jeszcze lepiej, w aplikacji, aby być na bieżąco bez konieczności opuszczania narzędzi do zarządzania projektami.

Wskazówki, jak poprawić współpracę zespołową

Współpraca nie dzieje się tak po prostu. Niezależnie od tego, czy członkowie Twojego zespołu są razem w tym samym biurze, czy pracują zdalnie w różnych strefach czasowych, sprawienie, by grupa pracowała jako jedna, wymaga czasu i praktyki. Istnieją sposoby na ułatwienie współpracy zespołowej. Oto kilka rzeczy, które możesz wypróbować.

1. Zajęcia integracyjne

Istnieją działania integracyjne, które przyspieszają tworzenie więzi między członkami zespołu. Może to być tak proste, jak zabranie wszystkich na lunch, aby wziąć udział w bardziej zorganizowanych grach, takich jak szarady, sport i tak dalej. Cokolwiek zdecydujesz się zrobić, powinno to nastąpić przed rozpoczęciem projektu, aby rozpocząć tworzenie bardziej współpracujących zespołów.

2. Skoncentruj się na komunikacji w zespole

Komunikacja to spoiwo, które spaja każde środowisko współpracy. Niezależnie od tego, czy są to regularne spotkania, konfigurowanie narzędzia do czatu w czasie rzeczywistym, czy nawet tablicy dyskusyjnej, musi istnieć sposób na szybkie rozpowszechnianie informacji wśród wszystkich, a także przechwytywanie opinii od członków zespołu.

3. Wyposaż swój zespół w odpowiednie narzędzia do zarządzania zadaniami

Zarządzanie zadaniami to sposób na to, aby zespoły pracowały nie tylko wspólnie, ale i wydajniej. Najlepiej mieć wiele narzędzi, z których może korzystać Twój zespół, takich jak tablice kanban, listy zadań itp. Jeśli wszystkie te widoki projektów są aktualizowane tymi samymi danymi w czasie rzeczywistym, pozwala to wszystkim lepiej współpracować z narzędziami są najbardziej wygodne.

4. Zarządzaj przepływem pracy członków zespołu

Przepływ pracy ma kluczowe znaczenie dla produktywności i współpracuje z narzędziami do zarządzania zadaniami. Posiadanie narzędzia do zarządzania zadaniami, takiego jak tablica kanban, sprzyja współpracy zespołowej i zapewnia kierownikom projektów przejrzystość ich procesu. Dzięki temu członkowie zespołu mogą pracować tak, jak chcą, zarządzając przepływem pracy, podczas gdy kierownicy projektów uzyskują wgląd w swoją pracę, aby upewnić się, że mają zasoby potrzebne do pracy na pełnych obrotach.

Gdzie odbywa się współpraca w ramach projektu?

Gdzie odbywa się współpraca projektowa? Krótka odpowiedź jest wszędzie. Dopóki w zespole projektowym jest więcej niż jedna osoba, wspólne zarządzanie projektami może istnieć, a nawet rozwijać się. Jednak ponieważ zespoły projektowe są coraz bardziej rozproszone ponad granicami, narzędzia do współpracy online mają kluczowe znaczenie dla zespołów zdalnych.

Teraz zespoły mogą łatwo udostępniać pliki w czasie rzeczywistym, spotykać się, rozmawiać, a nawet pracować nad skreślaniem elementów ze swoich list zadań w wirtualnej, współdzielonej przestrzeni. Należy jednak pamiętać, że narzędzia do wspólnego zarządzania projektami są tak dobre, jak Twój styl zarządzania. Współpraca zespołowa nie może być zautomatyzowana.

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania do wspólnego zarządzania projektami?

Pomyśl o współpracy jako o całości, która jest lepsza niż o sumie jej części. Jeśli zgromadziłeś silny zespół projektowy, środowisko oparte na współpracy przy zarządzaniu projektami tylko poprawi ich produktywność. Niektóre z korzyści płynących z oprogramowania do współpracy projektowej przedstawiono poniżej.

• Zwiększa produktywność: Narzędzia do współpracy w projektach umożliwiają kierownikom projektów równomierne przydzielanie zadań członkom zespołu, zamiast obciążać jednego członka zespołu zbyt dużą ilością pracy. Właściwe zarządzanie zadaniami daje zespołom więcej czasu, co ułatwia współpracę zespołową.
• Lepsze rozwiązywanie problemów: udostępnienie członkom zespołu narzędzi do współpracy projektowej w celu udostępniania plików i komunikacji w czasie rzeczywistym umożliwia im współpracę przy rozwiązywaniu problemów.
• Poprawia komunikację w zespole: Linie komunikacji, które wymagają ciągłej konserwacji lub wprowadzania w błąd, mogą zboczyć z drogi projektu. Narzędzia do współpracy projektowej ułatwiają przejrzystą komunikację między członkami zespołu projektowego i zapewniają rozwiązanie umożliwiające skuteczną komunikację nawet między zespołami zdalnymi.
• Świetne rozwiązanie dla zespołów zdalnych: jednym z większych kosztów w każdej organizacji jest wynajęcie lub zakup fizycznego biura, w którym każdy może pracować. Jednak dzięki internetowym narzędziom do współpracy przy projektach zespoły zdalne mogą współpracować w czasie rzeczywistym.
• Ułatwia budowanie zespołu: Wspierając współpracę zespołową, nie tylko budujesz relacje, ale także tworzysz lojalność, która pomaga budować oparte na współpracy środowisko zarządzania projektami.

Jak stworzyć wspólne środowisko zarządzania projektami

W porządku, jesteś w modnej współpracy zespołowej. Ale zamiast tylko mówić o tym, co możesz zrobić, aby pielęgnować klimat współpracy w zarządzaniu projektami w swojej firmie? Chociaż korzyści ze współpracy projektowej są oczywiste, ich wdrożenie może być trudne, zwłaszcza jeśli zarządzasz zespołami zdalnymi. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zapewnić zdrowy start współpracy projektowej w Twojej organizacji.

• Korzystaj z narzędzi do współpracy w projektach: stare nawyki ciężko umierają, ale musisz nakłonić swój zespół do odejścia od starych metod komunikacji, takich jak e-maile, i zaznajomienia się z bardziej interaktywnym i opartym na współpracy oprogramowaniem do zarządzania projektami.
• Komunikacja: Jako kierownik projektu wiesz, że dobra komunikacja jest podstawą wszystkiego, więc wiąże się to z zainstalowaniem środowiska współpracy. Musisz nie tylko odpowiednio się komunikować, ale także zapewnić swojemu zespołowi projektowemu narzędzia do współpracy.
• Szkol swój zespół projektowy: Jak uczyć się czegoś nowego, potrzebujesz wskazówek i wskazówek. Zorganizuj sesję szkoleniową dla swojego zespołu, aby nauczyć ich, jak używać i dlaczego potrzebują narzędzi do zarządzania projektami online, które umożliwiają współpracę w ramach projektu.
• Udostępnij: Na tym polega współpraca i nie zadziała, dopóki nie zburzysz wirtualnych ścian, które w przeszłości dzieliły członków zespołu. Na przykład udostępniaj swoje kalendarze, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie z terminami, spotkaniami itp.
• Zaewidencjonowanie: Kiedy prowadzisz projekt, nie ustalasz ścieżki i nie pozwalasz mu działać. To samo dotyczy wdrażania współpracy zespołowej. Dlatego musisz monitorować i regularnie spotykać się z nimi, aby odpowiadać na pytania i śledzić ich postępy.

Cóż, masz to. Współpraca projektowa to prawdziwa rzecz i działa ręka w rękę z zarządzaniem projektami. Jeśli prowadzisz projekt, który chcesz mieć wszystkie narzędzia do współpracy zespołowej, które możesz mieć pod ręką. Jeśli chodzi o planowanie, monitorowanie i raportowanie w czasie rzeczywistym we wspólnej sieci online, będziesz chciał użyć ProjectManagera. Aby zobaczyć, jak może pomóc Ci lepiej wykonywać swoją pracę, skorzystaj z naszego bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.