Czym jest ryzyko projektu? 7 zagrożeń projektowych do śledzenia

Kontrolowanie ryzyka jest jednym z najważniejszych obszarów zarządzania projektami. Kierownicy projektów muszą wiedzieć, jak identyfikować, śledzić i ograniczać ryzyko projektowe. Dowiedzmy się, czym jest ryzyko projektowe, poznajmy kilka typowych przykładów i dowiedzmy się, jak nim zarządzać.

Czym jest ryzyko projektu?

Ryzyko to niepewne zdarzenie lub warunek, który może mieć wpływ na wynik projektu. Termin „ryzyko projektowe” odnosi się do sumy wszystkich poszczególnych rodzajów ryzyka projektowego, które mogą mieć wpływ na projekt. Podczas szacowania ogólnego ryzyka projektu należy wziąć pod uwagę wszystkie pozytywne i negatywne ryzyka, na jakie może być narażony projekt, w tym prawdopodobieństwo ich wystąpienia i potencjalny wpływ.

Powinieneś używać oprogramowania do zarządzania projektami, aby ułatwić proces identyfikowania, analizowania i zarządzania ryzykiem projektowym. ProjectManager oferuje wiele narzędzi do zarządzania projektami, takich jak wykresy Gantta, tablice Kanban i pulpity nawigacyjne projektów, a także funkcję zarządzania ryzykiem, która pozwala śledzić ryzyko projektu w czasie rzeczywistym. Zacznij bezpłatnie już dziś.

7 typowych rodzajów ryzyka projektowego

Aby zrozumieć, gdzie w projekcie może pojawić się ryzyko, zawsze zaczynaj od potrójnego ograniczenia. Dokumentując ryzyko, zanotuj, gdzie mogą wystąpić wpływy na czas, koszty i jakość. Będziesz także chciał zaangażować interesariuszy, którzy mogą zidentyfikować inne ryzyka, o których mogą wiedzieć, takie jak warunki rynkowe lub inne ograniczenia, o których jeszcze nie zakomunikowano.

Po zidentyfikowaniu zagrożeń będziesz chciał współpracować ze swoim zespołem w celu opracowania strategii radzenia sobie z nimi, jeśli się pojawią. Zanim jednak zagłębimy się w to, przejrzyjmy siedem typowych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na budżet i harmonogram projektu.

1. Ryzyko zewnętrzne

Ryzyka zewnętrzne to ryzyka projektowe, na które nie masz wpływu, takie jak zagrożenie ze strony nowych konkurentów lub zmiany warunków ekonomicznych. Ważne jest, aby przeprowadzić ocenę środowiska zewnętrznego otaczającego projekt na wczesnym etapie inicjowania projektu i faz planowania projektu w celu wyszukania potencjalnych zagrożeń.

2. Ryzyko pełzania zakresu

Jak sama nazwa wskazuje, pełzanie zakresu jest rodzajem ryzyka projektowego, które pojawia się, gdy zadania są dodawane do zakresu projektu bez odpowiedniej zgody zespołu zarządzającego projektem, co powoduje niekontrolowany wzrost zakresu, co ma bezpośredni wpływ na harmonogram projektu i budżet projektu.

3. Zaplanuj ryzyko

Ryzyko harmonogramu występuje wtedy, gdy istnieje wysokie prawdopodobieństwo niezrealizowania zaplanowanego harmonogramu projektu. Ryzyko to może dotyczyć każdego projektu i ma wiele przyczyn, takich jak niewłaściwa ocena czasu trwania zadania, nieuwzględnienie ścieżki krytycznej lub przeoczenie zasobów potrzebnych do ukończenia pracy.

4. Ryzyko finansowe

Ryzyko finansowe występuje wtedy, gdy rzeczywiste koszty realizacji projektu są wyższe od planowanych. Tych dodatkowych kosztów nie można pokryć z początkowego budżetu projektu, co jest krytyczną kwestią zarządzania zasobami, która może doprowadzić do niepowodzenia projektu, ponieważ nie ma zasobów do ukończenia projektu.

5. Ryzyko strategiczne

Ryzyko strategiczne występuje wtedy, gdy podejmowane są decyzje strategiczne, które mają wpływ na realizację projektu. Na przykład możesz wybrać metodologię zarządzania projektami, która nie jest najlepiej dopasowana do Twojego zespołu, lub dokonać zakupu, który wpływa na budżet projektu i ogólny plan projektu.

6. Ryzyko wydajności

Ten typ ryzyka projektowego pojawia się zawsze, gdy praca nie postępuje zgodnie z oczekiwaniami, więc produkty dostarczane i kamienie milowe nie są osiągane. Oznacza to, że wydajność projektu jest niska, co może zagrozić jego ukończeniu, ponieważ potrzeba więcej zasobów, aby ukończyć początkowy plan projektu.

7. Ryzyko prawne i regulacyjne

Wiele projektów wymaga pewnego rodzaju zgodności prawnej lub regulacyjnej. Musisz być świadomy wszelkich pozwoleń lub wymagań, które musisz uzyskać przed rozpoczęciem realizacji projektu. Aby uniknąć późniejszych kosztownych błędów, należy przeprowadzić dokładne badania regulacyjne przed lub w trakcie fazy planowania projektu.

Jak zarządzać ryzykiem projektu

Oto kilka prostych kroków, które możesz wykonać, aby rozpocząć zarządzanie ryzykiem w projekcie.

• Zidentyfikuj ryzyko: Pierwszym krokiem w kierunku zarządzania ryzykiem projektu jest zidentyfikowanie poszczególnych zdarzeń ryzyka. Powinieneś przeprowadzić sesję burzy mózgów ze swoim zespołem, aby zastanowić się nad potencjalnymi zagrożeniami, które mogą mieć wpływ na Twój projekt. Użyj rejestru ryzyka, aby je udokumentować.
• Analizuj ryzyko: Po zmapowaniu różnych zagrożeń związanych z projektem zadaj sobie dwie rzeczy. Po pierwsze, jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia tych zagrożeń, a po drugie, jaki byłby wpływ tego ryzyka na plan projektu?
• Priorytetyzuj ryzyka: Teraz, po zdefiniowaniu prawdopodobieństwa i wpływu tych ryzyk projektowych, które wcześniej zidentyfikowałeś ze swoim zespołem, możesz przypisać im poziom priorytetu. Im wyższy poziom, tym szybsza powinna być reakcja w przypadku wystąpienia tego ryzyka.
• Twórz strategie ograniczania ryzyka: Utwórz jedną strategię ograniczania ryzyka dla każdego indywidualnego ryzyka projektu. Ważne jest, aby przydzielić do tego zasoby, takie jak członek zespołu, który będzie właścicielem ryzyka, oraz potrzebny sprzęt lub materiały. Te szczegóły są zwykle zawarte w planie zarządzania ryzykiem, który jest dokumentem zarządzania projektem, który wyjaśnia, w jaki sposób będziesz zarządzać ryzykiem projektu w ogóle.

Film o ryzyku projektu

W tym filmie Jennifer Bridges, PMP, omawia definicję ryzyka projektowego i sposoby, w jakie ryzyko może pozytywnie lub negatywnie wpłynąć na projekt.

Szablony zarządzania ryzykiem projektu

Zarządzanie ryzykiem to ciągły proces, który trwa od początku do końca każdego cyklu życia projektu. Oto kilka bezpłatnych szablonów, które pomogą Ci w tym krytycznym procesie.

Szablon macierzy ryzyka projektu

Macierz ryzyka projektu umożliwia szybkie określenie prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka poprzez zmapowanie go na wykresie. Ten darmowy szablon jest łatwy w użyciu i można go dostosować do potrzeb projektu.

Szablon rejestru ryzyka projektu

Jak wspomniano powyżej, rejestry ryzyka są podstawowymi narzędziami zarządzania ryzykiem. Ten bezpłatny szablon rejestru ryzyka jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia.

Szablon śledzenia problemów z projektem

Zarządzanie ryzykiem projektowym wykracza poza identyfikację ryzyka i analizę ryzyka. Ryzyka projektowe staną się problemami i będziesz musiał podjąć działania. Ten szablon śledzenia problemów w projekcie pomaga dokumentować informacje o strategiach ograniczania ryzyka.

Chociaż te bezpłatne szablony zarządzania projektami są łatwe w użyciu, nie są najlepszym narzędziem do identyfikowania, analizowania, śledzenia i zarządzania ryzykiem. Zamiast tego powinieneś używać oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ProjectManager, które ma solidne narzędzia do zarządzania ryzykiem, które pomogą Ci usprawnić ten proces.

Jak zarządzać ryzykiem projektowym za pomocą ProjectManager

Możesz zarządzać ryzykiem projektu za pomocą ProjectManager. Nasze oprogramowanie do zarządzania projektami online zawiera dynamiczne karty ryzyka z macierzą ryzyka, która automatycznie oblicza ryzyko, aby pomóc Ci śledzić ograniczanie ryzyka. Używaj kart ryzyka do współpracy z członkami zespołu i dodawaj szczegółowe informacje, dołączone pliki i nie tylko. Możesz również ocenić poziom ryzyka zgodnie z jego prawdopodobieństwem i wpływem na Twój projekt, z których wszystkie można zobaczyć na pierwszy rzut oka.

Każde ryzyko ma swoją własną kartę z bogatą funkcjonalnością, możliwością współpracy i polami na szczegółowe informacje. Dołączony jest „widżet macierzowy”, który ocenia indywidualny poziom ryzyka zgodnie z Twoimi ustawieniami prawdopodobieństwa i wpływu oraz na pierwszy rzut oka wskazuje poziom ryzyka.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie ryzyka projektowego w czasie rzeczywistym. Nasza platforma współpracy łączy wszystkich, od biura do miejsca pracy, umożliwiając im otrzymywanie informacji o rozwijających się zagrożeniach, aby zapobiec wykolejeniu projektu. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.