Zarządzanie kartami czasu pracy: jak tworzyć karty czasu pracy i zarządzać nimi

Zarządzanie kartami czasu pracy jest istotną częścią zarządzania zasobami ludzkimi i przedsiębiorstwem. Zarządzanie czasem ma również kluczowe znaczenie dla zarządzania projektami. Niezależnie od rodzaju pracy, którą wykonujesz, jeśli istnieją zespoły lub pracownicy, potrzebujesz grafiku do śledzenia czasu i śledzenia wydatków.

Korzystanie z karty czasu pracy pracownika to tylko część zarządzania kartami czasu pracy. Zanim przejdziemy do sposobu zarządzania kartami czasu pracy i oprogramowaniem do zarządzania kartami czasu pracy, które może pomóc Ci to zrobić bardziej efektywnie, zdefiniujmy niektóre terminy, aby lepiej zrozumieć zarządzanie kartami czasu pracy.

Co to jest karta czasu pracy?

Karta czasu pracy to fizyczny lub elektroniczny dokument używany przez pracodawcę do śledzenia czasu pracownika w określonym czasie. Zwykle jest on przedstawiony w tabeli danych, która rejestruje czas spędzony przez pracownika na zadaniach, projektach lub klientach. Chociaż karty czasu pracy pierwotnie były dokumentami papierowymi, obecnie są używane prawie wyłącznie w arkuszach kalkulacyjnych lub narzędziach cyfrowych.

Karty czasu pracy służą kilku celom. Pozwalają firmie dokładnie oszacować czas, jaki jej pracownicy spędzają na wykonywaniu swoich zadań. Karty czasu pracy instruują również listę płac w procesie wynagradzania tych pracowników za ich pracę. Ale firmy również odnoszą korzyści z kart czasu pracy, ponieważ pomagają im dotrzymywać terminów, zmieścić się w budżecie i wydajniej zarządzać czasem.

Co to jest zarządzanie grafikem?

Karty czasu pracy rejestrują godziny pracy, które pracownicy spędzili na swoich zadaniach. Ale same karty czasu pracy są tylko tak potężne, jeśli chodzi o pomaganie firmie w lepszym prowadzeniu firmy. Aby tak się stało, karty czasu pracy muszą zostać włączone do zarządzania kartami czasu pracy.

Zarządzanie kartami czasu pracy to monitorowanie kart czasu pracy pracowników i analizowanie tych kart czasu pracy w celu śledzenia czasu. Osiąga się to dzięki zdigitalizowanemu i zautomatyzowanemu oprogramowaniu do grafików, które zwiększa wydajność, łącząc zespoły z menedżerami.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy z bezpiecznymi kartami czasu pracy, które usprawniają proces płacowy i pozwalają menedżerom śledzić ilość czasu, jaki ich zespoły spędzają na zadaniach. Konfigurowanie grafików jest łatwe. Możesz dodawać zadania bezpośrednio z różnych projektów, kopiować grafik z poprzedniego tygodnia lub automatycznie uzupełniać grafik. Karty czasu pracy są bezpiecznie blokowane, gdy są przesyłane do zatwierdzenia przez administratorów, którzy mogą zatwierdzać, a także śledzić czas, aby upewnić się, że praca jest wykonywana zgodnie z planem. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Dlaczego zarządzanie grafikem jest ważne?

Zarządzanie kartami pracy jest ważne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Pracownicy otrzymują dokładną i regularną wypłatę. Jeśli korzystają z cyfrowego narzędzia do zarządzania kartami czasu pracy, zyskują również na wydajności, ponieważ nie muszą tracić cennego czasu na ręczne wypełnianie swoich kart czasu pracy.

Dla pracodawców korzyści jest wiele. Po pierwsze, zarządzanie kartami czasu pracy może pomóc ograniczyć marnowanie czasu, umożliwiając pracodawcom identyfikację miejsc, w których pracownicy nie pracują produktywnie. Mogą wtedy bardziej selektywnie wybierać zadania do przydzielenia i jak zapewnić optymalizację tych przydzielonych zadań.

Pracownicy lubią prostotę zarządzania kartami czasu pracy, a to samo podziela dział kadr (HR). Dział HR otrzymuje informacje potrzebne do szybkiego i łatwego obliczania wynagrodzeń pracowników i zarządzania WT.

Gdy firma nalicza opłaty godzinowe, zarządzanie kartami czasu pracy zapewnia dokładność rozliczeń. Jeśli nie rejestrujesz przepracowanych godzin, nie możesz rozliczać klientów, zwłaszcza jeśli korzystasz z usług freelancerów. Zarządzanie kartami czasu pracy nie tylko śledzi te godziny, ale zapewnia odpowiedzialność za pokazywanie klientom, gdzie poszły ich pieniądze.

W zakresie zarządzania projektami znaczenie jest również wielostronne. Na przykład możesz śledzić wydajność i identyfikować, kto pracuje wydajniej, co może pomóc w przydzielaniu zadań najbardziej produktywnym członkom zespołu. Ponadto możesz zobaczyć, kto nad czym pracuje, kto jest dostępny i jak daleko członkowie zespołu wykonują swoje zadania.

Zarządzanie grafikem pomaga również w zarządzaniu szacowanymi kosztami w projektach. Wykorzystanie powyższych informacji o wynikach zespołu pozwala menedżerom na dokładniejsze oszacowanie kosztów przy rozpoczynaniu tworzenia budżetu na nowy projekt.

Kroki zarządzania grafikem

Istnieje proces zarządzania kartami czasu pracy. Te kroki zarządzania kartami czasu pracy mają zastosowanie do kart czasu pracy w formie papierowej, elektronicznych kart czasu pracy i oprogramowania do kart czasu pracy. Niezależnie od tego, jakiego rodzaju grafiku używasz, zarządzanie kartami czasu pracy pozwala maksymalnie wykorzystać Twoje karty czasu pracy. Zacznij od wykonania tych kroków.

1. Przydziel pracę członkom swojego zespołu

Zacznij od przyjrzenia się harmonogramowi i dostępnym godzinom Twojego zespołu. Jeśli masz profile każdego członka zespołu, pomoże ci to szybko zidentyfikować najlepszą osobę do pracy, a jeśli jest wolna, przypisać jej zadania na tydzień. Pamiętaj, aby obliczyć przydzielone godziny, aby uniknąć nadgodzin.

2. Śledź czas, jaki spędzają na zadaniach

Gdy wszyscy będą mieli swoje zadania, będziesz chciał rozpocząć śledzenie czasu ich działań. Pozwala to menedżerom monitorować ich pracę i upewnić się, że postępują zgodnie z harmonogramem. W zależności od typu używanego grafiku, można to zrobić automatycznie lub trzeba będzie ręcznie dodać do grafiku.

3. Przejrzyj przesłane karty czasu pracy

Karty czasu pracy muszą być bezpieczne, dlatego preferowane jest oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy. Posiada narzędzia do blokowania karty czasu pracy po przesłaniu, którą następnie może otworzyć tylko upoważniona osoba zatwierdzająca kartę czasu pracy. Ta osoba przejrzy kartę czasu pracy i upewni się, że została poprawnie wypełniona.

4. Zatwierdź karty czasu pracy do przetwarzania listy płac

Jeśli karta czasu pracy jest poprawna, zostanie przesłana do listy płac. Ponownie, jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania kartami czasu pracy, ta indywidualna karta czasu pracy, którą zatwierdzasz, zostanie zablokowana, aby zapewnić bezpieczeństwo, gdy zostanie przekazana do listy płac, aby uniknąć jakichkolwiek manipulacji. Lista płac przetworzy następnie grafik.

5. Zapisz karty czasu pracy do wykorzystania w przyszłości

Wszystkie karty czasu pracy powinny być archiwizowane z kilku powodów. Po pierwsze, kierownictwo będzie chciało mieć rejestr wynagrodzeń swoich pracowników na wypadek sporu, a następnie kartę czasu pracy można pobrać i przejrzeć w celu rozwiązania dowolnego problemu. Po drugie, jak zauważono, stare karty czasu pracy są cenne jako dane historyczne podczas badania kosztów przyszłych projektów.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania grafikem?

Kilka razy wspominaliśmy o oprogramowaniu do zarządzania kartami czasu pracy, ale go nie zdefiniowaliśmy. Oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy to narzędzie cyfrowe, które kontroluje proces kart czasu pracy, jednocześnie monitorując go i analizując, aby znaleźć sposoby na wydajniejszą pracę.

W przeciwieństwie do papierowych kart czasu pracy, a nawet elektronicznych arkuszy kalkulacyjnych, oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy daje pracownikom więcej wolnego czasu, aby mogli skoncentrować się na swojej pracy i nie muszą wykonywać tak dużej ilości papierkowej roboty. Chociaż zapewnia ich pracodawcom wgląd w ich produktywność, aby pomóc im lepiej zarządzać pracownikami.

To tylko szerokie pociągnięcia. Oprogramowanie do zarządzania kartami pracy usprawnia przetwarzanie listy płac, śledząc przepływ pracy w celu zatwierdzenia listy płac. Zapewnia również dokładność danych, aby uniknąć błędów w liście płac, a jednocześnie zapewnia płynność procesu płacowego.

Może być narzędziem do zarządzania pracą, pomagając menedżerom w rejestrowaniu dat rozpoczęcia i zakończenia zadań, które przydzielają swoim zespołom. Dzięki temu menedżerowie mogą zobaczyć, które zadania zajmują więcej czasu niż inne. Na podstawie tych informacji mogą identyfikować wąskie gardła i inne problemy, które opóźniają pracę, i je rozwiązywać.

Oprogramowanie do zarządzania kartami pracy działa również jako śledzenie czasu pracy pracowników, jak wspomniano powyżej. Po sporządzeniu harmonogramu pracowników możesz użyć oprogramowania do zarządzania kartami czasu pracy, aby śledzić czas potrzebny im na wykonanie swoich zadań. Pomoże to menedżerom śledzić postępy i alokować zasoby zgodnie z potrzebami, aby pozostać na właściwej drodze.

Jeśli Twój czas jest rozdzielony i zarządzasz pracownikami zdalnymi, oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy jest niezbędne, ponieważ zapewnia odpowiedzialność. Gdy menedżerowie nie znajdują się w tym samym biurze co ich pracownicy, nadal mogą monitorować pracę swojego zespołu za pomocą kart czasu pracy. Dzięki temu wszyscy pracują na pełnych obrotach i dotrzymują harmonogramu projektu.

ProjectManager to narzędzie do zarządzania grafikiem

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami z funkcjami zarządzania kartami czasu pracy, które mają śledzenie kart czasu pracy. Nasze internetowe oprogramowanie do grafików pomaga śledzić zadania projektowe Twojego zespołu, niezależnie od tego, czy znajdują się one w tym samym budynku, w miejscu pracy, czy też pracują z domu. Skorzystaj z naszych bezpiecznych grafików, aby zwiększyć efektywność procesu płacowego i uzyskaj funkcje śledzenia czasu, aby projekt był realizowany zgodnie z planem. Nasze karty czasu pracy bezproblemowo integrują się ze wszystkimi innymi naszymi funkcjami zarządzania projektami, aby zapewnić użytkownikom wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą płac i projektami.

Użyj wielu narzędzi do zarządzania zadaniami

Karty czasu pracy są również narzędziem do zarządzania zadaniami, ale tylko jednym z wielu dostępnych w naszym oprogramowaniu. Mamy wiele widoków projektów, takich jak wykresy Gantta, tablice Kanban, listy zadań i inne, z których wszystkie korzystają z solidnych kart zadań. Każda karta zadań śledzi postępy, ustala priorytety i dodaje znaczniki, aby ułatwić ich odkrycie. Możesz komentować i dodawać pliki, aby wspierać współpracę. Inną funkcją jest automatyzacja przepływu pracy, aby uwolnić się od zajętości, a ustawienia zatwierdzania zadań zapewniają, że tylko produkty wysokiej jakości będą posuwać się naprzód. Strona podsumowania pokazuje wszystkie Twoje zadania w jednym miejscu, w tym wykres obciążenia pracą i nie tylko.

Uzyskaj śledzenie w czasie rzeczywistym dzięki pulpitom nawigacyjnym i raportom projektu

Karty czasu pracy zapewniają wgląd w zadania zespołu i procent ich wykonania. Ale to tylko jedno z narzędzi śledzących w naszym oprogramowaniu. Skorzystaj z pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, aby uzyskać ogólny przegląd. To jak raport stanu, kiedy tylko chcesz, pokazujący czas, koszt, obciążenie pracą i inne informacje na łatwych do odczytania wykresach i diagramach. W przeciwieństwie do lekkich narzędzi, konfiguracja nie jest czasochłonna. Jest gotowy, kiedy jesteś. Jeśli chcesz uzyskać bardziej szczegółowe dane, skorzystaj z naszych dostosowywanych raportów. Możesz szybko generować raporty dotyczące grafików, stanu portfela i nie tylko. Każdy z nich można filtrować, aby wyświetlać tylko te dane, które chcesz zobaczyć, a następnie udostępniać je w różnych formatach, aby aktualizować interesariuszy.

Nasze narzędzie wykracza daleko poza oferowanie dynamicznego zarządzania kartami czasu pracy. Istnieją narzędzia do zarządzania ryzykiem do identyfikowania i śledzenia problemów oraz funkcje zarządzania zasobami, które pomagają określić dostępność zespołu i zrównoważyć jego obciążenie pracą, aby utrzymać ich produktywność. Nasza platforma współpracy łączy zespoły, gdziekolwiek i kiedykolwiek pracują, i pozwala menedżerom śledzić ich postępy i wyniki w czasie rzeczywistym. Po co kupować narzędzie do zarządzania kartami czasu pracy, skoro można mieć w pełni załadowane rozwiązanie do zarządzania projektami?

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga zespołom planować, zarządzać i śledzić ich pracę w czasie rzeczywistym. Uzyskaj wszystkie funkcje potrzebne do zarządzania projektami i narzędzia do zarządzania kartami pracy, dzięki którym procesy płacowe przebiegają bez zakłóceń. Dołącz do zespołów w firmach tak różnych, jak Avis, Nestle i Siemens, które używają naszego oprogramowania do osiągania sukcesów. Zacznij już dziś z ProjectManager za darmo.