Co to jest zarządzanie przepływem pracy? 5 wskazówek dotyczących lepszego systemu przepływu pracy

Planowanie projektu, ustalanie harmonogramu i skompletowanie wykwalifikowanego zespołu to dopiero początek produktywnej pracy. Aby mieć pewność, że wszyscy pracują na pełnych obrotach i wszystko idzie do przodu, musisz wdrożyć zarządzanie przepływem pracy.

Jeśli chcesz efektywnie i wydajnie zarządzać pracą, musisz zrozumieć narzędzia przepływu pracy, takie jak oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, i skonfigurować system przepływu pracy, który pozwoli Ci na dalsze doskonalenie procesu przepływu pracy.

Co to jest zarządzanie przepływem pracy?

Zarządzanie przepływem pracy ma miejsce, gdy menedżerowie identyfikują, organizują i koordynują zadania, które prowadzą do określonego rezultatu w celu optymalizacji i automatyzacji procesów. W ten sposób zwiększa się wydajność, eliminuje nadmiarowość i zmniejsza błędy.

Zadania, ludzie, systemy i maszyny mogą być włączone do przepływu pracy. Koordynacja tych elementów ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania wąskim gardłom. Wąskie gardło zatrzymuje lub spowalnia produkcję i tworzy kopię zapasową wszystkiego, co ją poprzedzało.

Ogólnie rzecz biorąc, przepływ pracy można podzielić na trzy główne elementy:

• Istnieją predefiniowane kroki lub zadania, które wyjaśniają, co dzieje się na każdym kroku aż do końca. Te etapy mogą być liniowe, rozgałęzione lub stanowić połączenie obu.
• W kontekście procesu przepływu pracy, interesariuszami są ci w zespole, którzy są odpowiedzialni za wykonanie zadań. Mogą być przypisane do jednego zadania lub całego przepływu pracy.
• Wreszcie są warunki, które są regułami przepływu pracy. Określają, kiedy jedno zadanie jest wykonane, a drugie może się rozpocząć.

Zarządzanie przepływem pracy a zarządzanie projektami

Zarządzanie przepływem pracy jest częścią zarządzania projektami, ale nie są to terminy zamienne. Zarządzanie projektami odbywa się przez określony czas, który kończy się dostarczeniem produktu lub usługi. Z kolei zarządzanie przepływem pracy to optymalizacja sekwencji zadań lub procesów niezbędnych do wykonania zadania.

Nie oznacza to, że te dwie rzeczy są zupełnie różne — w rzeczywistości są komplementarne względem siebie. Oba służą do osiągnięcia określonego wyniku. Przepływ pracy jest częścią każdego projektu, a bez zarządzania przepływem pracy, które zapewnia płynne działanie tego procesu, projekty będą opóźnione, a koszty wzrosną.

Chociaż istnieją podobieństwa między zarządzaniem przepływem pracy a zarządzaniem projektami, istnieją również różnice. Projekty się kończą, ale przepływ pracy się powtarza, ponieważ jest to funkcja w organizacji. Może to być nawet samodzielny proces, taki jak tworzenie dokumentacji lub planowanie spotkań.

Projekty dotyczą planów, nadzorowania procesów i zespołów oraz zarządzania zadaniami, podczas gdy przepływy pracy koncentrują się na poziomie zadań, łącząc zadania w celu optymalizacji procesu i zapewnienia większej wydajności. Ale oba mogą być obsługiwane przez oprogramowanie do zarządzania projektami.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą, które pomaga zarządzać przepływem pracy. Twórz zautomatyzowane przepływy pracy, twórz procesy zatwierdzania zadań i upewnij się, że wszyscy są produktywni, zachowując jednocześnie jakość procesów. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś!

Zarządzanie przepływem pracy a zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)

Chociaż zarządzanie przepływem pracy i zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) są podobne, istnieją różnice w rodzaju zarządzania procesami. System zarządzania przepływem pracy to narzędzie, które pomaga konfigurować i monitorować wykonywanie zadań. Zwykle jest sformatowany jak schemat blokowy. Często nie są one szczegółowe, ale wystarczająco jasne, aby zespoły mogły je śledzić.

Pomyśl o zarządzaniu przepływem pracy jako mniej zaangażowanej formie BPM. Zarządzanie przepływem pracy rejestruje proces przepływu pracy, a niektóre narzędzia pozwalają nawet zautomatyzować podstawowe przepływy pracy. Możesz tego użyć do różnych przepływów pracy, takich jak dołączanie zespołu lub zarządzanie dokumentami. Narzędzia do zarządzania przepływem pracy są skoncentrowane na ludziach, a nie na procesach. Narzędzia BPM są bardziej zorientowane na proces.

BPM to przechwytywanie i ulepszanie procesów biznesowych. Służy do poprawy efektywności organizacji. Najpierw musisz zidentyfikować aktualny stan procesów biznesowych i udokumentować te działania. Po zmapowaniu pełnych procesów firmy można przeanalizować BPM. Powinno to ujawnić wąskie gardła w procesie i pomóc w obniżeniu kosztów i usprawnieniu procesów poprzez wprowadzenie wnikliwych zmian.

Różnica między zarządzaniem przepływem pracy a BPM polega na tym, że ten pierwszy jest bardziej nastawiony na organizowanie osób i dokumentów, wykonując właściwe kroki we właściwym czasie. Ta ostatnia dotyczy procesów biznesowych i sposobów ich usprawniania. Zarządzanie przepływem pracy koordynuje ludzi i systemy oprogramowania, podczas gdy BPM koordynuje interakcję zasobów w organizacji. Systemy BPM są bardziej złożone i zaangażowane w ciągłe doskonalenie, podczas gdy narzędzia do zarządzania przepływem pracy po prostu automatyzują kroki w procesie.

Co to jest system zarządzania przepływem pracy (WMS)?

System zarządzania pracą to sposób konfigurowania i monitorowania przepływu pracy w projekcie lub organizacji. WMS składa się z procedur i narzędzi, które są wykorzystywane przez organizację do identyfikowania, uruchamiania i ulepszania przepływu pracy. Będzie to wymagało pewnego rodzaju oprogramowania do przepływu pracy, ale może to być coś więcej niż tylko użycie narzędzia.

Dlatego WMS organizuje politykę firmy, procedury i narzędzia programowe, aby lepiej zarządzać procesem przepływu pracy w organizacji lub projekcie. Obejmuje wszystko, od modelowania formularzy, dostępności opartej na rolach, raportowania, powiadomień, przechowywania w chmurze i nie tylko.

Co robi system zarządzania przepływem pracy?

System zarządzania przepływem pracy daje ludziom możliwość zdefiniowania różnych przepływów pracy w ich projekcie lub organizacji, ponieważ ma to zastosowanie do zadań lub procesów.

WMS umożliwia również automatyzację powtarzalnych zadań w celu zwiększenia wydajności. Niektórzy mogą również upewnić się, że nieukończone zadanie w procesie nie zostanie zapomniane. Czyni to za pomocą powiadomień, które informują Twój zespół na bieżąco.

Korzystanie z systemu zarządzania przepływem pracy to dobry sposób na posiadanie jednego źródła prawdy. Zamiast komunikować się ze sobą przez Slack lub e-mail, zespoły mogą odpowiadać na poziomie zadania i utrzymywać komunikację wewnątrz aplikacji. Pozwala także firmom odejść od statycznych arkuszy kalkulacyjnych. Gdy udostępnianych jest zbyt wiele arkuszy kalkulacyjnych Excel, może być trudno określić, który z nich zawiera najbardziej aktualne dane.

Co to jest oprogramowanie przepływu pracy?

Oprogramowanie przepływu pracy jest częścią systemu zarządzania przepływem pracy. Jest to narzędzie, które pokazuje zadania, które musisz wykonać, zadania, które są wykonywane i ich status. Pokazuje również wykonane przez Ciebie kroki. WMS umożliwia przydzielanie zadań członkom zespołu, którzy mają szczegółowe opisy pracy.

Zapewnia przejrzystość procesu przepływu pracy, co pozwala menedżerom wyłapywać problemy, zanim staną się problemami. Następnie mogą ponownie przydzielić zasoby do projektu i upewnić się, że rozwiążą potencjalne wąskie gardło, zanim spowolni to zespół.

Istnieją również funkcje raportowania, które zbierają dane i obliczają te informacje, aby pokazać metryki projektu, czy to w narzędziach raportowania, czy w pulpitach nawigacyjnych. Wszystkie te funkcje mają na celu poprawę produktywności i wydajności poprzez usprawnienie procesów, ograniczenie papierkowej roboty i identyfikację wąskich gardeł.

Korzyści i funkcje oprogramowania do zarządzania przepływem pracy

Korzyści z używania oprogramowania do zarządzania przepływem pracy powinny być oczywiste. Im lepszy przepływ pracy, tym lepszy projekt lub organizacja. Jednym ze sposobów, w jaki WMS to robi, jest zmniejszenie liczby błędów. Nawet jeśli kilku sobie poradzi, co zawsze się zdarza, oprogramowanie może ci to powiedzieć i możesz skonfigurować procedury, aby upewnić się, że to się nie powtórzy.

Zarządzanie przepływem pracy jest również jak tkanka łączna, dzięki której ludzie, oprogramowanie i kultura pracy są wydajni. Zespoły mogą się ze sobą komunikować, co ułatwia współpracę. Integruje również różne systemy oprogramowania, aby pomóc im lepiej współpracować.

Jest tak wielu zalet korzystania z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, że trudno jest przestać je wymieniać. Od pomocy w pracy nad wieloma zadaniami w tym samym czasie po zwiększoną kontrolę i przejrzystość, systemy zarządzania przepływem pracy poprawiają również kulturę pracy w organizacji. Dezorganizacja podkopuje morale.

WMS ogólnie posiada funkcje, które pokazują status zadania, narzędzia raportowania i powiadomienia e-mail, aby wszyscy byli na tej samej stronie. Niektórzy będą również dysponować narzędziami do zarządzania zasobami w celu realokacji zasobów i utrzymania wydajności zespołów bez nadmiernego przydziału obciążenia.

Wybór systemu zarządzania przepływem pracy

Przekonany, że system zarządzania przepływem pracy pomoże Ci w prowadzeniu bardziej efektywnego projektu lub organizacji? Najpierw zadaj sobie pytanie – „skąd mam wiedzieć, który system zarządzania przepływem pracy jest dla mnie odpowiedni?”

Cóż, zawsze będą istniały ograniczenia wykraczające poza samo narzędzie, takie jak cena i to, co Twoja organizacja jest gotowa zainwestować, aby zainstalować nowe oprogramowanie. Poza tymi rzeczami powinieneś poszukać oprogramowania, które ma następujące funkcje.

• Oprogramowanie w chmurze do uzyskiwania danych w czasie rzeczywistym i podejmowania bardziej wnikliwych decyzji
• Powiadomienia informujące o zmianach w przepływie pracy
• Wiele widoków projektów, takich jak Gantt, kanban, listy zadań itp., aby każdy mógł pracować tak, jak chce
• Narzędzia do monitorowania i raportowania do analizy danych przepływu pracy i podejmowania lepszych decyzji dotyczących ulepszeń
• Przyjazny interfejs użytkownika i szybkie wdrażanie
• Integruje się z innymi aplikacjami, z których korzystasz
• Wspólna komunikacja w celu utrzymania łączności zespołów

Najlepsze praktyki zarządzania przepływem pracy

Na koniec, po wybraniu oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, które odpowiada potrzebom Twojego projektu lub organizacji, oto pięć wskazówek, które pozwolą Ci jak najlepiej wykorzystać przepływ pracy.

1. Najpierw przygotuj plan przepływu pracy. Ale co więcej, miej taki, który jest napisany lub, jeszcze lepiej, wizualny. Lepiej przygotować się z wyprzedzeniem, a wizualna reprezentacja tego planu ułatwia udostępnianie i zrozumienie.
2. Dobrym pomysłem jest również zastanowienie się, co może się nie udać w systemie przepływu pracy i jak na nie zareagujesz. Łagodzenie ryzyka jest zawsze dobrą praktyką, ponieważ nieuniknione jest, że coś pójdzie nie tak. Spróbuj dowiedzieć się, gdzie mogą wystąpić opóźnienia lub wąskie gardła, które spowalniają produkcję i jak szybko je rozwiązać, jeśli się pojawią.
3. Jeśli używasz przepływu pracy dla projektu, pomocne może być zastosowanie tego samego zarządzania przepływem pracy w całej organizacji. W Twoim projekcie mogą pojawić się problemy, które są poza Twoim zakresem i są częścią słabo przemyślanego przepływu pracy w organizacji Twojej firmy.
4. Upewnij się, że korzystasz z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy i że posiada ono narzędzia pasujące do Twojego projektu lub struktury organizacyjnej.
5. Nie należy też spoczywać na przepływie pracy po skonfigurowaniu i uruchomieniu, nawet jeśli wszystko idzie dobrze. Poświęć również czas na przeprowadzenie audytu, przegląd procesu i wróć ze sposobami na jego ulepszenie. Workflow nie jest jednorazowym procesem, ale ciągłym i stale rozwijającym się systemem.

Dlaczego ProjectManager jest najlepszym systemem zarządzania przepływem pracy

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, które organizuje przepływy pracy, łączy zespoły i umożliwia budowanie wydajności i zwiększanie produktywności. Zespoły mogą współpracować z dowolnego miejsca w czasie rzeczywistym i być na bieżąco dzięki narzędziom do automatyzacji przepływu pracy, takim jak powiadomienia e-mail i alerty w aplikacji.

Praca w wielu widokach projektu

Posiadanie wielu widoków projektu oznacza, że ​​zespoły mogą pracować tak, jak chcą, niezależnie od tego, czy są zdalne, czy w różnych działach. Zarówno eksperci, jak i nowicjusze mogą wizualizować przepływ pracy w widoku tablicy kanban ProjectManagera. Zespoły mogą przejąć kontrolę nad swoimi zaległościami i zarządzać tymi zadaniami. Następnie mogą współpracować i planować sprinty, podczas gdy menedżerowie mogą przejrzeć przepływ pracy i ponownie przydzielić zasoby, aby usunąć wąskie gardła, zanim spowolnią pracę.

Śledź problemy na pulpitach nawigacyjnych

Monitorowanie przepływu pracy to sposób na wyłapywanie problemów i rozwiązywanie ich, zanim staną się problemami. Korzystanie z pulpitu nawigacyjnego ProjectManagera jest jak posiadanie natychmiastowego raportu o stanie. Przechwytuje dane projektu w czasie rzeczywistym, a następnie automatycznie oblicza informacje w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów przedstawiających obciążenie pracą, zadania i nie tylko. W przeciwieństwie do innych programów, które wymagają długiej konfiguracji, pulpit nawigacyjny ProjectManagera jest gotowy, gdy jesteś.

Usprawnij procesy dzięki raportowaniu

Aby znaleźć sposoby na poprawę przepływu pracy, skorzystaj z narzędzi raportowania ProjectManagera. Generują szczegółowe dane dotyczące czasu, kosztów i nie tylko. Możesz filtrować każdy raport, aby skupić się tylko na informacjach, które chcesz przeanalizować. Możesz także udostępniać raporty, aby informować swoich interesariuszy na bieżąco.

ProjectManager to najlepsze oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy z narzędziami do zarządzania zasobami, które umożliwia szybkie i łatwe dostosowywanie przepływów pracy. Nasze narzędzie integruje się z większością aplikacji i może pomóc w zarządzaniu przepływem pracy w przedsiębiorstwie dzięki funkcjom zarządzania portfelem. Zorganizuj się i wypróbuj ProjectManager już dziś za darmo!