7 powodów, dla których e-maile odbijają się (i co możesz zrobić, aby poprawić swój współczynnik odrzuceń)

Dla większości z nas, gdy pierwszy raz widzimy odrzucenie wiadomości e-mail, jesteśmy całkowicie zagubieni. Zastanawiamy się, co to znaczy. I zaczynamy pytać: „Dlaczego e-maile się odbijają?” „Czy zrobiliśmy coś złego?” „Co mamy teraz zrobić?”

Prawda jest taka, że ​​gdy wiadomość e-mail odbija się, prawie nigdy nie jest to wina nadawcy.

Ale pierwszym krokiem w zapobieganiu ponownemu wystąpieniu odrzuceń jest zrozumienie, czym tak naprawdę jest odrzucenie wiadomości e-mail.

Co to jest odrzucenie wiadomości e-mail?

Odrzucenie wiadomości e-mail ma miejsce, gdy wiadomość e-mail o charakterze komercyjnym lub marketingowym nie została dostarczona zgodnie z przeznaczeniem.

Istnieje wiele powodów, dla których wiadomość e-mail może się „odbić”, ale najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że „odbicia” mogą nie tylko marnować Twój czas i wysiłek, ale mogą również negatywnie wpłynąć na dostarczalność wiadomości e-mail. Oznacza to, że jeśli masz wysoki współczynnik odrzuceń, serwery mogą zacząć uważać, że Twoje e-maile nie są godne zaufania i mogą zacząć je automatycznie blokować.

Dlatego tak ważne jest regularne monitorowanie i czyszczenie odrzuconych wiadomości e-mail. Ale zanim do tego dojdziemy, porozmawiajmy o rodzajach odrzuceń e-maili.

Dwa główne typy odsyłania wiadomości e-mail

Istnieją dwa rodzaje odbijania wiadomości e-mail — miękkie odbicie i twarde odbicie. Podczas gdy jedno jest tymczasowe, drugie jest trwałe.

Co to jest miękkie odbicie e-maila?

Miękkie odbicie oznacza, że ​​adres e-mail jest prawidłowy i został dostarczony do skrzynki odbiorczej adresata, ale nadal został odesłany, ponieważ skrzynka pocztowa była pełna, serwer nie działał lub wiadomość była zbyt duża dla skrzynki odbiorczej adresata.

Miękkie odbicie jest ogólnie uważane za sytuację tymczasową, ponieważ odbiorca może mu zaradzić oczyszczenie skrzynki odbiorczej, naprawienie serwera lub skrócenie biuletynu.

Co to jest twarde odbicie e-maila?

Twarde odbicie ma miejsce, gdy wiadomość e-mail zostanie odrzucona, ponieważ adres e-mail jest nieprawidłowy lub adres e-mail nie istnieje.

Jest to sytuacja trwała i adres powinien zostać usunięty z listy.

Teraz, gdy znasz już dwa podstawowe typy odsyłania e-maili, przyjrzyjmy się sześciu częstym powodom, dla których e-maile mogą się odbijać.

7 powodów, dla których e-maile się odbijają

1. Nieistniejący adres e-mail

Jeśli odrzucenie jest oznaczone jako „nieistniejący adres e-mail”, w adresie e-mail może być literówka lub osoba z adresem mogła opuścić organizację.

Istnieje również szansa, że ​​kontakt podał fałszywy adres e-mail, co może mieć miejsce, jeśli oferujesz coś online w zamian za wiadomość e-mail.

W takim przypadku ważne jest, aby przejrzeć kontakty w tej kategorii i sprawdzić, czy w adresie e-mail nie ma oczywistych literówek. Jeśli nie, spróbuj skontaktować się z kontaktami w inny sposób, aby potwierdzić adres.

Wskazówka: Czy kiedykolwiek miałeś problem z odczytaniem czyjegoś pisma odręcznego z arkusza rejestracji poczty e-mail? Użyj tych narzędzi do elektronicznego przechwytywania informacji kontaktowych.

2. Niedostarczalna wiadomość e-mail

Jeśli odesłane wiadomości e-mail należą do kategorii „Nie można dostarczyć”, oznacza to, że serwer odbierający wiadomości e-mail jest tymczasowo niedostępny, przeciążony lub nie można go znaleźć.

Serwer, którego nie można znaleźć, mógł ulec awarii lub był w trakcie konserwacji, więc może to oznaczać po prostu oczekiwanie na ponowne wysłanie wiadomości e-mail na adres.

Jeśli jednak ten adres e-mail wielokrotnie odbija się od wielu e-maili, może to oznaczać, że serwer zniknął na dobre.

3. Skrzynka pocztowa pełna

Jeśli Twój kontakt ma w skrzynce odbiorczej tak wiele e-maili, że nie może ich więcej odebrać, Twoje e-maile będą wracać, dopóki nie będzie dla nich miejsca.

Czasami może to oznaczać, że kontakt nie używa już tego adresu e-mail.

Podobnie jak w przypadku nieistniejącego adresu e-mail, możesz skontaktować się z kontaktem za pośrednictwem mediów społecznościowych, telefonu lub poczty, aby sprawdzić, czy adres jest prawidłowy.

4. Wakacje/Automatyczna odpowiedź

Jeśli ktoś wyjedzie na wakacje lub nie będzie mógł sprawdzić swojej poczty, Twoje e-maile zostaną odrzucone.

Należy pamiętać, że w przeciwieństwie do innych kategorii odsyłania ten rodzaj odsyłania oznacza , że ​​e-mail został pomyślnie dostarczony do skrzynki odbiorczej .

Uważnie monitoruj, jak często ten adres e-mail trafia do tej kategorii. Jeśli mijają miesiące, a osoba nie wróciła z urlopu, możesz rozważyć usunięcie kontaktu.

5. Zablokowany e-mail

Jeśli adresy e-mail znajdują się w kategorii „Zablokowane”, serwer odbierający zablokował przychodzącą wiadomość e-mail.

Dzieje się tak często w instytucjach rządowych lub szkołach, gdzie serwery mogą być bardziej rygorystyczne, jeśli chodzi o odbieranie wiadomości e-mail.

Aby rozwiązać ten problem, musisz skontaktować się z kontaktem i poprosić go o bezpieczną listę swoich e-maili lub, w przypadku wysłania na adres firmy, poprosić administratorów systemu o odblokowanie adresów IP stałego kontaktu.

6. Zawieszony

Gdy wiadomość e-mail wielokrotnie odbija się od dowolnego konta e-mail, Constant Contact klasyfikuje ten adres e-mail jako zawieszony.

Oznacza to, że dany adres e-mail może zostać zawieszony nie tylko z powodu odbijania się podczas wysyłania wiadomości e-mail, ale może potencjalnie odbijać się od innych klientów Constant Contact. Tak więc, chociaż możesz pokazywać tylko jedno odrzucenie w swoim raporcie, w systemie Constant Contact może być wiele odrzuceń.

7. Inne

Odbicia, które nie dają serwerowi powodu do odrzucenia, są umieszczane w tej kategorii, więc może to oznaczać, że wiadomość e-mail została odesłana z jednego z powyższych powodów lub z innego powodu.

Ważne jest, aby mieć oko na te kontakty, aby zobaczyć, czy odbicia się powtarzają.

Co musisz zrobić, aby zmniejszyć współczynnik odrzuceń e-maili

Odbicia nie są dobre dla Twojej listy e-mailowej ze względu na negatywny wpływ na dostarczalność i sukces Twoich kampanii e-mailowych.

Uważnie monitoruj swoje odbicia. Jeśli niektóre adresy ciągle się odbijają, być może nadszedł czas, aby zrobić następny krok.

Usuń adres e-mail ze swojej listy

Jeśli odrzucenie wiadomości e-mail jest trudne lub trwałe, od razu zechcesz usunąć adres z listy.

Adresy, które są zalecane do usunięcia to:

• Nieistniejące odbicia
• Odbicia niemożliwe do dostarczenia
• Zawieszone adresy

Najlepszym sposobem usunięcia tych adresów z listy e-mailowej jest wypisanie się z nich.

Po usunięciu adresu możesz poświęcić trochę czasu na sprawdzenie u zamierzonego odbiorcy, czy jego adres się zmienił i ewentualnie wysłać mu link do strony docelowej generowania leadów, która pozwoli mu zarejestrować się przy użyciu nowego adresu e-mail.

Zacznij adresować zwroty e-maili

Na szczęście odrzucenia wiadomości e-mail pojawiają się dość szybko po wysłaniu kampanii e-mail, co ułatwia znalezienie adresów e-mail, które wymagają Twojej uwagi.

Jeśli nie wyczyściłeś odrzuconych adresów e-mail ze swojego konta, może to zająć trochę czasu — w zależności od liczby subskrybentów — ale jest to łatwe dzięki notacjom „Zalecane do usunięcia” w programie Constant Contact.

Aby rozpocząć, wyeksportuj raport e-mail dotyczący odesłanych e-maili. Następnie popraw i zaktualizuj wszystkie adresy, które mogły zostać odrzucone z powodu literówek i ponownie wyślij wiadomość e-mail na te adresy. Gdy już to zrobisz, usuń z listy te adresy, które mają twarde odbicie.

Potem wystarczy tylko sprawdzić swoje raporty i szybko wyczyścić wszelkie powtarzające się lub twarde wiadomości e-mail, które są odbijane za każdym razem, gdy wysyłasz kampanię e-mailową.

Nadążanie za zwrotami wiadomości e-mail zapewni, że w pełni wykorzystasz swoje działania w zakresie marketingu e-mailowego!