Dlaczego nikt nie czyta Twoich e-maili (i co robią zamiast tego)

Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że jesteś ignorowany? Że pomimo dołożenia wszelkich starań, aby każdy e-mail, który piszesz, był a) wysoce trafny; b) zwięzły; oraz c) wolne od notek, Twoja wiadomość nadal jest pomijana?

Wiele organizacji uważa, że ​​przeciążenie poczty e-mail osiągnęło poziom kryzysu. Więc co się stało? Skąd nagły spadek czytelnictwa, a co czytają pracownicy?

Największym wyzwaniem stojącym dziś przed wewnętrznymi komunikatorami jest sprawienie, by Twój komunikat wyróżniał się spośród wszystkich innych cyfrowych zakłóceń. Jak na ironię, istnieje jeszcze większa presja na skuteczną komunikację, ponieważ przepisy nakazują pracownikom być na bieżąco w poważnych obszarach, takich jak zgodność, szkolenia w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego oraz BHP.

Oto kilka wglądów w działające siły, wraz ze wskazówkami, jak opanować lepszą komunikację we współczesnym świecie.

1) Rozmycie „przynieś własne urządzenie” (BYOD)  

Na pierwszy rzut oka polityka BYOD wydaje się być korzystna dla wszystkich: pracodawcy oszczędzają na kosztach sprzętu; Pracownicy korzystają z wybranego przez siebie produktu. Badacz rynku Gartner Inc. przewiduje, że 85% firm będzie miało jakiś program BYOD do 2020 roku.

Ale czy ten ruch zaciera granicę między pracą a prywatnym użytkowaniem?

Pracownicy mogą nadal korzystać z urządzenia w pracy tak samo, jak w domu, tj. odwiedzać serwisy społecznościowe, wysyłać prywatne SMS-y, grać w gry i nie tylko. Ta konwergencja komunikacji prywatnej i zawodowej oznacza, że ​​Twoja poczta e-mail zostanie przeniesiona dalej w dół łańcucha pokarmowego.

Wskazówka:

Myśl kreatywnie, korzystając z formatu, w jakim wysyłasz wiadomości. W życiu prywatnym pracownicy przyzwyczaili się do korzystania z wiadomości w bogatych formatach.

Filmy wideo, powiadomienia wyskakujące, paski informacyjne, wygaszacze ekranu i biuletyny to skuteczne formaty w ramach komunikacji wewnętrznej.

2) Rozmiary ekranu są mniejsze

Zmienił się sposób, w jaki otwieramy i wchodzimy w interakcję z pocztą elektroniczną. Obecnie na urządzeniach mobilnych czyta się więcej e-maili niż na komputerach stacjonarnych. Statystyki mówią, że 56% wiadomości e-mail jest teraz otwieranych na małym ekranie – o 8% więcej niż 12 miesięcy temu.

Zmiana rozmiaru ekranu ma ogromny wpływ na wskaźniki otwarć i przeczytania wiadomości e-mail. Wiadomości e-mail, które są źle sformatowane, mają zbyt małą czcionkę i nie są zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych, mogą być dla odbiorców natychmiastowym zniechęceniem.

Wskazówka:

Projektuj komunikację z myślą o odbiorcach mobilnych. Prawdopodobnie będą czytać Twoją wiadomość w drodze – dosłownie (60% użytkowników komputerów sprawdza pocztę w łazience!).

Czasu jest mało, więc upewnij się, że Twoja wiadomość trafia od razu do sedna, a każde wezwanie do działania jest wyraźnie zaznaczone.

3) Inwazja komunikacji

W dzisiejszych czasach istnieje tak wiele innych źródeł informacji, które mogą rozpraszać pracowników, zmniejszając ilość informacji, które mogą faktycznie wykorzystać.

LinkedIn, Twitter i mnóstwo kanałów informacyjnych odgrywają istotną rolę w społeczności biznesowej, ale minusem jest to, że ciągłe przesyłanie danych odwraca uwagę pracowników.

Wszystko wskazuje na to, że tego typu wspólne witryny zyskują nie tylko pod względem liczby, ale także popularności. Więcej cyfrowego szumu oznacza mniej uwagi w skrzynce odbiorczej.

Wskazówka:

Niewiele możesz zrobić, aby powstrzymać ten ruch, z wyjątkiem tego, aby twoja własna komunikacja była bardzo istotna. Myśl jak wydawca: bądź zdyscyplinowany, jeśli chodzi o częstotliwość, przekaz i format. Zachęć innych do obiektywnej krytyki Twoich wiadomości.

Im bardziej wciągające i wnikliwe są Twoje wiadomości, tym wyższe będzie Twoje czytelnictwo.

4) Podział pokoleniowy

Według niedawnego badania przeprowadzonego na ponad 1000 pracowników w Stanach Zjednoczonych, menedżerowie z okresu wyżu demograficznego (w wieku 51-69 lat) i pracownicy z pokolenia milenialsów (w wieku 18-30 lat) mają sprzeczne style komunikacji.

Młodsze pokolenie jest zanurzone w narzędziach mediów społecznościowych, chętnie dzielą się swoimi opiniami ze światem i błyskawicznie korzysta z dwukierunkowych wiadomości błyskawicznych.

Jednak starsze pokolenie zachowuje swój sposób myślenia i czuje się mniej komfortowo we współpracy publicznej. Są bardziej zaznajomieni z odgórnym stylem komunikacji i skłonni planować więcej.

Wskazówka:

Podejście „one size fits all” nie działa. Rozważ połączenie kanałów komunikacyjnych, które spodobają się osobom w każdym wieku. Treści, które nie są pilne, mogą być pakowane i rozpowszechniane za pośrednictwem comiesięcznych aktualizacji. Pozostawia to miejsce na pilną, niezbędną komunikację, aby zwrócić na siebie uwagę, na jaką zasługują.

Narzędzia do współpracy są popularne, szczególnie wśród milenialsów, ale pamiętaj o krytykach, którzy twierdzą, że te narzędzia mogą być bardzo do bani.

5) Związek z czytelnikiem

Ankieta przeprowadzona przez 2300 pracowników Intela wykazała, że ​​prawie jedną trzecią otrzymanych wiadomości uznano za niepotrzebne. A na każde sześć e-maili, które są ignorowane przez jeden dzień, pięć z nich jest ignorowanych na dobre.

Pracownicy mogą nieświadomie przesycać systemy poczty e-mail, ponieważ nie są pewni procesu podejmowania decyzji lub eskalacji, a zatem, aby zachować bezpieczną stronę, należy włączyć do swojej dystrybucji zbyt wielu współpracowników.

Wskazówka:

Opracuj kartę „etykiety e-mail” dla pracowników. Należy położyć nacisk na zrównoważenie korzyści nadawcy z kosztami odbiorcy.

Rekomendacje mogą obejmować opieranie się pokusie „odpowiedzi wszystkim” (odpowiedź do pierwotnego nadawcy to często wszystko, co jest potrzebne). Zrezygnuj z przekazywania długich wątków wiadomości e-mail do wszystkich, zwłaszcza jeśli złożoną sytuację łatwiej wyjaśnić osobiście.

I bądź zdyscyplinowany co do tego, kogo umieszczasz na liście dystrybucyjnej, tj. czy osoby zaznaczone w polu „cc” naprawdę muszą otrzymać e-mail?

Podsumowując, jednostki są bardziej wybiórcze w kwestii tego, co zasługuje na ich uwagę. Rewolucja cyfrowa zakłóciła tradycyjne metody komunikacji – a ofiarą padł e-mail. Wywołało to bardzo potrzebną metamorfozę komunikacji wewnętrznej i wezwanie do tworzenia bardziej kreatywnych, angażujących i zapadających w pamięć treści.

Sarah Perry jest dyrektorem generalnym SnapComms i współtwórcą ClickZ