7 pytań, które należy zadać przed wyborem systemu zarządzania zamówieniami i zapasami WooCommerce

Wraz ze stałym rozwojem firmy WooCommerce rośnie również frustracja związana z czasochłonnymi zadaniami zarządzania zapasami i zamówieniami. Dlatego potrzebujesz odpowiedniego systemu zarządzania zamówieniami i inwentaryzacji WooCommerce.

WooCommerce może pochwalić się możliwością obsługi dużej liczby produktów i zamówień od 5 000 do ponad 10 000. Nawet strona FAQ WooCommerce komentuje, że „Sky's the limit”, ponieważ widzieli sklepy internetowe z ponad 100 000 produktów, obsługujące tysiące transakcji.

Rzeczywiście, WooCommerce doskonale nadaje się do zarządzania kilkoma produktami . W Panelu Administracyjnym > zakładka Zamówienia możesz wiele zrobić:

• Dodaj, edytuj i śledź konkretny produkt;
• Stałe ceny;
• Miej oko na dostępne zapasy;
• Oznacz zamówienia jako zakończone, oczekujące, przetworzone, zakończone, zwrócone, anulowane lub nieudane;
• Dodaj podatki, rozliczenia i szczegóły wysyłki.

Ale to tylko jeden produkt. Czy możesz sobie wyobrazić powtarzanie tych frustrujących zadań? Przy rosnącej liczbie SKU, magazynów i kanałów sprzedaży może to stać się ogromnym zadaniem. Czy chcesz poświęcić na to cenny czas i zasoby?

Znajdź najlepszą wtyczkę do zarządzania zapasami WooCommerce nie jest łatwym zadaniem. Właściciele sklepów internetowych WooCommerce zmierzyli się również z innymi wyzwaniami związanymi z zapasami, w tym ograniczeniami przedsprzedaży, skalowaniem witryny, aktualizacjami motywów i wtyczek, które psują interfejs oraz kompatybilnością z innym oprogramowaniem. Nasuwa się więc pytanie – czy Twój biznes potrzebuje bardziej wyrafinowanego systemu?

Wybór systemu zarządzania zamówieniami i zapasami WooCommerce

Oto kilka pytań, które powinieneś sobie zadać przed wyborem właściwego systemu zarządzania zamówieniami i zapasami:

Na jakim poziomie działa Twoja firma?

Jesteś startupem, który chce wypełnić lukę na rynku? Czy jesteś średniej wielkości firmą, która rozwija się i zależy Ci na skalowaniu operacji? Czy Twoje przedsiębiorstwo prowadzi rozległe operacje magazynowe?

Ważne jest uproszczenie zarządzania sklepem. Na wczesnych etapach bezpłatne narzędzie WooCommerce do inwentaryzacji lub prosty arkusz kalkulacyjny Excel lub Arkusz Google wystarczy, aby uporządkować produkty, śledzić i analizować zapasy i faktury.

Początkowo budżet jest napięty, więc nie ma pieniędzy na dedykowane oprogramowanie do zarządzania zapasami. Dopóki nie osiągniesz obrotów ~ 100 000 USD, arkusz kalkulacyjny może być odpowiedni dla Twoich prostych potrzeb związanych z zapasami.

Jednak wiele małych i średnich firm z obrotem od 100 000 do 100 milionów USD stwierdza, że ​​ich złożoność zapasów jest łagodzony za pomocą bardziej wydajnego narzędzia.

Jakie wyzwania próbujesz rozwiązać?

Zapasy to pieniądze . Zapasy firmy mogą stanowić potencjalny dochód, ale także potencjalny dochód utracony, jeśli nie uda ci się sprzedać rzeczy. Dlatego potrzebujesz odpowiednich technik zarządzania zapasami, które pomogą Ci zarządzać zapasami. TradeGecko jest tutaj dobrym wyborem.

Jako właściciel małej firmy, który zbudował udział w rynku, chcesz go zwiększyć i wzmocnić preferencje dla swojej marki.

Rozszerzyłeś nawet swoje kanały sprzedaży. Ale, podobnie jak 43% właścicieli firm, najprawdopodobniej śledzisz zasoby reklamowe ręcznie. Masz wyzwanie:

• Niespójne dane – prowadzące do niedokładności, złego zarządzania i zamieszania wśród pracowników.
• Za dużo lub za mało zapasów – nie jesteś w stanie przewidzieć popytu, co powoduje frustrację wśród klientów, którzy natkną się na komunikaty „brak w magazynie” w Twojej witrynie.

Jako firma średniej wielkości stoisz przed wyzwaniem zapewniania klientom najwyższej jakości usług we wszystkich kanałach i w różnych regionach. Masz wyzwanie:

• Koszty wymykają się spod kontroli
• Efektywna sprzedaż wielokanałowa w celu dotarcia do nowych i obecnych klientów
• Śledzenie produktów w różnych kanałach i regionach
• Nadążanie za różnymi stawkami podatku i wysyłki
• Oferowanie wielu globalnych metod płatności
• Nieefektywności, które szkodzą zdolności Twoich pracowników do dobrego wykonywania swojej pracy. Brak ciągłego szkolenia kosztuje również czas i potencjalnie reputację (niższe oceny klientów), jeśli firma nie dotrzymuje obietnic.

Przed Tobą także dwa dodatkowe czynniki: jasne komunikowanie się z partnerami handlowymi w sprawie dostępności produktów oraz udostępnianie dokładnych wskaźników biznesowych kierownictwu wyższego szczebla.

Masz również wyzwanie z:

• Przekształcanie danych w spostrzeżenia z jednego źródła prawdy
• Lub żmudne zestawianie danych z różnych systemów.

Jako przedsiębiorstwo o dużej liczbie obrotów masz tysiące jednostek SKU, którymi trzeba regularnie zarządzać i aktualizować. Masz wyzwanie:

• Usprawnienie i optymalizacja procesu realizacji zamówień
• Zwiększenie sprzedaży i poszerzenie różnorodności produktów
• Przeglądanie i analizowanie danych — z cen, dostępności, funkcji, zamówień i profili klientów — spójnie i dokładnie we wszystkich systemach.
• Wyposażanie rosnącej bazy pracowników w wiedzę i narzędzia do zarządzania zapasami, obsługi zwrotów i wymian, utrzymania zaufania klientów i wzajemnego przekazywania zasad operacyjnych.

Jeśli te punkty rezonują, najwyższy czas rozważyć system zarządzania zapasami dla Twojej firmy WooCommerce. – Możesz przejść dalej. Możesz zebrać 200 dolarów”. Kiedy będziesz gotowy, by iść naprzód, zastanów się nad kolejnymi pięcioma pytaniami.

Ile jesteś w stanie zapłacić?

Poświęć trochę czasu na określenie swojego budżetu. Systemy zarządzania zapasami i zamówieniami mogą wahać się od bezpłatnych do sześciu cyfr. Jeśli masz z góry określony zakres budżetu , łatwiej będzie zawęzić wyszukiwanie do kilku ofert najlepiej dopasowanych do wielkości firmy, budżetu, potrzeb i możliwości operacyjnych.

Zastanów się również, z jakimi modelami cenowymi będziesz się czuł komfortowo: licencja wieczysta lub model subskrypcji (miesięczna, kwartalna lub roczna).

Licencja wieczysta jest często skorelowana z oprogramowaniem on-premise, podczas gdy model subskrypcyjny (SaaS lub oprogramowanie jako usługa) wykorzystuje chmurę do przechowywania i przetwarzania danych. Ciekawym ćwiczeniem będzie również obliczenie, jak szybko uzyskasz zwrot z inwestycji.

Jakie są Twoje niezbędne funkcje?

Przed ustaleniem budżetu najlepiej jest poznać potrzeby swojej firmy. Twoje odpowiedzi na pytanie nr 2 (powyżej) można podzielić na szczegółowe, konkretne wymagania, na które każdy może się zgodzić lub zawetować.

Które z nich są obowiązkowe, a które miłe w posiadaniu? Kategoryzuj wymagania dotyczące funkcji:

• Wymagania funkcjonalne: jak powinien funkcjonować z perspektywy użytkownika końcowego? Weź pod uwagę jego intuicyjność, niezawodność, wydajność i zdolność adaptacji.
• Wymagania operacyjne: jak łatwo uruchomić rozwiązanie? Rozważ rejestrowanie, kontrolę uruchamiania/wyłączania, zużycie zasobów, tworzenie kopii zapasowych, dostępność, możliwości monitorowania.
• Wymagania techniczne: czy może wykonywać zadania techniczne – takie jak śledzenie zapasów, zarządzanie zamówieniami, wysyłka, zakupy itp. – na wybranym przez Ciebie poziomie szczegółowości? Czy da się zintegrować z innymi systemami?
• Wymagania przejściowe: jakie kroki są potrzebne do sprawnego wdrożenia rozwiązania/oprogramowania?

Aby uzyskać to, czego chcesz, musisz to dokładnie zdefiniować. Porównaj swoje niezbędne produkty z listą funkcji każdej platformy/rozwiązania. Czy może rosnąć wraz z Twoimi potrzebami i potrzebami Twojej firmy?

Jakie raporty i analizy będą najbardziej przydatne?

Aby odnieść sukces w handlu, musisz być w stanie śledzić wyniki i planować z wyprzedzeniem. Zaawansowane systemy zarządzania zapasami zawierają narzędzia, takie jak raporty sprzedaży i funkcje prognozowania popytu, które pomagają podejmować strategiczne decyzje dotyczące Twojej firmy. Dostępnych jest również wiele wtyczek do raportowania i analizy WooCommerce, a także opcje konfiguracji śledzenia konwersji w WooCommerce.

Czy pozwoli Ci to:

• Rozumiesz i analizujesz wyniki we wszystkich kanałach sprzedaży?
• Zidentyfikować możliwości rozwoju?
• Zmaksymalizować przychody i zminimalizować braki dzięki prognozowaniu popytu?
• Plan na rentowność?
• Oblicz prowizje dla jasności?
• Otrzymuj raporty sprzedaży i zapasów, gdziekolwiek jesteś?
• Widzisz wyraźnie swoje finanse (w tym podatki i płatności)?
• Dowiedz się więcej o swoich klientach i ich zachowaniach?
• Uzyskać dokładny wgląd w koszty, marże i zyski?
• Uzyskaj wgląd w czasie rzeczywistym w działania sklepu internetowego i fizycznego?
• Tworzyć niestandardowe raporty na podstawie określonych kryteriów?

Kto będzie korzystał z systemu?

Określ, ilu pracowników będzie regularnie potrzebować dostępu do systemu zarządzania zapasami. Większość struktur cenowych jest obliczana na podstawie liczby wszystkich użytkowników; dodatkowe koszty wiążą się z dodatkowymi użytkownikami.

Dowiedz się również, kto i skąd będzie korzystał z systemu . Możesz mieć dostawców, hurtowników B2B, klientów lub wyższe kierownictwo za pomocą systemu zarządzania zapasami.

Jeśli wiele zespołów lub osób będzie regularnie uzyskiwać dostęp do Twojego systemu z różnych obszarów geograficznych, rozsądnym może być wybór rozwiązania do zarządzania zapasami w chmurze, które aktualizuje się automatycznie w czasie rzeczywistym, aby wszyscy mogli je zobaczyć.

Potrzebujesz szkolenia lub wsparcia?

Większość dostawców oferuje różne poziomy i rodzaje wsparcia, a także zasoby szkoleniowe, chociaż koszty mogą się różnić. Niektórzy dostawcy oferują bezpłatną pomoc objętą subskrypcją, podczas gdy inni pobierają dodatkową opłatę w zależności od wymaganego poziomu pomocy i poziomu subskrypcji.

Podsumowanie systemu zarządzania zamówieniami WooCommerce

Jeśli chodzi o Twój biznes WooCommerce, Twój czas i zapasy równają się pieniądzom. Ale nie musi to pochłaniać mnóstwo czasu ani zasobów. Wydajne i efektywne zarządzanie zapasami leży w Twoim najlepszym interesie, aby zagwarantować przepływ gotówki i zaoszczędzić pieniądze.

Korzystanie z systemu zarządzania zapasami pozwoli Ci uzyskać kontrolę nad zapasami, dzięki czemu możesz zmaksymalizować zyski, obniżyć koszty oraz podnieść wydajność firmy i nastroje w zespole. Polecam używanie TradeGecko jako systemu zarządzania zamówieniami WooCommerce.

TradeGecko to platforma handlowa, która daje przedsiębiorcom, założycielom i niezależnym markom supermoce handlowe, których potrzebują, aby zbudować fantastyczny biznes.

Ich platforma oparta na chmurze wyrównuje szanse i daje małym i średnim firmom przewagę, której potrzebują, aby konkurować dzięki automatyzacji, sztucznej inteligencji i integracji z globalnymi platformami.

A dla potrzeb księgowych polecam skorzystać z QuickBooks (sprawdź integrację WooCommerce QuickBooks) lub Xero, który można również zintegrować z WooCommerce (sprawdź metody integracji WooCommerce Xero).