Co to jest pakiet roboczy w zarządzaniu projektami? Szybki przewodnik

Aby projekt odniósł sukces, potrzebujesz efektywnego zarządzania pracą. Zapewniając strukturę zakresowi projektu, zyskujesz kontrolę nad pracą nad projektem i zwiększasz szansę na sukces.

Zanim zaczniesz, musisz obliczyć każdy krok w zakresie projektu. W tym miejscu pojawia się pakiet roboczy .

Co to jest pakiet roboczy?

Pakiet roboczy to sekwencja działań, które prowadzą do wyniku przy użyciu struktury podziału pracy (WBS). aby zmapować zakres projektu. W pewnym sensie jest to podprojekt większego projektu.

Istnieje jednak różnica między pakietem roboczym a działaniem w projekcie. Pakiet roboczy znajduje się na wyższym poziomie w hierarchii WBS niż działanie.

To rozróżnienie jest ważne dla kierowników projektów, ale nie jest krytyczne dla powodzenia projektu. Niezależnie od języka, którego używasz do definiowania tych bloków konstrukcyjnych podczas wypełniania WBS, wszystkie prowadzą do tego samego celu - ukończenia projektu.

Pakiety robocze są używane w projektach zarządzania wartością wypracowaną w celu integracji danych dotyczących zarządzania harmonogramem, kosztami i zakresem w celu pomiaru wydajności projektu.

Korzyści z pakietów roboczych

Główną zaletą pakietów roboczych jest to, że w ramach struktury podziału pracy rozbijają one większe projekty na bardziej wykonalną pracę. Projekty często kończą się niepowodzeniem, ponieważ nie uwzględniają całej pracy potrzebnej do dostarczenia produktu lub usługi, co jest częstym błędem w zarządzaniu zakresem projektu, który później wpływa na harmonogram i budżet projektu.

Podział pracy na mniejsze segmenty zwane pakietami roboczymi umożliwia przypisanie pracy wielu członkom zespołu. Ta praca może być wykonywana jednocześnie lub sekwencyjnie. Postępowanie zgodnie z krokami i zakończenie prac w wyznaczonym terminie pozwala zespołom pracować nad różnymi częściami projektu.

Aby przejść jeszcze bardziej szczegółowo, pakiety robocze pomagają w rozwoju WBS. Kierownicy projektów mogą zachować spójność projektu i wykonywać bardziej efektywne zadania. Pokazują, czy praca prowadzi do kamieni milowych, identyfikują zagrożenia i jak je ograniczać, pomagają szacować koszty i wiele więcej.

Gdy już to zrozumiesz, będziesz musiał przydzielić i monitorować pracę. ProjectManager to oprogramowanie w chmurze, które robi to w czasie rzeczywistym. Pulpit nawigacyjny na żywo zapewnia natychmiastowe raporty o stanie dla ogólnego wglądu w postęp i wydajność projektu. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.

Co zawiera pakiet roboczy

Każdy pakiet roboczy zawiera mały fragment większych danych dotyczących zarządzania projektem:

• Budżet: Budżet jest niezbędny, aby pokazać, ile pieniędzy jest przeznaczonych na ten konkretny pakiet. Niezbędne jest również śledzenie cen i upewnienie się, że projekt nie przekracza budżetu.
• Terminy: Daje to kierownikom projektów plan bazowy harmonogramu do pomiaru postępów pracy.
• Zagrożenia: Musisz zidentyfikować zagrożenia i stworzyć plan łagodzenia. Musisz również monitorować postępy, aby można było szybko identyfikować problemy i rozwiązywać je.
• Priorytet zadania: Twoja struktura podziału pracy pozwoli Ci ustalić poziom priorytetu każdego zadania w Twoich pakietach roboczych. Ta hierarchia WBS pozwala zespołom wiedzieć, co należy zrobić i na czym muszą się skoncentrować. Interesariusze nie muszą znać szczegółów, ale muszą też być na bieżąco informowani o całości.

Jakie są cechy pakietu roboczego?

Pakiety robocze na ogół mają pewną liczbę cech. Obejmuje to rodzaj pracy, którą wykonujesz, niezależnie od tego, czy jest to marketing, programowanie czy inna dyscyplina.

Oczywiście chcesz zdefiniować wynik zadań związanych z pakietem roboczym, gdzie te zadania zajmują i ile czasu należy zapewnić na ich wykonanie. Istnieją również zasoby niezbędne do realizacji zadań, które mogą mieć charakter technologiczny lub materiałowy.

Do każdego pakietu roboczego powinien być przypisany lider zespołu. Będą również interesariusze, którzy mają żywotny interes w realizacji tego konkretnego pakietu roboczego. Musisz je zidentyfikować i na bieżąco informować o postępach prac.

5 podstawowych wskazówek dotyczących pakietów roboczych w zarządzaniu projektami

Poniżej znajduje się garść wskazówek dotyczących zarządzania projektami, które pomogą w pakietach roboczych:

1. Definiując strukturę podziału pracy, nie zaniedbuj włączenia członków zespołu w proces. Twój zespół jest na pierwszej linii frontu pracy. Stanowią one najcenniejszy zasób podczas określania zakresu projektu i identyfikowania zagrożeń.
2. Pakiety robocze to doskonały sposób, aby zorientować się w całkowitych kosztach i czasie wymaganym do realizacji projektu. Zsumowanie wszystkich pakietów w strukturze podziału pracy daje dokładniejsze szacunki.
3. Najlepiej, aby za każdy pakiet pracy odpowiadała jedna osoba. Będą właścicielami zarządzania pakietem roboczym i będą odpowiedzialni za raportowanie do kierownika projektu.
4. Pakiety pracy powinny być jedyne w swoim rodzaju. Prowadzą do dostarczenia i dlatego nie powinny być powtarzane w innych miejscach WBS.
5. Zadbaj o to, by Twój pakiet roboczy był wykonalny w określonych ramach czasowych. Powinno być ukończone w nie mniej niż półtora tygodnia. Chcesz je wykonać w terminie określonym w harmonogramie raportowania.

Jak ProjectManager pomaga w pakietach roboczych

Pakiet roboczy to miniprojekt, więc do zarządzania nim potrzebne jest oprogramowanie do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, aby podejmować bardziej wnikliwe decyzje podczas zarządzania zakresem projektu.

Stwórz swój pakiet roboczy na wykresie Gantta

Menedżerowie projektów pokochają widok wykresu Gantta, który organizuje wszystkie pakiety na osi czasu, łączy zależności i wyznacza kamienie milowe. Możesz przypisywać, dołączać pliki, a nawet ustawiać plan bazowy harmonogramu. Teraz możesz porównać swój rzeczywisty wysiłek z planowanym, aby dotrzymać harmonogramu i utrzymać budżet.

Śledź postęp pakietu roboczego

Monitorowanie swoich postępów i wydajności to sposób, w jaki pozostajesz na dobrej drodze. Skorzystaj z naszego pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, aby uzyskać ogólny wgląd w to, co robi Twój zespół. W przeciwieństwie do innych programów nie wymaga konfiguracji. Pulpit nawigacyjny ProjectManagera automatycznie oblicza dane o stanie projektu i wyświetla je.

Utrzymuj interesariuszy w pętli

Interesariusze również muszą być na bieżąco z tym, co się dzieje. Funkcje raportowania jednym kliknięciem ułatwiają udostępnianie im danych, niezależnie od tego, czy chcą je wydrukować, czy załączyć jako plik PDF. Wszystkie raporty można filtrować, aby skupić się tylko na tym, co interesuje interesariuszy.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje pracę w celu zwiększenia produktywności. Korzystaj z naszego oprogramowania, aby uzyskiwać dane w czasie rzeczywistym, utrzymywać łączność swojego zespołu i zawsze znać swój rzeczywisty i planowany wysiłek. Dołącz do tysięcy zespołów, które już korzystają z ProjectManagera. Wypróbuj za darmo już dziś!