Co to jest automatyzacja przepływu pracy? Szybki przewodnik

Bycie „w strefie” jest niezwykle cenne. Z drugiej strony wychodzenie ze swojej strefy w celu wykonania rutynowej pracy jest denerwujące. Automatyzacja przepływu pracy może rozwiązać ten problem i pozwolić Tobie i Twojemu zespołowi zachować odpowiednią produktywność.

Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy pozwala zespołom być na bieżąco z ważnymi rzeczami, podczas gdy rutynowe elementy są obsługiwane w tle. Korzystanie z automatyzacji przepływu pracy zapewnia bardziej wydajne procesy biznesowe.

Co to jest automatyzacja przepływu pracy?

Automatyzacja przepływu pracy usprawnia procesy biznesowe poprzez wyzwalacze, które uruchamiają akcje. Działa za kulisami w aplikacjach programowych, aby przesuwać zadania do przodu lub zmieniać ich status, priorytet, tagi itp.

Możesz zastosować automatyzację do wielu różnych aplikacji. W zarządzaniu projektami możesz zautomatyzować zadania, stosując wyzwalacze, które uruchamiają się po spełnieniu określonych parametrów. Przepływ pracy to zestaw kroków, często powtarzalnych, wykonywanych w celu zakończenia procesu biznesowego.

Aby korzystać z automatyzacji przepływu pracy, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do pracy i zarządzania projektami, przeznaczone do łączenia zespołów hybrydowych. Ma wiele widoków projektu i możesz zautomatyzować funkcje w każdym z nich. Możesz dodać tyle wyzwalaczy, ile potrzebujesz. Istnieje nawet zatwierdzanie zadań w celu kontrolowania procesu i zapewnienia, że ​​tylko upoważnieni mogą zmienić status zadania. Zacznij korzystać z automatyzacji przepływu pracy już dziś za darmo.

Dlaczego automatyzacja przepływu pracy?

Korzystanie z automatyzacji przepływu pracy ma wiele zalet. Głównym powodem jest oszczędność czasu dzięki usprawnieniu procesów biznesowych. Pozwala Twoim zespołom skupić się na bardziej kreatywnych aspektach ich pracy, podczas gdy oprogramowanie automatyzuje niezbędne, ale żmudne mniejsze zadania.

Automatyzacja przepływu pracy nie tylko pomaga pracować szybciej, ale także redukuje popełniane błędy. Automatyzacja pracy eliminuje ryzyko błędu ludzkiego. Spojrzmy prawdzie w oczy; najczęściej musimy wrócić i naprawić błąd spowodowany literówką lub innym drobnym problemem. Automatyzacja przepływu pracy usuwa te błędy z równania.

Jeśli oszczędzasz czas przy mniejszej liczbie wpadek, oznacza to, że możesz łatwiej skalować swoją firmę, co jest kolejną zaletą automatyzacji przepływu pracy. Automatyzacja przepływu pracy może zwiększyć konkurencyjność małej firmy, zwłaszcza gdy konkuruje z dużymi firmami. Automatyzacja przepływu pracy pomaga firmom pracować szybciej, szybciej zamykać potencjalnych klientów i zwalnia czas spędzany na zajętych pracach, dzięki czemu mogą lepiej służyć swoim klientom.

Jest to również przydatne, jeśli musisz przestrzegać zgodności z zasadami. Przekonasz się, że cykle zatwierdzania są skrócone, a menedżerowie mają lepszą widoczność i kontrolę. Przekonasz się również, że zwiększa to morale zespołu, ponieważ mogą skoncentrować się na talentach, do których ich zatrudniłeś. Zarządzanie nakładem pracy, usprawnianie procesów: powody, dla których warto korzystać z automatyzacji przepływu pracy, mogą się powtarzać.

Co to jest oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy?

Celem oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy jest ułatwienie zarządzania operacjami biznesowymi. Prowadzi to, jak zauważyliśmy powyżej, do większej wydajności, produktywności i poprawy obsługi klienta. Na przykład wykres Gantta ProjectManagera i inne widoki projektów mają wbudowane funkcje automatyzacji, które pomagają lepiej zarządzać pracą w krótszym czasie.

Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy działa poprzez standaryzację i automatyzację formularzy i procesów, w tym sposobu przesyłania danych między systemami. Innymi słowy, jest to zorganizowany przepływ danych między systemami. Ale wszystko, co musisz wiedzieć, to to, że działa, mówiąc: „jeśli to, to tamto”.

Specjaliści z różnych branż mogą korzystać z oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy, na przykład w marketingu. Tam może usprawnić zbieranie leadów, zarządzać płatnymi kampaniami, metrykami raportów i nie tylko. Menedżerowie mediów społecznościowych mogą go używać do udostępniania treści na różnych platformach. Dział sprzedaży może śledzić potencjalnych klientów, planować prezentacje i śledzić lejek sprzedaży. Może również służyć firmom księgowym, eCommerce i oczywiście zarządzaniu projektami.

ProjectManager to takie oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy, wbudowane w oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami. Oznacza to, że posiada funkcje potrzebne do planowania, monitorowania i raportowania projektu, ale można również zautomatyzować wiele z tych procesów biznesowych.

Jak zautomatyzować proces przepływu pracy

Automatyzując proces przepływu pracy, musisz ustawić reguły dla ścieżki, jaką zadanie obierze, przechodząc przez przepływ pracy. Często można również zidentyfikować osoby, które mają uprawnienia do przeniesienia zadania do przodu i zmiany jego statusu.

1. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to ustawić zasady dla oprogramowania, aby wiedzieć, co powinno robić. Domyślnie każda osoba pracująca nad zadaniem będzie miała uprawnienia do zmiany jego statusu. Podstawowy status płynie z zadania do zrobienia, wykonania do wykonania. Jednak statusy można edytować lub dodawać nowe do przepływu pracy.
2. Teraz chcesz stworzyć reguły dla każdego statusu. W większości przypadków możesz dodać wiele reguł dla każdego statusu. Wybierz uprawnienia, które pasują do procesu. Oznacza to, że być może każdy członek zespołu może przenieść zadanie ze stanu „do zrobienia” do stanu „wykonane”, ale chcesz, aby menedżer zatwierdził zmianę stanu na stan „wykonane”. Większość automatyzacji przepływu pracy pozwoli Ci ograniczyć, kto może zmienić status.
3. To ustawienie zatwierdzania można ustawić na dowolnym etapie procesu. Dlatego możesz zdecydować, kto może zmienić status, a kto nie, podczas konfigurowania automatyzacji przepływu pracy. Pozwala to na kontrolę jakości i daje menedżerom poczucie pewności, że praca jest wykonywana zgodnie ze standardami określonymi w planie projektu.
4. Po skonfigurowaniu wszystkich wyzwalaczy, akcji i zatwierdzeń musisz zapisać przepływ pracy. Dzięki wielu narzędziom oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy możesz również skopiować niestandardowy przepływ pracy z jednego projektu do drugiego.

Większość automatyzacji przepływu pracy, która ma zatwierdzenia zadań, będzie miała również wyzwalacze, które automatycznie powiadamiają osobę upoważnioną do zmiany statusu, aby utrzymać proces w ruchu. Wiele razy użytkownik z ograniczonym dostępem będzie mógł poprosić o zatwierdzenie, aby uniknąć wąskich gardeł.

Przykład zautomatyzowanego przepływu pracy w ProjectManager

ProjectManager posiada zautomatyzowane przepływy pracy zgodne z prostą logiką „jeśli, to”. Możesz użyć tylu wyzwalaczy, ile potrzebujesz, aby ustawić akcje w ramach przepływu pracy.

Mamy wyzwalacze dla statusu, priorytetu, postępu, usunięcia lub dodania tagu, zatwierdzenia, dodania lub usunięcia cesjonariusza, planowanych godzin, rzeczywistych godzin, pozostałych godzin, rzeczywistego kosztu, planowanego kosztu, planowanego czasu trwania i rzeczywistego czasu trwania.

Te wyzwalacze mogą tworzyć następujące akcje: ustawiać stan na, przypisywać użytkownika, ustawiać priorytet, ustawiać postęp, dodawać tagi i usuwać tagi. Te akcje są wykonywane automatycznie, gdy użytkownik uruchomi wyzwalacz, chyba że użytkownik nie ma uprawnień do zmiany statusu zadania. W takim przypadku osoba upoważniona zostanie automatycznie powiadomiona lub użytkownik może poprosić o zatwierdzenie.

Możesz dodać reguły automatyzacji do dowolnego przepływu pracy, nawet jeśli ten przepływ pracy nie jest dostosowany. Reguły mogą być bardzo proste lub bardzo złożone, w zależności od potrzeb. Poniżej przykład, jak wygląda automatyzacja przepływu pracy w naszym oprogramowaniu.

ProjectManager zapewnia automatyzację przepływu pracy i wiele więcej

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do pracy i zarządzania projektami, które ma wiele widoków projektów i współpracuje do samego rdzenia, aby umożliwić zespołom hybrydowym pracę w dowolnym czasie, miejscu i jak chcą. Automatyzacja to tylko lukier na torcie.

Zaplanuj interaktywne wykresy Gantta

Automatyzacja przepływu pracy, niestandardowe przepływy pracy i zatwierdzanie zadań pomagają usprawnić procesy, ale najpierw musisz mieć plan projektu. Menedżerowie mogą planować za pomocą wykresów Gantta online, które ułatwiają łączenie zależności w celu uniknięcia opóźnień, wyznaczania kamieni milowych w celu śledzenia postępów i udostępniania zespołowi i interesariuszom. Możesz filtrować według ścieżki krytycznej, a następnie ustawić linię bazową, aby śledzić zaplanowany wysiłek w stosunku do rzeczywistego wysiłku w czasie rzeczywistym.

Widok postępu i wydajności dzięki pulpitom nawigacyjnym w czasie rzeczywistym

Twój zespół otrzymuje swoje zadania i może współpracować nad wieloma widokami projektu, takimi jak listy zadań, tablice Kanban i widoki kalendarza, z których wszystkie są aktualizowane razem, dzięki czemu istnieje jedno źródło prawdy. Ale jak monitorujesz ich aktywność, zwłaszcza jeśli nie pracują w biurze? Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym automatycznie zbiera dane na żywo i przekłada je na kolorowe wykresy, które śledzą sześć wskaźników projektu. A co najlepsze, nie jest wymagana konfiguracja.

Wejdź głębiej w dane dzięki raportom jednym kliknięciem

Gdy potrzebujesz czegoś więcej niż ogólnego widoku swojego projektu, nasze raporty mogą być generowane jednym naciśnięciem klawisza, aby dostarczyć Ci danych dotyczących czasu, kosztów, obciążenia pracą i wiele więcej. Wszystkie raporty można filtrować, aby pokazać tylko to, co chcesz zobaczyć. Następnie można je udostępnić jako załącznik PDF, a nawet wydrukować, jeśli interesariusze wolą być w ten sposób na bieżąco.

Mamy nie tylko automatyzację przepływu pracy, ale także automatyczne powiadomienia e-mail i alerty w aplikacji, dzięki którym będziesz na bieżąco, gdy ktoś skomentuje lub zaktualizuje zadanie, nad którym pracujesz. Menedżerowie mogą śledzić postępy w tych zadaniach za pomocą bezpiecznych grafików i upewnić się, że zadania ich zespołu są zrównoważone dzięki narzędziom do zarządzania zasobami, które zapewniają, że wszyscy pracują na pełnych obrotach. Zajmujemy się wszystkimi podstawami zarządzania projektami.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami dla zespołów hybrydowych. Dzięki automatyzacji przepływu pracy, wielu widokom projektów i platformie współpracy zespoły mogą pracować wydajniej, a menedżerowie mają narzędzia do kontrolowania jakości w projekcie. Dołącz do zespołów w organizacjach tak różnych, jak NASA, Siemens i Nestle, które wykorzystują nasze narzędzie do osiągania sukcesów. Rozpocznij za darmo już dziś.